27 Divisi Planning and Design dibawahi oleh Chief Bussiness Development
OfficerCBDO Gambar 6 .
Divisi Planning and Design dipimpin oleh seorang kepala divisi Division Head. Kepala divisi membawahi 3 Section Head yaitu
Section Head Planning, Section Head Design, dan Section Head Engineering Gambar 7. Bidang lanskap berada di bawah kepemimipinan Section Head
Design. Tugas bagian design secara umum adalah membuat design seluruh project di kawasan permukiman Bogor Nirwana Residence. Dalam pembuatan design,
divisi Planning and Design dapat dibantu oleh konsultan design jika pekerjaan yang dilaksanakan terlalu kompleks dan rumit. Selanjutnya hasil design dari
konsultan di koreksi oleh divisi Planning and Design, khususnya oleh bagian design untuk bidang design arsitektur dan lanskap. Divisi Planning and Design
juga bertugas untuk melakukan koordinasi dengan kontraktor dan divisi – divisi lain yang terkait dengan pekerjaan Planning and Design.
Divisi Planning and Design memiliki hubungan horizontal dengan divisi Project Control Management PCM yang bertugas mengontrol proyek di
lapangan. Divisi ini yang menangani proses tender dan menyimpan dokumen yang terkait dengan proyek seperti Surat Perjanjian Kerja SPK dan Commitment
Order CO. Divisi PCM bertugas untuk memeriksa hasil pekerjaan divisi Planning and Design sebelum menyerahkannya ke kontraktor dan juga bertugas
untuk menghitung bahan yang dibutuhkan dan memeriksa spesifikasi bahan yang disediakan oleh kontraktor.
4.3.3. Proses dan Prosedur Pekerjaan Lanskap
Divisi Planning and Design memiliki prosedur dalam melaksanakan pekerjaan yang terkait. Prosedur ini bertujuan agar divisi Planning and Design
memiliki panduan dan batasan dalam melaksanakan tugasnya. Prosedur yang diterapkan dalam divisi Planning and Design adalah:
1. Planning dan design Direksi menginstruksikan pembuatan perencanaan dan design, baik dalam list
budget maupun suatu project yang dibutuhkan atau diusulkan namun diluar list budget yang masing-masing telah mendapat persetujuan dari Direksi.
28 2. Pelaksanaan design terdiri dari:
a. Pembuatan konsep design Pembuatan konsep design dapat dilakukan secara in-house maupun oleh
konsultan yang telah ditunjuk. Konsep design suatu project harus mendapat persetujuan dari Direksi dan user dari Divisi lain.
b. Pengembangan design Pada tahap pengembangan design dapat dilakukan oleh konsultan yang
telah ditunjuk maupun oleh tim inhouse Planning and Design. Jika ditemukan perubahan pada tahap ini sehingga merubah konsep design
awal, Planning and Design harus mempresentasikan kembali perubahan tersebut sehingga didapat suatu bentuk konsep yang matang dan harus
mendapat persetujuan dari Direksi maupun user dari divisi lain. c. Detail design
Detail design dapat dibuat oleh Planning and Design maupun konsultan yang ditunjuk. Pada tahap detail design perancangan tetap harus mengikuti
konsep yang telah disetujui oleh Direksi dan user dari divisi lain, jika ada perubahan secara teknis karena suatu kondisi teknis, Planning and Design
harus mempresentasikan perubahan tersebut. d. Persiapan Dokumen Tender
Planning and Design disamping menyiapkan gambar-gambar untuk kontruksi juga harus menyiapkan dokumen tender lainnya seperti Bill of
Quantity BQ, spesifikasi, Rencana Kerja Syarat RKS, persyaratan teknis serta persyaratan administrasi. Dokumen-dokumen tender tersebut
diberikan kepada divisi Project control Management PCMpanitia tender, setelah PCMpanitia tender menerima dokumen tender tersebut,
maka PCMpanitia tender harus segera melaksanakan tender dengan terlebih dahulu meminta persetujuan Direksi.
Prosedur ini berlaku bagi seluruh project yang dikerjakan oleh divisi Planning and Design. Namun dikarenakan belum adanya tenaga ahli di bidang
lanskap pada divisi Planning and Design, pekerjaan lanskap banyak dikerjakan oleh konsultan dan kontraktor pelaksana pekerjaan lanskap.
29 Keterangan : Bagian berwarna merah merupakan tempat mahasiswa magang
Gambar 6. Struktur Organisasi PT. Graha Andrasentra Propertindo
30 Gambar 7. Struktur Organisasi Divisi Planning and Design
31
4.4 Pelaksanaan Administrasi
