Fungsi lain dari komunikasi dalam organisasi adalah sebagai wahana penyampaian informasi yang diperlukan oleh berbagai pihak untuk
memperlancar jalannya proses pengambilan keputusan. Fungsi terakhir komunikasi dalam organisasi adalah selaku pengendali perilaku anggota
organisasi, karena dalam suatu organisasi para anggotanya diharapkan taat kepada petunjuk, peraturan dan norma-norma yang berlaku bagi anggota
organisasi yang bersangkutan.
II.3. Jaringan Komunikasi
Organisasi merupakan kumpulan dari sejumlah orang-orang yang menduduki peranan tertentu. Di antara orang-orang ini terjadi pertukaran
pesan. Pertukaran pesan ini terjadi melalui suatu jalan tertentu yang dinamakan jaringan komunikasi. Lokasi setiap individu dalam jaringan
yang terjadi member peranan pada orang tersebut. Analisis jaringan mengungkapkan sifat-sifat khas sejumlah peranan jaringan komunikasi.
Beberapa ahli memberikan tujuh peranan jaringan komunikasi, ada juga yang memberikan enam jaringan komunikasi tersebut. Menurut
Dawnoski, Farace, Monge dan Russel, Taylor dan Stewart dalam buku Pace dan Faules 2005 terdapat tujuh peranan jaringan komunikasi, yaitu:
1 Anggota Klik. 2 Penyendiri 3 Jembatan 4 Penghubung 5 Penjaga Gawang 6 Pemimpin Pendapat 7 Kosmopolit.
Universitas Sumatera Utara
Tidak jauh berbeda dengan Pace dan Faules, dalam bukunya Muhammad 2009 memberikan enam peranan jaringan komunikasi yaitu: 1 Opinion
Leader, yaitu pimpinan informal dalam organisasi, mereka bukanlah orang-orang yang mempunyai otoritas formal, namun mereka
membimbing tingkah laku anggota organisasi dan mempengaruhi keputusan mereka. 2 Gate keepers, merupakan individu yang
mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Gate keepers mempunyai kekuasaan untuk memutuskan apakah sebuah informasi
penting atau tidak. Jika informasi tersebut tidak penting maka informasi tersebut tidak akan diberikan. 3 Cosmopolites, yaitu individu yang
menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Cosmopolites ini mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada dalam lingkungan
dan memberikan informasi mengenai organisasi kepada orang-orang- orang tertentu di lingkungannya. 4 Bridge, yaitu anggota kelompok atau
klik dalam sebuah organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lain 5 Liaison, memiliki peranan yang sama dengan
bridge, namun bedanya individu itu bukan merupakan anggota dari suatu kelompok, kesamaannya addalah ia merupakan penghubung di antara
suatu kelompok dengan kelompok lain. 6 Isolate, merupakan anggota organisasi yang memiliki kontak minimal dengan orang lain yang berada
dalam organisasi tersebut, bisa dikarenakan orang ini menyembunyikan diri ataupun diasingkan oleh teman-temannya.
Universitas Sumatera Utara
Berbagai studi mengenai jaringan komunikasi diantaranya studi yang dilakukan oleh Scwarth Goldhaber, 1986 dalam buku Muhammad,
2009 memperlihatkan bahwa orang sebagai pengantara memegang posisi atau status yang lebih tinggi dari orang-orang lain yang bukan sebagai
pengantara. Studi ini mempelajari karakteristik dari liaison atau orang yang sebagai pengantara dalam jaringan arus informasi formal.
Selain penelitian itu, terdapat pula penelitian yang mempelajari peranan jaringan komunikasi dalam arus informasi informal, studi ini
dilakukan oleh Davis 1953 dalam buku Muhammad, 2009. Studi ini mempelajari pemindahan desas-desus dalam suatu organisasi, dikatakan
bahwa orang atau inidividu yang mempunyai informasi yang relevan dengan kelompoknya akan mengkomunikasikan pesan itu dengan cepat
kepada anggota kelompoknya yang lain, namun tidak dikomunikasikan kepada orang dari kelompok lain. Beberapa individu secara konsisten
keluar dari arus pesan yang bersifat desas-desus dan tidak mengambilnya sebagai sumber informasi, hal ini menunjukkan bahwa ada perbedaan
peranan informasi dalam suatu organisasi. Berbagai faktor dapat mempengaruhi luasnya jaringan komunikasi,
beberapa jaringan ditentukan oleh mekanisme yang sangat formal, sementara itu ada jaringan komunikasi yang timbul tanpa perhatian dan
juga perencanaan seperti jaringan komunikasi informal. Maka secara
Universitas Sumatera Utara
umum jaringan komunikasi ini dibedakan atas jaringan komunikasi formal dan jaringan komunikasi informal.
