tempat lokasinya. Apabila sistem katalog ini terhubung sistem sirkulasi, akan diketahui apakah koleksi atau karya tersebut berada dirak ataukah sedang
dipinjam oleh pemakai lain Qalyubi, 2003:412. Dari rangkaian kegiatan perpustakaan diatas terdapat kegiatan-kegiatan
yang diotomasikan, seperti pengadaan koleksi sampai pada pelayanan yang dilakukan oleh pustakawan dengan bantuan mesin komputer dan perangkat lain.
Otomasi membantu pustakawan dalam meringankan pekerjaan rutinnya dan bagi pengunjung perpustakaan disediakan katalog terpasang atau OPAC.
5. Unsur Otomasi Perpustakaan
Untuk menciptakan perpustakaan yang sesuai dengan tuntutan zaman, penerapan otomasi memerlukan biaya yang tidak sedikit. Dalam otomasi
perpustakaan terdapat beberapa unsur atau komponen yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya. Menurut Sukirno 2007:6-9 komponen atau unsur
otomasi meliputi pengguna users, perangkat keras hardware, perangkat lunak software, networkjaringan, data dan prosedur.
a. Pengguna Users
Pengguna merupakan unsur utama dalam sistem otomasi perpustakaan. Pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui
konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan Arif,
2003:2.
Di Perpustakaan Kota Yogyakarta, user atau pengguna yang dimaksud adalah pustakawan yang bertugas sebagai administrator, operator operator
dibedakan untuk pengolahaninventarisasi, sirkulasi, absensi, yang akan dijelaskan pada bab selanjutnya dan pengunjung perpustakaan.
b. Perangkat Keras Hardware
Sebelum memulai proses otomasi, sebuah perangkat keras perlu disiapkan. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantunya
seperti printer, barcode, scanner dan lainnya. Sebuah komputer sudah cukup untuk digunakan didalam memulai proses otomasi pada kalangan instansi
perpustakaan kecil. Sedangkan untuk perpustakaan besar maka pasti diperlukan beberapa komputer dan pelengkapnya agar pelayanan kepada pengguna menjadi
lancar Aa Kosasih, 2009. c.
Perangkat Lunak Software Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk
mengoperasikan komputer
agar sesuai
dengan permintaan
pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem
operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan, kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama
atau multi-user Arif, 2003:3. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, software perpustakaan
semakin mudah didapat gratis dan berbayar yang disesuaikan keadaan atua jenis perpustakaan
dengan mempertimbangkan
kriteria kegunaan,
ekonomis, kehandalan, kapasitas, sederhana, fleksibel. Software yang banyak digunakan oleh
beberapa perpustakaan dalam menerapkan otomasi di antaranya CDSISIS, SIPRUS, SIMPUS, SIPUS, SIPISIS, IBRA dan lainya. Software otomasi yang
dipakai Perpustakaan Kota adalah SIPRUS Sistem Informasi Perpustakaan dari PTPCI Yogyakarta. Aplikasi SIPRUS dibangun menggunakan teknologi berbasis
web yang dioptimalkan sebagai sarana pendukung layanan perpustakaan berbasis
teknologi informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan Perpustakaan Kota dengan kata lain menentukan sendiri kegiatan yang diotomasikan.
Setiap perpustakaan umum atau khusus tidak terlepas dari pembuatan data yang berguna untuk pencatatan koleksi. Pada pengelolaan sistem manual, proses
ini dilakukan dengan menggunakan bantuan media kertas atau buku. Hal ini merupakan pekerjaan yang mudah namun juga merupakan suatu proses yang tidak
efektif karena semua data yang telah dicatat sulit ditelusur dengan cepat jika data berjumlah besar.
d. Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari otomasi perpustakaan karena adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Hal
yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer antara lain jumlah komputer serta lingkup dari jaringan LAN.
e. Data
Basis data adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait, sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi Kadir,
2003:488. f.
Manual atau buku panduan
Manual atau prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau lunak.
Dapat dikatakan bahwa teknologi informasi memungkinkan perpustakaan melakukan otomasi akan layanan serta prosedur kerja yang dimiliki perpustakaan.
Dari beberapa komponen pendukung otomasi yang telah disebutkan diatas, maka otomasi dapat berjalan dalam upaya peningkatan kualitas layanan perpustakaan.
6. Hambatan Otomasi Perpustakaan
