Kerangka Teori .1 Teori Birokrasi

12 1.7 Kerangka Teori 1.7.1 Teori Birokrasi Birokrasi ialah alat kekuasaan bagi yang menguasainya, dimana para pejabatnya secara bersama-sama berkepentingan dalam kontinuitasnya . Weber memandang birokrasi sebagai arti umum, luas, serta merupakan tipe birokrasi yang rasional. Weber berpendapat bahwa tidak mungkin kita memahami setiap gejala kehidupan yang ada secara keseluruhan, sebab yang mampu kita lakukan hanyalah memahami sebagian dari gejala tersebut. Satu hal yang penting ialah memahami mengapa birokrasi itu bisa diterapkan dalam kondisi organisasi negara tertentu. Dengan demikian tipe ideal memberikan penjelasan kepada kita bahwa kita mengabstraksikan aspek-aspek yang amat penting yang membedakan antara kondisi organisasi tertentu dengan lainnya 10 Birokrasi yang berada ditengah-tengah masyarakat dinamis tidak dapat tinggal diam, tetapi harus memberikan berbagai kebutuhan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Dalam hal ini perlu mendapat perhatian birokrasi dalam antisipasi akan kebutuhan pelayanan : . 11 a. Sifat pendekatan tugas, lebih mengarah kepada pengayoman dan pelayanan masyarakat, bukan pendekatan kekuasaan dan kewenangan b. Penyempurnaan organisasi,efesien, efektif dan profosional c. Sistem dan prosedur kerja cepat, tepat, dan akurat 10 Leaf let,2012. Konsep Pelayanan Birokrasi, Makassar: IMM Fisip Universitas Muhammadiyah Makassar, hal 54 11 Dwiyanto,2011, Mengembalikan Kepercayaan Publik Melalui Reformasi Birokrasi, PT Gramedia Pustaka Utama : Jakarta Hal 28 Universitas Sumatera Utara 13 Model yang diajukan weber, birokrasi memiliki karakteristik ideal sebagai berikut: 12 Kedua, adanya prinsip hierarki wewenang the principle of hierarchi Ciri khas birokrasi adalah adanya wewenang yang disusun oleh secara hierarki atau berjenjang. hierarki itu bentuk piramid yang memiliki konsekuensi semakin tinggi suatu jenjang berarti pula semakin besar wewenang yang melekat di dalamnya dan semakin sedikit penghuninya. Hierarki wewenang ini sekaligus mengindikasikan adanya hierarki tanggung jawab.dalam hierarki itu setipa pejabat Pertama, PembagianKerja Spesialisasi divison of labor Dalam menjalankan berbagai tugasnya,birokrasi membagi kegiatan-kegiatan pemerintah menjadi bagian-bagian yang masing-masing terpisah dan memiliki fungsi yang khas. Pembagian kerja seperti ini memungkinkan terjadinya spesialisasi fungsi. Dengan cara seperti ini, penguasan spesialis untuk tugas-tugas khusus bisa dilakukan dan setiap saat mereka bertanggung jawab atas kebereesan pekerjaannya masing- masing. Aktivitas yang reguler mensyaratkan tujuan organisasi didistribusikan dengan cara yang tetap dengan memperkerjakan ahli terspealisasi pada setiap posisi dan menyebabkan setiap orang bertanggung jawab terhadap kinerja yang efektif atas tugas-tugasnya . karena itu tugas-tugas birokrasi hendaknya dilakukan oelh masing-masing pegawai yang benar-benar memiliki keahlian khusus specialized expert dan bertanggung jawab demi tercapainya tujaun organisasi secara efektif dan efesien. 