4.2.2.3 Monitoring
Monitoring dilakukan seiring dengan berjalannya program. Monitoring diperlukan agar kesalahan-kesalahan awal dapat segera diketahui dan dapat dilakukan
tindakan perbaikan sehingga mengurangi resiko yang lebih besar. Untuk itu tahap monitoring, dapat diibaratkan sebagai tubuhnya Program Dana Pinjaman Bergulir. Tahap
inilah yang paling penting karena berkaitan dengan kelancaran penyelenggaraan Program Dana Pinjaman Bergulir terutama aspek penggunaan dan pengembalian dana.
Bentuk monitoring yang dilakukan oleh Tim Pokja dalam menunaikan perannya sebagai pengelola dana pinjaman bergulir adalah dengan kunjungan ke lapangan.
Secara umum yang dimonitor adalah penggunaan dana dan pengembalian dana. Juga mengenai perkembangan dari dana pinjaman itu sendiri terhadap KSP USP-Kop dengan
melihat pembukuannya mengenai tabungan dan peminjaman anggota-anggota koperasi. Penggunaan dana yang tepat guna meliputi pengawasan terhadap siapa-siapa
dana disalurkan oleh KSP USP-Kop, dan digunakan untuk apa dana tersebut. Dalam monitoring ini yang dicegah adalah penyalahgunaan dana pinjaman untuk kepentingan
pribadi pengurus KSP USP-kop atau anggotanya, kesalahan menyalurkan dana kepada yang bukan anggota KSP USP-Kop, dan kesalahan lainnya yang bila dibiarkan lebih lanjut
akan beresiko besar terhadap hilangnya dana. Sementara mengenai pengembalian dana, pengawasan dalam hal kelancaran
pengembalian dana pinjaman setiap bulannya. Dalam pengembalian dana, terdapat prosedur yang jelas, dimana KSP USP-Kop membayar pinjaman dengan menyetorkannya
ke Bank yang telah ditunjuk sebelumnya oleh Pemkab Deli Serdang yang dalam hal ini adalah Bank SUMUT. Monitoring yang dilakukan oleh Tim Pokja dalam pengembalian
Universitas Sumatera Utara
dana dengan mengambil cetakan rekening koran KSP USP-Kop dari Bank dan melakukan pengecekan langsung ke lapangan, yaitu mencocokkan rekening koran dengan bukti yang
ada pada KSP USP-Kop yang bersangkutan. Masalah yang sering timbul dalam pengembalian dana adalah tidak adanya
nama koperasi dalam rekening koran. Sehingga Tim Pokja harus mengecek ke semua KSP USP-kop yang tidak ada namanya dalam rekening koran hingga ditemukan milik koperasi
mana rekening koran tersebut. Untuk mengatasi masalah ini sering kali Tim Pokja saat kunjungan ke lapangan mengingatkan kepada pengurus untuk tidak lupa mencantumkan
nama koperasi selain nama penyetor. Selain itu terkadang, Tim Pokja yang melakukan kunjungan ke lapangan tidak
mendapatkan pengurus di koperasi padahal telah membuat janji sebelumnya. Masalahnya sulit diatasi bila pengurus maupun KSP USP-Kop itu tidak memiliki nomor telepon yang
dapat dihubungi. Sehingga kunjungan ke lapangan bersifat spontan. Namun terkadang Tim pokja juga pernah sengaja melakukan kunjungan ke lapangan tanpa pemberitahuan
sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk melihat apakah benar ada tidaknya kegiatan di KSP USP-Kop itu. Sehingga diketahui apakah kegiatan hanya ada bila petugas datang
memantau. Mengenai jadwal monitoring, seluruh informan mengemukakan jawaban yang
sama bahwa tidak ada jadwal yang disusun. Monitoring dilakukan minimal sekali dalam satu bulan yaitu saat pengecekan rekening koran. Namun bila dibutuhkan monitoring dapat
dilaksanakan lebih dari satu kali sesuai dengan kesepakatan dalam rapat Tim Pokja. Dimana dalam rapat tersebut juga ditetapkan petugas-petugas yang melakukan monitoring
kunjungan ke lapangan dimana penunjukan petugas menjadi wewenang dari Ketua Tim
Universitas Sumatera Utara
Pokja. Sedangkan mengenai dana untuk monitoring dibebankan kepada anggaran biaya operasional yang terdapat pada rekening Bendahara Penerima dan Penyetor Dinas PMK
dan PKM Kabupaten Deli Serdang. Sementara untuk ada tidaknya manfaat yang timbul setelah dilakukan
monitoring, setelah mendengar jawaban dari para informan, ada beberapa manfaat atau dampak yang timbul. Salah satunya adalah monitoring yang dilakukan untuk mengawasi
pengembalian dana. KSP USP-kop yang membayarkan pinjaman semakin lancar dan tepat waktu tiap bulannya. Sehingga pengembalian dana yang menunggak dapat diminimalisir.
Dengan diadakannya monitoring secara rutin, KSP USP-kop akan merasa diawasi sehingga mereka tidak berpikir untuk bertindak menyelewengkan kewajiban mereka
sebagai pengelola dana langsung. Selain itu, sejauh ini mulai dari tahun 2004 hingga sekarang, pengembalian dana berjalan dengan baik dimana setiap KSP USP-Kop
membayarkan baik pinjaman pokoknya maupun jasanya selama kurun waktu dua tahun. Proses monitoring yang dilakukan dengan kunjungan ke lapangan sama halnya
dengan proses pembinaan. Walaupun dalam Perda No. 3 Tahun 2006 pembinaan dan monitoring dicantumkan terpisah, namun dalam pelaksanaannya Tim Pokja dalam
melakukan kunjungan ke lapangan sekaligus mengadakan monitoring dan pembinaan. Hal ini dikarenakan tidak ada aturan yang jelas mengenai pelaksanaan teknis pembinaan dan
monitoring, apakah diperbolehkan melakukannya dalam satu waktu kunjungan atau tidak. Namun menurut penulis, hal ini tidak menjadi persoalan, selama petugas mampu
menjalankan dua tugas sekaligus. Selain itu sulitnya pencairan dana operasional dan pembuatan janji kunjungan, membuat pelaksanaan monitoring sekaligus pembinaan dalam
satu waktu kunjungan sah-sah saja.
Universitas Sumatera Utara
4.2.2.4 Evaluasi
Kategori