Unsur, Sifaf, dan Fungsi Perencanaan

2.3 Unsur, Sifaf, dan Fungsi Perencanaan

Sesuai dengan fungsinya, suatu perencanaan yang baik akan sangat berarti dan bermanfaat bagi organisasi. Dalam pencapaian tujuannya dapat lebih efektif dan efisien. Untuk mengetahui sejauh mana kualitas perencanaan, dapat dilihat dari unsur-unsur, sifat-sifat, dan fungsinya. Berikut ini dikemukakan uraian tentang ketiga hal tersebut.

a. Unsur-unsur Perencanaan Suatu perencanaan yang baik akan besar manfaatnya

dalam upaya mencapai tujuan organisasi yang lebih efektif dan efisien. OIeh karena itu dalam menyusun suatu rencana perlu memperhatrkan unsur-unsur sebagai berikut:

1) Meramalkan (forecasting) Perencanaan merupakan satu keputusan yang akan

dilaksanakan oleh organisasi di waktu yang akan datang. Oleh karena itu, perencanaan merupakan perkiraan dari kecenderungan-kecenderungan yang mungkin akan terjadi di masa datang, baik berupa peluang yang dapat diraih maupun tantangan- tantangan atau hambatan yang harus dihadapi sesuai

Oleh karena itu, sebelum membuat suatu rencana yang konkrit, terlebih dahulu perlu dilakukan berbagai analisis lingkungan, untuk mengetahui kekuatan yang dimiliki, kelemahan yang ada, kesempatan atau peluang yang dapat dimanfaatkan serta ancaman yang akan dihadapi.

Untuk menganalisa lingkungan tersebut dapat rnenggunakan berbagai metode, salah satunya dengan metode SWOT (Strengths, Weakness, Oportunities, dan Threats), yang banyak digunakan oleh organisasi- organisasi bisnis maupun pemerintahan. Analisis ini penting sebagai alat pengumpul data yang menyeluruh, terutama bagi perencanaan strategis.

2) Menetapkan tujuan (established of goals/objective) Di dalam perencanaan harus mengandung unsur

penetapan tujuan yang ingin dicapai pada masa yang akan datang, baik yang berjangka pendek, menengah, maupun panjang. Dalam menentukan tujuan jangka pendek pada umumnya sasaran-sasarannya berupa indikator-indikator yang bersifat kuantitatif (dapat terukur), sedangkan untuk jangka panjang lebih bersifat kualitatif.

Kemudian dalam menentukan masing-masing tujuan diusahakan agar tujuan sesuai dengan jangka waktu serta mempunyai hubungan (keterkaitan).

Dengan demikian, tujuan jangka pendek merupakan bagian integral dari tujuan jangka menengah, dan tujuan jangka menengah merupakan bagian integral dari tujuan jangka panjang.

3) Menyusun program (programming) Di dalam perencanaan harus mengandung unsur

susunan acara, urutan kegiatan berdasarkan skala prioritas, serta siapa dan bagaimana cara melaksanakannya, sarana dan peralatan apa yang dapat dipakai untuk melaksanakannya. Program merupakan bagian dari rencana yang harus disusun secara lebih rinci dan kongkrit. Hal tersebut bertujuan agar pelaksanaan rencana menjadi mudah.

4) Menyusun jadwal waktu (schedulling) Perencanaan yang baik harus memuat penetapan

waktu dengan tepat, kapan perencanaan itu akan dimulai, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan kapan harus diakhiri. Dengan adanya penjadwalan yang baik, maka akan sangat membantu bagi pimpinan dalam melaksanakan pengawasan serta mengukur prestasi bawahannya.

Untuk membuat jadwal yang baik, dapat menggunakan berbagai teknik, seperti Gantt Chart, PERT, dan Network Planning.

5) Menyusun Anggaran (budgeting) Unsur lainnya yang harus ada dalam perencanaan

adalah unsur penetapan anggaran yang berwujud alokasi sumber daya yang tersedia, baik yang berkaitan dengan uang, alat, dan manusia dengan memperhitungkan efisiensi dan efektivitas.

Dalam suatu organisasi, sumber daya yang dimiliki umumnya terbatas, maka pendayagunaannya harus disusun secermat mungkin agar hasil guna yang diperoleh dapat optimal.

Untuk itu diperlukan keseimbangan dalam pengalokasian tersedia, agar tujuan yang dicapai oleh unit-unit organisasi dapat seimbang juga.

6) Menafsirkan dan menetapkan kebijakan (interpreting and established policy)

Dalam perencanaan perlu juga adanya unsur yang dapat menafsirkan kebijakan organisasi yang telah ditetapkan oleh pimpinan sebelumnya, kemudian dapat menetapkan kebijakan operasional.

Biasanya, suatu kebijakan masih berupa pola yang bersifat umum dan garis besar dari arah yang harus ditempuh oleh organisasi. Untuk implementasi kebijakan tersebut perlu diterjemahkan ke dalam suatu rencana yang lebih bersifat operasional (riil).