12 Leaf let,2012. Konsep Pelayanan Birokrasi, Makassar: IMM Fisip Universitas Muhammadiyah Makassar, hal 54 Universitas Sumatera Utara 14 harus bertanggung jawab kepada atasannya mengenai kepetusan-keputusan dan tindakan-tindakan sendiri maupun yang dilakukan oleh anak buahnya. Pada setiap tingkat hierarki, para pejabat birokrasi memiliki hak memberi perintah dan pengarahan pada bawahannya, dan para bawahan ittu berkewajiban untuk mematuhuinya. Sekalipun begitu, ruang lingkup wewenang memberi perintah itu secara jelas dibatasi hanya pada masalah-masalah yang berkaitan langsung dengan kegiatan resmi pemerintah. Organisasi birokrasi mengikuti prinsip hierarki sehingga setiap unit yang lebih rendah berada dalam pengendalian dan pengawasan organisasi yang lebih tinggi. Setiap pegawai dalam hierarki adminitrasi bertanggung jawab kepada atasannya. Keputusan dan tindakan harus dimintakan persetujuan kepada atasan. Agar dapat membenarkan tanggung jawabnya kepada bawahannya, ia memiliki wewenang kekuuasaan atas bawahannya sehingga ia mempunyai hak untuk mengeluarkan perintah untuk ditaati dan dilaksanakan oelh bawahannya. Meskipun masing-masing pegawai yang berada pada jenjanng mempunyai otoritas- briokratis tetapi penggunaan otoritas tersebut tetap harus relevan dengan tugas-tugas resmi organisasi. Ketiga, adanya sistem aturan sytem of rules,kegiatan pemerintah diatur oleh suatu sistem aturan main yang abstrak. Aturan main itu merumuskan lingkup tanggung jawab para pemegang jabatan di berbagai posisi dan hubungan diantara mereka. Aturan-aturan itu juga menjamin koordinasi berbagai tugas yang yang berbeda dan menjamin keseragaman pelaksanaan berbagai kegiatan itu. Operasi kegiatan dalam birokrasii dilaksanakan berdasarkan sistem aturan yang ditaati Universitas Sumatera Utara 15 secara konsisten. Hal ini dimaksud kan untuk menjamin adanya unuformitas kinerja setiap tugas dan rasa tanggung jawab masing-masing anggota organisasi berbagi pelaksanaan tugasnya. Sistem yang distandarkan ini dirancang untuk menjamain keseragaman dalam melaksanakan settiap tugas, tanpa memandang jumlah personil yang melaksanakan dan koordinasi tugas-tugas yang berbeda- beda, aturan-aturan yang eksplisit tersebut menentukan tanggung jawab setiap anggota organisasi dan hubungan diantara mereka, namun tidak berarti bahwa kewajiban birokrasi sanagt mudah dan rutin. Tugas-tugas birokrasi memiliki kompleksitas yang bervariasi, daan tugas- tugas klerikal yang sifatnya rutin hingga tugas-tugas yang sulit. . Keempat, Hubungan Impersonal formalistic impersonality Para pejabat birokrasiharus memiliki orientasi impersonal.Mereka harus menghindarkan pertimbangan pribadi dalam hubungannya dengan bawahannya maupun dengan anggota masyarakat yang dilayaninya.

