13
disamping itu dipertimbangkan apakah pengendalian intern yang telah ada perlu disesuaikan kembali atau tidak.
2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut bulletin Accounting Control,unsur-unsur sitem pengendalian intern yang baik meliputi:
a. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara jelas.
Apabila organisasi perusahaan semakin besar maka pimpinan tidak mampu mengetahui semua kejadian dalam perusahaan.
Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kegiatan perusahaan merupakan hal yang pokok.
Suatu dasar yang berguna dalam penyusunan struktur organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa struktur organisasi
itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya penyesuaian- penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Selain itu
struktur organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Untuk dapat memenuhi
syarat adanya pengendalian yang baik hendakanya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi- fungsi operasiona l, penyimpangan dan
pencatatan. Dasar untuk memisahkan hal itu terletak pada syarat dimana tidak diperbolehkannya suatu depatemen mengadakan
pembukuan sendiri untuk pekerjaan yang dilakukannya. Dengan kata lain harus digunakan suatu prinsip yang tidak memperbolehkan
14
seorangpun melakukan semua transaksi tanpa adanaya oarang lain yang melakukan pemeriksaan. Hal ini untuk mencegah timbulnya
kecurangan-kecurangan dalam perusahaan. b. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang
berguna untuk melakuakn pengendalian akuntansi yang cukup terhadap harta milik, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan dan
biaya. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan
terhadap operasi dan transaksi- transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Klasifikasi data
akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar. Susunan rekening dalam buku besar biasanya disebut chart of
accounts. Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat
memenuhi hal-hal sebagai berikut:
12
1. Membantu mempermudah penyusunan laporan- laporan keuangan dan laporan- laporan lainnya dengan ekonomis.
2. Meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti harta-harta milik, hutang-
hutang, pendapatan-pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus diperinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen
didalam melakukan pengawasan operasi perusahaan.
3. Mengurangi dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat didalam setiap rekening.
4. Memberikan batas-batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, persediaan-persedian dan biaya-biaya.
5. Memuat rekening-rekening kontrol bila diperlukan.
12
Soekamto Penterjemah, Committee on auditing procedur: Internal Control, Yogyakarta: Bagian Penerbitan Fakultas Ekonomi- UGM, 1970, hal. 12.
15
Dengan adanya pengklasifikasian data kedalam rekening maka dengan mudah dapat segerah diketahui segala kegiatan unit-unit
organisasi serta hasil- hasil kegiatannya saat rekening-rekening pembukuan ditutup.
Agar catatan sebagai fungsi kontrol lebih efektif lagi maka diperlukan syarat-syarat sebagai berikut:
1. Pembukuan secara organisatoris harus terpisah dari tanggungjawab penyimpangan.
2. Pembukuan harus direncakan sedemikian rupa dan terpelihara catatan-catatan yang lengkap dan tepat mengenai tanggungjawab
serta hasil- hasilnya. 3. Pembukuan harus menyertai setiap terjadinya transaksi yaitu setiap
transaksi harus segerah dicatat. 4. Pembagian tanggungjawab sepenuhnya mengenai
penyelenggaraan, maksudnya tidak diperbolehkan bagian lain menyelenggarakan pembukuan.
c. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan dalam melakukan tugas- tugas dan fungsi- fungsi setiap bagian dalam organisasi.
Praktek-praktek yang sehat maksudnya adalah setiap pegawai dalam perusahaan, melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan. Misalnya bagian akuntansi baru mencatat hutanh setelah menerima dan memeriksa dokumen-dokumen
16
pendukung transaksi pembelian seperti surat permintaan pembelian, laporan penerimaan dan faktur dari penjualan.
