107
b. Mengisi cek sesuai dengan catatan yang tercantum dalam daftar gaji dengan ditanda tangani oleh kepala departemen keuangan
c. Menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang tunai ke amplop gaji tiap-tiap karyawan
d. Membayar gaji kepada karyawan melalui kepala devisi masing- masing
e. Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya
f. Mendistribusikan bukti pengeluaran kas yang dilengkapi dengan kartu potongan, kartu penghasilan karyawan, rekap
daftar gaji dan rekap daftar potongan 4. Bagian keuangan
a. Membuat rekap daftar gaji dari bagian penggajian yang berfungsi sebagai bagian pembuat daftar gaji
b. Membuat laporan kas keluar c. Membuat rekap daftar potongan
d. Mencatat transaksi pembayaran gaji kedalam jurnal dan rekening buku besar
2. Analisis data sistem akuntansi pengajian penerbit percetakan kanisius
Analisis data sistem akuntansi penggajian pada perusahaan ini dilakukan dengan cara membandingkan praktik yang dijalankan pada
perusahaan dengan teori tentang sistem akuntansi penggajian yang ada. Data diperoleh dari hasil kuesioner yang diajukan kepada perusahaan
108
melalui bagian personaliakepegawaian. Analisis ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian yang dijalankan penerbit
percetakan kanisius sudah baik.
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara
tegas
1 Fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari fungsi keuangan Fungsi pembuatan daftar gaji ditangani oleh seksi gaji.
Sedangkan fungsi pembayaran gaji ditangani oleh seksi kasir. Fungsi keuangan tetap dipegang oleh bagian keuangan perusahaan,
fungsi ini mempunyai pengaruh kuat terhadap adanya kecurangan atau kekelirua n pembuatan daftar gaji. Didalam sistem akuntansi
penggajian, bagian ini hanya berfungsi sebagai kassa perusahaan yang menyetorkan sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas
keluar dan daftar gaji serta rekap daftar gaji untuk pembayaran gaji karyawan. Disini tindakan kecurangan dan penyelewengan mudah
terjadi, tetapi sampai saat ini, belum ada fenomena menuju tindakan kecurangan dan penyelewengan dalam pembuatan dan
pembayaran daftar gaji. Fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari bagian keuangan karena pemisahaan tanggung jawab secara tegas
ada karena kedua fungsi dapat melaksanakan cross check untuk mencapai ketelitian dan keandalan data akuntansi
109
2 Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi Fungsi pencatatan waktu hadir dilaksanakan oleh bagian
bidang keamanan dibawah pengawasan bagian personalia. Fungsi operasi dilaksanakan oleh bagian produksi. Pemisahaan kedua
fungsi tersebut adalah untuk menghindari pencatatan jam hadir fiktif atau tidak sesuai dengan jam hadir yang sesungguhnya.
Keandalan dan ketelitian waktu hadir karyawan dapat dijamin dengan adanya pemisahan kedua fungsi tersebut. Praktik
sesungguhnya mengenai struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas dapat dilihat pada tabel 6.
Hasil dari analisis kedua unsur tersebut menunjukkan bahwa penerbit percetakan kanisius sudah menjalankan unsur
struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas sesuai dengan teori yang ada, sehingga dapat dikatakan sistem
pengendalian intern sistem akuntansi penggajian untuk struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas yang ada
di dalam penerbit percetakan kanisius sudah baik.
Table 6. Tabel perbandingan antara teori dengan praktik struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas dalam sistem akuntansi
penggajian yang dijalankan penerbit percetakan kanisius.
