TAP.COM - SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN SKRIPSI PROGRAM STUDI ...

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

Studi Kasus: Penerbit Percetakan Kanisius

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan

Program Studi Pendidikan Akuntansi

Oleh: NATHALIA NIM: 011334129

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN AKUNTANSI

JURUSAN PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

FAKULTAS KEGURUAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2007

iv

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA

Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi yang saya tulis ini tidak memuat karya atau bagian karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.

Yogyakarta, 2 Oktober 2007 Penulis

v

ABSTRAK

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

Studi kasus: Penerbit Percetakan Kanisius Yogyakarta

Nathalia

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

2007

Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan Penerbit Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah baik dan efektif, yaitu dengan cara: 1) mendiskripsikan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dan menganalisis dengan cara membandingkan dengan teori sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang ada; 2) melakukan pengujian kepatuhan dengan metode stop-or-go sampling untuk mengetahui efektifitas sistem akuntansi penggajian dan pengupahannya.

Data sistem akuntansi pengggajian dan pengupahan Penerbit Percetakan Kanisius diperoleh dari hasil wawancara, kuesioner sistem pengendalian intern, observasi, dan dokumentasi. Hasil pendeskripsian tersebut dibandingkan dengan teori yang ada sehingga dapat diketahui kebaikan dan kelemahan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang dijalankan perusahaan. Untuk mengetahui efektifitas sistem akuntansi penggajian dan pengupahan di perusahaan ini, dilakukan pengujian kepatuhan dengan memakai salah satu metode sampling statistik yaitu metode stop-or go sampling.

Hasil analisis dan pengujian kepatuhan terhadap data menunjukkan bahwa: 1) sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius sudah sesuai dengan teori sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang ada maka dikatakan baik; 2) dengan menggunakan metode stop-or-go sampling maka sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius adalah efektif.

vi

ABSTRACT

ACCOUNTING SYSTEM ON SALARY AND WAGE

A Case Study At “Kanisius” Publisher and Printing

Yogyakarta Nathalia

Sanata Dharma University Yogyakarta

2007

This research aims to find out whether or not the accounting system salry and wage of “Kanisius” Publisher and Printing Yogyakarta is appropriate and effective, by: 1) describing and comparing accounting on salary and wage at the company theory one; 2) applying control test using stop-or-go sampling method.

The data are gathered by interviews, questionnaire, observations and documentation. The result of the comparison shows the strengths and the weaknesses of the accounting system on salry and wage in this company. Then the stop-or-go sampling method is used in order to assess its effectiveness.

The analysis result and control test of the data show that: 1) accounting system on salary and wage running by “Kanisius” Publisher and Printing is appropria te with the existing theory of salary and wage accounting; 2) by using stop-or-go sampling method the accounting system on salary and wage running by “Kanisius” Publisher and Printing is efectife.

vii

MOTO dan PERSEMBAHAN

MOTTO:

v Serahkanlah perbuatanmu kepada TUHAN, maka terlaksanalah segalah rencanamu.

(Amsal 16: 3) v Cintaku, Citraku, dan Cita-citaku adalah Hidupku

v Kegagalan ja ngan dijadikan sebagai penghambat untuk maraih keberhasilan. Kegagalan adalah saat kita istirahat untuk menengok sebentar perjalanan yang telah kita lalui.

v Hidup adalah perjuangan, kemarin adalah kenangan, hari ini adalah kenyataan dan esok adalah harapan dan perjuangan.

v Keep Your Smile

PERSEMBAHAN:

Dengan penuh rasa cint a, skripsi ini kupersembahkan kepada: 1. Yesus X’t us Sahabat dan Penyelamat Ku.

2. Bunda Maria yang selalu menghibur dan menolongku. 3. Papa dan Mama t ercint a yang selalu memberi semangat

dan menyert akan aku dalam doa- doanya.

4. Kakakku: Pak Calvin Sek, Pak Gio Sek, Mama Ernes Sek, dan Adikku Vivi, Erna dan Adik Fr t er MelQ yang cakep n manis.

viii

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan.