Apabila semua pegawai melakukan pekerjaannya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Misalnya bagian akuntansi
baru mencatat hutang setelah menerima dan memeriksa semua pegawai melakukan pekerjaannya sesuai dengan prosedur, maka bisa
terdapat suatu pengendalian intern yang cukup baik. Praktek yang sehat ini harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada sehingga
pekerjaan suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian yang lain. Pekerjaan pengecek ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan
prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas-tugas dan wewenang-wewenang sehingga tidak ada satu bagianpun dalam
perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir. d. Suatu tingkat kualitas karyawan yang sesuai dengan tanggung
jawabnya. Banyak perusahaan yang beranggapan bahwa untuk
menghemat biaya maka dipakai tenaga kerja yang kurang kecakapannya karena murah. Dalam jangka pendek akan menghemat
biaya, tetapi dalam jangka panjang akan terbukti bahwa pemakaian tenaga kerja yang kurang cakap mengakibatkan pengeluaran biaya
yang lebih besar, karena tenaga kerja tersebut produktivitasnaya rendah dan banyak terjadi pemborosan akibat penyimpangan-
penyimpangan dari apa yang diharapkan. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
17
Agar sistem pengendalian intern dapat lebih efektif lagi, selain terpenuhinya keempat ciri-ciri di atas diperlukan beberapa pengawasan
tambahan yang terdiri dari: a. Laporan- laporan
Setelah semua trasaksi dicatat dan telah dimasukkan dalam rekening-rekening, maka pekerjaan selanjutnya adalah membuat
laporan- laporan secara periodik mengenai semua kegiatan dan hasilnya. Laporan merupakan alat bagi suatu bagian dalam
perusahaan untuk mempertanggungjawabkan tugas-tugasnya. Laporan ini diserahkan kepada atasan dengan maksud agar atasan
dapat mengetahui sampai seberapa jauh pekerjaan yang dilaksanakan. Agar atasan dapat selalu mengetahui hasil kegiatan
perusahaan, biasanya disusun laporan- laporan secara periodik yaitu mengenai bidang-bidang operasional. Apabila ada kesalahan dalam
pembuatan laporan dapat menyebabkan kerugian akibat salah dalam mengambil keputusan. Oleh sebab itu diperlukan ketelitian
didalam penyelenggaaraan, mekanisme maupun penentuan isi laporan.
Agar suatu lapoaran berfungsi dengan baik, Herkert and Wilson dalam buku Controllership menyatakan 5 prinsip dasar
sebagai berikut:
13
13
Heckert Brooks and James D. Wilson, Controllership, Secon edition. New York: The Roland Press Company, 1963, p. 523.
18
1. Pertanggungjawaban, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan itu harus disusun sesuai dengan tanggungjawab bagian-
bagian dalam perusahaan. Laporan- laporan seperti ini dibuat bertingkat sesuai denagan tingkat-tingkat yang ada dalam
struktur organisasi.
2. Pengecualian, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa lapoaran yang disusun itu hendaknya menunjukkan hal- hal yang
menyimpang dari standard atau budgetnya. Maksud dari prinsip ini ialah agar manajemen dapat memusatkan pada hal- hal yang
menyimpang.
3. Perbandingan, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan yang disusun itu hendaknya dibandingkan dengan data-data
lain agar lebih mempunyai arti. Perbandingan ini dapat dilakukan dengan standard atau denagan realisasi periode
sebelumnya.
4. Ringkas, yaitu prinsip bahwa laporan yang dibuat untuk bagian yang lebih tinggi harus ringkas, sehingga dapat memberikan
ruang lingkup yang lebih luas. 5. Komentar, yaitu bahwa laporan itu sebaiknya juga berisi
beberapa komentar dari pihak yang menyusun. Maksud pemberian komentar ini adalah agar pembaca dapat segerah
mengetahui hal- hal penting yang ada.
b. Standard kerja Standard kerja merupakan alat untuk mengukur realisasi.
Dengan adanya standard kerja maka laporan- laporan disusun dengan membandingkan antara realisasi denga n standardnya,
sehingga dapat diketahui adanya penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Apabila ada perbedaan yang menyolok dapat segerah
diketahui dan kemudian dianalisis penyebab-penyebabnya serta tindakan-tindakan apa yang harus dapat segerah dilakukan agar
tidak terjadi perbedaan-perbedaan tersebut. Standard kerja ini sebetulnya kurang efektif sebagai alat
pengawasan terhadap kecurangan-kecurangan besar. Tetapi alat ini PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
19
sangat efektif sebagai alat pengawasan terhadap terjadinya pemborosan-pemborosan.