1.7.2 Teori Sistem

Istilah sistem paling sering digunakan untuk menunjuk pengertian metode atau cara dan sesuatu himpunan unsur atau komponen yang saling berhubungan satu sama lain menjadi satu kesatuan yang utuh. Sebenarnya penggunaannya lebih dari itu, tetapi kurang dikenal. Sebagai suatu himpunan, sistem pun didefinisikan bermacam-macam pula. Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani “systema” yang mempunyai pengertian, Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak Universitas Sumatera Utara 16 bagian dan Hubungan yang berlangsung di antara satuan-satuan atau komponen secara teratur. Sistem dapat diartikan sebagai kesatuan yang terbentuk dari beberapa unsur elemen. Unsur, komponen atau bagian yang banyak ini satu sama lain berada dalam keterkaitan yang mengikat dan fungsional. Masing-masing kohesif satu sama lain, sehingga ketotalitasannya unit terjaga utuh eksistensinya. Tinjauan tersebut adalah pandangan dari segi bentuknya.Sistem adalah suatu cara yang mekanismenya berpola dan konsisten, bahkan mekanismenya sering disebut otomatis. Sementara itu menurut David Easton sistem adalah Teori sistem adalah suatu model yang menjelaskan hubungan tertentu antara sub-sub sistem dengan sistem sebagai suatu unit yang bisa saja berupa suatu masyarakat, serikat buruh, organisasi pemerintah. Easton juga meringkas ciri-cirinya sebagai berikut. 13 Seperangkat interaksi yang diabstraki dan totalitas prilaku sosial, melalui mana nilai-nilai yang disebarkan untuk masyarakat. Sistem politik terdiri dari 1. Sistem mempunyai batas yang didalamnya ada saling hubungan fungsional yang terutama dilandasi oleh beberapa bentuk komunikasi. 2. Sistem terbagi kedalam sub-sub sistem yang satu sama lainnya saling melakukan pertukaran seperti antara desa dengan pemerintah daerah atau antara pemerintah 3. Sistem bisa membuat kode, yaitu menerima informasi, mempelajari dan menerjemahkan masukan input kedalam beberapa jenis keluaran output. 13 Teor-teori Politik,Graha Ilmu,Hal 116-117 Universitas Sumatera Utara 17 nilai-nilai, pengelokasian nilai-nilai tersebut bersifat paksaan dan pengelokasian tersebut mengikat masyarakat secara keseluruhan. Dalam pendekatan sistem politik, masyarakat adalah konsep induk oleh sebab sistem politik hanya merupakan salah satu dari struktur yang membangun masyarakat seperti sistem ekonomi, sistem sosial dan budaya, sistem kepercayaan dan lain sebagainya. Sistem politik sendiri merupakan abstraksi realitas yang diangkat ke alam konsep seputar pendistribusian nilai di tengah masyarakat. Seperti telah dijelaskan, masyarakat tidak hanya terdiri atas satu struktur misalnya sistem politik saja, melainkan terdiri atas multi struktur. Sistem yang biasanya dipelajari kinerjanya adalah sistem politik, sistem ekonomi, sistem agama, sistem sosial, atau sistem budaya-psikologi. Dari aneka jenis sistem yang berbeda tersebut, ada persamaan maupun perbedaan. Perbedaan berlingkup pada dimensi ontologis hal yang dikaji sementara persamaan berlingkup pada variabel-variabel konsep yang diukur yang biasanya sama antara satu sistem dengan lainnya. Untuk memahami sistem politik Indonesia, layaknya kita memahami sistem-sistem lain, maka harus kita ketahui beberapa variabel kunci. Variabel-variabel kunci dalam memahami sebuah sistem adalah struktur, fungsi, aktor, nilai, norma, tujuan, input, output, respon dan timbal balik. 14 Struktur adalah lembaga politik yang memiliki keabsahan dalam menjalankan suatu fungsi sistem politik. Dalam konteks negara sistem politik misal dari struktur ini struktur input,proses, dan output. Struktur input bertindak 14 Ibid hal 118 Universitas Sumatera Utara 18 selaku pemasok komoditas ke dalam sistem politik, struktur proses bertugas mengolah masukan dari struktur input, sementara struktur output bertindak selaku mekanisme pengeluarannya. Hal ini mirip dengan organisme yang membutuhkan makanan, pencernaan, dan metabolisme untuk tetap bertahan hidup.Struktur input, proses dan output umumnya dijalankan oleh aktor-aktor yang dapat dikategorikan menjadi legislatif, eksekutif, dan yudikatif. Ketiga aktor ini menjalankan tugas kolektif yang disebut sebagai pemerintah government. Namun, setiap aktor yang mewakili struktur harus memiliki fungsi yang berbeda-beda tidak boleh suatu fungsi dijalankan dengan struktur yang berbeda karena akan menimbulkan konflik kepentingan. 