a. Jaringan Komunikasi Formal Dalam komunikasi organisasi informasi yang mengalir sesuai
dengan struktur yang telah direncanakan dan telah ditetapkan sebelumnya disebut dengan jaringan komunikasi formal. Komunikasi
ini mencakup susunan tingkah laku organisasi, pembagian departemen maupun tanggung jawab tertentu, posisi jabatan dan distribusi
pekerjaan Muhammad 2009:107 Terdapat tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan
komunikasi formal yaitu: 1.
Komunikasi ke bawah Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti
bahwa informasi mengalir dari jabatan yang berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya
kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan
hubungan ada pada kelompok manajemen Davis, 1967 dalam Pace dan Faules 2005:184.
Katz dan Kahn, mengemukakan bahwa aliran komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok:
1 Untuk memberrikan pengarahan-pengarahan atau instruksi instruksi kerja tertentu spesifik
Universitas Sumatera Utara
2 Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan rationale of a job
3 Untuk memberikan informasi tentang prosedur-prosedur dan praktek-praktek organisasional
4 Untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan bawahan
5 Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membantu organisasi menanamkan pengertian
tentang tujuan-tujuan yang ingin dicapai. dalam Reksohadiprodjo dan Hani, 1992: 181
Komunikasi yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan tidak selalu dapat berjalan lancar. Berbagai alasan dan
faktor dapat menghambat jalannya komunikasi ini, seperti kurangnya sifat keterbukaan diantara pimpinan dan bawahan.
Umumnya para pemimpin tidak terlalu memperhatikan arus komunikasi ke bawah, informasi hanya diberikan jika pimpinan
merasa informasi tersebut penting bagi penyelesaian tugas. Para pimpinan juga seringkali lebih percaya pada pesan tulisan.
Dibandingkan pesan yang disampaikan secara lisan atau tatap muka pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan, hal inilah
yang menyebabkan pimpinan lebih banyak menyampaikan pesan secara tertulis seperti buletin, manual yang cukup mahal,
sementara komunikasi tatap muka lebih disenangi oleh karyawan. Pesan yang berlebihan juga menyebabkan karyawan
tidak membaca pesan-pesan yang ada. Timing atau ketepatan waktu juga mempengaruhi bagaimana komunikasi ke bawah,
Universitas Sumatera Utara
seharusnya pesan dikirimkan pada saat yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak yaitu pada pimpinan
dan karyawan Muhammad: 2009 Seorang atasan yang baik akan menyadari bahwa
komunikasi kepada bawahan sangat penting untuk dilakukan. Ia akan bersedia untuk mendengarkan pendapat bahkan kritik
dari staf atau bawahannya. Hal ini dapat menjalin komunikasi yang sehat, terbuka dan timbal balik.
Pengaruh sikap seorang pimpinan yang baik akan membuat para karyawan merasa diperlakukan sebagai manusia
berharga yang akibatnya dapat menimbulkan kegairahan kerja pada dirinya dalam Effendy 2005:124.
2. Komunikasi ke atas
Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang terjadi dari tingkat bawahan yang ditujukan ke tingkat yang lebih
tinggi atau atasan. Semua pegawai dalam organisasi akan berkomunikasi ke atas, setiap bawahan akan meminta informasi
ataupun memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi dibandingkan dirinya. Setiap komunikasi yang
diarahkan seseorang kepada orang lain yang otoritasnya lebih besar dalam sebuah organisasi adalah merupakan esensi
komunikasi ke atas.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Pace 2005 komunikasi ke atas penting dilakukan karena:
a. Aliran informasi ke atas member informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan
organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya b. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia
kapan bahwahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang
dikatakan kepada mereka. c. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong
omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling
dekat dengan operasi-operasi yang sebenarnya. d. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas
kepada organisasi dengan member kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang
gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi. e. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk
menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
f. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka
dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut. Komunikasi ke atas dapat menjadi rumit dan mnyita
waktu, atau mungkin hanya segelintir kecil saja pimpinan yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah.
