Perancangan Struktur Identifikasi Kendala Sistem What to Change dengan Menggunakan

5.2.1. Perancangan Struktur

Sistem Supply Chain Sebelum menggunakan pendekatan TOC maka akan dirancang struktur sistem supply chain perusahaan seperti pada gambar 5.5.: Gambar 5.5. Struktur Sistem Supply Chain PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan Perusahaan melakukan perhitungan kebutuhan bahan baku untuk bulan berikutnya. Bagian pemasaran dan bagian produksi perusahaan akan memberikan informasi kebutuhan bahan baku pada bagian persediaan bahan baku. Bagian persediaan bahan baku akan mengirim purchase order PO kepada supplier berdasarkan kebutuhan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada minggu III Universitas Sumatera Utara supplier PT. Coca-Cola Amatil Indonesia akan melakukan analisis kebutuhan yang dikirimkan oleh perusahaan. Supplier dan perusahaan akan melakukan koordinasi dan kesepakan. Perusahaan telah menetapkan inventory bahan baku adalah untuk 1 bulan ke depan dengan jumlah persediaan pengaman safety stock adalah sebesar 1,5 dari total kebutuhan 1 bulan. Dengan adanya safety stock tersebut, kontinuitas produksi dapat berjalan walaupun terdapat fluktuasi permintaan. Perencanaan produksi dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama 1 bulan ke depan. Bagian produksi akan memperoleh data permintaan bulanan dari bagian pemasaran dan akan dijadwalkan untuk aktivitas produksi harian. Dan bagian pemasaran akan melakukan pendistribusian produk ke semua distributor perusahaan.

5.2.2. Identifikasi Kendala Sistem What to Change dengan Menggunakan

Current Reality Tree CRT Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi permasalahan inti dalam sistem supply chain. Alat yang digunakan adalah Current Reality Tree CRT. 5.2.2.1.Identifikasi Undesirable Effect UDEs Sebelum mengidentifikasi kendala yang terdapat dalam sebuah sistem, terlebih dahulu diamati dan ditentukan Undesireable Effect UDEs. UDEs merupakan indikasi awal yang menunjukkan sesuatu yang tidak diinginkan terjadi dalam sistem. Sebuah UDEs belum tentu adalah sebuah faktor penyebab. UDEs akan diindentifikasi di setiap bagian pada sistem supply chain PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan. Bagian tersebut antara lain : Universitas Sumatera Utara

A. Supplier

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan UDEs di bagian supplier adalah: 1. Ketepatan jumlah bahan baku yang dikirim 2. Kualitas bahan baku yang dikirim 3. Waktu pengiriman bahan baku 4. Prosedur pengiriman bahan baku Observasi pada bagian Supplier perusahaan: 1. Berdasarkan jumlah bahan baku yang dikirim, PT. Coca-Cola Amatil Indonesia yang bertindak sebagai supplier selalu dapat memenuhi jumlah permintaan dari PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan. Jumlah bahan baku yang dikirim oleh supplier akan lebih besar 1,5 dari permintaan yang dilakukan oleh perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kerusakan selama perjalanan dan mengantisipasi fluktuasi permintaan yang mungkin terjadi. 2. Kualitas bahan baku yang diterima perusahaan sudah memenuhi standard karena sebelum bahan baku diterima oleh bagian penerimaan, bagian quality control akan memeriksa bahan baku tersebut. Jika telah sesuai standard maka bahan baku akan langsung diterima bagian gudang tetapi jika tidak sesuai akan dikonfirmsai ke supplier. 3. Lead time penerimaan bahan baku adalah selama 2 minggu. Dari pengalaman yang diperoleh, supplier mampu memenuhi waktu tersebut sehingga tidak ada keterlambatan yang terjadi. Satu bulan sebelum melakukan permintaan, Universitas Sumatera Utara perusahaan harus mendapat informasi kebutuhan bahan baku dari semua bagian bagian yang membutuhkan. Oleh sebab itu, purchase order PO akan dikirim 2 minggu sebelum kebutuhan tersebut digunakan. 4. Prosedur penerimaan bahan baku berdasarkan urutan waktu adalah sebagai berikut: - Minggu I : Perusahaan melakukan perhitungan kebutuhan bahan baku untuk bulan berikutnya. Bagian pemasaran dan bagian produksi perusahaan akan memberikan informasi kebutuhan bahan baku pada bagian persediaan bahan baku. - Minggu II : Bagian persediaan bahan baku akan mengirim purchase order PO kepada supplier berdasarkan kebutuhan yang telah ditetapkan sebelumnya. - Minggu III : Pada minggu III supplier PT. Coca-Cola Amatil Indonesia akan melakukan analisis kebutuhan yang dikirimkan oleh perusahaan. Supplier dan perusahaan akan melakukan koordinasi dan kesepakan pada minggu ini. - Minggu IV : Setelah diperoleh kesepakan, maka bahan baku akan dikirim ke perusahaan. Pada proses validisasi yang dilakukan, supplier dapat mempertanyakan penggunaan bahan baku yang dikirim. Hal ini dikarenakan supplier perusahaan adalah PT. Coca-Cola Amatil Indonesia yang merupakan National Operation Indonesia dari PT Coca-Cola Company. Universitas Sumatera Utara Kesimpulan dari hasil observasi diatas adalah ditemukan UDEs pada bagian supplier yaitu adanya keterlibatan supplier dalam menentukan jumlah produk yang dibutuhkan oleh perusahaan, sehingga perusahaan harus berkoordinasi secara teratur untuk menghindari kesalahanketidakakuratan pengiriman bahan baku.

