1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perpustakaan merupakan organisasi publik yang memiliki peran strategis dalam upaya mencerdaskan kehidupan bangsa. Eksistensi dari perpustakaan ini
muncul karena adanya kebutuhan masyarakat yang beragam. Dewasa ini perkembangan perpustakaan tidak lepas dari perkembangan teknologi informasi
yang diterapkan dalam pengelolaan perpustakaan, yang memberikan kemudahan dalam manajemen pengetahuan terutama dalam bidang pengelolaan informasi.
Perkembangan dari penerapan teknologi informasi terlihat dari jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan teknologi informasi yang diawali dari
perpustakaan manual, perpustakaan terotomasi, dan perpustakaan digital. Salah satu produk teknologi informasi yang bisa digunakan sebagai sarana peningkatan
kebutuhan dalam dunia perpustakaan adalah komputerisasi atau lebih dikenal dengan istilah otomasi perpustakaan. Otomasi perpustakaan atau library
automation adalah penggunaan mesin, komputer dan peralatan elektronik lain
untuk memperlancar tugas-tugas perpustakaan Lasa Hs, 1998:76. Perkembanagn teknologi merupakan wujud nyata dari kebutuhan
masyarakat untuk memperoleh akses informasi dengan mudah dan cepat sehingga memberikan dampak bahwa perpustakaan saat ini diharuskan mampu melakukan
inovasi baru guna meningkatkan kualitas dan kuantitas layanan kepada pengunjung perpustakaan. Adanya perkembangan jumlah dan ragam jenis
informasi, serta tuntutan masyarakat akan akses informasi yang akurat maka
sudah selayaknya perpustakaan meninggalkan pengelolaan kegiatannya secara manual dan beralih ke otomasi. Dari segi manajemen teknik pengelolaan,
dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan
otomasi. Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari pengadaan koleksi, layanan sirkulasi, pengelolaan anggota sampai pada
layanan katalog on-line, lebih sempurna lagi apabila dilengkapi dengan barcoding dan mekanisme pengaksesan data berbasis web serta internet.
Perpustakaan sebagai pengelola informasi harus berkembang sesuai kemajuan teknologi yang semakin pesat. Pada hakekatnya tujuan dari penerapan
otomasi di perpustakaan sesuai dengan tujuan manajemen yakni mencapai kegiatan secara efektif dan efisien. Otomasi perpustakaan diharapkan dapat
membantu pustakawan dalam menyelesaikan kegiatan administratifnya, sehingga kegiatan perpustakaan lebih mudah untuk dikelola atau diatur untuk dapat
menghasilkan pelayanan yang tepat dan cepat kepada pengunjung perpustakaan. Perpustakaan Kota Yogyakarta yang berada dalam instansi Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta merupakan perpustakaan umum yang belum lama ini menerapkan otomasi pada pengelolaan perpustakaan, yang
sebelumnya dilakukan secara manual. Kegiatan perpustakaan yang dilakukan secara manual dirasa kurang efektif dikarenakan banyaknya pekerjaan dengan
bertambahnya jumlah pengunjung yang ingin dilayani, sehingga tidak memungkinkan lagi apabila dikelola secara manual. Otomasi bukanlah hal yang
baru lagi dikalangan dunia perpustakaan, konsep dan implementasinya sudah
dilakukan sejak lama namun di beberapa perpustakaan yang sedang berkembang, otomasi merupakan suatu kegiatan yang baru.
Proses transisi dari pengelolaan perpustakaan manual ke otomasi merupakan suatu program yang harus dirancang sedemikian rupa, yang diawali
dari proses perencanaan program otomasi atau rancangan aplikasi perpustakaan dan fasilitas yang menunjangnya, perencanaan pembagian tugas serta rancangan
kegiatan perpustakaan yang diotomasikan seperti pengolahan koleksi yang dilengkapi input data kedalam komputer, pencetakan label barcode dan rangkaian
kegiatan lain telah dilaksanakan pada tahun 2007-2008. Pelaksanaan otomasi di Perpustakaan Kota Yogyakarta sudah berjalan
sejak awal tahun 2009, sistem otomasi yang dikembangkan menitikberatkan pada bagaimana mengelola kegiatan perpustakaan secara komputerisasi dengan bantuan
barcode reader seperti pelayanan sirkulasi, layanan OPAC dan pengelolaan
anggota perpustakaan. Dengan otomasi berbagai pencatatan administratif kegiatan perpustakaan dapat diatasi dengan mudah yang dapat menghasilkan pelayanan
cepat dan secara tidak langsung hal ini dapat menjadi daya tarik masyarakat sebagai pengguna di Perpustakaan Kota Yogyakarta.
Berdasarkan hasil wawancara dengan penanggung jawab program otomasi perpustakaan tanggal 20-21 Juli 2010, diketahui bahwa terdapat beberapa hal
yang melatarbelakangi penerapan otomasi di Perpustakaan Kota Yogyakarta antara lain: 1 mengikuti perkembangan teknologi informasi atau perpustakaan
ingin berinovasiberkembang menjadi lebih baik; 2 jumlah pengunjung yang dilayani dan jumlah koleksi yang perlu dikelola meningkat dengan keterbatasan
tenaga pustakawan; 3 perpustakaan identik dengan pemberian informasi kepada masyarakat, sehingga dengan adanya otomasi dapat membantu pencarian
informasi dengan cepat; 4 meningatkan efiektifitas dan efisiensi waktu pengelolaaan dan pelayanan informasi, karena keterbatasan tenaga perpustakaan,
sehingga keberadaan otomasi dapat membantu pustakawan dalam menyelesaikan pekerjaannya; 5 pekerjaan yang dilengkapi dengan otomasi, menghasilkan data-
data yang lebih akurat. Oleh karena itu, solusi yang ditempuh Perpustakaan Kota Yogyakarta
dalam mengatasi tidak efektifnya pengelolaan kegiatan perpustakaan secara manual yaitu dengan menerapkan otomasi, sebagai upaya menunjang pekerjaan
pustakawan dan pemberian layanan yang lebih baik kepada pengunjung. Sebagai perpustakaan umum diwilayah kota, perpustakaan dituntut untuk dapat
memberikan akses informasi yang cepat dan akurat terhadap masyarakat. Akan tetapi pelaksanaan otomasi tersebut dirasa belum optimal karena
ditemukan beberapa permasalahan antara lain: 1 pelaksanaan otomasi pada awalnya memiliki keterbatasan jumlah SDM; 2 keterbatasan fasilitas penunjang
otomasi seperti komputer, genset dan lainya; 3 pelayanan sirkulasi dengan sistem otomasi terhambat apabila listrik padam, kode barcode buku tidak dapat
terbaca komputer; 4 otomasi bersifat ketergantungan terhadap penyedia aplikasi otomasi perpustakaan; 5 website perpustakaan belum secara menyeluruh dapat
dimanfaatkan oleh pengguna; 6 OPAC Online Public Access Catalog hanya bisa diakses di dalam perpustakaaanbelum on-line; 7 fasilitas gedung yang
kurang luas untuk ruang pelayanan, dengan bertambahnya koleksi.
Berdasarkan permasalahan tersebut penulis tertarik melakukan penelitian tentang penerapan otomasi di Perpustakaan Kota Yogyakarta yang meliputi tiga
fungsi manajemen yakni perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, serta hambatan dan upaya untuk mengatasi hambatan dalam otomasi perpustakaan.
B. Identifikasi Masalah
Kategori