Skripsi yang diajukan penulis merupakan syarat yang harus dipenuhi untuk memperoleh gelar Sarjana Pendidikan Prodi Akuntansi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

Penulis menyadari sepenuhnya proses penyusunan skripsi ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan, dorongan akan perhatian yang tidak ternilai harganya dari berbagai pihak, sehingga dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasi kepada:

1. Bapak Drs.T. Sarkim, M.Ed., Ph.D, selaku Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan.

2. Bapak Drs. Sutarjo Adisusilo, J.R, selaku Kepada Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial.

3. Bapak Laurentius Saptono,S.Pd., M.Si, selaku Kepada Program Studi Pendidikan Akuntansi.

4. Ibu E. Catur Rismiati, S.Pd., M.A, selaku Dosen Pembimbing I yang telah memberikan pengarahan, koreksi dan saran penulisan skripsi.

5. Bapak Bambang Purnomo, S.E., M.Si, selaku Dosen Pembimbing II yang telah membimbing dan memberi petunjuk selama penulisan skripsi.

ix

6. Ibu Nita, selaku Kepala Bagian Penelitian Penerbit Percetakan Kanisius yang telah memberi izin kepada penulis untuk mengadakan penelitian di perusahaan tersebut.

7. Mas Hendrik Panggalo’ yang telah memberikan bantuan kepada penulis untuk mendapat data.

8. Papa dan Mama tercinta yang telah memberikan buah-buah tangannya lewat kasih sayang, kesabaran, lantunan doa, motivasi dan juga materi.

9. Kakak-kakakku: Pak Calvin (yang telah membiayai kuliahku). Pak Gio, Mama Ernes yang telah memberi motivasi , semangat dan materi dan juga adik-adikku Vivi, Erna, & Fr.Melq makasih atas doa-doanya. (Buat adikku Melq semoga cepat jd Romo key…!!!!????)

10.My Lovely Thio, yang telah memberikan doa, bantuan & colour of love in my heart.

11.Teman-tamanku: PAK C ’01, K2KMSY : K’ Novi, Yuli, Deby, Rolends, Yance, Hery, Pedi, Ronal, Orpha, Hermin, Fr. Labio, Fr. Narto, & Fr. Ucep (Bersama kalian-kalian padha streesku ilang ).

12.Sahabat-sahabatku: Estin, Hexa, dan Yuli setiap saran yang kalian berikan adalah nasehat yang berharga dari sebuah persahabatan. Untuk Yuli (makasih atas rentalannya, semoga kulnya cepat kelar n’cepat dapat cowok…he…he)

x

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mangharapkan kritik dan saran yang dapat memberikan kesempurnaan pada skripsi ini. Semoga skripsi ini dapat memberi manfaat bagi semua yang membacanya.

Penulis

Nathalia

xi

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ………... i

HALAMAN PERSETUJUAN……….. ii

HALAMAN PENGESAHAAN………. iii

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA……….. iv

ABSTRAK……….. v

ABSTRACT……… vi

HALAMAN MOTO DAN PERSEMBAHAN………. vii

KATA PENGANTAR……… viii

DAFTAR ISI……….. xi

DAFTAR TABEL………. xiv

DAFTAR GAMBAR……… xv

BAB I PENDAHULUAN………. 1

A. Latar Belakang Masalah……… 1

B. Batasan Masaah……… 3

C. Perumusan Masalah……….. 3

D. Tujuan Penelitian………. 3

E. Manfaat Penelitian……….. 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA………. 5

A. Sistem Akuntansi……….. 5

B. Sistem Pengendalian Intern……… 9

xii

D. Pengujian Kepatuhan………. 56

E. Hipotesis……… 64

BAB III METODE PENELITIAN………. 66

A. Jenis Penelitian……….. 66

B. Tempat dan Waktu Penelitian……… 66

C. Subjek Penelitian……….. 66

D. Objek Penelitian……… 66

E. Populasi dan Sampel………. 67

F. Teknik Pengumpulan Data……… 68

G. Teknik Analisis Data……… 69

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAN……… 78

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan………. 78

B. Struktur Organisasi Perusahaan……….. 83

C. Departemen Produksi……….. 85

D. Departemen Pemasaran……… 89

E. Bagian Personalia………. 91

F. Bagian Kisangani……… 93

G. Departemen Redaksi……… 94

BAB V HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN……….. 95

A. Sistem Akuntansi Penggajian Penerbit Percetakan Kanisius……… 96

B. Efektifitas Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Penerbit Percetakan Kanisius………. 120

xiii

D. Efektifitas Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Akuntansi

Pengupahan Penerbit Percetakan Kanisius……….. 147

BAB VI KESIMPULAN, KETERBATASAN PENELITIAN DAN

SARAN……… 153

A. Kesimpulan……… 153

B. Keterbatasan Penelitian………. 156

C. Saran………. 156

DAFTAR PUSTAKA………. 157

xiv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1 Besarnya Sample Minimum Untuk Pengujian Kepatuhan... 58 Tabel 2 Pengambilan Keputusan... 59 Tabel 3 Atribut Sampling Table For Determining Stop Or Go Sample Size and

