Perencanaan Implementasi dan Evaluasi Ke

KATA PENGANTAR

Di era global seperti sekarang ini, kesadaran anggota masyarakat terhadap keberadaan organisasi dan manajemen semakin meningkat. Ketatnya persaingan, meningkatnya kadar

semakin dirasakannya keterbatasan, mendorong orang-orang untuk semakin hati- hati dalam berpikir dan bertindak, terutama dalam urusan bisnis yang menuntut kecermatan dalam perencanaan, kesungguhan dalam pelaksanaan, dan kejelian dalam evaluasi, agar tujuan tercapai dengan baik. Oleh karena itu, memahami manajemen dan keterampilan dalam menerapkan fungsi-fungsinya menjadi penting.

ketidakpatian,

dan

Dalam manajemen, tahap perencanaan memegang peranan penting, karena perencanaan merupakan langkah awal untuk memiliki sebuah pedoman kerja yang terarah dan jelas, sehingga aktifitas organisasi dapat diarahkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan yang baik memberikan kontribusi besar terhadap keberhasilan mencapai tujuan, tetapi sebuah rencana tidak berarti apa-apa tanpa adanya pelaksanaan atau implementasi. Oleh karena itu, dalam buku ini perencanaan dan implementasi menjadi bahasan utama, kemudian dilengkapi dengan evaluasi. Hal lain yang perlu juga dikemukakan, bahwa rencana yang baik dapat dijadikan pedoman pelaksanaan sekaligus dapat digunakan sebagai pedoman evaluasi, karena dalam prakteknya evaluasi adalah membandingkan antara target yang ditetapkan dalam rencana dan realisasi sebagai hasil implementasi.

Hal lain yang perlu digarisbawahi adalah tentang perubahan cara pandang seseorang dalam menyikapi proses perencanaan dan munculnya sebuah rencana. Dalam Hal lain yang perlu digarisbawahi adalah tentang perubahan cara pandang seseorang dalam menyikapi proses perencanaan dan munculnya sebuah rencana. Dalam

Buku ini diberi judul "Perencanaan, Implementasi, dan Evaluasi Kebijakan (Fungsi-Fungsi Manajemen)”, yang diharapkan dapat menjadi bahan renungan bagi pembaca, khususnya mahasiswa dalam memahami tentang fungsi- fungsi manajemen yang tidak dapat dipisahkan dengan manajemen secara keseluruhan. Bagi mahasiswa atau orang yang memiliki minat untuk mempelajari seluk beluk manajemen, buku ini akan sangat membantu dalam memahami keterkaitan antara perencanaan, implementasi, dan evaluasi, sehingga dapat menambah wawasan untuk dijadikan bekal dalam mengemban tugas sebagai manajer.

Diakui bahwa dalam penyusunan buku ini penulis banyak menghadapi kendala yang disebabkan oleh keterbatasan, terutama keterbatasan waktu dan tenaga. Tetapi berkat bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, kendala-kendala tersebut dapat diatasi sehingga buku ini selesai disusun dan akhirnya sampai ke tangan pembaca. Oleh karena itu, dalam kesempatan yang baik ini penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam berbagai bentuk.

Akhirul kata, penulis berharap semoga buku ini bermanfaat bagi siapa saja yang ingin mengembangkan diri melalui belajar dan berpikir, sehingga hari ini akan lebih baik dari kemarin, dan hari esok akan lebih baik dari hari ini Akhirul kata, penulis berharap semoga buku ini bermanfaat bagi siapa saja yang ingin mengembangkan diri melalui belajar dan berpikir, sehingga hari ini akan lebih baik dari kemarin, dan hari esok akan lebih baik dari hari ini

Majalengka, April 2014

Penulis

PENGANTAR PENERBIT

Dewasa ini perkembangan Iptek semakin pesat, seiring dengan tuntutan zaman yang semakin kompleks, sehingga diperlukan pemikiran yang arif dan bijak guna menghadapi perubahan yang terus berlangsung. Demikian juga di bidang sosial, perubahan terus terjadi sehingga memerlukan perubahan cara pandang ke arah yang lebih baik agar apa yang dilakukan lebih efektif dan efisien.

Pada tataran praktis, harus diakui bahwa orang semakin sadar akan perlunya berpikir dan bertindak cermat dalam segala hal, karena tingginya persaingan dan dinamika hidup yang semakin kompleks, di mana semua pekerjaan harus direncanakan terlebih dahulu. Perencaan, implementasi, dan evaluasi merupakan fungsi-fungsi manajemen yang paling krusial dalam kehidupan.

Oleh karena itu, kami berusaha menerbitkan buku yang berjudul “Perencanaan, Implementasi, dan Evaluasi Kebijakan Fungsi-Fungsi Manajemen” ini, sebagai salah satu bentuk apresiasi dan dukungan untuk mewujudkan cita-cita beliau yang ingin menyumbangkan buah pikirannya kepada masyarakat dan bangsa agar mampu menghadapi hidup dan kehidupan dengan berbagai persoalannya demi kemajuan di masa yang akan datang.

Buku ini ditulis oleh Prof. Dr. H.A. Yunus, Drs., SH., MBA, M.Si. dibantu oleh Dr. E.Kosmajadi, M.M.Pd. Di sela-sela kesibukannya sebagai Rektor Universitas Majalengka, beliau masih sempat menulis demi pengabdiannya kepada dunia pendidikan yang telah ditekuninya sejak 1967. Beliau meniti karir sebagai pendidik sejak usia muda sampai saat ini. Dalam perjalanan karirnya beliau sempat memasuki dunia birokrasi, tetapi naluri kependidikan tetap kuat dan akhirnya kembali ke dunia Buku ini ditulis oleh Prof. Dr. H.A. Yunus, Drs., SH., MBA, M.Si. dibantu oleh Dr. E.Kosmajadi, M.M.Pd. Di sela-sela kesibukannya sebagai Rektor Universitas Majalengka, beliau masih sempat menulis demi pengabdiannya kepada dunia pendidikan yang telah ditekuninya sejak 1967. Beliau meniti karir sebagai pendidik sejak usia muda sampai saat ini. Dalam perjalanan karirnya beliau sempat memasuki dunia birokrasi, tetapi naluri kependidikan tetap kuat dan akhirnya kembali ke dunia

Selain itu, beliaupun aktif sebagai pengajar pada Program Pascasarjana Universitas Majalengka dan pada beberapa perguruan tinggi di Jawa Barat. Pada diri beliau melekat beberapa sifat yang layak diteladani dan sangat bermanfaat bagi yang lain, yakni pandai memotivasi orang lain, selalu siap menjadi pengayom, dan cepat tanggap terhadap ide dan gagasan yang inovatif.

