30
terjadi dalam kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan langsung maupun dengan alat komunikasi, maupun dalam bentuk tulisan. Dalam
penyampaian berita atau informasi dibutuhkan sarana dan prasarana yang memadai guna mempercepat proses komunikasi.
Menurut Wursanto 2001:25 komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
1. Tata hubungan administrasi disebut juga tata hubungan fungsi, yakni fungsi
setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tata hubungan
yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para bawahan atau para
pelaksanaannya yang mengandung unsur perintah. 2.
Hubungan tata usahaadalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasiyang tidak mengandung unsur
perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengiriman informasi ini dapat dilakukan
melalui surat-surat atau warkat salinan, tembusan, kutipan atau dapat juga melalui telepon.
3.3. Etika Komunikasi Kantor
Menurut Rendy 2009:105 etika komunikasi kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri atau etika komunikasi
kantoradalah norma dan ukuran yang berlaku dalam proses penyampaian keterangan yang berlangsung dalam kantor. Pada dasarnya komunikasi
31
kantordapat berlangsung secara lisan maupun secara tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung tatap muka tanpa perantara.Secara tidak langsung berarti
melalui suatu perantara telepon.Secara tertulis misalnya dengan mempergunakan surat.
Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. Dalam hal ini perlu diperhatikan agar dalam mengadakan hubungan itu
jangan sampai mempunyai dampak negatif terhadap pegawai lainnya.Jadi, dalam hal ini etika memegang peranan penting.Menurut Wursanto 2001:26 etika
merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:
1. Kesusilaanatau budi pekerti yang baik.
2. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.
Etika menjadi dasar atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi dalamkantor tersebut. Menurut Rumanti 2002:153 ada
beberapa faktor-faktor yang menyebabkan keberhasilan komunikasi disebut juga dengan the seven communication adalah sebagai berikut:
1. Credibility kepercayaan
Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak
akan berhasil atau menghambat komunikasi. 2.
Context perhubungan pertalian Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi
lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. Misalnya situasi atau
32
keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil.
3. Content kepuasan
Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan antara kedua belah pihak. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak
komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator.
4. Clarity kejelasan
Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah
yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang. 5.
Capability and Consistency kesinambungan dan konsistensi Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan
jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu. 6.
Capability of Audience kemampuan pihak penerima berita Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak
penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita.
7. Channels of distribution saluran pengiriman berita
Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum.Saluran
komunikasi yang sering dipergunakan, bisa melalui radio, televisi dan telepon.
33
Menurut Sinulingga dan Tarigan 2012:19 contoh teknik komunikasi yang baik dalam menyampaikan dan menerima informasi :
1. Menggunakan kata dan kalimat yang baik menyesuaikan dengan lingkungan.
2. Gunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh lawan bicara.
3. Menatap mata lawan bicara ketika berkomunikasi dengan lawan bicara.
4. Memberikan ekspresi wajah yang ramah dan murah senyum.
5. Gunakan gerakan tubuh atau gerakan yang sopan dan wajar.
6. Bertingkah laku yang baik dan ramah terhadap lawan bicara.
7. Memakai pakaian yang rapi dan menutup aurat sesuai peraturan.
8. Tidak mudah terpancing emosi lawan bicara.
9. Menerima segala perbedaan pendapat.
10. Mampu menempatkan diri dan menyesuaikan gaya komunikasi sesuai dengan
karakteristik lawan bicara. 11.
Menggunakan volume, nada, intonasi suara serta kecepatan bicara yang baik. 12.
Menggunakan komunikasi non verbal yang baik sesuai budaya yang berlaku seperti berjabat tangan, merunduk dan hormat.
3.4.
Arti Pentingnya Etika Komunikasi Dalam Suatu Kantor
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama
menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan
administrasi atau tata usaha. Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horizontal maupun secara
vertikal atau secara diagonal. Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja
34
kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor.
Menurut Wursanto 2001:29 etika komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor. Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam
hal-hal berikut: 1.
Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara : a.
para bawahan dengan atasan pimpinan b.
bawahan dengan bawahan c.
atasan dengan atasan d.
pegawai kantor dengan instansi yang bersangkutan.
2. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai.
3. Meningkatkan moral dan displin yang tinggi para pegawai.
4. Dengan menerapkan etika komunikasi semua jajaran pimpinan dapat
mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan berlangsung pengendalian operasioanal yang efisien.
5. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai.
6. Meningkatkan kerja samateam work di antara para pegawai.
7. Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling
menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing. 8.
Etika komunikasi adalah suatu cara untuk mendorong manusia ke arah cara berpikir kreatif.
9. Dengan etika komunikasi semua pegawai dapat mengetahui
kebijaksanaan, peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pimpinan.
35
10. Dengan adanya etika komunikasi kantor maka antar pegawai yang satu
dengan yang lainnya akan saling menghargai. 11.
Etika komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan keputusan tersebut dengan baik kepada pejabat lain,
keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai. Tanpa komunikasi yang baik maka keputusan tidak dapat disetujui dengan baik.
3.5. Pelaksanaan Etika Dalam Komunikasi Pada Kantor Badan
