Eksternal Public Relations Public Relations

Universitas Sumatera Utara  Dan sebagainya. Adanya komunikasi ke bawah downward communication dengan karyawan, maka pimpinan akan mempunyai hubungan yang baik dengan karyawan. Akan tetapi, bukan hanya hubungan antara pimpinan ke karyawan saja. Juga ada hubungan antara karyawan dengan pimpinan. Di dalam bukunya, onong effendi 2007:136 mengatakan bahwa kegiatan komunikasi ke atas upward communication untuk mengetahui opini para karyawan dapat dilakukan dengan ;  Mengadakan pertemuan untuk menampung pendapat,  Mengadakan rubrik khusus dalam majalah intern, semacam kontak pembaca, tetapi khusus untuk diisi oleh para karyawan,  Mengadakan kotak saran suggestion box untuk menampung saran-saran bagi kepentingan organisasi dan kepentingan karyawan.

2.1.2.3. Eksternal Public Relations

Rosady Ruslan dalam bukunya “Manajemen Public Relations Media Komunikasi” mendefinisikan eksternal public relations adalah publik umum masyarakat. Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya Ruslan,2003:23. Ketika melakukan hubungan eksternal, seorang public relations harus mampu menyerap aspirasi publik eksternal, terutama masalah kebutuhan dan keinginan need and want publik eksternal dari organisasi atau perusahaan Ardianto, 2011:106. Hal ini dikarenakan pengunjung merupakan aset yang penting bagi sebuah usaha yang bergerak dibidang penyediaan jasa atau pun diusaha-usaha lainnya terkhusus untuk mendapatkan keuntungan bagi perusahaan tersebut. Perusahaan berusaha mempertahankan itikad baik pelanggan dengan berhubungan secara teratur melalui perwakilan perdagangan, melalui surat, pertemuan, penelitian, dan dengan pengiriman per pos surat kabar atau majalah dan buku perusahaan secara teratur dalam Ardianto,2011:112-113. Media-media komunikasi eksternal Public Relations dapat diuraikan sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara 1 Jurnal eksternal Suatu bentuk terbitan dari sebuah perusahaan atau organisasi yang sengaja dibuat dalam rangka mengadakan hubungan dengan khalayak. 2 Media audiovisual Media ini terdiri dari slide dan kaset video, atau bisa juga gulungan film-film dokumenter. 3 Literatur edukatif Semua bahan cetakan yang dibuat untuk menjelaskan atau mendorong digunakannya suatu produk atau jasa pelayanan, atau berbagai manfaat dan nilai dari produk tersebut. 4 Komunikasi lisan Penyampaian suatu uraian secara lisan, mungkin juga dengan didukungoleh peralatan audiovisual, merupakan salah satu kegiatan humas yang penting. 5 Pameran Dalam melaksanakan suatu program atau kampanye humas, para praktisihumas juga sering memanfaatkan acara ekshibisi atau pameran. 6 Seminar dan konferensi Guna menunjang penggunaan berbagai macam media yang telah diuraikan diatas misalnya audiovisual atau komunikasi lisan, ada baiknya jika suatu perusahaan menyelenggarakan suatu pertemuan khusus untuk khalayak. Tujuannya adalah menyampaikan presentasi ke orang-orang tertentu dalam bentuk seminar atau konferensi, dan lebih bersifat edukatif. 7 Sponsor Penyediaan dukungan finansial untuk semua acara, subyek, kegiatan, lembaga, atau individu yang dianggap perusahaan tersebut potensial dalam rangka melancarkan suatu iklan atau mendukung usaha-usaha pemasaran. Adanya media dalam menyampaikan informasi, perusahaan lebih bisa mengeksplor kegiatan-kegiatan serta prestasi perusahaan kepada publik. Tentunya pemilihan media yang tepat akan menguntungkan bagi perusahaan karena hal ini bisa menciptakan citra perusahaan yang positif. Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara 2.1.2.4. Fungsi dan Tujuan Public Relations Fungsi Public Relations pada dasarnnya adalah suatu kegiatan untuk menggerakkan dan mempengaruhi opini publik terhadap individuperusahaan atau untuk mengubah sikap publik terhadap kebijaksanaan perusahaanlembaga dalam rangka menciptakan good will dan memperoleh opini publik yang favorable bagi organisasi bersangkutan Pratikto,1982:35. Untuk mendapatkan sebuah public relations yang sempurna maka dibutuhkan good will diantara semua pihak yang terlibat di dalam kegiatan tersebut. Menurut H.Fayol beberapa kegiatan dan sasaran PR, adalah Ruslan,2003:23-24 :  Membangun identitas dan citra perusahaan Building Coorporate identity and image o Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif o Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak  Menghadapi krisis Facing Of Crisis o Menangani keluhan compalint dan menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR Recovery Of Image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.  