Adapun prosedur pengembalian bahan pustaka menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004 : 81 adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal
kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan
2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
3. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor
anggota yang tertera pada kartu buku 4.
Membubuhkan stempel tanda ’kembali’ pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjam
5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
6. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke
dalam rak 8.
Memilah buku: a.
Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan
b. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain
untuk disiangi Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa dalam pengembalian bahan putaka,
hal-hal yang perlu dilakukan oleh pustakawan adalah memeriksa keutuhan bahan pustaka dan tanggal kembali, membubuhkan stempel sebagai tanda buku tersebut
telah dikembalikan, mengembalikan kartu buku ke dalam kantong buku serta meletakkan kartu pinjam pada tempatnya. Kemudian pustakawan mengelompokkan
buku berdasarkan kode buku dan buku disusun kembali ke rak agar dapat digunakan kembali oleh anggota lainnya.
2.2.2.1.3 Perpanjangan Masa Peminjaman
Perpanjangan waktu peminjaman bahan pustaka merupakan bagian dari kegiatan peminjaman bahan pustaka. Pengguna dapat memperpanjang waktu
peminjaman ketika bahan pustaka yang telah dipinjam sebelumnya akan habis masa pinjamnya.
Di dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004:82 dinyatakan bahwa ”perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada
pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan itu”. Berdasarkan uraian di atas jelas bahwa pengguna dapat memperpanjang waktu
peminjaman bahan pustaka jika bahan pustaka tersebut masih dibutuhkan dan tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Adapun prosedur perpanjangan masa pinjam dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004 : 82 dilakukan sebagai berikut:
1. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan
2. Petugas memeriksa formulir pemesanan
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali
yang baru pada lembar tanggal kembali untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan
kartu buku
4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat diketahui bahwa prosedur perpanjangan masa peminjaman dapat dilakukan oleh pengguna dengan membawa bahan pustaka
yang ingin diperpanjang masa pinjamnya, kemudian Petugas memeriksa formulir pemesanan, apakah ada yang memesan bahan pustaka tersebut atau tidak, Jika tidak
ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali, dan jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan
perpanjangan.
2.2.2.1.4 Penagihan
Penagihan merupakan suatu kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pengguna setelah batas waktunya habis. Hal ini dilakukan untuk
mengingatkan pengguna agar mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Soeatminah menyatakan 1992 : 148 bahwa ”apabila buku yang di pinjam tidak
dikembalikan pada batas waktu yang telah ditentukan, perpustakaan perlu mengirim surat tagihan kepada peminjam.”
Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004 : 83 bahwa ada beberapa tahap yang dilakukan dalam proses penagihan, yaitu:
” 1. Penagihan pertama 2. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan
3. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan”
Tahapan yang telah diuraikan di atas, harus benar-benar dijalankan oleh pustakawan bagian sirkulasi dan harus jelas dan tepat cara melakukannya.
Menurut Soeatminah 1992 : 148 dalam surat penagihan dicantumkan: “ a. Judul-judul buku yang ditagih
b. Biaya pengiriman surat c. Denda yang harus dibayar”
Universitas Sumatera Utara
Adapun prosedur penagihan bahan pustaka dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004 : 83 :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal
kembali bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari. 2.
Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai
pertinggal. 3.
Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat diketahui bahwa dalam prosedur penagihan bahan pustaka, petugas memeriksa keterlambatan pengembalian, petugas
membuat surat penagihan dua rangkap. Satu diberikan kepada peminjam dan yang satu lagi disimpan sebagai pertinggal, dan jika bahan pustaka dikembalikan setelah
ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.
2.2.2.1.5 Pemberian Sanksi