Sebagai contoh: GBHN merupakan garis kebijakan negara yang ditetapkan oleh MPR. Untuk dapat diimplementasikan harus diterjemahkan oleh eksekutif ke dalam rencana pembangunan yang bersifat operasional, pada masa orde baru terkenal dengan istilah Repelita dan Pelita. Dalam perusahaan, kebijakan ditetapkan oleh Dewan Komisaris pada waktu rapat umun pemegang saham.

7) Mengembangkan prosedur perencanaan dengan

menentukan tata-cara pelaksanaan yang paling tepat Unsur lainnya yang harus terkandung dalam

perencanaan yang baik adalah menentukan tata-cara pelaksanaan yang paling tepat. Suatu perencanaan dapat dikatakan baik, apabila pelaksanaannya dapat dilakukan dengan mutlak serta langkah-langkahnya jelas.

Oleh karena itu, di dalam perencanaan harus dibuat Prosedur Operasionalnya (PO), agar aparat pelaksana dapat melaksanakannya dengan baik sesuai tujuan dari rencana tersebut.

Dalam prosedur operasional akan lebih baik apabila dilengkapi juga dengan metode atau tata-cara pelaksanaan secara rinci, bahkan disertai juga dengan petunjuk praktis yang sederhana tentang bagaimana cara-cara mengatasi masalah apabila terjadi penyimpangan (trouble shotter).

b. Sifat-sifat Perencanaan Perencanaan merupakan fungsi utama manajemen yang

bersifat organik dan berfungsi pada setiap kegiatan manajemen lainnya, seperti dalam pengorganisasian, pengembangan pegawai, pengawasan, dan lain-tain. Oleh karena itu suatu perencanaan yang baik harus bersifat:

1) Melihat jauh ke depan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan tekologi

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini melaju dengan cepat. Dari perkembangan tersebut menghasilkan berbagai barang, peralatan, dan mesin-mesin yang semakin canggih, serta harganya relatif semakin murah.

Misalnya dalam dunia komputer, perkembangannya melaju dengan sangat cepat. Apabila tidak hati-hati dalam perencanaan, pada waktu pelaksanaan akan memperoleh komputer yang telah ketinggalan zaman, tidak efisien dan harganya terlalu mahal.

Maka agar tidak terjadi hal seperti itu, para manajer dituntut untuk mampu mengikuti perkembangan tersebut, agar pengetahuannya tidak kedaluarsa.

Selain itu, dalam menyusun rencana dapat mengakomodasikan setiap kemungkinan dari perubahan yang ada, sehingga dalam pelaksanaannya tidak ketinggalan zaman.

2) Sederhana, jelas/lugas, dan realistis, sekaligus rasional (sesuai kemampuan)

Perencanaan adalah seperangkat pedoman kegiatan yang akan dilaksanakan di masa depan, merupakan perkiraan yang mungkin dapat dilakukan karena didukung fakta dan data yang realistis. Di lapangan sering terjadi adanya usulan yang sulit untuk dilaksanakan, selain tidak tersedianya dana dan sarana pendukung juga tidak sesuai dengan kebijakan yang ada.

Oleh karena itu, perencanaan yang baik dan mudah dalam pelaksanaannya harus sederhana dan jelas/lugas, sehingga antara perencana dan pelaksana dapat dengan cepat untuk saling memahaminya serta mempunyai persepsi yang sama. Selain itu, agar sasaran-sasaran yang telah ditetapkan mudah dicapai, maka sasaran tersebut harus realistis.

Misalnya, dalam menetapkan jadwal waktu benar- benar disesuaikan dengan keperluan, tidak terlalu singkat dan tidak terlalu lama. Demikian juga dalam perhitungan biaya (anggaran), biaya yang diperlukan harus memperhatikan perkembangan ekonomi secara keseluruhan, kemungkinan terjadinya harga inflasi, dan lain-lain.

Hal lain yang tak kalah pentingnya untuk diperhitungkan adalah keterbatasan yang dimiliki organisasi, sehingga perencanaan perlu juga disesuaikan dengan kemampuan yang ada.

3) Fleksibel, mudah disesuaikan Pada dasarnya, perencanaan akan dilaksanakan pada

masa yang akan datang, sedangkan keadaan di masa depan tidak selamanya stabil melainkan rentan terhadap perubahan di berbagai aspek kehidupan. Bahkan perubahan tersebut datang dari dua arah, yaitu datang dari luar atau dari dalam organisasi sendiri, semuanya terdapat kemungkinan yang sama.

Agar perubahan-perubahan tersebut dapat diantisipasi dengan cepat, maka perencanaan yang dibuat harus bersifat fleksibel atau tidak kaku sehingga mudah untuk disesuaikan dengan perubahan yang terjadi.

4) Stabil perkembangannya Pada umumnya. tujuan atau sasaran organisasi yang

telah direncanakan tidak dapat dicapai seluruhnya sekaligus dalam satu jungka waktu tertentu. Maka dalam perencanaan perlu dilakukan pentahapan. Biasanya, dalam pentahapan ini sasaran yang akan dicapai semakin lama semakin berkembang, sesuai dengan perkembangan organisasi.