Praktik Teori
Ya Tidak Ket
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab
secara tegas 1 Fungsi pembuatan daftar
Ya Praktik struktur organisasi dalam
system akuntansi penggajian yang dijalankan penerbit percetakan kanisius
sudah sesuai dengan teori yang ada
110
gaji terpisah dari fungsi keungan
2 Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi
operasi Ya
yaitu adanya pemisahan tanggung jawab secara tegas, sehingga dapat
melaksanakan cross check untuk mencapai ketelitian dan keanda lan data
akuntansi dan untuk menghindari pencatatan jam hadir fiktif.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1 Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan penggangkatan yang ditanda tangani oleh
pejabat yang berwenang Pembuat daftar gaji selalu diteliti oleh fungsi pembuat
daftar gaji yaitu kepala bagian personalia, dengan meliahat apakah karyawan yang namanya tercantum di dalam daftar gaji sudah
memiliki surat keputusan pengangkatan karyawan yang ditanda tangani oleh kepala bagia n personalia. Tujuan dari unsur ini adalah
untuk menghindari pencantuman nama karyawan yang fiktif dalam daftar gaji yang dapat merugikan perusahaan.
2 Setiap perubahan gaji karyawan didasarkan pada surat keputusan yang berwenang
Perubahan gaji karyawan selalu ditinjau jika ada kenaikan atau penurunan pangkatstatus sesuai dengan peraturan perusahaan
yang ada atau karena adanya peraturan pemerintah seperti UMR. Setiap perubahan gaji yang ada selalu diotorisasi atau
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, dalam hal ini adalah PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
111
kepala bagian personalia. Otorisasi ini menghindari penyelewengan atau kecurangan perubahan gaji fiktif yang akan menyebabkan
perusahaan membayar lebih untuk biaya yang seharusnya tidak menjadikan bebannya.
3 Setiap potongan gaji karyawan penerbit percetakan kanisius selain pajak penghasilan karyawan harus didasarkan pada surat potongan
gaji yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang yaitu kepala bagian personalia
Dengan adanya otorisasi ini, hak karyawan dapat dipenuhi karena tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atau
penambahan tanpa adanya otorisasi tersebut. 4 Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Kartu jam hadir diotorisasi fungsi pencatat waktu yaitu bagian keamanan dibawah bagian personalia. Kartu jam hadir ini
tidak mempengaruhi besarnya gaji karyawan secara langsung tapi kartu ini mempunyai fungsi sebagai presensi dan mempengaruhi
kedisiplinan kerja karyawan, yang akhirnya menentukan prestasi kerja karyawan yang bersangkutan
5 Daftar gaji karyawan harus diotorisasi untuk pejabat yang berwenang
Daftar gaji merupakan pembayaran gaji karyawan yang harus diotorisasi oleh bagian penggajian, yang menunjukkan:
112
a Karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan yang diangkat sesuai dengan surat keputusan
pengangkatan dan surat perubahan daftar gaji yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, yaitu kepala bagian personalia
b Tarif gaji dipakai sebagai dasar perhitungan gaji karyawan disesuaikan dengan surat keputusan administrasi kepegawaian
perusahaan sendiri dan disesuaikan dengan peraturan pemerintah seperti UMR upah minimum regional
c Data yang digunakan sebagai dasar perhitungan gaji karyawan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang yaitu kepala bagian
personalia dan direktur perusahaan d Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji
telah dicek kebenarannya langsung oleh bagian gaji 6 Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji, dilampiri dengan formulir
cek dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang Bukti kas keluar adalah perintah kepala bagian keuangan
untuk mengeluarkan sejumlah uang tunai untuk pembayaran gaji berdasarkan daftar gaji dan rekap daftar gaji. Di perusahaan ini,
bukti kas keluar tidak perlu dilampiri dengan formulir cek karena uang kas untuk pembayaran gaji telah disediakan oleh bagian
keuangan di kas kecilnya setiap bulan. Bukti kas keluar ini harus diotorisasi oleh direktur perusahaan dan kepala bagian personalia,
dibukukan oleh bagian akuntansi dan diserahkan kepada fungsi PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
113
pembayaran gaji kassa oleh bagian keuangan yang berfungsi sebagai bagian akuntansi dan keuangan.