Kami berharap, dengan terbitnya buku ini semoga menjadi pendorong bagi semua orang untuk mengikuti jejaknya, menjadi pendidik yang produktif termasuk dalam menghasilkan karya tulis sebagai salah satu bentuk pengabdian kepada masyarakat.

Majalengka, April 2014

Penerbit

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kebijakan publik (public policy), erat kaitannya dengan kehidupan bersama di dalam suatu Negara dengan berbagai aspek. Apabila membahas tentang negara, tentu saja akan meluas kepada hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan bersama yang berkenaan dengan :

a. Siapa dan apa saja yang tinggal di negara,

b. Siapa dan apa saja yang menjadi bagian dari negara tersebut, baik ketika berada di dalam negara maupun di luarnya,

c. Siapa dan apa saja yang berhubungan dengan negara dan warga negara dari negara yang bersangkutan.

Dari ketiga hal di atas dapat dilihat bahwa kehidupan bersama yang kita namakan negara, secara mutlak mengatur siapa dan apa yang ada di dalam negara. Kehidupan bersama di dalam suatu negara perlu diatur, tujuannya adalah agar satu sama lain tidak saling merugikan. Namun bukan sekedar diatur, melainkan perlu juga ada peraturan yang berlaku secara mengikat untuk semuanya. Bagi masyarakat yang melanggar akan diberi sanksi sesuai dengan bobot pelanggarannya, dijatuhkan oleh lembaga yang mempunyai tugas menjatuhkan sanksi. Aturan tersebut secara sederhana kita pahami sebagai kebayakan publik.

Dengan demikian, kebijakan publik dapat juga dikatakan sebagai hukum. Namun secara lebih jelas, perlu dikemukakan definisi kebijakan publik yang telah dirumuskan oleh para pakar, antara lain pendapat Thomas R.Dye dalam Nugroho (2004;3), yang menyatakan bahwa : “Kebijakan publik sebagai Dengan demikian, kebijakan publik dapat juga dikatakan sebagai hukum. Namun secara lebih jelas, perlu dikemukakan definisi kebijakan publik yang telah dirumuskan oleh para pakar, antara lain pendapat Thomas R.Dye dalam Nugroho (2004;3), yang menyatakan bahwa : “Kebijakan publik sebagai

Sedangkan menurut Harord Laswell kebijakan publik melupakan suatu program yang diproyeksikan dengan tujuan- tujuan tertentu, nilai-nilai tertentu, dan praktek-praktek tertentu. Definisi ini menggambarkan bahwa dalam kebijakan publik akan mengandung rumusan tujuan yang ingin dicapai, nilai-nilai yang ingin dilestarikan, dan praktek-praktek yang akan dilakukan sebagai implementasi dari kebijakan yang bersangkutan.

Masih banyak pendapat para ahli yang lain, namun perlu dicari rumusan yang lebih sederhana tanpa mengurangi makna yang ada di dalamnya. Menurut Riant Nugroho (2004: 4), kebijakan publik adalah “segala sesuatu yang tidak dikerjakan oleh pemerintah”

Untuk memahami, siapa pemerintah itu yang sebenarnya, memang agak sulit untuk dijawab dengan tegas, karena tergantung kepada ungkapan-ungkapan yang mendahuluinya.

Contoh : “Kemudian daripada itu untuk membentuk suatu

pemerintah negara Indonesia yang melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia dan untuk memajukan kehidupan bersama, mencerdaskan kehidupan bangsa, dan ikut melaksanakan ketertiban dunia berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi, dan keadilan sosial…” (Pembukaan UUD 1945 alinea keempat).

Dalam ungkapan tersebut yang dimaksud dengan pemerintah adalah mencakup seluruh organisasi negara, baik itu MPR, DPR, BPK, MA, dan Pemerintah Daerah. Kemudian Dalam ungkapan tersebut yang dimaksud dengan pemerintah adalah mencakup seluruh organisasi negara, baik itu MPR, DPR, BPK, MA, dan Pemerintah Daerah. Kemudian

Sedangkan dalam ungkapan lain, pemerintah memiliki pengertian yang berbeda. Misalnya dalam ungkapan : “Pemerintahan Megawati merupakan kelanjutan dari pemerintahan Abdurachman Wahid....” Dalam ungkapan ini pemerintahan berarti Presiden beserta seluruh kabinet dan jaringan pemerintahan daerahnya. Walaupun yang disebut adalah nama Megawati atau Abdurachman Wahid, namun yang dimaksud bukan individu melainkan seperangkat orang dalam kebersamaan.

Dari beberapa contoh di atas tampak bahwa belum ada rumusan yang jelas, siapa pemerintah sebagai aktor sentral dari kebijakan publik? Tetapi sudah mulai terlihat bahwa yang dimaksud dengan pemerintah tidak merujuk kepada seseorang atau individu, melainkan badan-badan publik yang bertujuan untuk melaksanakan tujuan negara. Maka untuk memahaminya perlu mengenal terlebih dahulu bahwa di dalam kehidupan bersama terdapat tiga jenis organisasi, yaitu:

a. Organisasi publik

b. Organisasi pencari laba

c. Organisasi bukan pencari laba. Berdasarkan tiga jenis organisasi tersebut, kebijakan

publik merupakan kebijakan yang dibuat oleh organisasi publik. Dengan demikian, dalam beberapa hal organisasi publik identik dengan pemerintah.

Dalam memahami suatu negara yang di dalamnya terdapat kebersamaan, begitu banyak pihak-pihak yang terlibat. Maka untuk menjaga kebersamaan tersebut perlu suatu aturan yang mampu mengatur semuanya. Sebelumnya, yang berfungsi sebagai perekat kebersamaan masyarakat adalah nilai-nilai kepercayaan, agama, dan tradisi yang dikenal dengan istilah modal sosial. Namun dalam lingkup yang lebih besar dan kompleks ketiga hal tersebut tidak cukup, sehingga berkembang menjadi administrasi. Karena berkaitan dengan publik, maka disebut administrasi publik.

Istilah administrasi publik (public administration) yang berasal dari bahasa Inggris diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia dengan beberapa istilah, ada yang menggunakan : administrasi publik, administrasi negara, administrasi pemerintahan, bahkan ada yang lebih sempit merujuk kepada birokrasi maupun sebuah sistem politik. Di dalam kamus Inggris-Indonesia (John M Echols) yang diterjemahkan oleh Hassan Shadily, public administration diterjemahkan sebagai ilmu ketata-prajaan, ilmu usaha negara, administrasi pemerintahan, atau negara”.