Upper Precision Limit Population Occurrence Rate Based Sample Result ... 59 Tabel 4 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Pelaksanaan SPI Pada Sistem

Akuntansi Pengajian Pada Penerbit Percetakan Kanisius ... 70 Tabel 5 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Pelaksanaan Sistem

Pengendalian intern pada Penerbit Percetakan Kanisius ... 74 Tabel 6 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Struktur Organisasi Yang

Memisahkan Tanggung Jawab Secara Tegas Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Yang Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius ... 109 Tabel 7 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Sistem Otorisasi dan Prosedur

Pencatatan Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Yang Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius ... 114 Tabel 8 Perbandingan Antara Teori dan Praktik Unsur Paraktik Yang Sehat

Dalami Sistem Akuntansi Penggajian Yang Dijalankan Penerbit

Percetakan Kanisius ... 116 Tabel 9 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Karyawan Yang Kompeten

Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Yang Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius ... 119

xv

Tabel 10 Efektifitas Sistem Akuntansi Penggajian Penerbit Percetakan

Kanisius ... 122 Tabel 11 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Struktur Organisasi Yang

Memisahkan Tanggung Jawab Secara Tegas Dalam Sistem Akuntansi Pengupahan Yang Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius ... 139 Tabel 12 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Sistem Otorisasi dan

Prosedur Pencatatan Dalam Sistem Akuntansi Pengupahan Yang

Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius ... 142 Tabel 13 Perbandingan Antara Teori dan Praktik Unsure Praktik Yang Sehat

Dalam Sistem Akuntansi Pengupahan Yang Dijalankan Penerbit

Percetakan Kanisius ... 144 Tabel 14 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Karyawan Yang Kompeten

Dalam Sistem Akuntansi Pengupahan Yang Dijalankan Penerbit

Percetakan Kanisius ... 146 Tabel 15 Efektifitas Sistem Akuntansi Pengupahan Penerbit Percetakan

xvi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gbr. 1 Jurnal Umum ... 24

Gbr. 2 Kartu Harga Pokok Produk ... 24

Gbr. 3 Bukti Kas Keluar ... 25

Gbr. 4 Kartu Penghasilan Karyawan ... 26

Gbr. 5 Kartu Jam Hadir ... 27

Gbr. 6 Kartu Jam Kerja ... 28

Gbr. 7 Daftar Gaji ... 29

Gbr. 8 Daftar Upah ... 29

Gbr. 9 Rekapitulasi Gaji dan Upah ... 30

Gbr. 10 Surat Pernyataan Gaji dan Upah ... 32

Gbr. 11 Bukti Kas Keluar... 33

Gbr. 12 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian ... 47

Gbr.13 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan... 51

Gbr. 14 Struktur Organisasi Penerbit Percetakan Kanisius... 85

Gbr. 15 Proses Produksi Pada Penerbit Percetakan Kanisius ... 88

Gbr. 16 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian... 102

Gbr. 17 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan... 132

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Bersamaan dengan kemajuan jaman banyak bermunculan perusahaan-perusahaan dalam berbagai macam bidang usaha yang mengakibatkan persaingan perusahaan semakin ketat. Hal ini semakin menuntut suatu perusahaan, baik perusahaan jasa, dagang, maupun manufaktur untuk menggunakan sumberdaya yang ada dalam perusahaan seperti sumberdaya alam, sumberdaya manusia dan sumberdaya modal secara efektif dan efisien. Dari ketiga sumberdaya tersebut, sumberdaya manusia merupakan unsure terpenting dalam mencapai tujuan perusahaan.

Manusia merupakan sumberdaya penentu keberhasilan perusahaan, yaitu adanya karyawan, maka sudah selayaknya jika perusahaan memperhatikan keinginan dan kebutuhan karyawan-karyawan tersebut dengan memberikan gaji dan upah. Besarnya gaji dan upah karyawan harus diselaraskan dengan tingkat kecakapan, pengalaman dan tingkat pendidikan dari karyawan yang bersangkutan, serta disesuaikan dengan peraturan pemerintah. Informasi mengenai gaji dan upah yang disajikan dalam laporan keungan sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak intern maupun ekstern antara lain kreditur, investor, instansi pajak.

