yang tersaji menyebutkan buku tersebut ada. Hal ini menjadikan pengunjung menghubungi pustakawan yang sedang berjaga.
Pelaksanaan layanan OPAC di Perpustakaan Kota sudah berjalan sebagai sarana penunjang perpustakaan berbasis otomasi yang terintegrasi antara
komputer administrator, operator melalui jaringan LAN. Akan tetapi masih terdapat informasi yang tidak sama antara informasi pada komputer dengan
penempatan buku dirak, hal ini karena keterbatasan rak-rak buku sehingga buku tersebut berstatus dapat dikatakan stock opnam.
d. Pengelolaan anggota
Keberadaan perpustakaan tidak dapat berjalan tanpa peran serta masyarakat sebagai pengunjung atau anggota perpustakaan. Di Perpustakaan Kota
Yogyakarta syarat untuk menjadi anggota perpustakaan adalah mengisi formulir pendaftaran, menyerahkan foto 2X3 sebanyak 2 lembar, menyertakan satu lembar
fotokopi identitas diri kemudian dilakukan input data untuk pencetakan kartu anggota. Hal ini diketahui berdasarkan hasil wawancara dengan pustakawan SF
selaku divisi pelayanan, mengungkapkan : “Pendaftaran anggota baru sudah menggunakan komputer, pengunjung
megisi biodata, menyerahkan fotokopi identitas yang masih berlaku, menyerahkan pas foto 2X3 2 lembar dan dilakukan pemotretan secara
digital. Pendaftaran dikenakan biaya Rp 3000 untuk ganti kartu. Kemudian dilakukan input data pada komputer untuk pencetakan barcode-nya pada
kartu anggota, begitu juga dengan perpanjangan anggota apabila batas masa kartu telah habis”
Pernyataan tersebut senada dengan TJ, yang menyatakan bahwa:
“Pengelolaan anggota sudah menggunakan komputerisasi, fitur SIPRUS menyediakan menu-menu yang memudahkan pengelolaan anggota
perpustakaan seperti pendaftaranperpanjangan keanggotan. Pendaftaran pengunjung dengan mengisi identitas diri, difoto dengan web cam,
sehingga pencatatan biodatanya langsung dilakukan dikomputer input data untuk pencetakan barcode-nya. Jadi ketika meminjam dan
mengembalikan buku petugas men-scane barcode yang ada pada kartu anggota tersebut, untuk perpanjang anggota petugas mengedit data yang
sudah ada”.
Penyataan tersebut didukung dengan dokumentasi yang diperoleh hasil bahwa tampilan fitur SIPRUS untuk pengelolaan anggota disediakan menu-menu
yang memudahkan pengelolaan keanggotaan seperti input anggota, her-registrasi, bebas pustaka, daftar anggota, daftar baru, daftar bebas pustaka, statistik anggota
yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan. Pada komputer pengelolaan anggota dilengkapi dengan web cam yang berfungsi untuk mengambil gambar
foto digital yang kemudian dilampirkan pada saat input data anggota baru. Sedangkan bagi anggota lama, pengaktifan kembali kartu dilakukan dengan
mengedit data-data yang sudah ada pada komputer pengelolaan anggota dengan proses yang mudah. Tampilan fitur pengelolaan anggota seperti gambar berikut.
Gambar 10. Tampilan Input Anggota Baru
Masih berdasarkan hasil dokumentasi terhadap kartu anggota perpustakaan bahwa kartu hanya boleh digunakan oleh yang bersangkutan, pada kartu tersebur
terdapat nama dan barcode nomor anggota, serta disebalinya terdapat tata tertib perpustakaan yaitu:
1 Menjaga dan memelihara dengan baik kebersihan setiap buku yang
dipinjam. 2
Memperhatikan batas
waktu pinjam
dan melapor
apabila memperpanjang.
3 Tidak meminjamkan buku yang dipinjam kepada orang lain.
4 Mengembalikan buku yang dipinjam dalam keadaan sama pada waktu
meminjam. 5
Kerusakanhilang dikenakan biaya perbaikanmengganti buku baru yang hilang.