Urusan negara dari masa ke masa terus berkembang dengan berbagai perubahan pandangan sesuai dengan tuntutan keadaan, bahkan negara membentuk bermacam-macam organisasi yang justru tidak diurus dengan cara negara, misalnya dengan adanya Badan Usaha Milik Negara (BUMN) baik yang diurus oleh negara maupun bukan oleh negara. Dengan demikian, administrasi negara yang semula hanya berkaitan dengan pemerintahan, birokrasi, politik, dan sebagainya sekarang dituntut untuk melebarkan pandangan ke luar dari khasanah “administrasi negara”. Implikasinya makna administrasi tidak hanya sebagai administrasi saja melainkan dipahami sebagai manajemen. Hal ini berdasarkan alasan bahwa arti administrasi secara etimologis terlalu sempit karena Urusan negara dari masa ke masa terus berkembang dengan berbagai perubahan pandangan sesuai dengan tuntutan keadaan, bahkan negara membentuk bermacam-macam organisasi yang justru tidak diurus dengan cara negara, misalnya dengan adanya Badan Usaha Milik Negara (BUMN) baik yang diurus oleh negara maupun bukan oleh negara. Dengan demikian, administrasi negara yang semula hanya berkaitan dengan pemerintahan, birokrasi, politik, dan sebagainya sekarang dituntut untuk melebarkan pandangan ke luar dari khasanah “administrasi negara”. Implikasinya makna administrasi tidak hanya sebagai administrasi saja melainkan dipahami sebagai manajemen. Hal ini berdasarkan alasan bahwa arti administrasi secara etimologis terlalu sempit karena

Dewasa ini, administrasi negara dihadapkan kepada perkembangan yang semakin kompleks, dengan meluas dan rumitnya misi sejalan dengan munculnya konsep good governance. Istilah ini disebut sebagai kepemerintahan yang baik (LAN, 2000). Oleh karena itu, implementasi administrasi dengan pola lama tidak akan mampu merespon kepentingan masyarakat secara keseluruhan. Apalagi apabila merujuk kepada ciri-ciri good governance rumusan UNDP, yang harus dipenuhi yaitu: partisipasi, kekuasaan hukum, transfaransi, ketanggapan, orientasi konsensus, kesetaraan, hasil guna dan dayaguna, ketanggunggugatan, dan visi strategis.

Khusus mengenai perubahan pokok yang berkaitan dengan makna administrasi publik, tidak lagi sekedar pemerintah (eksekutif), melainkan berkembang kepada makna negara (state), sehingga menjadi aktor-aktor yang berkenaan dengan penyelenggaraan negara, yang menyangkut sektor masyarakat.

Dari uraian di atas dapat dipahami bahwa di sebuah negara dalam arti luas yang sering juga disebut sebagai sistem politik, terdapat dua kelompok organisasi besar, yakni negara (state) dan masyarakat (society). Pada masa-masa yang telah lalu, pembagian kelompok organisasi dalam pembelajaran administrasi negara meliputi tiga hal, yakni negara (state), masyarakat (society), dan swasta (private). Menurut Dwidjowiyoto dalam Nugroho (2004:15), sekarang muncul pemikiran baru tentang pemilahan yang disusun secara konsisten sesuai dengan konsep di atas, sebagai berikut:

Tabel: 1.1 Aktor Versus Kegiatan

Kegiatan

Pelaba/Bisnis Pelaku Negara

Nirlaba/Non Bisnis

• Eksekutif

Badan Usaha

(pemerintah)

Milik Negara

• Legislatif (MPR/DPR)

• Yudikatif (MA) • Akuntatif (BPK) • Konsultatif (DPA)

Masyarakat • Politik & Hukum • Formal

(Parpol, Kelompok-

(Perseroan,

Firma, CV, Kelompok-kelompok

kelompok penekan,

UD, UB,

kepentingan, dsb)

Koperasi, dsb)

(Perorangan, (Pendidikan, Agama,

kelompok, Kesehatan, Kesenian,

Rumah Tangga,

Kepemeliharaan,

dsb)

Kekeluargaan, dsb)

Pemikiran di atas berdasarkan konsep kegiatan pokok manusia yang bersifat sosial dan tidak semata-mata mengumpulkan keuntungan ekonomi. Selain itu, dimaksudkan untuk mendorong manusia untuk membangun kerja sama dan persaingan.

Dari uraian di atas semakin tampak bahwa tatanan suatu negara dibentuk oleh berbagai kelompok, kelompok-kelompok tersebut masing-masing memiliki tujuan yang ingin dicapai dan di dalamnya terdapat aktivitas kebersamaan dengan berbagai pendukungnya. Sampai di sini, kelompok-kelompok Dari uraian di atas semakin tampak bahwa tatanan suatu negara dibentuk oleh berbagai kelompok, kelompok-kelompok tersebut masing-masing memiliki tujuan yang ingin dicapai dan di dalamnya terdapat aktivitas kebersamaan dengan berbagai pendukungnya. Sampai di sini, kelompok-kelompok

1.2 Organisasi

Untuk memahami istilah organisasi, terlebih dahulu perlu dikemukakan beberapa definisi dasar yang berkaitan dengan organisasi, meliputi : a) pengertian organisasi; b) struktur organisasi c) desain organisasi, dan d) teori organisasi.

a. Pengertian Organisasi

Menurut Stephen P. Robbins (1994:4), “Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus-menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan”.

Dari definisi di atas dapat diambil pokok-pokok pemikiran yang merupakan ciri dari organisasi, dengan penjelasan sebagai berikut:

1) Dikoordinasikan dengan sadar Di dalam sebuah organisasi diperlukan adanya koordinasi,

karena di dalam organisasi terdapai bermacam-nracam sumber daya, baik sumber daya manusia maupun bukan manusia. Inti dari organisasi adalah manusia yang merupakan kesatuan sosial, yang berarti bahwa unit itu terdiri atas orang atau kelompok orang. Adapun yang dinamakan kelompok tentu terdiri atas dua orang atau lebih yang satu sama lain terlibat interaksi. Pola interaksi dalam suatu organisasi tidak timbul begitu saja, melainkan telah dipikirkan terlebih dahulu. Maka di dalamnya ada kebersamaan dalam mencapai tujuan. Koordinasi mengandung makna manajemen, merupakan kebutuhan karena di dalam organisasi terdapai bermacam-nracam sumber daya, baik sumber daya manusia maupun bukan manusia. Inti dari organisasi adalah manusia yang merupakan kesatuan sosial, yang berarti bahwa unit itu terdiri atas orang atau kelompok orang. Adapun yang dinamakan kelompok tentu terdiri atas dua orang atau lebih yang satu sama lain terlibat interaksi. Pola interaksi dalam suatu organisasi tidak timbul begitu saja, melainkan telah dipikirkan terlebih dahulu. Maka di dalamnya ada kebersamaan dalam mencapai tujuan. Koordinasi mengandung makna manajemen, merupakan kebutuhan