Manajemen memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan. Informasi yang disajikan harus jelas dan tegas dalam memberikan keterangan,

begitu pula dengan prosedur-prosedur yang harus dijalankan maka diperlukan system akuntansi. System akuntansi dibuat untuk menangani transaksi yang berulangkali terjadi, maka system akuntansi mempermudah manajemen dalam pengelolaan perusahaan. Agar system akuntansi dapat digunakan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiean dan dipatuhinya kebijakan manajemen maka dalam penyusunan akuntansi tersebut diperlukan adanya suatu alat pengawasan yang disebut system pengendalian intern. Dengan adanya system pengendalian intern maka informasi yang dihasilkan oleh system akuntansi tersebut tepat dan akurat, dan jika terjadi penyimpangan dapat segerah diketahui.

System penggajian dan pengupahan yang merupakan bagian dari system akuntansi dalam perusahaan akan memberikan informasi secara tepat dan teliti melalui system prosedur dan catatan-catatan mengenai pendapatan-pendapatan yang harus diterima oleh setiap karyawan, karena gaji dan upah merupakan hal yang penting maka perlu ditangani secara sungguh-sungguh untuk menghindari kecurangan-kecurangan yang mungkin terjadi sehingga diperlukan adanya system penggajian dan pengupahan.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penelitian ini diberi judul

“SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PERCETAKAN KANISIUS dengan cara studi kasus.

B. Batasan Masalah

Dalam penelitian ini penulis hanya menitik beratkan pada penelitian prosedur dan pengendalian internnya pada hal- hal yang berhubungan dengan system akuntansi penggajian dan pengupahan.

C. Perumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, pokok masalah dalam penelitian ini adalah:

1. Apakah system akuntansi penggajian PERCETAKAN KANISIUS sudah

baik?

2. Apakah system pengendalian intern akuntansi penggajian

PERCETAKAN KANISIUS sudah efektif?

3. Apakah system akuntansi pengupahan PERCETAKAN KANISIUS sudah

baik?

4. Apakah system pengendalian intern akuntansi pengupahan

PERCETAKAN KANISIUS sudah efektif?

D. Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui apakah system akuntansi penggajian PERCETAKAN KANISIUS sudah baik.

2. Untuk mengetahui apakah system pengendalian intern akuntansi

3. Untuk mengetahui apakah system akuntansi pengupahan PERCETAKAN KANISIUS sudah baik.

4. Untuk mengetahui apakah system pengendalian intern akuntansi

pengupahan PERCETAKAN KANISIUS sudah efektif.

E. Manfaat Penelitian

1. Bagi pihak Perusahaan

Hasil penelitian ini kiranya dapat memberikan dan menambah informasi yang bermanfaat bagi perusahaan dalam pelaksanaan dan pengembangan system akuntansi penggajian dan pengupahan.

2. Bagi Universitas Sanata Dharma

Sebagai tambahan daftar pustaka yang ada diperpustakaan, khususnya mengenai system akuntansi penggajian dan pengupahan.

3. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan pengalaman karena dapat membandingkan teori yang telah diperoleh dibangku kuliah dengan yang sesungguhnya terjadi dalam perusahaan.

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Akuntansi

Yang dimaksud dengan system akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.1

Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai system dan prosedur maka perlu dibedakan dua pengertian. Menurut Mulyadi, pengertian system dan prosedur adalah sebagai berikut:2

System adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.

Tujuan pertama akuntansi adalah menyajikan informasi ekonomi dari suatu kesatuan ekonomi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Untuk mengahasilkan informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptakan suatu metode pencatatan, penggolongan, analisis dan pengendalian transaksi serta kegiatan-kegiatan keuangan, kemudian melaporkan hasilnya. Kegiatan akuntansi meliputi: pengidentifikasian dan pengukuran data yang relevan untuk suatu pengambilan keputusan; pemrosesan data yang bersangkutan dan kemudian pelaporan informasi yang dihasilakan; serta pengkomunikasian

1 _{Drs. Mulyadi, M,Sc., Ak., Sistem Akuntansi ,( Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta, 1993), hal. 3} 2 _{Ibit., hal. 6.}

informasi kepada pemakai informasi. Kegiatan-kegiatan tersebut perlu dirangkai dalam suatu system yang disebut system akuntansi.