Misalnya, setiap tahun diproyeksikan terjadi perkembangan antara 10-15%. Dalam perencanaan yang baik, perkembangan harus diatur secara logis dan stabil, tidak terlalu drastis dan mencolok sehingga terkesan tanpa perhitungan yang matang. Contoh yang lebih konkrit dalam hal perkembangan produksi bagi suatu perusahaan industri. Pada tahun sebelumnya menghasilkan produk sepuluh unit, tahun berikutnya diproyeksikan mampu menghasilkan dua puluh unit (perkembangan 100%).

Walaupun biaya tersedia, perencanaan tersebut tidak memperlihatkan sifat yang stabil, karena terlalu drastis. Di samping itu, dalam pelaksanaannya akan terjadi kesulitan, karena faktor pendukung tidak cukup hanya mengandalkan biaya, ketersediaan tenaga yang trampil dan berpengalaman pun perlu diperhitungkan.

5) Ada dalam keseimbangan Pelaksanaan dari suatu rencana akan melibatkan

banyak pihak, yaitu orang dan unit-unit kerja yang ada di dalam organisasi. Antara unit yang satu dengan unit yang lainnya akan terjadi hubungan kerjasama yang kait-mengkait. Maka agar kegiatan kerja selaras dan terpadu di dalam perencanaan, perlu diperhatikan adanya keseimbangan antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya. Jangan sampai terjadi adanya kegiatan yang menumpuk di satu unit dan tidak sesuai dengan potensi yang dimilikinya, sementara unit lain sangat ringan. Keadaan yang tidak seimbang ini akan mengakibatkan adanya irama kerja yang tidak selaras, sehingga akan terjadi kepincangan dan kesenjangan.

c. Fungsi Perencanaan Perencanaan harus dilaksanakan oleh seorang manajer.

Hasil dari proses perencanaan adalah rencana, bagi seorang manajer perencanaan dan rencana mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut:

1) Penerjemah dari suatu Kebijakan Umum Kebijakan umum dalam suatu organisasi ditetapkan

oleh pimpinan puncak merupakan satu tujuan yang bersifat umum. Agar kebijakan tersebut dapat dilaksanakan

harus

diterjemahkan secara

2) Perkiraan yang bersifat ramalan Perencanaan akan selalu berhubungan dengan

kegiatan yang harus dilaksanakan di masa yang akan datang. Oleh karena itu, perencanaan berfungsi sebagai alat untuk perkiraan-perkiraan di masa depan. Apa yang akan terjadi harus dapat diramalkan berdasarkan berbagai fakta dan kecenderungan yang terjadi, baik pada masa lalu ataupun masa sekarang.

3) Berfungsi Ekonomi Kemampuan sumber daya yang dimiliki organisasi

tidak selamanya memadai, adakalanya dihadapkan kepada keterbatasan-keterbatasan, baik sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya. Oleh karena itu, pengerahan sumber daya dalam rangka pencapaian tujuan harus direncanakan dengan baik seefisien dan seefektif mungkin.

Untuk itu perlu dilakukan perhitungan-perhitungan dan analisis ekonomi yang akurat, yaitu memperhitungkan keuntungan dan kerugian dari satu kegiatan yang akan dilaksanakan. Metode yang dapat digunakan untuk perhitungan tersebut antara lain cost benefit analysis, net present value analysis, internal rate of return atau yang lainnya.

4) Adanya suatu kepastian kegiatan Suatu rencana mengharapkan adanya pelaksanaan

yang baik dan mudah, maka agar rencana tersebut dapat dilaksanakan oleh setiap orang atau unit kerja

5) Alat koordinasi Dalam kegiatan manajemen, koordinasi memegang

peralatan penting. Sering terjadi adanya kegagalan dalam mengendalikan suatu organisasi, kebanyakan sebagai akibat dari kurang berfungsinya koordinasi dan komunikasi. Maka, agar dapat melaksanakan koordinasi yang baik, salah satu alat yang dapat digunakan ialah perencanaan. Dengan kata lain bahwa selain berfungsi sebagai petunjuk arah dari tujuan yang ingin dicapai, perencanaan pun berfungsi sebagai alat koordinasi. Dengan berpedoman kepada perencanaan, aktivitas semua unit yang berbeda fungsi dapat dikoordinasikan dengan baik.

Karena, dengan satu rencana semua unit dalam organisasi akan mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing, kapan dan di mana serta bagaimana kegiatan harus dilaksanakan. Juga, semua unit akan saling mengetahui keterkaitan seseorang atau unit yang satu dengan yang lainnya, sehingga pelaksanaan kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi akan berjalan dengan baik, serta ada keterpaduan dan keselarasan irama kerja satu sama lain.

6) Alat/sarana untuk pengawasan Fungsi manajemen lainnya, yang sama pentingnya

adalah pengawasan. Untuk mengetahui sejauh mana