2) Batasan yang relatif dapat diidentifikasi Sebuah organisasi mempunyai batasan relatif dapat

diidentifikasi. Batasan dapat berubah dalam kurun waktu tertentu dan tidak selalu jelas. Tetapi suatu batasan yang jelas harus ada, agar dapat dibedakan antara anggota dan bukan anggota. Batasan cenderung dicapai melalui perjanjian yang eksplisit maupun implisit antara anggota dengan organisasinya. Dalam hubungannya dengan kepegawaian, terdapat suatu perjanjian implisit, di mana pekerjaan itu ditukar dengan pembayaran upah. Dalam organisasi sosial atau sukarela, para anggota memberikan kontribusi dengan imbalan prestise, interaksi sosial, atau kepuasan dalam membantu orang lain.

3) Keterikatan yang terus menerus Orang-orang yang bergabung di dalam organisasi tetap

eksis karena ada keterikatan yang terus-menerus, namun tentu saja tidak harus terikat dalam keanggotaan seumur hidup. Keterikatan tersebut bervariasi, sesuai dengan jenis organisasinya. Misalnya seorang salesman meminta bekerja delapan jam sehari, dan lima hari dalam seminggu. Dalam ekstern yang lain, seseorang yang terus-menerus sebagai anggota organisasi hanya menghadiri pertemuan setahun sekali, atau mungkin hanya berpartisipasi dengan membayar kontribusi tahunan (iuran) saja. Suatu organisasi pada saat-saat tertentu akan menghadapi perubahan yang konstan, walaupun pada saat mereka menjadi anggota semuanya berpartisipasi secara teratur. Apalagi sekarang, di mana orang memiliki kebebasan untuk berserikat dan mengemukakan pendapat, organisasi baru bisa tumbuh dan hilang setiap saat.

4) Mencapai Sesuatu Mencapai sesuatu dalam definisi di atas adalah tujuan,

pada umumnya tujuan tersebut tidak dapat dicapai hanya dengan usaha individu secara terpisah. Hal tersebut akan lebih mungkin untuk dicapai secara efisien melalui usaha kelompok. Dalam prakteknya, seorang anggota organisasi tidak sepenuhnya mendukung pencapain tujuan tersebut, tetapi ada kesepakatan umum mengenai misi organisasi.

Dalam prakteknya, usaha mencapai tujuan dilakukan melalui pembagian pola-pola kerja, kemudian semua orang yang berada pada masing-masing bagian diminta untuk saling berhubungan, termasuk tugas khusus yang dilakukan serta sebuah hirarki dari manajer dan pekerja (pimpinan dan yang dipimpin). Sebagai imbalan atas usaha, mereka mendapat kompensasi. Akhirnya, sebuah organisasi akan hidup (aktif) berdasarkan aktivitas para anggotanya.

b. Struktur Organisasi

Dalam praktek berorganisasi, struktur organisasi dibutuhkan untuk mengkoordinasikan pola interaksi para anggota organisasi secara formal. Dengan adanya struktur organisasi dapat ditetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, mekanisme koordinasi yang formal, serta pola interaksi yang akan diikuti.

Pembahasan inti yang akan dikemukakan dalam kajian struktur organisasi ini meliputi kompleksitas, formalitas, dan sentralisasi.

1) Kompleksitas Kompleksitas mempertimbangkan tingkat diferensiasi

yang ada dalam organisasi. Termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi dan pembagian kerja, jumlah tingkatan dalam yang ada dalam organisasi. Termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi dan pembagian kerja, jumlah tingkatan dalam

2) Formalitas Formalitas berkaitan dengan tingkat organisasi dalam

menyadarkan dirinya kepada peraturan dan prosedur untuk mengatur prilaku dari para anggotanya. Beberapa organisasi beroperasi dengan berpedoman pada sesuatu yang telah distandarkan secara minimum. Hal lainnya, organisasi yang berskala kecil pun telah mempunyai segala macam peraturan yang memerintahkan kepada anggotanya mengenai apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan.

3 ) Sentralisasi Sentralisasi mempertimbangkan tentang di mana letak

pengambilan keputusan. Pada beberapa organisasi, pengambilan keputusan sangat disentralisasikan. Masalah- masalah yang dihadapi disalurkan ke atas, kemudian para eksekutif senior memilih tindakan yang tepat.

Pada kasus

pengambilan keputusan didesentralisasikan, artinya pengambilan keputusan tersebar ke bawah di dalam hierarki organisasi. Namun perlu dipahami bahwa organisasi dalam pembahasan ini bukan

tertentu,

disentralisasikan atau didesentralisasikan, karena kedua istilah tersebut merupakan dua ujung dari sebuah rangkaian kesatuan. Dengan demikian, organisasi cenderung untuk disentralisasikan atau didesentralisasikan, namun meletakkan organisasi di dalam rangkaian tersebut merupakan salah satu faktor utama di dalam menentukan jenis struktur yang mana yang akan digunakan dan dibentuk.

terletak

pada pada

Desain organisasi menekankan kepada sisi manajemen dari teori organisasi. Desain organisasi ini mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Dalam mengkonstruksi atau mengubah sebuah organisasi dimulai dengan merumuskan tujuan akhir, kemudian si perancang menentukan cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Rancangan sebuah organisasi biasanya dalam bentuk bagan organisasi.

Dalam memahami teori organisasi, dipelajari dari perspektif kebutuhan manajer dan manajer masa depan, maka orientasinya akan tertuju kepada desain organisasi.

a. Teori Orgonisasi

Teori organisasi adalah disiplin ilmu yang mempelajari struktur dan desain organisasi, merujuk kepada aspek-aspek deskriptif dari disiplin ilmu tersebut. Di dalam teori dijelaskan bagaimana organisasi itu sebenarnya distruktur dan menawarkan tentang bagaimana organisasi dapat dikonstruksi guna meningkatkan efektivitasnya.

Untuk mempertajam pemahaman tentang teori organisasi, perlu juga dikemukakan perbedaan antara prilaku organisasi (PO) dengan teori organisasi (TO). Kedua hal tersebut berbeda, tetapi ada juga bidang-bidang yang berkaitan atau overlap.