7 Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji
Pencatatan penghasilan semua karyawan yang dibuat setahun sekali harus direkonsiliasi untuk kepentingan perhitungan
pajak penghasilan karyawan yang menjadi kewajiban setiap karyawan. Oleh karena itu, untuk mengecek ketelitian data yang
tercantum dalam catatan penghasilan karyawan, SPI mewajibkan rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam catatan
penghasilan dengan daftar gaji. Pada tabel 7, disajikan perbandingan antara teori dan praktik mengenai sistem otorisasi
dan prosedur pencatatan yang dijalankan di penerbit percetakan kanisius.
Berdasarkan hasil analisis terhadap ketjuh unsur dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang dijalankan oleh
penerbit percetakan kanisius, dapat disimpulkan bahwa SPI perusahaan dalam unsur sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
penerbit percetakan kanisius sudah baik. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
114
Table 7 Tabel perbandingan antara teori dengan praktek sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi penggajian yang
dijalankan penerbit percetakan kanisius
Praktek Teori
Ya Tidak Ket
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1 Setiap orang yang tercatat dalam daftar gaji memiliki
surat pengangkatan karyawan 2 Setiap perubahan gaji
didasarkan pada surat keputusan pejabat yang
berwenang 3 Setiap potongan atas gaji
karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan
didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi
oleh fungsi personalia
4 Kartu jam hadir diotorisasi oleh pejabat ang berwenang
5 Daftar gaji diotorisasi, oleh pejabat yang berwenang
6 Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji diotorusasi
oleh pejabat yang berwenang 7 Perubahan dalam pencatatan
penghasilan gaji karyawan direkonsiliasi dengan daftar
gaji Ya
Ya
Ya
Ya Ya
Ya
Ya Praktik sistem otorisasi
dan prosedur pencatatan dalam sistem
akuntansi pengajian yang dijalankan penerbit percetakan
kanisius sudah sesuai dengan teori yang ada, yaitu adanya
sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik.
115
c. Praktik yang sehat
1 Pemasukan jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatatan waktu
Fungsi pencatatan waktu hadir pada penerbit percetakan kanisius dilaksanakan oleh bagian keamanan, dibawah pengawasan
bagian personalia. Tujuan dari pengawasan ini adalah untuk menghindari pencatatan waktu hadir fiktif oleh karyawan yang
sesungguhnya tidak hadirtidak masuk kerja 2 Pembuat daftar gaji karyawan penerbit percetakan kanisius harus
diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi
Verifikasi dilakukan terhadap pencocokan bukti kas keluar dengan jumlah total biaya gaji yang tercantum dalam daftar gaji
dan rekap daftar gaji. Fungsi akuntansi dan keuangan bertanggung jawab atas pembuatan daftar gaji dan rekap daftar gaji.
3 Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan
Pajak karyawan dihitung berdasarkan catatan penghasilan karyawan selama satu tahun. Pajak penghasilan karyawan dipotong
dari gaji karyawan setiap bulan. Jumlah kekurangan pajak penghasilan karyawan harus disetor ke kas Negara diverivikasi
dengan melakukan rekonsiliasi perhitungan pajak penghasilan karyawan yang bersangkutan.
116
4 Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji
Semua dokumen catatan penghasilan karyawan disimpan oleh seksi gaji karena fungsi pembuat daftar gaji dipegang oleh
seksi gaji. Hasil perbandingan antara teori dengan praktik dalam unsur
praktik yang sehat dapat ditinjau pada tabel 8 berdasarkan analisis yang ada, dapat diambil kesimpulan bahwa penerbit percetakan
kanisius sudah menjalankan unsur praktik yang sehat dengan baik sesuai dengan teori dalam sistem pengendalian intern perusahaan.