B. Bagian Persediaan Bahan Baku

Parameter yang digunakan untuk menentukan UDEs di bagian persediaan bahan baku adalah: 1. Prosedur penerimaan bahan baku 2. Stokpersediaan bahan baku 3. Aktivitas di gudang bahan baku Observasi di bagian persediaan bahan baku: 1. Prosedur penerimaan bahan baku di perusahaan dapat dilihat pada gambar 5.6.: Gambar 5.6. Prosedur Penerimaan Bahan Baku Universitas Sumatera Utara Beberapa masalah yang sering terjadi pada pelaksanaan sistem penerimaan bahan adalah supplier langsung menyerahkan barang ke User DepartmentRequestor dan tidak melalui receiver dan ketidakjelasan siapa yang bertanggung jawab terhadap proses penerimaan. 2. Perusahaan telah menetapkan inventory bahan baku adalah untuk 1 bulan ke depan dengan jumlah persediaan pengaman safety stock adalah sebesar 1,5 dari total kebutuhan 1 bulan. Dengan adanya safety stock tersebut, kontinuitas produksi dapat berjalan walaupun terdapat fluktuasi permintaan. Akan tetapi jika safety stock tersebut tidak digunakan, akan mengakibatkan penumpukan di gudang bahan baku karena pada pengiriman selanjutnya akan ada penambahan safety stock. 3. Aktivitas gudang bahan baku di PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan sangat tinggi. Hal ini disebabkan karena gudang bahan baku juga digunakan sebagai gudang penyimpanan spare part mesin-mesin perusahaan. Bahan baku sering terlihat berada di lantai dan tidak tertata dengan baik karena kapasitas gudang bahan baku yang tidak mampu menampung keseluruhan bahan baku dan spare part mesin. Kesimpulan dari hasil observasi diatas adalah ditemukannya UDEs pada bagian persediaan bahan baku yaitu ketidakkonsistenan perusahaan dalam menjalankan Standard Operating Procedure SOP penerimaan dan persediaan bahan baku. Selain itu, aktivitas gudang bahan baku yang sangat tinggi dan ketidakmampuan gudang bahan baku dalam menyimpan bahan baku dan spare part secara bersamaan. Universitas Sumatera Utara