15 Nilai adalah komoditas utama yang berusaha didistribusikan oleh struktur-struktur di setiap sistem politik yang wujudnya adalah kekuasaan, pendidikan atau penerangan, kekayaan, kesehatan, keterampilan, kasih sayang, kejujuran dan keadilan, keseganan, respek. Nilai-nilai tersebut diasumsikan dalam kondisi yang tidak merata persebarannya di masyarakat sehingga perlu campur tangan struktur-struktur yang punya kewenangan otoritas untuk mendistribusikannya pada elemen-elemen masyarakat yang seharusnya menikmati. Struktur yang menyelenggarakan pengalokasian nilai ini, bagi Easton, tidak dapat diserahkan kepada lembaga yang tidak memiliki otoritas haruslah negara dan pemerintah sebagai aktornya. 16 15 Leaf let,2012. Konsep Pelayanan Birokrasi, Makassar: IMM Fisip Universitas Muhammadiyah Makassar, hal 54 16 Teori-teori Politik,Graha Ilmu, hal 119 Universitas Sumatera Utara 19 Norma adalah peraturan, tertulis maupun tidak, yang mengatur tata hubungan antara aktor di dalam sistem politik. Norma ini terutama dikodifikasi di dalam konstitusi undang-undang dasar suatu negara. Setiap konstitusi memiliki rincian kekuasaan yang dimiliki struktur input, proses, dan output. Konstitusi juga memuat mekanisme pengelolaan konflik antar aktor-aktor politik di saat menjalankan fungsinya, dan menunjuk aktor sekaligus lembaga yang memiliki otoritas dalan penyelesaikan konflik. Setiap negara memiliki norma yang berlainan sehingga konsep norma ini dapat pula digunakan sebagai parameter dalam melakukan perbandingan kerja sistem politik suatu negara dengan negara lain 17 Ada 3 unsur penting dalam memahami sistem politik yaitu Pertama Proses adalah pola-pola yang dibuat oleh manusia dalam mengatur hubungan antara satu sama lain, yang Kedua Struktur adalah mencakup lembaga formal dan non formal . Input dan output adalah dua fungsi dalam sistem politik yang berhubungan erat. Apapun output suatu sistem politik, akan dikembalikan kepada struktur input. Struktur input akan bereaksi terhadap apapun output yang dikeluarkan, yang jika positif akan memunculkan dukungan atas sistem, sementara jika negatif akan mendampak muncul tuntutan atas sistem. Umpan balik feedback adalah situasi di mana sistem politik berhasil memproduksi suatu keputusan ataupun tindakan yang direspon oleh struktur output. 17 P.Anthonius Sitepu,Studi Ilmu Politik,Graha Ilmu . Universitas Sumatera Utara 20 dan yang Ketiga Fungsi-fungsi adalah merupakan serangkaian peran dan keputusan yang diambil untuk mencapai tujuan. 18 Penyelenggaraan pelayanan publik merupakan salah satu fungsi negara dalam rangka menciptakan kesejahterahan rakyat. Salah satu bentuk pelayanan

1.7.3 Studi Terdahulu

Penelitian ini pada dasarnya tidak bisa di lepaskan dari penelitian- penelitian terdahulu yang pernah dilakukan. Penelitian terdahulu menjadi rujukan dan pembanding dalam penelitian ini. Ada beberapa penelitian terdahulu yang dijadikan acuan dalam penelitian ini. Penelitian ini tersebut ” PELAYANAN PEMBUATAN AKTA KELAHIRAN DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN CIREBON”yang di Dwi Fitria santy. Administrasi Publik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro, memaparkan tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut : Pertama, Untuk mengetahui besarnya pengaruh prosedur pelayanan terhadap kualitas pelayanan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Cirebon. Kedua, Untuk mengetahui besarnya pengaruh kemampuan pegawai terhadap kualitas pelayanan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Cirebon. Ketiga, Untuk mengetahui besarnya pengaruh prosedur pelayanan dan kemampuan pegawai terhadap kualitas pelayanan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Cirebon. 