commit to user 125
menginformasikan agenda kegiatan Pemkot Surakarta, karena di tengah keterbatasan anggaran yang ada, cara ini dirasa cukup efektif.
Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta menggunakan surat untuk memberikan laporan-laporan mengenai laporan kinerja humas. Dan Bagian
Humas dan Protokol Pemkot Surakarta menggunakan surat untuk menjalankan strategi media relations, mengelola relasi, mengelola relasi dengan media massa
sebagai institusi dan wartawan sebagai pekerja media massa, dengan menggunakan surat untuk mengundang pimpinan redaksi media massa untuk
menghadiri forum silaturahmi. Yang terakhir, Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta
menggunakan surat kabar sebagai media publisitas yang dipergunakan untuk menjalin hubungan dengan publik. Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta
menjalin relasi dengan wartawan-wartawan dari surat kabar seperti Solopos, Radar Solo, Suara Merdeka, Joglosemar, Kedaulatan Rakyat, Kompas, Wawasan,
Tempo, didalam pelaksanaan tugas. Menjalin relasi dengan wartawan-wartawan dari surat kabar tersebut
merupakan strategi media relations, mengelola relasi, dimana Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta dalam mengelola relasi dengan media massa sebagai
institusi dan wartawan sebagai pekerja media massa. Wartawan-wartawan dari surat kabar tersebut selalu datang pada acara jumpa pers yang diadakan Bagian
Humas dan Protokol Pemkot Surakarta untuk mendapatkan informasi mengenai program-program atau kebijakan-kebijakan seputar Pemkot Surakarta.
c. Media Audio Visual
commit to user 126
Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta menggunakan strategi media relations, mengembangkan strategi, dimana menggunakan berbagai media
yang ada untuk menyampaikan pesan kepada publik. Yang ketiga adalah media audio visual yang merupakan media yang menyiarkan “berita” yang dapat
ditangkap baik indera mata maupun indera telinga, misalnya saja : film motion picture, televisi, dan lain-lainnya
73
. Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta menggunakan media televisi dan konferensi pers sebagai media audio
visual didalam pelaksanaan tugas. Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta menggunakan televisi
sebagai media publisitas yang dipergunakan untuk menjalin hubungan dengan publik. Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta menjalin relasi dengan
wartawan-wartawan dari televisi seperti RCTI, MetroTV, Indosiar, TATV, SCTV, Jogja TV, Trans 7 di dalam pelaksanaan tugasnya. Menjalin relasi dengan
wartawan-wartawan dari televisi tersebut merupakan strategi media relations, mengelola relasi, dimana Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta dalam
mengelola relasi dengan media massa sebagai institusi dan wartawan sebagai pekerja media massa. Wartawan-wartawan dari televisi tersebut selalu datang
pada acara jumpa pers yang diadakan Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta untuk mendapatkan informasi mengenai program-program atau
kebijakan-kebijakan seputar Pemkot Surakarta.
73
Widjaja, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Jakarta: Bumi Aksara, 1997 hal. 84
commit to user 127
Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta juga mengadakan kegiatan konferensi pers, yang merupakan media audio visual didalam menjalin hubungan
dengan publik. Konferensi pers merupakan salah satu alat Humas yang paling praktis untuk menyebarkan berita. Konferensi pers press conference adalah
pertemuan antara satu atau beberapa orang, instansi atau perusahaan dengan “orang-orang pers”, dimana kepada orang-orang pers tersebut diberikan
penjelasan dan kemudian diberikan kesempatan untuk menanyakan hal-hal yang ada hubungannya dengan diri atau kegiatan seseorang, beberapa orang, instansi
atau perusahaan tersebut untuk dijadikan bahan berita
74
. Dalam menjalin hubungan dengan wartawan, Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta
menjalankan strategi media relations, mengelola relasi, melakukan komunikasi yang intens diantara kedua belah pihak yang berkenaan dengan tugas-tugas pokok
masing-masing. Wartawan-wartawan, baik dari media cetak maupun elektronik, yang merupakan bagian dari strategi media relation, mengembangkan strategi,
menggunakan berbagai media yang ada untuk menyampaikan pesan kepada publik. Wartawan-wartawan tersebut sebelum acara jumpa pers, sambil menunggu
mereka saling menyapa dan mengobrol dengan staf Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta mengenai kabar masing-masing.
