f. Mencatat dan menghitung sisa persediaan. g. Mengecek dan melaporkan persediaan yang hampir atau sudah mencapai titik
pemesanan ulang. h. Membuat laporan persediaan secara periodik atau sesuai permintaan manajer.
5. Divisi Finance
Tugas dan tanggungjawabnya adalah sebagai berikut:
a. Mengaudit dan mengotorisasi laporan keuangan yang dibuat staff accounting. b. Mengotorisasi pemasukan uang kas.
c. Meminta otorisasi dari atasan untuk pengeluaran kas. d. Membuat anggaran untuk mengendalikan pengeluaran dana.
e. Menganalisis laporan keuangan atau data akuntansi yang diterima. f. Mengatur dan mengawasi kegiatan penyimpanan uang kas dan surat-surat
berharga. 1 Staff Accounting
a. Menganalisis semua laporan keuangan. b. Membantu dalam mengkoordinasi seluruh kegiatan bagian keuangan.
c. Membuat laporan pertanggung jawaban kepada direktur. d. Memastikan semua transaksi masuk ke dalam sistem yang telah disediakan.
e. Melakukan pencatatan dan pembukuan sesuai dengan data yang diperoleh. f. Menyajikan laporan keuangan per periode untuk kepentingan masing-masing
bagian. g. Membuat faktur dan faktur pajak kepada pelanggan.
h. Memastikan semua pelanggan menyelesaikan semua transaksi keuangan. i. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas.
j. Melakukan pencatatan dan pembukuan sesuai dengan data yang diperoleh.
6. Divisi Personalia
Tugas dan tanggungjawabnya adalah sebagai berikut: 1. Recruitment: bertanggungjawab dalam memilih dan menjawab kebutuhan
pegawai melalui penerimaan kerja sampai dengan penempatan kerja para
karyawan baru.
2. Training: bertanggungjawab dalam menjaga kualitas SDM yang ada di perusahaan dengan cara pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai
upaya dalam peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja.
3. Benefit: keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan sedikit banyak dapat
diberikan oleh karyawan.
4. Penilaian kerja: pengawasan terhadap efektifitas kerja seseorang, dilihat dari
grafik standart kinerja dengan kinerja yang ditunjukan oleh karyawan.
5. Perencanaan karir: bahwa setiap karyawan memiliki potensi-potensi, fungsi ini guna menjawab setiap karyawan memiliki jalur karir menurut tugas,
tanggung jawab dan keahlian yang ia miliki.
6. Menghubungkan antara pekerja dengan perusahaan, mulai dari peraturan
perusahaan, informasi dan kebijaksanaan yang ada. 7. Pemutusan hubungan kerja.
4.2 Perencanaan Syarat
Requirements Planning
Sebagaimana telah diuraikan pada bab sebelumnya, fase ini adalah fase di mana peneliti dan managing director bertemu untuk mengidentifikasi tujuan-
tujuan aplikasi sistem serta mengidentifikasi syarat-syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan tersebut.
4.2.1 Identifikasi Masalah
Beberapa hal yang menjadi kendala dalam sistem yang sedang berjalan dalam memenuhi kebutuhan informasi untuk pelanggan guna menjalin hubungan
yang baik dengan pelanggan, yaitu sistem manual yang ada belum dapat menyajikan informasi yang dapat membantu pelanggan mendapatkan informasi
yang relevan.
4.2.2 Tujuan Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem bertujuan untuk membantu pelanggan PT. Meda Cipta Hutama dalam melihat informasi yang dibutuhkan seperti company profile,
jadwal karyawan, berita, melakukan upload file purchase order, memberikan kritik dan saran, chatting dengan salah satu divisi yang diinginkan, melihat grafik
progress project yang sedang berjalan serta mengirimkan informasi menarik keseluruh pelanggan yang membutuhkan melalui e-mail.
4.2.3 Ruang Lingkup Sistem
Lingkup sistem berdasarkan hasil identifikasi masalah, peneliti akan membangun Sistem Informasi Interactive Customer Relationship Management
dalam kegiatan berbisnis di Internet yang lebih mengutamakan interaksi antara pelanggan dengan perusahaan
dalam upaya mengembangkan bisnis dan mempertahankan pelanggan melalui layanan Suggestion Complain, Chatting
dan Newsletter.
4.2.4 Analisis Sistem yang Berjalan
PT. Meda Cipta Hutama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa infrastruktur jaringan yang memberikan layanan informasi seperti produk dan
service, berbagai pengalaman proyek yang telah dikerjakan, mitra aliansi dan informasi terbaru dari perusahaan masih menggunakan sistem manual. Manual di
sini dalam mendapatkan informasi, pelanggan tersebut sulit mendapatkan company profile karena penyebarannya hanya sampai ke beberapa pelanggan yang
dikenal. Selain itu company profile yang disebarkan ke perusahaan lain atau pelanggan masih kurang menarik minat pelanggan untuk mengetahui isi dari
company profile tersebut. Apabila pelanggan tertarik dengan company profile tersebut dan hendak memberikan proyek, maka pelanggan akan menghubungi PT.
Meda Cipta Hutama. Kemudian PT. Meda Cipta Hutama melakukan survei ke proyek yang akan ditangani dan sebagai hasilnya adalah memberikan
quotationestimasi penawaran proyek ke pelanggan. Setelah mendapatkan quotation biasanya pelanggan menginginkan revisi harga projek atau diskon.
Quotation berisi revisi harga proyek yang dipertimbangkan PT. Meda Cipta Hutama, serta periode pembayaran yang disesuaikan dengan kontrak perjanjian
kerjasama. Quotation dicatat beserta informasi berupa nama pelanggan, material yang dibutuhkan, kesepakatan pembayaran pada periode tertentu, pajak yang
harus ditanggung pelanggan dan perincian harga untuk jasa pekerja proyek. Setelah negosiasi harga telah terjadi kesepakatan maka pelanggan akan
memberikan Purchase Order PO atau Surat Perintah Kerja SPK. Pelanggan dapat melakukan purchase order melalui dua cara yaitu bertemu langsung dengan
project manajer atau dapat juga mengirimkan PO melalui faks dan e-mail. Setelah proyek berjalan, pelanggan mendatangi lokasi proyek untuk melihat progress
project yang dikerjakan engineer PT. Meda Cipta Hutama. Setelah proyek selesai dikerjakan maka divisi project memberikan invoice kepada pelanggan. Analisis
sistem yang berjalan ini digambarkan pada Gambar 4.2.
Gambar 4.2 Rich Picture Sistem yang Berjalan
