commit to user 130
Agar kemitraan Pemkot Surakarta dan media dapat berjalan dengan baik dan tujuan Pemkot Surakarta dapat diwujudkan secara optimal, yakni salah
satunya melayani dan memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, maka diperlukan pelaksanaan media relations. Artinya Pemkot Surakarta melalui
Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta harus memberi kemudahan media massa untuk mendapatkan informasi, baik dalam kemudahan menghubungi secara
langsung, melalui telepon, ataupun kemudahan untuk mendapatkan informasi- informasi dasar secara tertulis.
Adapun prinsip dasar yang dilakukan Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta dalam menjalankan strategi Media Relations, antara lain :
a. Memperhatikan Tenggat Waktu deadline Media Massa
Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta memahami adanya deadline bagi para wartawan, namun hal tersebut tidak berlaku pada kasus
hubungan Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta dengan media massa. Hal tersebut dikarenakan banyaknya informasi yang tersedia mengenai Pemkot
Surakarta, dan dengan kesibukan masing-masing staf Humas dan juga kesibukan dari dinas-dinas terkait, sehingga menyebabkan informasi yang harusnya bisa
disampaikan secara cepat, terkadang agak telat. Namun untuk acara jumpa pers yang diadakan Bagian Humas dan
Protokol Pemkot Surakarta, selalu dihadiri para wartawan dari berbagai media, baik media cetak maupun elektronik, baik media lokal maupun nasional bahkan
internasional.
commit to user 131
Dalam menjalin hubungan dengan wartawan, Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta menjalankan strategi media relations, mengelola relasi,
melakukan komunikasi yang intens diantara kedua belah pihak yang berkenaan dengan tugas-tugas pokok masing-masing. Dengan demikian, pada saat diluar
jadwal jumpa pers, setiap saat wartawan akan dihubungi melalui sms apabila ada informasi-informasi penting. Bagi wartawan yang mempunyai Facebook, juga
bisa mengakses informasi di Facebook Humas dan Protokol Pemkot Surakarta.
b. Jangan Pernah Berbohong – Bicara Benar atau Diam
Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta juga tidak pernah berbohong didalam memberikan informasi kepada wartawan, hal ini didukung
oleh pernyataan wartawan Suara Merdeka bahwa Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta proaktif dalam memberikan informasi, dan informasi tersebut
pasti benar dan dapat dipercaya. Wartawan Solopos mengatakan pemberian informasi kurang handal, dalam artian informasi terkadang belum tersampaikan ke
wartawan. Dan wartawan Joglosemar mengatakan Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta dalam pemberian informasi dapat dipercaya, dikatakan
demikian karena informasi yang diberikan bentuknya pasti sifatnya resmi. Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta menjalankan strategi media
relations, mengembangkan strategi, dimana Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta berkoordinasi dengan bagian-bagian lain dalam perusahaan sehingga
selalu mendapatkan informasi mutakhir. Terkait dengan masalah mendapatkan informasi, Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta selalu berkoordinasi
dengan dinas-dinas terkait yang dianggap bisa memberikan informasi mutakhir,
commit to user 132
seperti contoh masalah BPMKS, misal ada komplain tentang pelaksanaan BPMKS, maka dalam memberikan klarifikasi akan mendatangkan pihak dari
Dinas Pendidilan Pemuda dan Olahraga Dikpora, dan pada akhirnya pertanyaan para wartawan dalam melaksanakan fungsinya sebagai kontrol sosial dapat
terjawab, dan informasi tersebut benar adanya karena langsung sumber yang berkompeten yang menjawabnya, sehingga tidak menimbulkan reputasi sebagai
pihak yang tidak bisa dipercaya oleh wartawan. Mengumpulkan data dan informasi yang datang dari berbagai sumber merupakan salah satu kegiatan aparat
kehumasan pemerintah yang perlu diperhatikan
76
. Data dan informasi dikumpulkan mulai dari seluruh jajaran pejabat pemerintahan di Kota Surakarta,
para wartawan dari berbagai media massa, dan juga masyarakat. Dengan seluruh pejabat pemerintahan di Kota Surakarta, mereka selalu memberikan informasi-
informasi kepada Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta menegenai situasi perkembangan di masyarakat dan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan
Pemkot Surakarta. Dengan wartawan, mereka juga memberikan informasi kepada Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta, karena wartawan juga bisa tahu
lebih dulu menegenai suatu hal, karena mereka di lapangan. Dengan masyarakat, misalnya masyarakat mungkin ada yang kurang puas
atau tidak puas dengan pejabat Pemkot Surakarta, misal ada perbuatan kurang menyenangkan dari jajaran staf Pemkot Surakarta atau kurang puas terhadap
kebijakan Pemkot Surakarta, melalui koran Solopos, masyarakat bisa menyalurkan aspirasi atau keluhannya di surat pembaca. Hal-hal tersebut
76
Widjaja, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Jakarta: Bumi Aksara, 1997 hal. 65
commit to user 133
merupakan bagian dari salah satu kegiatan aparat kehumasan pemerintahan, yaitu mengumpulkan data dan informasi yang datang dari berbagai sumber
77
. Menurut wartawan Solopos, informasi yang disampaikan memang banyak,
tapi belum handal karena ada beberapa informasi yang lepas, dan kurang berkoordinasi dengan beberapa dinas. Menurut wartawan Joglosemar, materi
informasi belum maksimal, untuk release masih minim dan informasi kurang mengalir, dan tidak mengetahui berkoordinasi dengan dinas terkait. Menurut
wartawan Suara Merdeka, informasi pastinya handal, akurat dan dapat dipercaya, tetapi terkadang waktunya mepet, untuk release sangat jarang, dan tidak pernah
berkoordinasi dengan dinas-dinas terkait dalam penyampaian informasi. Berdasarkan observasi penulis, Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta
mengetahui segala informasi, namun terkadang sering terlambat memberikan informasi, apabila ada ketidaklengkapan informasi, Bagian Humas dan Protokol
Pemkot Surakarta berusaha melengkapinya, walaupun terkesan pasif. Sehingga tidak ada alasan bagi Bagian Humas dan Protokol Pemkot Surakarta untuk
berbohong ataupun berbicara tidak benar kepada media massa.
c. Mengembangkan Kedekatan dan Hubungan Akrab rapport dengan