18 Miriam Budiardjo, Dasar-dasar Ilmu Politik Jakarta: Gramedia, 2003 Universitas Sumatera Utara 21 yang diberikan oleh aparatur pemerintahan kepada masyarakat adalah pelayanan dalam bidang kependudukan. Akta kelahiran merupakan salah satu dokumen yang harus dimiliki oleh setiap orang. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui mengetahui dan mendeskripsikan kualitas pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Cirebon dalam pelayanan akta kelahiran. Hasil dari penelitian menunjukan bahwa Hasil penelitian menunjukkan bahwa kualitas pelayanan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Cirebon Tinggi yaitu sebesar 34,1. Besarnya pengaruh prosedur pelayanan terhadap Kualitas pelayanan sebesar 10,69, besarnya pengaruh kemampuan pegawai terhadap Kualitas pelayanan sebesar 37,45, dan Kualitas pelayanan yang dipegaruhi Prosedur Pelayanan dan Kemampuan Pegawai secara bersamaan sebesar. Hasil penelitian menunjukkan bahwa ada hubungan yang signifikan antara Prosedur Pelayanan dan Kemampuan Pegawai Terhadap Kualitas Pelayanan. 19 19 http:download.portalgaruda.orgarticle.php?article=73036val=4925 Penelitian berikutnya, adalah penelitian yang dilakukan Modest Dahlan S dengan judul Kualitas Pelayanan Administrasi Akta Kelahiran Di Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Pemerintah Kabupaten Simalungun. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui bagaimana kualitas pelayanan administrasi akta kelahiran di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Pemerintah Kabupaten Simalungun. Universitas Sumatera Utara 22 Upaya perbaikan kinerja organisasi pemerintah merupakan sesuatu yang harus terus menerus dilakukan. Salah satu hal yang perlu dilakukan adalah memperbaiki proses kinerja masih terlalu birokratis dan cederung menyulitkan masyarakat yang ingin berhubungan dengan instansi pemerintah. Sebagai sebuah organisasi publik yang terkait dengan pelaksanaan fungsi pelayanan, Dinas Kependudukan Dan Catatan salah satu lembaga publik yang memberi pelayanan Administrasi Kependudukan guna menerbitkan dokumen Akta Kelahiran. Dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan publik terindikasi masih belum maksimalnya kualitas pelayanan pada Dinas ini. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Kualitas Pelayanan Akta Kelahiran di Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Simalungun dilihat dari standar pelayanan yaitu prosedur, biaya, waktu, produk, sarana prasarana dan kompetensi pegawai. Adapun penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan wawancara dan observasi. Informan dalam penelitian ini terdiri dari informan kunci, informan utama dan informan tambahan. Hasil dari penelitian ini adalah Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat perubahan Kualitas Pelayanan Akta Kelahiran yang dirasakan oleh masyarakat. Selama Undang-Undang No.23 Tahun 2006 masih berjalan, pelayanan di Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Simalungun masih belum berkualitas karena prosedur pelayanan masih cukup panjang dan rumit, waktu pengurusan yang cukup lama, biaya yang dikeluarkan masyarakat cukup mahal, serta sarana dan prasarana yang kurang memadai. Ditengah proses Universitas Sumatera Utara 23 penelitian, pemerintah menerbitkan Undang-Undang No.24 Tahun 2013, sehingga terdapat perubahan yang cukup mendasar terutama dari segi prosedur pelayanan menjadi lebih mudah, waktu pelayanan semakin cepat dan biaya pelayanan yang sudah digratiskan. Namun masih terdapat komponen standar pelayanan yang belum dapat dikatakan berkualitas yaitu pada sarana dan prasarana, sehingga Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil harus lebih berupaya dalam meningkatkan mutu pelayanan terutama penyediaan fasilitas terkait penyelenggaraan pelayanan administrasi Akta Kelahiran. 20 Metode penelitian merupakan suatu kajian dalam menjawab serta mempelajari peraturan yanng terdapat dalam suatu penelitian. Ditinjau dari sudut filsafat, metodologi penelitian merupakan epistimologi penelitian, yaitu yang menyangkut bagaimana kita mengadakan penelitian.

1.8 Metode Penelitian