Agar standard kerja dapat berfungsi sebagai alat pengawasan yang efektif dan berguna, maka harus memenuhi
kriteria-kriteria dibawah ini: 1. Dapat dicapai, bahwa standard harus didasarkan pada penilaian
keadaan-keadaan masa sekarang ini dan masa yang akan datang. Standard harus memenuhi kondisi yang memungkinkan
untuk dicapai dan masuk akal, walaupun untuk mencapai tujuan tersebut perlu kerja keras.
2. Dapat dimengerti, bagi pegawai yang akan melaksanakan standard ini, maka harus menghayati dasar penyusunan dan
memahami arti-arti perbandingan antara standard kerja dengan hasil kerja yang sesungguhnya.
3. Diterima dan dipakai, standard kerja harus disusun melalui konsultasi dengan pihak-pihak yang melaksanakan dengan
pihak yang meminta tingkat standard kerja yang diinginkan, agar supaya dapat dihindari adanya pertentangan dan
keengganan pelaksana. c. Staff Audit Intern
Pada perusahaan yang masih belum berkembang, fungsi pengawasan masih dapat dilakukan sendiri oleh pimpinan, tetapi
apabila perusahaan sudah berkembang dan semakin banyak PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
20
transaksi yang dilakukan, pimpinan sudah tidak dapat melakukan pengawasan tanpa bantuan staff audit intern. Staff audit intern ini
merupakan bagian atau pegawai dalam perusahaan yang tugasnya melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan. Pemeriksaan ini dapat digunakan untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja itu sesuai atau menyimpang
dari yang sudah ditetapkan. Karena prosedur itu disusun dengan tujuan untuk mengadakan suatu sistem pengendalian intern maka
pekerjaan staff audit intern ini merupakan suatu tindakan untuk menilai keefektifan cara-cara alat-alat pengendalian intern yang
lain. Dari hasil pemeriksaan ini manajemen dapat mengetahui apakah ketepatan-ketepatan yang sudah ada itu dipatuhi atau tidak.
B. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah suatu sistem prosedur dan catatan-catatan yang digunakan untuk menetapkan secara tepat
dan teliti, jumlah gaji dan upah yang harus diterima oleh setiap karyawan, jumlah yang harus dipotong dari gaji dan upah itu untuk pajak pendapatan
serta sisa gaji dan upah yang benar-benar dibayarkan kepada karyawan. Pada sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dapat terjadi
kecuranga n-kecurangan. Kecurangan ini dapat dilakukan dengan memasukkan nama-nama karyawan yang fiktif dalam daftar gaji dan upah atau membayar
lebih kepada karyawan-karyawan yang ada dalam daftar gaji dan upah. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
21
Tujuan sistem penggajian dan pengupahan adalah sebaga i berikut:
14
a. Secara cepat dan tepat dapat diketahui berapa besarnya gaji atau upah yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan.
b. Menyelenggarakan catatan-catatan yang efesien dan teliti dari semua gaji dan upah, potonga n-potongan pajaknya dan potongan-potongan lainnya.
c. Membayar gaji dan upah karyawan dengan cara yang memuaskan. d. Menyusun secara tepat dan teliti semua laporan pajak pendapatan dan
pajak upah yang dibutuhkan oleh inspeksi pajak. e. Menetapakan dan menggunakan semua sistem pengecekan intern untuk
mencegah kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan. Sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur
melibatakan fungsi personalia, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Fungsi personalia bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan
jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan dari perusahaannya dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan
karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai
tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan HPP dan
penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.
14
Mulyadi, op. cit., hal. 11.
22
1. Unit-unit Organisasi Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan
Kategori