Di luar agenda kegiatan Pemkot Surakarta, apabila Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta memiliki kegiatan-kegiatan ataupun informasi-
informasi diluar kegiatan jumpa pers, akan diberitahukan via sms maupun
74
Widjaja, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Jakarta: Bumi Aksara, 1997 hal. 85
commit to user 128
Facebook. Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta selalu menghubungi para wartawan untuk pemberitahuan, contoh apabila ada acara pelantikan di
Pemkot Surakarta, maka Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta juga mengundang para wartawan untuk menghadiri acara tersebut.
Menurut wartawan Solopos, Joglosemar, dan Suara Merdeka, mereka mengatakan bahwa benar mengetahui kalau Bagian Humas dan Protokol Pemkot
Surakarta memiliki nomor kontak para wartawan, sehingga pada saat diluar kegiatan jumpa pers, apabila ada informasi-informasi dan kegiatan-kegiatan
Pemkot Surakarta akan diberitahukan via sms. Untuk FB, wartawan tidak ada masalah, mereka mengakses FB Humas dan Protokol Pemkot Surakarta setiap
pagi atau sore kalau sudah masuk mengenai kegiatan-kegiatan Pemkot Surakarta mereka akan mengaksesnya.
Berdasarkan observasi penulis, memang benar Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta memiliki nomor kontak para wartawan, sehingga pada
saat diluar kegiatan jumpa pers, apabila ada informasi-informasi dan kegiatan- kegiatan Pemkot Surakarta akan diberitahukan via sms. Untuk FB, wartawan tidak
ada masalah, mereka mengakses FB Humas dan Protokol Pemkot Surakarta setiap pagi atau sore kalau sudah masuk mengenai kegiatan-kegiatan Pemkot Surakarta
mereka akan mengaksesnya. Di dalam menyelenggarakan konferensi pers ada hal-hal yang perlu
diperhatikan, antara lain : topik atau tema yang akan disampaikan pada media massa, menetapkan orang yang akan menjadi juru bicara, menyusun tim dengan
pembagian tugas yang jelas, menyusun media kit, mempersiapkan materi
commit to user 129
presentasi dan sarana presentasi, menyusun daftar undangan, menentukan waktu dan tempat penyelenggaraan konferensi pers, dan membuat daftar cek untuk
kegiatan-kegiatan yang mesti dilakukan selama persiapan dan penyelenggaraan konferensi pers
75
. Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta menentukan topik atau
tema yang akan disampaikan pada media massa, berdasarkan informasi yang paling menonjol diantara informasi-informasi yang ada. Kemudian Bagian Humas
dan Protokol Pemkot Surakarta menetapkan Kepala Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta, yaitu bapak Drs. Joko Pratono, sebagai juru bicara. Bagian
Humas dan Protokol Pemkot Surakarta menyusun tim dengan pembagian tugas yang jelas, Jackson Napitupulu, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Pemberitaan,
sebagai koordinator wartawan, yaitu mengkoordinasi para wartawan untuk datang ke Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta apabila ada informasi-informasi
dan kegiatan-kegiatan Pemkot Surakarta. Arso Danardono yang mempunyai jabatan Penyusun Kliping bertugas salah satunya membuat analisis berita dan
membuat laporan kegiatan Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta, untuk diberikan kepada wartawan, Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta
mengundang wartawan-wartawan, baik dari media cetak maupun elektronik. Lalu Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta juga menentukan waktu dan
tempat penyelenggaraan konferensi pers di Ruang Sekretaris Daerah. Semua anggota staf Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta bekerjasama agar
kegiatan konferensi pers ini dapat berhasil penyelenggaraannya.
75
Yosal Iriantara, Media Relations Konsep Pendekatan dan Praktik, Bandung: Simbiosa Rekatama Media, 2005 hal. 213
commit to user 130
Agar kemitraan Pemkot Surakarta dan media dapat berjalan dengan baik dan tujuan Pemkot Surakarta dapat diwujudkan secara optimal, yakni salah
satunya melayani dan memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, maka diperlukan pelaksanaan media relations. Artinya Pemkot Surakarta melalui
Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta harus memberi kemudahan media massa untuk mendapatkan informasi, baik dalam kemudahan menghubungi secara
langsung, melalui telepon, ataupun kemudahan untuk mendapatkan informasi- informasi dasar secara tertulis.
Adapun prinsip dasar yang dilakukan Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta dalam menjalankan strategi Media Relations, antara lain :
a. Memperhatikan Tenggat Waktu deadline Media Massa