Salah satu ciri yang membedakannya, prilaku organisasi berpandangan mikro, yang memberi tekanan kepada individu- individu atau kelompok-kelompok kecil. Kajiannya memfokuskan diri kepada prilaku di dalam organisasi dan kepada seperangkat prestasi serta variabel-variabel mengenai sikap yang sempit dari para anggota atau pegawai, meliputi produktivitas pegawai, absensi, perputaran pegawai, dan Salah satu ciri yang membedakannya, prilaku organisasi berpandangan mikro, yang memberi tekanan kepada individu- individu atau kelompok-kelompok kecil. Kajiannya memfokuskan diri kepada prilaku di dalam organisasi dan kepada seperangkat prestasi serta variabel-variabel mengenai sikap yang sempit dari para anggota atau pegawai, meliputi produktivitas pegawai, absensi, perputaran pegawai, dan

Sedangkan dalam teori organisasi, pandangannya bersifat makro. Unit-unit analisisnya adalah organisasi itu sendiri atau sub-sub utamanya. TO memfokuskan diri kepada prilaku dari organisasi dan menggunakan definisi yang lebih luas tentang keefektifan organisasi. TO tidak hanya memperhatikan prestasi dan sikap para pegwai, melainkan memperhatikan juga kemampuan organisasi secara keseluruhan untuk menyesuaikan diri dalam mencapai tujuan- tujuannya.

1.3 Fungsi-fungsi Manajemen dalam Organisasi

Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa di dalam organisasi terdapat kesatuan sosial yakni mempunyai tujuan

sosial dengan kebersamaannya, diperlukan koordinasi yang mengandung pengertian manajemen.

Dengan demikian, suatu organisasi dikatakan telah berfungsi dengan baik apabila terjadi interaksi di antara para anggotanya dalam mencapai tujuan. Fungsi-fungsi utama dari aktifitas organisasi adalah perencanaan, implementasi, evaluasi dan pengawasan program.

Semua itu merupakan serangkaian proses yang utuh dalam suatu sistem manajemen, satu sama lain saling melengkapi dan berkaitan erat. Fungsi-fungsi tersebut identik dengan proses manajemen, yakni planning, organizing, Semua itu merupakan serangkaian proses yang utuh dalam suatu sistem manajemen, satu sama lain saling melengkapi dan berkaitan erat. Fungsi-fungsi tersebut identik dengan proses manajemen, yakni planning, organizing,

1) Planning (Perencanaan) Perencanaan (planning) adalah suatu pemilihan yang berhubungan dengan kenyataan-kenyataan, membuat dan menggunakan asumsi-asumsi yang berhubungan dengan waktu yang akan datang (future) dalam menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diusulkan dengan penuh keyakinan untuk tercapainya hasil yang dikehendaki.

2) Organizing (Pengorganisasian) Menentukan, mengelompokkan, dan pengaturan berbagai kegiatan yang dianggap perlu untuk pencapaian tujuan; penugasan orang-orang dalam kegiatan dengan menetapkan faktor lingkungan fisik yang sesuai, dan menunjukkan hubungan kewenangan yang dilimpahkan terhadap setiap individu yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan.

3) Actuating (Implementasi) Implementasi identik dengan penggerakan/pelaksanaan (actuating), yaitu usaha agar semua anggota kelompok suka

melaksanakan tercapainya tujuan dengan kesadarannya serta berpedoman kepada perencanaan dan usaha pengorganisasiannya.

4) Evaluation (Evaluasi) Biasanya evaluasi ditujukan untuk menilai sejauhmana keefektifan kebijakan publik guna dipertanggungjawabkan kepada konstituennya. Selain itu, evaluasi diperlukan untuk mengetahui kesenjangan antara harapan dengan kenyataan. Apabila terjadi penyimpangan yang jauh dalam arti kenyataan berbeda dengan harapan perlu segera ditindaklanjuti dengan usaha perbaikan, apabila kenyataan 4) Evaluation (Evaluasi) Biasanya evaluasi ditujukan untuk menilai sejauhmana keefektifan kebijakan publik guna dipertanggungjawabkan kepada konstituennya. Selain itu, evaluasi diperlukan untuk mengetahui kesenjangan antara harapan dengan kenyataan. Apabila terjadi penyimpangan yang jauh dalam arti kenyataan berbeda dengan harapan perlu segera ditindaklanjuti dengan usaha perbaikan, apabila kenyataan

5) Controlling (Pengawasan/ Pengendalian) Pengawasan berguna untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja sesuai dengan rencana yang telah ditentukan atau tidak, apabila diperlukan dapat dilakukan perubahan-perubahan atau pembetulan secukupnya.

Secara lebih spesifik, dapat dikatakan bahwa pengawasan bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan atau aktifitas organisasi berjalan sesuai dengan rencana dan untuk menghindari adanya penyimpangan.

BAB II PERENCANAAN

2.1 Pendahuluan

Sebagai manajer atau pucuk pimpinan dari suatu organisasi, kadang-kadang seseorang akan berada dalam situasi yang sarat dengan pertanyaan. Siapakah kita? Di manakah kita berada? Ke manakah tujuan kita?”. Kata-kata bijak tersebut intinya dikutip dari Al Qur’an, merupakan pertanyaan mendasar bagi setiap orang yang berpikir dan ingin mencapai kesempurnaan hidup melalui usaha yang baik, Demikian juga halnya dengan seorang manajer, pertanyaan bijak tersebut perlu diajukan secara berkala, tujuannya tiada lain agar yakin bahwa upaya manajer dan organisasi senantiasa terfokus kepada tujuan yang ingin dicapai.

Istilah fokus, merupakan kata kunci yang sangat penting dalam konsep perencanaan. Salah satu alasan mengapa menomorsatukan rencana dalam kegiatan organisasi, baik di lingkungan pemerintahan maupun swasta, yaitu agar semua aktivitas bisa menyumbangkan sesuatu yang bermakna bagi semua pihak. Perencanaan ini secara umum telah dipahami oleh berbagai kalangan, namun salah satu kritik yang perlu dikemukakan bahwa proses perencanaan lebih cenderung bersifat analitik daripada intuitif. Kedua-duanya memang diperlukan, namun harus diseimbangkan dengan jenis perencanaan yang sedang dihadapi.