6 Memerikasa buku dahulu sebelum meminjam dan melapor apabila ada
kerusakancoret-coretan. 7
Mentaati peraturan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta
8 Jika terlambat dikenakan denda.
Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pelaksanaan pengelolaan anggota perpustakaan seperti pendaftaran anggota baru dan
perpanjangan keanggotaan telah dilaksanakan secara komputerisasi, proses dimulai dari input data keanggotaan kemudian dilakukan pencetakan barcode
pada kartu anggota berdasarkan data yang telah diinputkan tersebut. Kode
barcode yang tertera dikartu anggota berfungsi memudahkan pelayanan sirkulasi,
karena yang dapat meminjam koleksi perpustakaan hanyalah anggota saja pustakawan men-scane barcode tersebut. Pada fitur pengelolaan anggota
terdapat beberapa menu yang di sesuaikan dengan kebutuhan keanggotaan. Pengelolaan keanggoaan yang dilakukan secara komputerisasi selain
memudahkan kegiatan sirkulasi juga memudahkan pustakawan dalam mengelola keanggotaan seperti dapat dilakukan perubahan data dengan mengeditnya,
pengelompokkan data sudah secara otomatis ada pada menu statistik data sehingga tidak membuang waktu untuk melakukan pencarian data-data apabila
sewaktu-waktu dibutuhkan. Kegiatan pengelolaan anggota masih tergabung dalam divisi pelayanan, kegiatan berada diruang front office bersebelahan dengan
komputer sirkulasi dilakukan oleh pustakawan yang telah terjadwal setiap harinya sesuai dengan pembagian yang telah ditetapkan.
Berdasarkan data-data yang diperoleh tentang pelaksanaan kegiatan otomasi di Perpustakaan Kota, peneliti menarik kesimpulan bahwa pelaksanaan
otomasi sudah berjalan dengan baik, yang ditunjukkan dengan adanya kegiatan- kegiatan perpustakaan yang dilakukan secara komputerisasi oleh beberapa
pustakawan sesuai dengan pembagian kerja yang telah dilakukan diawal, sehingga mampu melaksanakan kegiatan dengan semaksimal mungkin. Pelaksanaan
kegiatan yang dimaksud berupa pengolahan koleksiinventarisasi, layanan sirkulasi, layanan OPAC dan pengelolaan anggota. Dengan otomasi ini
pengelolaan kegiatan perpustakaan dapat dilakukan dengan mudah.
Kesimpulan dari pelaksanaan kegiatan otomasi di Perpustakaan Kota Yogyakarta berdasarkan uraian diatas, terungkap bahwa 1 Pelaksanaan
pengolahan koleksiinventarisasi dilakukan secara komputerisasi, dengan menu yang menujangnya. Kegiatan pengolahan dimulai dari pengadaan koleksi, input
data, sampai pada penyelesaian koleksi dilaksananakan oleh divisi pengadaan dan pengolahan serta sebagai operator inventaris. Pengadaan koleksi tidak dilakukan
secara otomasi on-line lebih efektif apabila dilakukan secara langsung; 2 Pelaksanaan kegiatan sirkulasi berbasis otomasi dilakukan oleh divisi pelayanan
dan tenaga volunteer yang telah terjadwal sebagai operator sirkulasi di ruang front office
. Layanan sirkulasi secara otomasi menggunakan sistem barcode, yang bertujuan memudahkan pustakawan dalam mengelola transaksi sirkulasi dengan
berbagai menu yang menujangnya sehingga pelayanan terhadap pengunjung lebih cepat diselesaikan; 3 Pelaksanaan layanan OPAC sudah berjalan sebagai sarana
penunjang perpustakaan berbasis otomasi, yang terintegrasi antara komputer administrator, operator melalui jaringan LAN lokal area network. Informasi
buku yang ada pada komputer penelusuranOPAC terkadang tidak cocok dengan kondisi yang ada pada rak, dan dapat dikatakan buku tersebut berstatus stock
opnam ; 4 Pelaksanaan pengelolaan anggota perpustakaan telah dilaksanakan
secara komputerisasi yang dilakukan oleh petugas volunteer dengan maksud memudahkan pustakawan dalam melakukan pencatatan keanggotaan serta
memudahkan transaksi sirkulasi. Komputer khusus pengelolaan anggota disediakan menu yang mendukung kebutuhan pengelolaan keanggotaan, serta
dilengkapi web cam.
Pelaksanaan pengelolaan perpustakaan secara otomasi di Perpustakaan Kota Yogyakarta dapat dikatakan sudah berjalan sesuai dengan pedoman
pelaksanaan kegiatan.
Pelaksanaan kegiatan
otomasi ditunjukan
oleh terlaksananya beberapa kegiatan perpustakaan yang telah dilakukan secara
komputerisasi sesuai dengan perencanaan baik itu aplikasi yang digunakan maupun para personil sebagai pelaksana kegiatan. Selain itu tercapainya tujuan
otomasi dalam hal pemberian layanan prima sehingga pengunjung mendapatan layanan yang cepat, tepat dan akurat
3. Evaluasi Otomasi Perpustakaan