C. Bagian Produksi

Parameter yang digunakan untuk menentukan UDEs di bagian persediaan bahan baku adalah: 1. Perencanaan produksi 2. Jadwal produksi 3. Kapasitas produksi 4. Efisiensi Mesin Observasi di bagian produksi PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan yaitu: 1. Perencanaan produksi dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama 1 bulan ke depan. Bagian produksi akan memperoleh data permintaan bulanan dari bagian pemasaran dan akan dijadwalkan untuk aktivitas produksi harian. Aktivitas produksi terkadang tidak sesuai dengan perencanaan awal karena adanya fluktuasi permintaan dari bagian pemasaran, misalnya perusahaan mengadakan event-event dalam hal promosi produk. PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan menetapkan 24.000 botol persediaan pengaman safety stock. 2. Kapasitas produksi mulai Januari 2010 – Nopember 2010 dapat dilihat pada pada tabel 5.6.: Universitas Sumatera Utara Tabel 5.6. Jumlah Produk yang Dihasilkan dan Produk Reject Januari- Nopember 2010 Bulan Produk yang Dihasilkan Cases Januari 377834.6 Februari 378945.7 Maret 400633.5 April 337985.1 Mei 338807.5 Juni 498343.9 Juli 369134.1 Agustus 366810.2 September 352104.7 Oktober 234836.4 Nopember 234836.3 Sumber: PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan 3. Bagian produksi PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan terdiri dari 3 lini produksi. Kerusakan mesin sering terjadi pada lini produksi yang pertama. Mesin filler merupakan mesin yang memiliki frekuensi kerusakan yang terbesar dari antara semua mesin yang ada. Jika terjadi kerusakan, dibutuhkan waktu 1 – 3 hari dalam memperbaikinya sehingga akan mengakibatkan target produksi tidak tercapai. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan akan menembah jam kerja melakukan lembur. Kesimpulan dari hasil observasi diatas adalah ditemukannya UDEs pada bagian produksi yaitu jangka waktu yang dibutuhkan dalam perbaikan mesin Universitas Sumatera Utara sangat lama, minuman yang tidak memenuhi standard akan langsung dibuang, jadwal produksi yang sering berubah-ubah.

D. Bagian Gudang Produk Jadi

Parameter yang digunakan untuk menentukan UDEs di bagian gudang produk jadi adalah: 1. Kapasitas gudang produk jadi 2. Aktivitas di gudang produk jadi 3. Kebijakan safety stock Observasi di bagian gudang produk jadi PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan yaitu: 1. Gudang produk jadi PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan tidak mampu menampung hasil produksi perusahaan. Produk yang dihasilkan atau yang akan didistribusikan terlihat di beberapa tempat yang bukan merupakan gudang seperti di lantai produksi. 2. Aktivitas gudang produk jadi sangat tinggi dan dapat dilihat setiap waktu ada forklift yang berjalan untuk membawa produk jadi ke mobil-mobil transport untuk didistribusikan. 3. Jumlah safety stock yang disediakan adalah sebesar 1000 crate 24.000 botol. Kebijakan ini ditetapkan berdasarkan pengalaman yang diperoleh dan bukan berdasarkan perhitungan yang akurat. Kesimpulan dari hasil observasi diatas adalah ditemukannya UDEs pada bagian gudang produk jadi yaitu ketidakmampuan gudang produk untuk Universitas Sumatera Utara menampung semua jenis produk yang akan didistribusikan, dan safety stock ditetapkan tidak berdasarkan kebutuhan dan kapasitas gudang sehingga banyak produk jadi yang menumpuk lama di gudang.

