19 Data diinput ke dalam file-file komputer, misalnya menggunakan Ms Excel
aplikasi spreadsheets. c. Pengolahan Data
Data diolah dengan bantuan program aplikasi spreadsheets berupa operasi aljabar, pengurutan, dan sebagainya.
d. Output Laporan-laporan yang dihasilkan adalah laporan secara garis besar.
Dibutuhkan proses tambahan bila menginginkan laporan yang bersifat detail. e. Distribusi
Data maupun informasi didistribusikan secara fisik, laporan langsung diberikan kepada bagian yang membutuhkan.
Gambar 5. Daur Data Oetomo, 2002
2. Kelemahan Sistem dalam Administrasi Data
Jumlah data dan kebutuhan informasi cenderung semakin bertambah, sehingga dalam tujuan pengelolaan data, sistem administrasi data berbasis file
tidak efektif dan efisien. Bila tidak dipersiapkan sebuah sistem yang fleksibel, hal tersebut dapat menghambat pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.
Pengumpulan
Pengolahan
Input Output
Distribusi
20 Sistem administrasi data dan informasi saat ini menghasilkan nilai keluaran
yang belum optimal guna mendukung pengembangan pengendalian mutu produksi, antara lain berupa:
a. Kualitas informasi belum dapat memenuhi kebutuhan. b. Sinkronitas antarunit produksi pada sistem produksi belum memadai.
c. Proses evaluasi dan pengeksplorasian data belum optimal untuk menunjang pengendalian dan mutu produksi
Kelemahan pengelolaan data berbasis file disusun berdasarkan urutan daur data disajikan pada Tabel 1.
21 Tabel 1. Kelemahan Pengelolaan Data Berbasis File
Aktivitas Alat Bantu
Kelemahan
Pengumpulan data secara batch
Buku-buku, formulir-
formulir, rekapan A. Kualitas data:
Bentuk Format tabel tidak baku dan tidak
memenuhi kaidah normal Isi
Tercecer-hilang Waktu
Harian dan mingguan Input Data
Komputer dengan program
aplikasi berbasis file
a. Manajemen data tidak efektif, b. Ketergantungan struktural dan
data c. Peluang redundansi data dan
mengakibatkan inkonsistensi data
Pengolahan Data terdesentralisasi di
tiap departemen Kalkulator ,
Komputer dengan program
aplikasi berbasis file
Output Komputer
dengan program aplikasi berbasis
file Kualitas Informasi:
Bentuk Belum sesuai standar
Waktu Membutuhkan waktu relatif lama
dalam memperoleh laporan Isi
a. Isi laporan disajikan secara garis besar
b. Penyajian dengan spreadsheet tidak efektif dan efisien
22
3. Pernyataan Akar Masalah
Pengelolaan data yang semi manual dan berbasis file, serta tidak terintegrasi pada setiap unit produksi mengakibatkan tidak memadainya pengelolaan data
dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan, baik oleh manajemen maupun setiap bagian dalam sistem produksi krisan potong.
4. Solusi Alternatif