Table 8 Tabel pernbandingan antara teori dan praktik unsur praktik yang sehat dalam sistem akuntansi penggajian yang dijalankan penerbit percetakan
kanisius
Praktik Teori
Ya Tidak Ket
c. Praktek yang sehat 1 Pemasukan jam hadir kemesin
pencatatan waktu harus diawasi oleh pejabat yang bersangkutan
2 Pembuatan daftar gaji diverivikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi 3 Perhitungan pajak penghasilan
karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan
4 Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang berwenang
Ya
Ya
Ya
Ya Praktik unsur praktik yang sehat
dalam sistem akuntansi penggajian yang dijala nkan
penerbit percetakan kanisius sudah sesuai dengan teori yang
ada, yaitu adanya praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas
dan fungsi tiap bagian organisasi
117
Berdasarkan analisis data sistem pengendalian intern sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius dengan teori SPI
yang ada, penerbit percetakan kanisius sudah menjalankan hampir semua unsur sistem pengendalian intern dengan baik sehingga
disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius sudah baik.
d. Karyawan yang kompeten
1 Seleksi karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya
Seleksi karyawan mulai dari seleksi surat lamaran seleksi administrasi dan biodata, tes seleksi tes tertulis dan wawancara.
Seleksi surat lamaran untuk jenjang manajerial dilakukan dengan melihat apakah jenis pendidikan dan keahlian, sesuai dengan
criteria dan kebutuhan calon pekerjaan di penerbit percetakan kanisius.
Tes seleksi diselenggarakan oleh bagian personalia baik secara tertulis maupun wawancara langsung. Untuk para calon
pegawai yang akan ditempatkan dibagian dengan keahlian khusus, maka diadakan tes tertulis akademik dan keahliannya. Seperti
bagian editor, harus ahli dalam bahasa. Tujuan dari tes seleksi ini adalah mendapatkan karyawan
yang bermutu kompeten dan jujur dapat dipercaya, baik sebagai manusianya maupun dalam bidang pekerjaannya.
118
2 Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan pekerjaan
Pengembangan pendidikan karyawan tidak begitu sering dilakukan di perusahaan ini. Tetapi untuk mengembangkan
kemempuan propesional karyawan, perusahaan juga memberikan beberapa kesempatan kepada karyawan untuk mengikuti berbagai
seminar, lokakarya, pelatihan diberbagai bidang sesai dengan pekerjaannya. Kegiatan itu dapat berlangsung didalam perusahaan
maupun diluar perusahaan. Bidang pelatihan yang pernah diikuti misalnya, bidang editorial, pemasaran, desain, grafika, dan sistem
informasi manajemen. Sementara untuk pengembangan kehidupan rohani karyawan, penerbit percetakan kanisius juga mengadakan
kegiatan-kegiatan penyegaran rohani misalnya rekoleksi bagi suami atau istri karyawan, ret-ret karyawan, lokakarya.
Unsur karyawan yang kompeten dalam SPI sudah dilaksanakan dengan baik oleh penerbit percetakan kanisius sesuai
dengan teori yang ada. Hasil perbandingan antara praktik yang dilaksanakan oleh penerbit percetakan kanisius dengan teori yang
ada dapat dilihat pada Tabel 9, berdasarkan empat unsur sistem pengendalian intern perusahaan, unsur yang paling penting adalah
adanya unsur karya wan yang kompeten. Ketiga unsur yang lain dapat dilaksanakan dengan baik jika karyawan yang jujur dan ahli
dalam bidangnya melaksanankan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.
119
Table 9 Tabel perbandingan antara teori dengan praktik karyawan yang kompeten dalam sistem akuntansi penggajian yang dijalankan penerbit percetakan
kanisius.
Teori Praktik
Ket Ya
Tidak
d. Karyawan yang kompeten 1. Seleksi karyawan berdasarkan
persyaratanyang dituntut olek pekerjaan.
2. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi
karyawan perusahaan sesuai dengan peraturan.
Ya
Ya Praktik karyawan yang
kompeten dalam sistem akuntansi penggajian yang
dijalankan penerbit percetakan kanisius sudah sesuai dengan
teori yang ada,yaitu adanya mutu karyawan yang sesuai
dengan tanggung jawabnya.
3. Kesimpulan sistem akuntansi penggajian terhadap SPI