Seperti yang disebutkan dalam bab pendahuluan, system akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa sehungga dapat menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.3

System akuntansi pokok terdiri dari berbagai unsure, yaitu formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu; serta laporan. Menurut Mulyadi, pengertian masing- masing unsure tersebut adalah sebagai berikut:4

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Istilah dokumen sering digunakan untuk formulir karena dengan formulir, peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas.

2. Jurnal

Jurnal merupakan catatan yang dipakai untuk mengklasifikasikan data keungan untuk pertama kalinya menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

3. Buku besar

Data keuangan yang telah dicatat dalam jurnal diringkas dalam rekening yang disebut buku besar (general ledger). Buku besar dapat

3 _{Ibit., hal. 3.} 4 _Ibit.

dipakai sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan dan dapat digunakan sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.

4. Buku pembantu

Buku pembantu (subsidiary ledger) terdiri dari rekening-rekening pembant u yang merinci data keungan yang telah dicatat kedalam rekening-rekening tertentu dalam buku besar.

5. Laporan

Hasil akhir laporan akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan kas dan lain- lain. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran/output sistem akuntansi.

Menurut Cecil Gilespie sistem akuntansi terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan yaitu:5

a. Sistem akuntansi utama

1) Klasifikasi rekening, riel dan nominal 2) Buku besar (umum dan pembantu) 3) Jurnal

4) Bukti transaksi

b. Sistem penjualan dan penerimaan uang

1) Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur penagihan

5 _{Dr. Zaki Baridwan, M. Sc., AK. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode (Edisi} kelima, BPFE, Yogyakarta, 1991), hal. 378.

2) Distribusi penjualan 3) Piutang

4) Penerimaan uang dan pengawasan kredit c. Sistem pembelian dan pengeluaran uang

1) Order pembelian dan laporan penerimaan barang 2) Distribusi pembelian dan biaya

3) Utang (voucher)

4) Prosedur pengeluaran barang d. Sistem pencatatan waktu penggajian

1) Personalia 2) Pencatatan waktu 3) Penggajian

4) Distribusi gaji dan upah

e. Sistem produksi dan biaya produksi 1) Order produksi

2) Pengawasan persediaan 3) Akuntansi biaya

Sedangkan menurut Mulyadi, sistem akuntansi terdiri dari:6

a. Sistem akuntansi pokok b. Sistem penjualan c. Sistem pembelian

d. Sistem penggajian dan pengupahan

6 _{Drs. Mulyadi, M. Sc., AK., Sistem Akuntansi (Edisi kedua, Bagian Penerbit STIE YKPN,} Yogyakarta, 1989), hal. 11.

e. Sistem pengawasan produksi dan sistem biaya f. Sistem kas

g. Sistem akuntansi persediaan

Satu hal yang penting dalam membicarakan sistem akuntansi, yaitu terlebih dahulu dibedakan pengertian sistem dan prosedur, agar diperoleh gambar yang jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem akuntansi. Sistem merupakan jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan klerikal, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulan- ulang.7

B. Sistem Pengendalian Intern

1. Pengertian dan tujuan sistem pengendalain intern

Di dalam literatur kita menjumpai beberapa definisi atau pengertian yang berbeda-beda. Pengertian SPI menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:8

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan

ukuran- ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan

organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut D. Hardanto, pengendalian intern diartikan sebagai berikut:9

Dalam arti sempit, pengendalian intern disamakan dengan internal chek, yaitu prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi misalnyan mencocokkan penjumlahan mendatar dan

7

Mulyadi, loc. Cit.

8 _{Mulyadi, op. cit., hal. 165.}

9 _{D. Hardanto, Auntansi Untuk Usahawan ( Jakarta Yayasan Badan Penerbit Fakultas Ekonomi} Universitas Indonesia, 1973), hal. 51.

penjumlahan melurus. Dalam arti luas pengertian intern disamakan dengan manajemen control yaitu suatu sistem yang meliputi semua cara-cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk mengawasi atau mengendalikan perusahaan. Termasuk disini unsur- unsur seperti formulir- formulir, prosedur-prosedur, pembukuan dan laporan administrasi, budget dan standard, pemeriksaan intern dan sebagainya.

Sesuai dengan tujuan,menurut Mulyadi sistem pengendalian intern dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu: 10

a. Pengendalian intern administrasi

Pengendalian intern administrasi meliputi: struktur organisasi, metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

b. Pengendalian intern akuntansi

Pengendalian intern akuntansi meliputi: struktur organisasi, metode dan aturan-aturan yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

Menurut D. Hardanto, Ada beberapa prinsip dalam sistem pengendalian intern agar pengendalian intern dapat dilaksanakan dengan baik,yaitu:11

a. Pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya.

Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik tetapi tingkat kecakapan

10 _{Mulyadi, op. cit., hal. 166.} 11 _{D. Hardanto, loc. cit.}

pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, maka tidak bisa diharapkan sistem pengendalian intern berhasil dengan baik.

b. Pemisahan wewenang

Struktur organisasi disusun sedemikian rupa sehingga pekerja dapat sepenuhnya dipergunakan dan terdapat pemisahan wewenang antara fungsi operasi, fungsi penyimpanan dan fungsi pencatatan.

c. Pengawasan

Hasil pekerjaan masing- masing pekerja harus selalu diawasi, kalau perlu dikoreksi dan dinilai oleh atasan yang bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan tersebut. Hasil yang tidak memuaskan akibat adanyan penyelewengan merupakan pemborosan biaya dan apabila dibiarkan saja maka akibatnya semakin parah, karena selain merugikan perusahaan juga merusak lingkungan kerja. Hasil pekerjaan masing-masing pekerja harus selalu diawasi, kalau perlu dikoreksi dan dinilai oleh atasan yang bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan tersebut. Hasil yang tidak memuaskan akibat adanyan penyelewengan merupakan pemborosan biaya dan apabila dibiarkan saja maka akibatnya semakin parah, karena selain merugikan perusahaan juga merusak lingkungan kerja.

d. Penetapan tanggung jawab secara perseorangan

Tanggung jawab terhadap suatu tugas, harus dapat ditelusuri dari saat tugas tersebut dimulai sampai selesai. Cara demikian ini membawa pengaruh psikologis bagi pekerja dan mereka akan bekerja dengan

sungguh-sungguh karena takut diminta pertanggungjawaban atas hasil pekerjaannya.

e. Pemeriksaan otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang ruitin. Prosedur-prosedur harus disusun sedemikian rupa sehingga memungkinkan saling mencocokkan antara pekerjaan petugas yang satu dengan pakerjaan petugas yang lain. Dengan adanyan prosedur-prosedur yang rutin maka dimungkinkan adanya spesialisasi dan pembagian tugas serta pemeriksaan secara otomatis terhadap semua kagiatan rutin tersebut.

f. Pencatatan yang seksama dan segera

Transaksi-transaksi ekstern dan intern yang mempunyai akibat ekonomis harus segera dicatat dalam dokumen-dokumen dasar yang diberi nomor urut. Apabila ada kesalahan dalam pencatatan maka formulir tersebut harus dicap ”Batal” dan tetap dalam nomor urut yang baik.

g. Penjagaan fisik

Penjagaan fisik terhadap harta milik perusahaan sangat mengurangi kerugian akibat kecurangan atau kerusakan serta penjagaan kualitas. h. Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas-tugas rutin

Sistem administrasi perus ahaan harus diteliti kembali secara periodik. Pemeriksaan ini dilakukan oleh bagian yang bebas dari pekerjaan rutin. Tujuan dari pemeriksaan ini untuk memastikan bahwa semua prosedur pengendalian intern yang telah ditetapkan betul-betuj dilaksanakan dan

disamping itu dipertimbangkan apakah pengendalian intern yang telah ada perlu disesuaikan kembali atau tidak.

2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern

Menurut bulletin Accounting Control,unsur-unsur sitem pengendalian intern yang baik meliputi:

a. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara jelas.

Apabila organisasi perusahaan semakin besar maka pimpinan tidak mampu mengetahui semua kejadian dalam perusahaan. Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kegiatan perusahaan merupakan hal yang pokok.

Suatu dasar yang berguna dalam penyusunan struktur organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa struktur organisasi itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Selain itu struktur organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Untuk dapat memenuhi syarat adanya pengendalian yang baik hendakanya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi- fungsi operasiona l, penyimpangan dan pencatatan. Dasar untuk memisahkan hal itu terletak pada syarat dimana tidak diperbolehkannya suatu depatemen mengadakan pembukuan sendiri untuk pekerjaan yang dilakukannya. Dengan kata lain harus digunakan suatu prinsip yang tidak memperbolehkan

seorangpun melakukan semua transaksi tanpa adanaya oarang lain yang melakukan pemeriksaan. Hal ini untuk mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.

b. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang berguna untuk melakuakn pengendalian akuntansi yang cukup terhadap harta milik, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan dan biaya. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi- transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Klasifikasi data akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar. Susunan rekening dalam buku besar biasanya disebut chart of accounts.

Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut:12

1. Membantu mempermudah penyusunan laporan- laporan keuangan dan laporan- laporan lainnya dengan ekonomis.

2. Meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk

menggambarkan dengan baik dan teliti harta-harta milik, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus diperinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan pengawasan operasi perusahaan.

3. Mengurangi dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat didalam setiap rekening.

4. Memberikan batas-batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, persediaan-persedian dan biaya-biaya.

5. Memuat rekening-rekening kontrol bila diperlukan.

12 _{Soekamto (Penterjemah), Committee on auditing procedur: Internal Control, (Yogyakarta:} Bagian Penerbitan Fakultas Ekonomi- UGM, 1970), hal. 12.

Dengan adanya pengklasifikasian data kedalam rekening maka dengan mudah dapat segerah diketahui segala kegiatan unit-unit organisasi serta hasil- hasil kegiatannya saat rekening-rekening pembukuan ditutup.

Agar catatan sebagai fungsi kontrol lebih efektif lagi maka diperlukan syarat-syarat sebagai berikut:

1. Pembukuan secara organisatoris harus terpisah dari tanggungjawab penyimpangan.

2. Pembukuan harus direncakan sedemikian rupa dan terpelihara catatan-catatan yang lengkap dan tepat mengenai tanggungjawab serta hasil- hasilnya.

3. Pembukuan harus menyertai setiap terjadinya transaksi yaitu setiap transaksi harus segerah dicatat.

4. Pembagian tanggungjawab sepenuhnya mengenai

penyelenggaraan, maksudnya tidak diperbolehkan bagian lain menyelenggarakan pembukuan.

c. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan dalam melakukan tugas-tugas dan fungsi- fungsi setiap bagian dalam organisasi.

Praktek-praktek yang sehat maksudnya adalah setiap pegawai dalam perusahaan, melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Misalnya bagian akuntansi baru mencatat hutanh setelah menerima dan memeriksa dokumen-dokumen

pendukung transaksi pembelian seperti surat permintaan pembelian, laporan penerimaan dan faktur dari penjualan.

Apabila semua pegawai melakukan pekerjaannya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Misalnya bagian akuntansi baru mencatat hutang setelah menerima dan memeriksa semua pegawai melakukan pekerjaannya sesuai dengan prosedur, maka bisa terdapat suatu pengendalian intern yang cukup baik. Praktek yang sehat ini harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada sehingga pekerjaan suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian yang lain. Pekerjaan pengecek ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas-tugas dan wewenang-wewenang sehingga tidak ada satu bagianpun dalam perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir. d. Suatu tingkat kualitas karyawan yang sesuai dengan tanggung

jawabnya.

Banyak perusahaan yang beranggapan bahwa untuk menghemat biaya maka dipakai tenaga kerja yang kurang kecakapannya karena murah. Dalam jangka pendek akan menghemat biaya, tetapi dalam jangka panjang akan terbukti bahwa pemakaian tenaga kerja yang kurang cakap mengakibatkan pengeluaran biaya yang lebih besar, karena tenaga kerja tersebut produktivitasnaya rendah dan banyak terjadi pemborosan akibat penyimpangan-penyimpangan dari apa yang diharapkan.

Agar sistem pengendalian intern dapat lebih efektif lagi, selain terpenuhinya keempat ciri-ciri di atas diperlukan beberapa pengawasan tambahan yang terdiri dari:

a. Laporan- laporan

Setelah semua trasaksi dicatat dan telah dimasukkan dalam rekening-rekening, maka pekerjaan selanjutnya adalah membuat laporan- laporan secara periodik mengenai semua kegiatan dan hasilnya. Laporan merupakan alat bagi suatu bagian dalam perusahaan untuk mempertanggungjawabkan tugas-tugasnya. Laporan ini diserahkan kepada atasan dengan maksud agar atasan dapat mengetahui sampai seberapa jauh pekerjaan yang dilaksanakan. Agar atasan dapat selalu mengetahui hasil kegiatan perusahaan, biasanya disusun laporan- laporan secara periodik yaitu mengenai bidang-bidang operasional. Apabila ada kesalahan dalam pembuatan laporan dapat menyebabkan kerugian akibat salah dalam mengambil keputusan. Oleh sebab itu diperlukan ketelitian didalam penyelenggaaraan, mekanisme maupun penentuan isi laporan.

