Penerimaan Bahan Makanan Oleh Bagian Receiving

7

2.2 Penerimaan Bahan Makanan Oleh Bagian Receiving

Penerimaan bahan-bahan makanan untuk kebutuhan dapur dapat dilakukan dengan melalui tahapan mengajukan permintaan bahanbarang dengan mengisi formulir food requistion,yang harus disetujui dan ditanda tangani oleh staf yang bewenang dibagian yang bersangkutan tersebut,misalnya supervisior restoran atau restoran manajer,kemudian receiving Sulatiyono Agus 1999 : 198. Penerimaan bahan makanan sangat penting dalam pengendalian harga pokok makanan.Fungsi ini merupakan rangkaian lanjutan setelah bahan makanan dipesan oleh fungsi pembelian dan penerimaan.Fungsi penerimaan harus dikendaliakan oleh manajemen agar melakukan perannya yang sangat vital dalam pencapaian target harga pokok bahan makanan.Tujuan pengendalian aktivitas fungsi penerimaan adalah agar hotelrestoran: a. Mendapatkan jumlah sesuai dengan yang dipesan b. Mendapatkan harga yang sesuai dengan yang ditawarkan c. Mutu bahan makanan yang diterima sesuai dengan yang ditawarkan Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan berbagai sistem prosedur penerimaan bahan makanan oleh bagian receiving :

1. Tugas Dan Tanggung Jawab Receiving

8 Peranan receiving sangat berpengaruh dalam penerimaan barang dan harus mempersiapkan diri sebelumnya dengan memiliki pengetahuan khusus mengenai barang-barang yang akan diterima terutama tentang kualitas, spesifikasi atau jenis dari barang yang akan diterima agar sesuai dengan yang diharapkan oleh sipemakai barang. Selain pengetahuan dasar tersebut faktor penunjang lain seperti kelengkapan administrasi dan peralatan yang memadai juga harus sudah dipersiapkan sebelumnya,antara lain: a. Lembarformulir purchase order yang sudah disetujui,sebagai pedoman dalam menerima barang dari berbagai supplier yang akan datang pada hari yang sudah ditentukan b. Lembarformulir memorandum invoice,yaitu formulir yang di pakai untuk mencatat kembali nota-nota sesuai dengan barang yang diterima pada hari itu. c. Lembarfolmulir daily receiving report,yaitu folmulir yang dipakai untuk membuat rekap barang-barang yang diterima pada hari itu,sesui dengan nota dan memorandum voice untuk dilporkan kepada bagian hutang. d. Lembar atau spesifikasi barangbahan yang akan diterima sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan dan daftar harga yang berlaku. e. Peralatan utama seperti timbanga besar,timbangan elektronik,keranjang plastik besar untuk mengangkut barangbahan kegudang dan kedapur Suarsana Nyoman,2007:49. 9

2. Pengawasan Dalam Penerimaan Barang

Sebagai petugas receiving sekaligus petugas storekeeper harus selalu mempunyai ketelitian dan pengawasan terhadap barang-barang. Barang-barang yang diperiksa harus benar-benar diperiksa kecocokanya dengan teliti sesuai dengan perincian standar pembelian yang telah ditetapkan oleh hotel.Pengawasan yang luas meliputi semua ciri-ciri khas kualitas harus diadakan. Ketelitian tersebut antara lain mengecek nota pembelian,mengecek barang baik jumlah,jenis,harga,dan kualitas dicocokan dengan catatan dan market list dan membuka setiap barang yang terbungkus untuk mengetahui kebenaran dari isi barang. Setelah cocok dengan barang, yang sudah dibeli dimasukkan ke gudang untuk disimpan.Tugas receiving clerk selain menerima barang dan meneliti barang maka juga harus mengadakan pengawasan pada saat pemasukan barang ke gudang oleh vendor,ini bertujuan untuk menghindari pencurian barang karena sebenarnya tidak dibenarkan vendor masuk kedalam area penyimpanan barang. Penerimaan barang merupakan tugas dari receiving staff yang berkewajiban untuk menerima,memeriksa barang atau bahan olahan yang datang dan diserahkan oleh vendor atas pesanan dari bagian purchasing sesuai dengan Standard Purchase Specification SPS. Petugas receiving harus selalu mengadakan pengawasan dan 10 ketelitian setiap barang- barang yang datang. Barang-barang tersebut akan dimasukan ketempat penyimpanan WA Marsum,1993:45.

3. Kelancaran Operasional Barang

Untuk menunjang kelancaran operasional barang di hotel,semua barang- barang yang masuk kehotel untuk keperluan operation hams melalui bagian receiving guna pendataan dan pengawasan.Barang-barang yang diterima oleh bagian receiving merupakan barang barang permintaan dari masing-masing departemen yang ada dihotel yang sebelumnya telah ada pembelian oleh bagian pengadaan barang atau bagian purchasing. Bagian purchasing bertugas dalam hal pengadaan barang dan barang untuk semua keperluan atas dasar permintaan.pengadaan barang diadakan setelah mendapatkan persetujuan tertulis dari Chief Accounting dan General Managerkemudian mencari penawaran kepada supplier.Pembelian bahan harus diatur dengan spesifikasi tertentu sehingga didapat bahan dengan kualitas dan kuantit as baik.Setelah terjadi kesepakatan antara purchasing denga supplier maka pengiriman barang dilakukan,yang sebelumnyatelah dibahas diatas pada pengadaan barang. Penerimaan barang merupakan tugas dari receiving staff yang berkewajiban untuk menerima, memeriksa barang atau bahan olahan yang datang dan diserahkan 11 oleh vendor atas pesanan dari bagian purchasing sesuai dengan Standard Purchase Specification SPS. Petugas Receiving harus selalu mengadakan pengawasan dan ketelitian setiap barang-barang yang datang.Barang-barang yang telah lolos dari pengwasan dan ketelitian petugas Receiving,barang-barang tersebut akan dimasukan ketempat penyimpanan.

4. Daily Receiving Report Food

Prepared By : Received By : Checked By : Receiving Clerk. Store Keeper. Cost control

2.3 Penyerahan Bahan Makanan ke Bagian Dapur