Secara teoretis, perencanaan adalah proses menetapkan tindakan atau aktifitas organisasi yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang. Proses yang ditempuh diawali dengan memikirkan jawaban atas sejumlah pertanyaan logis, yakni apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana? Dalam

Dalam proses pemikiran, terdapat tiga tahapan penting dalam perencanaan yang lengkap. Menurut George L Morrisey (2002:1), “Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa porsi pemikiran strategis dari proses ini amat bersandar pada intuisi, sedangkan porsi analisis hanya sedikit; Porsi perencanaan jangka panjang memerlukan keseimbangan di antara keduanya; dan Porsi perencanaan taktis amat bersandar pada analisis, sedangkan intuisi terutama berfungsi sebagai pengecek dan penyeimbang”. Untuk mengamati ketiga porsi perencanaan tersebut, George L Morrisey menjelaskan lebih lanjut bahwa ada tiga ungkapan yang dapat dihubungkan dengan ketiganya, yakni perspektif, posisi, dan performa. Penekanan dari masing-masing komponen diuraikan sebagai berikut.

Pemikiran strategis mengarah pada perspektif, Perencanaan jangka panjang mengarah pada posisi, dan Perencanaan taktis mengarah pada performa.

Ketiga porsi proses perencanaan tersebut saling berhubungan, dari tahap paling awal sampai kepada tahap akhir dan implementasi. Keterkaitan antara ketiganya dapat digambarkan sebagai berikut.

I. Pemikiran Strategis - Nilai-nilai - Visi - Misi - Strategi

II. Perencanaan JP - Area strategi kunci - Analisis isu kritis - Strategi jangka panjang - Rencana tindakan strategi

III. Perencanaan - Area hasil kunci Taktis - Analisis isu kritis

- Indikator kinerja kunci - Sasaran - Rencana tindakan - Peninjauan rencana

Implementasi Rencana & Hasil

Gambar 2.1 Proses Perencanaan Sumber: George L Morrisey, (2002:3)

Semua tahapan perencanaan (Gambar 2.1) memegang peranan penting dalam perencanaan secara keseluruhan, dengan pertimbangan sebagai berikut.

Pentingnya Pemikiran Strategis : Pemikiran strategis organisasional adalah koordinasi

pikiran-pikiran kreatif menjadi suatu perspektif bersama yang memungkinkan organisasi melangkah ke masa depan dengan suatu sikap untuk memenuhi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan.

Tujuan pemikiran strategis adalah membantu perencana mengeksploitasi tantangan-tantangan baik yang dapat diramalkan maupun yang tidak untuk di masa depan, bukan hanya mempersiapkan diri untuk suatu kemungkinan di hari esok saja, melainkan perlu menjangkau jauh ke masa depan.

Pemikiran strategis penting, karena: • Pertimbangan yang sehat, walaupun kerap berdasarkan

informasi yang tidak memadai, adalah satu-satunya hal terpenting yang dapat diharapkan oleh organisasi dari manajernya.

• Agar efektif, pertimbangan kolektif bergantung pada pembuat keputusan kunci di organisasi yang mempunyai visi yang jelas dan konsisten mengenai arah organisasi di masa depan.

• Visi organisasi lebih didasarkan pada bagaimana pembuat keputusan kunci ini melihat dan merasa, bukan pada hasil dari analisis sistematik mana pun.

• Pemikiran strategis memasukan nilai-nilai, visi, misi, dan strategi yang cenderung menjadi unsur yang

intuitif (berdasarkan perasaan) daripada analitis (berdasarkan data).

• Pencapaian kesepakatan atas unsur-unsur ini di antara anggota tim manajemen merupakan prasarat yang

penting bagi perencanaan yang efektif. Pemikiran strategis ini, membentuk dasar bagi

pengambilan keputusan strategis. Tanpa dasar ini, keputusan dan tindakan setelahnya kemungkinan akan terpecah-pecah dan tidak sejalan dengan kesehatan organisasi dalam jangka panjang.

Pentingnya Perencanaan Jangka Panjang: Perencanaan jangka panjang mencakup penerapan intuisi

dan analisis untuk menentukan posisi yang perlu dicapai organisasi di masa depan. Secara tradisional, perencanaan jangka panjang kerap merupakan ekstrapolasi sejarah, memproyeksikan hasil di masa depan berdasarkan pengalaman saat ini dan masa lampau. Tujuan dari perencanaan jangka panjang untuk memetakan perjalanan organisasi untuk keberhasilan di masa depan.

Perencanaan jangka panjang penting, karena: • Membuat organisasi tetap terfokus pada masa depan,

selain masa kini. • Memperkuat prinsip-prinsip yang termuat di dalam

visi, misi, dan strategi organisasi. • Mendorong perencanaan dan komunikasi lintas fungsional. • Menjembatani proses perencanaan taktis jangka pendek

sebagai tempat untuk mengimplementasikan rencana jangka panjang organisasi.

• Mendorong manajer untuk melihat perencanaan dari perspektif makro.

• Menghemat waktu, mengurangi konflik, dan meningkatkan daya juang.

Dengan demikian, perencanaan jangka panjang adalah proses mempersatukan

tim manajemen untuk menterjemahkan visi, misi, dan strategi menjadi hasil yang nyata di masa depan.

Pentingnya perencanaan Taktis : Perencanaan taktis adalah keterlibatan terus-menerus para

manajer dan pegawai inti untuk menghasilkan rencana bagi keseluruhan organisasi maupun unit-unit individual.

Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa performa organisasional untuk membuahkan hasil jangka pendek konsisten dengan arah strategis organisasi, serta memanfaatkan sumber-sunrber yang tersedia seefekif mungkin.

Perencanaan taktis penting karena : • Menerjemahkan pemikiran strategis dan perencanaan

jangka panjang menjadi hasil-hasil khusus yang dapat diukur.

• Menekankan perencanaan tim sehingga anggota peserta ikut merasa memiliki karena rencana itu dan hasil-hasil yang diproyeksikannya.

• Merupakan sarana untuk melaksanakan rencana jangka pendek dan memastikan pemahaman dan komitmen terhadap rencana itu.

• Bersifat amat analitis, dengan penekanan pada pengambilan keputusan berdasarkan data.

• Lebih terfokus pada intern organisasi di samping lebih spesifik dan lebih rinci dibandingkan dengan pemikiran strategis dan perencanaan jangka panjang.

• Biasanya mempunyai rentang waktu satu tahun walaupun mendukung arah ke masa depan.

• Dapat digunakan sebagai proses terus-menerus dalam menangani masalah atau kesempatan selain untuk

menetapkan rencana tahunan. • Merupakan sumber informasi yang vital sebelum persiapan anggaran. • Dapat digunakan secara efektif oleh kontributor

perseorangan maupun oleh unit kerja, departemen, divisi, dan keseluruhan organisasi.