Seorang pimpinan serimbgkali dipandang oleh bawahannya mempunyai status dan martabat yang berbeda. Pimpinan dapat
kapan saja memanggil seorang bawahan, pimpinan bebas berkata dan berbicara dengan gaya sesukanya, namun seorang
bawahan tidak dapat bebas mendatangi pimpinannya kapan ia suka.
Universitas Sumatera Utara
Sharma 1979 dalam buku Pace dan Faules 2005 mengemukakakan empat alasan mengapa komunikasi ke atas
terlihat sangat sulit: a. Kecenderungan bagi pegawai menyembunyikan pikiran
mereka. Penelitian menunjukkan bahwa pegawai merasa bahwa
mereka akan mendapat kesulitan bila mereka berbicara kepada penyelia mereka dan cara terbaik untuk naik
pangkat adalah sepakat dengan penyelia mereka. b. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada
masalah pegawai. Pegawai seringkali melaporkan bahwa manajer mereka
tidak memperhatikan masalah mereka. Manajer mungkin tidak memberi tanggapan terhadap masalah pegawai dan
mungkin menahan beberapa komunikasi ke atas karena hal itu mungkin membuat mereka terkihat buruk dalam
pandangan atasan mereka. c. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang
dilakukan pegawai. Seringkali penyelia dan manajer tidak berhasil member
penghargaan yang nyata atau terselebung untuk mempertahankan agar saluran komunikasi ke atas tetap
terbuka. d. Perasaan bahwa penyelia tidak dapat dihubungi dan tidak
tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Bisa terjadi penyelia terlalu sibuk untuk mendengarkan atau
bawahan tidak dapat menemui mereka. Komunikasi ke atas tidak dapat terjadi apabila
pimpinan merasa harus menjaga seorang bawahan untuk tidak berbicara kepada pimpinan mereka. Setiap karyawan harus
didorong agar dapat mengemukakan keluhan dan saran mereka baik itu kepada bagian personalia, ataupin langsung kepada
pimpinan mereka.
Universitas Sumatera Utara
Untuk memperlancar komunikasi ke atas, sebuah organisasi menciptakan sebuah program yang memungkinkan
pegawai untuk mengemukakan masalah mereka, keluhan, pendapat yang ditujukan kepada manajemen puncak. Program
ini dinamakan Saluran ke Atas . Semua identitas pegawai tersebut benar-benar dirahasiakan karena seringkali pegawai
takut pada kemungkinan-kemungkinan buruk atau akan menghadapi kesulitan dalam pekerjaannya apabila berbicara
terlalu banyak dalm organisasi. Program ini berhasil karena identitas pegawai dirahasiakan dan jawabannya juga jujur.
Program ini juga mempunyai misi bahwa membuat pekerjaan itu sendiri menjadi tidak perlu, yang berarti ada pada suatu
waktu komunikasi sudah bebas dan terbuka yang menjadikan komunikasi ke atas sebagai suatu pekerjaan yang mudah Pace
dan Faules:2005
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal
adalah komunikasi
penyampaian informasi di antara orang-orang yang memiliki otoritas yang sama dalam organisasi. Komunikasi horizontal
terjadi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf lainnya, antara sesama karyawan. Misalnya komunikasi yang
Universitas Sumatera Utara
terjadi antara sesama karyawan suatu bank yang sama-sama bekerja di seksi kredit disebut komunikasi horizontal,
komunikasi yang terjadi antara sesama dosen di departemen komunikasi juga disebut komunikasi horizontal.