E. Bagian Pemasaran

Parameter yang digunakan untuk menentukan UDEs di bagian pemsaran adalah: 1. Perencanaan dan peramalan permintaan 2. Fluktuasi permintaan 3. Pelayanan terhadap konsumen 4. Informasi produk baru Observasi di bagian pemasaran PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan yaitu: 1. Peramalan permintaan periode depan didasarkan pada hasil penjualan periode lalu ditambahkan dengan peningkatan target penjualan periode depan. Bagian pemasaran tidak melakukan peramalan secara matematis agar lebih akurat. Dan formulasi peramalan permintaan untuk seluruh jenis produk disamaratakan walaupun memiliki karaktersitik yang berbeda-beda. 2. Bagian pemasaran sering mengalami keterlambatan dalam mengantisipasi fluktuasi permintaan yang mungkin terjadi, sehingga mengalami kesulitan dalam berkoordinasi dengan bagian produksi. 3. Minimnya informasi yang diperoleh oleh setiap sales mengenai produk- produk baru yang dipasarkan membuat pelayanan menjadi kurang baik bagi Universitas Sumatera Utara konsumen. Tetapi ini telah diantisipasi perusahaan dengan melakukan trainning pada bagian pemasaran. Kesimpulan dari hasil observasi diatas adalah ditemukannya UDEs pada bagian pemasaran yaitu peramalan yang tidak akurat dan formulasi peramalan yang tidak sesuai dengan karakteristik produk dan tingginya fluktuasi permintaan akibat banyaknya kegiatan-kegiatan yang disponsori di luar perencanaan awal. 5.2.1.2.Penentuan Undesireable Effects UDEs Berdasarkan hasil obeservasi pada setiap bagian dalam sistem supply chain dan data operasional perusahaan, maka diperoleh 8 Undesireable Effect UDEs yang akan digunakan untuk mengembangkan Current Reality Tree CRT yang merupakan tools pertama dalam metode analisis TOC, yaitu : 1. Keterlibatan supplier sangat besar karena penyedia bahan baku perusahaan adalah PT. Coca-Cola Amatil Indonesia yang juga merupakan induk perusahaan. 2. Gudang bahan baku dan sparepart berada pada tempat yang sama, sehingga menimbulkan penumpukan material. 3. Aktivitas gudang bahan baku yang tinggi karena gudang bahan baku dijadikan juga sebagai gudang penyimpanan spare part. 4. Jadwal produksi yang sering berubah-ubah. 5. Penentuan safety stock tidak berdasarkan perhitungan kebutuhan tetapi ditetapkan sama untuk setiap bulannya. 6. Terjadi penumpukan produk jadi di gudang. Universitas Sumatera Utara 7. Fluktuasi permintaan yang tinggi. 8. Ramalan permintaan yang tidak akurat. 5.2.1.3.Pembentukan Current Reality Tree CRT Level 0 UDEs yang telah ditetapkan diatas disusun dalam bentuk diagram CRT untuk dilihat hubungan sebab – akibatnya. Adapun Gambar Diagram CRT untuk masing-masing bagian dapat dilihat pada dapat dilihat pada Gambar 5.7.: Gambar 5.7. Current Reality Tree CRT Level 0 Universitas Sumatera Utara CRT level 0 akan diuraikan berdasarkan bagian-bagian pada sistem supply chain perusahaan yaitu supplier, bagian persediaan bahan baku, bagian produksi dan bagian pemasaran. Gambar 5.8a. Current Reality Tree CRT Level 1 Universitas Sumatera Utara Gambar 5.8b. Current Reality Tree CRT Level 2 Universitas Sumatera Utara Gambar 5.8c. Current Reality Tree CRT Level 3

5.2.1.4. Pengembangan Current Reality Tree CRT

CRT level 0,1,2,dan 3 yang telah dibentuk dikembangkan lebih lanjut untuk mendapatkan diagram sebab akibat yang lebih lengkap. CRT yang telah dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 5.9. Universitas Sumatera Utara Gambar 5.9. Current Reality Tree CRT Level 4 Universitas Sumatera Utara 5.2.1.5.Penjelasan Current Reality Tree CRT Dari delapan UDEs yang dibentuk maka dikembangkan diagram Current Reality Tree CRT yang merangkai hubungan sebab akibat cause and effect relationship. CRT juga mencari hubungan antar masalah yang muncul, sehingga faktor – faktor utama penyebab kendala semakin mudah ditemukan. Sebagai contoh: UDEs no 8 yaitu peramalan permintaan tidak akurat, hal ini disebabkan oleh 2 hal metode peramalan disamakan untuk semua jenis produk dan akibat fluktuasi permintaan yang tinggi. Kemudian keakuratan peramalan tersebut dapat menyebabkan jadwal induk produksi sering berubah-ubah UDEs no.4, demikian seterusnya untuk UDEs yang lain. Dari hubungan sebab akibat tersebut, diperoleh beberapa root causes faktor-faktor penyebab kendala yang dapat ditandai dari tidak adanya tanda panah yang masuk ke dalam kotak tersebut. Namun pengembangan CRT bertujuan untuk mencari inti permasalahan Core conflict yang menyebabkan terjadinya kesepuluh UDEs tersebut. Dari diagram CRT tersebut ditarik kesimpulan bahwa faktor utama penyebab kendala Core Conflict pada sistem supply chain di PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Medan selama penelitian berlangsung adalah: 1. Peramalan permintaan produk tidak akurat sehingga pelaksaan produksi tidak seperti yang direncanakan. 2. Penentuan Safety stock perusahaan tidak berdasarkan kebutuhan sehingga sering terjadi penumpukan produk di gudang. 3. Koordinasi antara bagian pemasaran dengan bagian PPIC tidak berjalan dengan baik tidak terkoordinasi. Universitas Sumatera Utara

5.2.2. Eksploitasi Kendala – kendala yang Ditemukan to what to change