Perencanaan taktis ini adalah proses yang membantu manajer organisasi untuk memburu kesempatan berharga, memperbaiki hasil karya organisasi, menghindari atau meminimalkan kerugian, dan memberikan masukan berkelanjutan sehingga manajer organisasi bisa mengambil tindakan perbaikan apabila diperlukan.

Di dalam kegiatan suatu organisasi selalu dihadapkan kepada berbagai keterbatasan, baik berkaitan dengan tenaga, biaya, waktu, peralatan, kemampuan, dan sebagainya. Oleh karena itu, usaha pencapaian tujuan harus dimulai dari perencanaan agar tidak terjadi kesimpangsiuran dan menghindari pemborosan yang akan berakibat terhadap lemahnya efisiensi dan efektivitas kegiatan. Alasan lain mengapa perencanaan kegiatan organisasi tidak akan terarah.

Pembahasan lebih lanjut pada bab ini akan dikemukakan tentang pengertian dan pentingnya perencanaan, karakteristik perencanan, dan pendekatan perencanaan.

a. Pengertian dan Pentingnya Perencanaan

Kegiatan perencanaan kaitannya dengan proses manajemen memiliki nuansa yang amat luas. Walaupun makna dasarnya sama, tetapi dalam merumuskan definisi pandangan para ahli berbeda-beda. Oleh karena itu, untuk memperluas wawasan tentang perencanaan, berikut ini penulis kemukakan beberapa pendapat tentang pengertian perencanaan.

Menurut William Newman dalam Handayaningrat (1990:21), “Perencanaan meliputi serangkaian keputusan- keputusan termasuk penentuan-penentuan tujuan, kebijakan, membuat program-program, menentukan metode dan prosedur serta menerapkan jadwal waktu pelaksanaan”. Sedangkan menurut Mc.Farland, “Perencanaan berarti memutuskan tujuan berdasarkan ramalan apa yang akan terjadi dalam waktu yang akan datang (forecasting = melihat ke depan). Di dalam forecasting dipertirnbangkan tentang apa yang akan terjadi (kecenderungan/trend) perubahan (change), dan masalah- masalah pada waktu yang akan datang itu’.

Menurut Terry (1975:192), “Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired result”. (Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai satu hasil tertentu).

Menurut Siagian (1994:108), perencanaan adalah “keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian

tuujuan yang telah ditentukan”.

Abdulrachman dalam Rachmat Kurniadi (1995:2), mengemukakan bahwa “Perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta dan atau perkiraan yang mendekati sebagai persiapan untuk melaksanakan tindakan- tindakan kemudian”. Unsur-unsurnya adalah : pemikiran rasional, dasar fakta-fakta serta perkiraan-perkiraan yang mendekat (estimasi), sebagai dasar persiapan (preparasi), untuk keperluan tindakan-tindakan selanjutnya.

Sedangkan menurut Rachmat Kurniadi (1995:3), “Perencanaan dapat didefinisikan sebagai suatu proses atau sebagai salah satu fungsi dari fungsi-fungsi manajemen, serta perencanaan dapat dilihat juga sebagai suatu keputusan manajemen

(mengasumsikan, memprediksikan tindakan-tindakan) kebutuhan organisasi di masa yang akan datang”.

untuk

memperkirakan

Dipandang dari prosesnya, perencanaan adalah pemilihan dan pengembangan tindakan yang paling menguntungkan dalam mempersiapkan tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan. Sebagai salah satu fungsi manajemen, perencanaan merupakan peranan yang dilakukan oleh pimpinan dengan segenap kewenangannya dapat merubah kegiatan dan tujuan yang harus dicapai organisasi. Sedangkan sebagai suatu keputusan, perencanaan ialah apa, siapa, dan bagaimana yang akan atau harus dilakukan untuk waktu yang akan datang.

Untuk memudahkan dalam proses perencanaan, ada enam pertanyaan yang dapat digunakan sebagai pedoman. Biasanya dikenal dengan rumus 5W + 1 H, yakni sebagai berikut:

The What’s (tentang tujuan), The Why’s (tentang alasan), The When’s (tentang waktu), The Where’s (tentang tempat), The W'ho’s (tentang siapa), dan The How’s (cara melaksanakan). Setelah proses perencanaan ditempuh sampai tuntas,

hasilnya adalah rencana. Rencana dapat diartikan suatu

Dalam manajemen, rencana memiliki peranan yang sangat penting, karena dapat berfungsi sebagai :

a. Acuan atau pedoman bagi pelaksanaan kerja,

b. Alat efisiensi, strategi, policy, dan koordinasi,

c. Pengawasan,

d. Evaluasi. Proses perencanaan dan hubungannya dengan kegiatan

manajemen lainnya, digambarkan sebagai berikut:

Pengawasan

Hasil yang

Perencanaan Rencana

Pelaksanaan

Efektif dan Efisien

Gambar : 2.2 Perencanaan dalam Organisasi Sumber: Rachmat Kusniadi, (1995:5)

b. Karakteristik Perencanaan

Dalam proses perencanaan ada beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian, menyangkut karakteristik perencanaan yang meliputi:

1) Perencanaan termasuk mengidentifikasi personal dan organisasi

Rencana merupakan cetak biru dari suatu kegiatan yang harus menjelaskan secara pasti, oleh siapa kegiatan itu dilaksanakan,

mana yang harus mempertanggungjawabkannya.

dan

unit

Oleh karena itu, dalam suatu perencanaan harus selalu memperhatikan situasi dan kondisi serta kemampuan organisasi. Perencanaan bukan daftar keinginan atau harapan, melainkan merupakan sesuatu yang berpijak kepada realita yang ada dalam organisasi dan mungkin untuk dapat dilaksanakan.

2) Perencanaan berkaitan dengan kondisi relatif dari adanya kepastian dan ketidakpastian

Pada dasarnya, perencanaan merupakan kegiatan untuk masa yang akan datang, oleh karena itu harus memperhitungkan berbagai kemungkinan berkaitan dengan situasi, kondisi, dan peristiwa yang akan terjadi di masa datang.

Situasi dan kondisi di masa datang ada yang bersifat pasti dan dapat diperhitungkan, ada juga yang sebaliknya bahkan sulit untuk diperkirakan. Sesuatu yang dapat diperkirakan misalnya perubahan harga sebagai akibat dari naik-turunnya nilai kurs mata uang yang akan berpengaruh terhadap rencana anggaran. Kemungkinan terjadinya perubahan tersebut dapat diantisipasi dengan perencanaan yang fleksibel, atau dengan cara rnenyediakan anggaran cadangan. Sedangkan perubahan situasi dan kondisi yang sulit diprediksi misalnya karena pengaruh bencana alam, atau kerusuhan sebagai akibat gejolak politik dan faktor lainnya.