Tujuan komunikasi horizontal ini adalah: a. Mengkoordinasikan tugas-tugas. Kepala bagian dalam
suatu organisasi terkadang perlu mengadakan rapat atau pertemuan untuk mendiskusikan bagaimana tiap-tiap
bagaian menentukan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi
b. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas- aktivitas. Komunikasi horizontal sangat diperlukan untuk
mencari ide yang lebih baik, karena biasanya ide dari banyak orang lebih baik dari ide satu orang.
c. Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada dalam tingkat yang sama.
d. Menyelesaikan konflik di antara anggota yang ada dalam bagian organisasi
e. Menjamin pemahaman yang sama. Bila suatu perubahan diusulkan, maka perlu ada pemahaman yang sama antara
unit-unit dalam organisasi tentang perubahan itu. f. Mengembangkan sokongan interpersonal. Karena sebagian
besar dari waktu kerja karyawan berinteraksi dengan temannya maka mereka memperoleh sokongan hubungan
interpersonal dari temannya. dalam Muhammad 2009:121-122
Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di
telepon, memo ataupun catatan, kegiatan sosial, dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah kelompok sukarela yang
berbagi wilayah tanggung jawab.
Universitas Sumatera Utara
Hambatan yang terjadi pada komunikasi horizontal tidak jauh berbeda dengan hambatan yang terjadi pada
komunikasi ke bawah dan komunikasi ke atas. Adanya ketidakpercayaan di antara rekan sekerja, adanaya persaingan
dalam sumber daya dapat mengganggu komunikasi antar pegawai, antar staf yang memiliki tingkatan yang sama dalam
organisasi. b. Jaringan Komunikasi Informal
Jaringan komunikasi informal muncul dari interaksi orang- orang. Informasi yang mengalir datang dari arah yang tidak diduga dan
jaringannya digolongkan sebagai selentingan grapevine. Grapevine merupakan kata kiasan, karena grapevine terlihat tumbuh dan menjalar
ke segala arah, menangkap dan menyembunyikan buahnya di bawah kerimbunan dedaunan. Kiasan ini sepertinya sesuai karena informasi
yang digambarkan seperti grapevine juga mengalir sepanjang jaringan kerja, selentingan juga berubah-ubah dan tersembunyi.
Dalam istilah komunikasi grapevine dikatakan sebagai metode untuk menyampaikan rahasia dari orang ke orang, yang tidak dapat
diperoleh melalui jaringan komunikasi formal dalam Muhammad 2009:125. Informasi yang diperoleh melalui selentingan lebih
memperhatikan apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang
Universitas Sumatera Utara
daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan. Paling tidak sumbernya terlihat rahasia meskipun informasi itu bukan rahasia.
Selentingan atau grapevine ini biasanya mengalir dengan sangat cepat dan juga tanpa dapat diduga. Hasil penelitian Davis dalam
buku Muhammad 2009 menunjukkan bahwa berita misalnya mengenai kelahiran anak pimpinan dapat tersiar dalam jangka waktu
13 jam ke seluruh organisasi. Banyak orang yang beranggapan bahwa selentingan kurang cermat daripada yang sebenarnya karena
kesalahan-kesalahan dramatik akibatnya lebih berkesan dalam ingatan daripada kecermatan rutin, bahkan Effendy 2005 mengatakan bahwa
menjalarnya desas-desus di kalangan karyawan mengenai suatu hal seringkali disebabkan oleh interpretasi yang salah.dalam Effendy
2005:125. Namun menurut penelitian Davis bahwa Grapevine itu tepat. 80-90 berita mengenai organisasi yang tidak kontroversial
adalah tepat. Muhammad 2009:125 Pimpinan bisa saja tidak menyukai adanya grapevine , dan
suka tidak suka grapevine membawa banyak informasi dan tetap hidup dalam organisasi. Seorang pimpinan yang bijaksana ia akan
membiarkan grapevine tetap ada, mengambil manfaat yang ada dan mengenali keterbatasan karena bagaimanapun grapevine dapat
memberikan pengaruh yang baik dan juga kurang baik bagi organisasi.
Universitas Sumatera Utara
Grapevine tidak dapat ditekan dan diontrol secara langsung, dan aktivitas grapevine ini bukanlah merupakan tanda
ketidaksehatan organisasi, melainkan merupakan gejala yang normal, sehingga setiap anggota organisasi seharusnya dapat bijaksana
menghadapi arus komunikasi ini, dan efek negative dari grapevine dapat dikontrol oleh pimpinan dengan menjaga jaringan komunikasi
yang bersifat terbuka, jujur, teliti, dan sensitif terhadap komunikasi ke atas, ke bawah dan juga horizontal.
II.4. Iklim Komunikasi Organisasi
