35
10. Dengan adanya etika komunikasi kantor maka antar pegawai yang satu
dengan yang lainnya akan saling menghargai. 11.
Etika komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan keputusan tersebut dengan baik kepada pejabat lain,
keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai. Tanpa komunikasi yang baik maka keputusan tidak dapat disetujui dengan baik.
3.5. Pelaksanaan Etika Dalam Komunikasi Pada Kantor Badan
Kepegawaian Daerah Walikota Medan
Pelaksanaan etika dalam komunikasi Pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan adalah sebagai berikut:
a. Kejelasan
Pihak komunikator atau para pegawai dan atasannya di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan sudah mampu menuangkan isi hatinya,
apa yang menjadi maksud tujuannya, yaitu dengan menuangkan dalam bentuk berita dengan cara mempergunakan kata-kata yang sedemikian rupa sehingga
jelas dan mudah dimengerti oleh pihak yang menerima. Dalam penyampaian berita, pegawai pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan
sudah menggunakan bahasa yang baik dan benar, mudah dan cepat dimengerti, yaitu:
1. Menggunakan kalimat yang pendek, singkat dan jelas.
2. Menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah dimengertiyang sudah
dikenal oleh umum. 3.
Tidak mempergunakan kata-kata kiasan.
36
4. Dapat menyesuaikan bahasa yang digunakan dengan kemampuan pihak
penerima berita. b.
Konsekuensi dan keseimbangan Keterangan-keterangan yang disampaikan pegawai dengan atasannya tidak
bertentangan satu dengan lainnya, atau berbeda dengan keterangan, informasi yang telah dikirim. Tetapi kadang kala terjadi perbedaan maksud dari apa
yang dibicarakan sehingga terjadi missed comunication atau kesalahpahaman sedemikian rupa dan pemimpin ataupun pegawai berusaha menegaskan bahwa
informasi yang terdahulu disampaikan salah. Dan dengan segera menyampaikan informasi yang benar.Pemberian informasi dari pegawai
kepada atasannya maupun sebaliknya sesuai dengan kenyataan yang ada. c.
Keseragaman Pegawai dan pimpinan pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota
Medan kadangkala menggunakan istilah, pengertian kode tertentu, untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dan kesimpangsiuran.
d. Tata bahasa yang tepat.
Pegawai dan pimpinan pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan selalu menggunakan tata bahasa yang benar dan tepat guna.Ada
kalanya mereka mengunakan tata bahasa yang tidak formal, tetapi tetap mengutamakan etika dalam berkomunikasi terutama kepada pimpinan.
e. Siapa lawan bicara kita
Pegawai dan pimpinan pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan mengerti dengan siapa mereka mengadakan pembicaraan, sampai di
37
mana tingkat kemampuan atau pendidikannya sehingga mereka dapat menyesuaikan diri.
f. Singkatan-singkatan
Penggunaan singkatan-singkatan kata yang sering digunakan oleh pimpinan dan pegawai seperti SKP Sasaran Kerja Pegawai, KGB Kenaikan Gaji
Berkala, KP Kepala Program, KARPEG Kartu Pegawai, SIMPEG Pengadaan Pegawai dan Pembinaan Sistem Informasi dan lain sebagainya.
Singkatan tersebut telah terbiasa digunakan oleh pimpinan dan pegawai dalam berkomunikasi untuk mempersingkat dan mempercepat proses penyampaian
informasi. Namun, penggunaan singkatan-singkatan tersebut mempengaruhi kelancaranpenyampaian informasi terhadap pihak luar karena dapat
menimbulkan suatu hambatan dalam proses pelaksanaannya yaitu pihak luar yang berasal dari luar Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan
membutuhkan waktu untuk mengetahui arti dan kepanjangan dari singkatan- singkatan tersebut. Hal ini menunjukkankomunikasi antara pimpinan dan
sesama pegawaiterhadap pihak luar masih belum efektif untuk diterapkan. Dalam penerapan etika komunikasi tersebut Kantor Badan Kepegawaian
Daerah Walikota Medan juga menerapkan bagaimana sistem penyampaian informasi baik dan benar dengan melalui berbagai prosedur antara lain:
1. Dimulai dengan penetapan gagasan atau ide – ide yang dilakukan oleh pihak
pengirim berita. 2.
Pengiriman informasi, gagasan yang merupakan message yang telah disusun dalam bentuk simbol, sandi dan singkatan-singkatandengan melalui saluran
38
media komunikasi baik secara lisan maupun tertulis, vertikal, horizontal, formal maupun informal.
3. Penerimaan berita oleh pihak penerima berita komunikan. Pihak komunikan
kemudian mengadakan interpretasi decoding terhadap berita yang diterimayang dilanjutkan dengan suatu tindakan atau respon.
Terdapat 4 Dimensi komunikasi organisasi di dalam pertukaran gagasan atau ide-ide di antara pimpinan dan para pegawai-pegawai Badan kepegawaian
Daerah Walikota Medan antara lain: 1.
Downward communication atas ke bawahyaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen
mengirimkan pesan kepada bawahannya. Arus komunikasi dari atas ke bawah ini digunakan dengan tujuan :
a. Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja.
b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk
dilaksanakan. c.
Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku. d.
Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. 2.
Upward communication yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan subordinate mengirim pesan kepada atasannya.
Arus komunikasi dari bawah ke atas ini digunakan dengan tujuan : a.
Penyampaian informai tentang pekerjaan-pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.
b. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun
tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
39
c. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun
pekerjaannya. 3.
Horizontal communication yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Komunikasi
lateral atau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan departemen
harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja mereka. Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat daripada
komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis. Komunikasi horisontal terjadi antara orang-orang yang pada tingkat yang sama atau orang-orang yang
pada tingkat yang berhubungan pada divisi yang berbeda dalam suatu organisasi.
4. Interline communication yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi
melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka
berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang
perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
Perlu diketahui, bahwa untuk memperoleh pengertian yang sama terhadap berita yang dikirim, maka antara pegawai Kantor Badan Kepegawaian Daerah
Walikota Medan yang selaku komunikator dengan pihak komunikan selalu berusaha menjelaskan suatu berita secara singkat dan sangat jelas sehingga pihak
komunikator dengan komunikannya mempunyai tafsiran yang sama terhadap
40
berita tersebut agar tidak terjadi kesimpangsiuran berita atau kesalahpahamanterhadap berita yang disampaikan.
3.6. Penerapan Etika Dalam Komunikasi Pada Kantor Badan Kepegawaian