3) Perencanaan secara alamiah adalah mencerminkan tingkat intelektual

Perencanaan dapat juga dikatakan sebagai kegiatan mental berupa pemikiran, imajinasi, melihat dan memperkirakan jauh ke depan. Untuk dapat melakukan hal-hal tersebut diperlukan kemampuan intelektual, pengalaman serta ketajaman dalam menganalisis fakta-fakta dan kecenderungan yang akan terjadi.

Untuk dapat menganalisis kecenderungan apa yang akan terjadi dalam setahun, lima tahun, sepuluh tahun, bahkan sampai dua puluh lima tahun yang akan datang, diperlukan berbagai data dan informasi di masa lalu. Hal tersebut amat berguna untuk dianalisa dengan metode analisis tertentu. Untuk dapat melakukan analisis seperti itu, diperlukan kemampuan intelektual yang tinggi, dan pada umumnya menggunakan pendekatan statistik. Semakin banyak data dan variabel yang diteliti, proses analisis akan semakin rumit dan dibutuhkan kemampuan yang tinggi pula.

Berdasarkan alasan tersebut, perencanaan dalam suatu organisasi yang besar perlu melibatkan orang-orang yang memiliki kemampuan intelektual di berbagai disiplin ilmu, seperti bidang-bidang sosial, politik, ekonomi, teknologi, hukum, hubungan internasional dan sebagainya.

4) Perencanaan melibatkan kondisi masa yang akan datang Dalam suatu perencanaan sudah barang tentu menyangkut

masa depan, tetapi dalam perumusannya tidak terlepas dari fakta-fakta yang ada sekarang. Oleh karena itu, masuk akal apabila perencanaan baik langsung maupun tidak langsung akan melibatkan situasi dan kondisi di

Implikasinya, suatu perencanaan harus memperhitungkan dimensi waktu, karena semakin panjang rentang waktu yang direncanakan, akan semakin sulit memprediksi kondisi dari situasi yang akan terjadi di masa depan. Dengan demikian, perencanaan jangka pendek biasanya bersifat kuantitatif, sedangkan perencanaan jangka panjang bersifat kualitatif.

5) Perencanaan adalah melengkapi dan berkesinambungan Perencanaan merupakan salah satu proses manajemen

yang sangat penting serta merupakan bagian dan tugas manajer yang harus dilakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan. Dikatakan demikian karena akan selalu lahir perencanaan baru setelah selesai dari suatu kegiatan. Bahkan pada saat suatu kegiatan dijalankan, seorang manajer harus sudah mulai memikirkan perencanaan berikutnya, yang merupakan kelanjutan dari perencanaan sebelumnya. Dengan demikian perencanaan akan menjadi serangkaian kegiatan yang terus beruntun, saling melengkapi, dan berkesinambungan.

c. Pendekatan Perencanaan

Dalam membuat perencanaan, ada beberapa pendekatan yang dapat dilakukan, yaitu:

1) Pendekatan dari atas ke bawah (top down planning) Perencanaan ini dilakukan oleh pimpinan puncak organisasi, sedangkan unit-unit organisasi yang berada di bawahnya tinggal melaksanakan apa yang diperintahkan atau direncanakan manajemen puncak.

Apabila organisasi yang bersangkutan menganut sistem desentralisasi (penyebaran kewenangan), maka pimpinan

2) Pendekatan dari bawah ke atas (bottom up planning) Pendekatan ini, pimpinan puncak tidak mengarahkan

keinginannya atau memberi petunjuk kepada bawahannya, ia hanya memberikan gambaran situasi dan kondisi yang dihadapi organisasi, umpamanya tentang visi, misi, tujuan dan sasaran, serta kemampuan sumber daya yang ada. Mengenai perencanaannya, sepenuhnya diserahkan kepada manajemen tingkat bawah.

3) Pendekatan campuran dari bawah ke atas dan dari atas ke bawah (bottom up top down planning)

Pendekatan campuran ini paling banyak digunakan di kalangan organisasi bisnis maupun pemerintah yang berskala besar. Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional dewasa ini menggunakan pendekatan ini. Dalam prakteknya pimpinan hanya memberikan petunjuk secara garis besar, sedangkan perencanaan secara rinci diserahkan kepada kreativitas unit organisasi di bawahnya.

4) Pendekatan kelompok (group of planning) Yang dimaksud dengan pendekatan kelompok yaitu

perencanaan yang dilakukan oleh sekelompok tenaga profesional yang memiliki tugas dan keahlian dalam membuat perencanaan. Untuk keperluan tersebut, di dalam organisasi dibentuk unit khusus (biro atau bagian) perencanaan.

2.2 Azas-azas Perencanaan

Perencanaan yang baik dan efektif sangat didambakan oleh suatu organisasi, karena akan menjadi pedoman bagi aktivitas manajemen secara keseluruhan. Untuk memperoleh perencanaan yang efektif, diperlukan beberapa azas dan prinsip yang dapat dipedomani oleh para perencana dalam menyusun perencanaan tersebut.

Sebagai bahan perbandingan, berikut penulis kemukakan beberapa azas atau prinsip perencanaan yang dikemukakan oleh para ahli. Koontz & O’Donnell (1972) mengemukakan 10 prinsip, yaitu: Azas kontribusi kepada tujuan; Azas efisiensi rencana; Azas keutamaan dalam perencanan; Azas premis; Azas kerangka strategi dan kebijaksanaan; Azas ketetapan dan ketepatan waktu; Azas faktor keterbatasan; Azas keterikatan; Azas fleksibel; dan Azas mengarahkan perubahan.

Mc. Farland (1970), mengemukakan beberapa azas perencanaan yang efektif, yaitu: azas tujuan yang diidentifikasikan secara jelas; kesederhanaan, memasukan pedoman dan standar untuk menilai prilaku manajer yang berkaitan dengan rencana; fleksibel, dan kelayakan.

Azas-azas yang dikemukakan oleh kedua pakar tersebut ternyata ada perbedaan, namun apabila digabungkan akan saling melengkapi. Menurut Rachmat Kusniadi (1995:11-16), azas-azas atau prinsip-prinsip yang dapat digunakan dalam menyusun sebuah rencana adalah sebagai berikut:

a. Azas untuk pencapaian tujuan Penyusunan suatu rencana bertujuan untuk membantu

organisasi dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu setiap proses perencanaan harus diawali dengan pemahaman tentang misi organisasi, kemudian misi