Mempromosikan aspek kemasyarakatan Promotion public causes o Mempromosikan yang menyangkut kepentingan publik o Mendukung kegiatan kampanye sosial anti merokok, serta menghindari obat-obatan terlarang, dan sebagainya. Menurut Colin dan Thomas 2005: 18 tugas-tugas pokok dari public relations adalah sebagai berikut: 1. Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan, baik perusahaan sendiri maupun perusahaan saingan, juga ancaman dan peluangnya; mendiagnosis masalah-masalah yang dapat dipecahkan melalui sarana- sarana public relations; mengidentifikasi masyarakat yang dituju dan saluran-saluran yang paling efektif digunakan untuk menjangkau mereka. 2. Memberi nasehat kepada pihak manajemen di semua tingkatan, terutama mengenai perkembangan intern dan ekstern, yang mungkin dapat Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara mempengaruhi reputasi perusahaan dalam hubunganya dengan kelompok- kelompok lain yang menjadi sasaran komunikasi perusahaan tersebut. 3. Menjadi ahli depositor karena itu harus mengetahui semua aspek komunikasi perusahaan, baik intern maupun ekstern. Dengan cara mempertahankan para ahli, baik yang sudah ada maupun yang baru masuk, sehubungan dengan teknik-teknik yang relevan dan kemudahan- kemudahan serta kontak-kontak yang mungkin digunakan mereka. 4. Membuat kontak dengan para pengambil keputusan ekstern yang penting. Selain itu, mengontak pula para pencetus ide dan sumber-sumber informasi lain. 5. Memastikan arus informasi yang efektif untuk kelompok-kelompok masyarakat yang terpilih, guna memanfaatkan saluran-saluran komunikasi yang cocok buat mereka, seperti buku, majalah keluarga, surat kabar, radio, televisi, brosur, wawancara dan lain sebagainya. 6. Membetuk komisi-komisi riset untuk proyek-proyek khusus, agar dapat menentukan dan memperkirakan situasi dan masalah, atau untuk mengukur efektivitas program-program dari public relations yang telah dilaksanakan. 7. Mengevaluasi masalah-masalah dan aktivitas public relations, sehingga dapat memberikan laporan-laporan yang teratur kepada pihak manajemen. 8. Merencanakan dan memanajemen kegiatan-kegiatan delegasi perusahaan. Misalnya, pameran, kunjungan, pertemuan dan lain sebagainya. 9. Membantu bagian-bagian lain dengan menganalisis masalah-masalah komunikasi, menulis dan menerbitkannya, memberikan keterangan baik dengan audio-visual maupun sarana-sarana pendukung lain serta bekerjasama untuk menanggulangi masalah-masalah yang telah ditentukan. 10. Memastikan seluruh organisasi dan tidak melakukan sesuatu tindakan yang dapat mencemarkan nama baik organisasi. Di dalam dunia kerja tentunya menjalani beberapa kegiatan-kegiatan yang diutamakan sebagai tugas atau job desk dari seorang karyawan merupakan suatu hal yang perlu diperhatikan. Begitu juga dengan seorang praktisi public relations, Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara menjalani kegiatan-kegiatan job desk nya merupakan sebuah kunci keberhasilan dari seorang praktisi public relations. Menurut Tjiptono 1999, kegiatan-kegiatan public relations meliputi hal-hal berikut: 1. Press Relations Aktivitas ini memberikan informasi yang pantas atau layak dimuat di surat kabar agar dapat menarik perhatian publik terhadap seseorang, produk, jasa atau organisasi. 2. Product Publicity Aktivitas ini meliputi berbagai upaya untuk mempublikasikan produk- produk tertentu. Abdurrachman 1993 menyatakan bahwa publicity adalah news berita yang ditulis dalam surat-surat kabar, majalah-majalah atau yang disiarkan melalui radio dan televisi, yang penuh dengan human interest dan menarik perhatian publik mengenai kegiatan-kegiatan atau pernyataan-pernyataan orang-orang yang prominently involved. 3. Coorporate communication Kegiatan ini mencakup komunikasi internal dan eksternal, serta mempromosikan pemahaman tentang organisasi, memberikan informasi kepada pelanggan melalui promosi. Dr.Alo Liliweri di dalam bukunya “komunikasi serba ada serba makna” 2011,501:502 mengatakan bahwa promosi merupakan aktivitas untuk menyebarluaskan pesan tentang suatu produk sehingga produk ini diingat oleh para konsumen atau para pelanggan, pesan-pesan ini merangsang mereka untuk melakukan permintaan dan penawaran terhadap produk tersebut. Sehingga dapat disimpulakan bahwa promosi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk menyebarkan informasi mengenai suatu produk atau jasa agar dapat terkomunikasikan kepada masyarakat dengan baik dan berusaha untuk mempengaruhi sikap dan perilaku masyarakat terhadap produk atau jasa yang ditawarkan.

2.1.3. Marketing