Agar suatu lapoaran berfungsi dengan baik, Herkert and Wilson dalam buku Controllership menyatakan 5 prinsip dasar sebagai berikut:13

13 _{Heckert Brooks and James D. Wilson, Controllership, (Secon edition. New York: The Roland} Press Company, 1963), p. 523.

1. Pertanggungjawaban, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan itu harus disusun sesuai dengan tanggungjawab bagian-bagian dalam perusahaan. Laporan- laporan seperti ini dibuat bertingkat sesuai denagan tingkat-tingkat yang ada dalam struktur organisasi.

2. Pengecualian, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa lapoaran yang disusun itu hendaknya menunjukkan hal- hal yang menyimpang dari standard atau budgetnya. Maksud dari prinsip ini ialah agar manajemen dapat memusatkan pada hal- hal yang menyimpang.

3. Perbandingan, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan yang disusun itu hendaknya dibandingkan dengan data-data lain agar lebih mempunyai arti. Perbandingan ini dapat dilakukan dengan standard atau denagan realisasi periode sebelumnya.

4. Ringkas, yaitu prinsip bahwa laporan yang dibuat untuk bagian yang lebih tinggi harus ringkas, sehingga dapat memberikan ruang lingkup yang lebih luas.

5. Komentar, yaitu bahwa laporan itu sebaiknya juga berisi beberapa komentar dari pihak yang menyusun. Maksud pemberian komentar ini adalah agar pembaca dapat segerah mengetahui hal- hal penting yang ada.

b. Standard kerja

Standard kerja merupakan alat untuk mengukur realisasi. Dengan adanya standard kerja maka laporan- laporan disusun dengan membandingkan antara realisasi denga n standardnya, sehingga dapat diketahui adanya penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Apabila ada perbedaan yang menyolok dapat segerah diketahui dan kemudian dianalisis penyebab-penyebabnya serta tindakan-tindakan apa yang harus dapat segerah dilakukan agar tidak terjadi perbedaan-perbedaan tersebut.

Standard kerja ini sebetulnya kurang efektif sebagai alat pengawasan terhadap kecurangan-kecurangan besar. Tetapi alat ini

sangat efektif sebagai alat pengawasan terhadap terjadinya pemborosan-pemborosan.

Agar standard kerja dapat berfungsi sebagai alat pengawasan yang efektif dan berguna, maka harus memenuhi kriteria-kriteria dibawah ini:

1. Dapat dicapai, bahwa standard harus didasarkan pada penilaian keadaan-keadaan masa sekarang ini dan masa yang akan datang. Standard harus memenuhi kondisi yang memungkinkan untuk dicapai dan masuk akal, walaupun untuk mencapai tujuan tersebut perlu kerja keras.

2. Dapat dimengerti, bagi pegawai yang akan melaksanakan standard ini, maka harus menghayati dasar penyusunan dan memahami arti-arti perbandingan antara standard kerja dengan hasil kerja yang sesungguhnya.

3. Diterima dan dipakai, standard kerja harus disusun melalui konsultasi dengan pihak-pihak yang melaksanakan dengan pihak yang meminta tingkat standard kerja yang diinginkan, agar supaya dapat dihindari adanya pertentangan dan keengganan pelaksana.

c. Staff Audit Intern

Pada perusahaan yang masih belum berkembang, fungsi pengawasan masih dapat dilakukan sendiri oleh pimpinan, tetapi apabila perusahaan sudah berkembang dan semakin banyak

transaksi yang dilakukan, pimpinan sudah tidak dapat melakukan pengawasan tanpa bantuan staff audit intern. Staff audit intern ini merupakan bagian atau pegawai dalam perusahaan yang tugasnya melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Pemeriksaan ini dapat digunakan untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja itu sesuai atau menyimpang dari yang sudah ditetapkan. Karena prosedur itu disusun dengan tujuan untuk mengadakan suatu sistem pengendalian intern maka pekerjaan staff audit intern ini merupakan suatu tindakan untuk menilai keefektifan cara-cara (alat-alat) pengendalian intern yang lain. Dari hasil pemeriksaan ini manajemen dapat mengetahui apakah ketepatan-ketepatan yang sudah ada itu dipatuhi atau tidak.

B. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah suatu sistem prosedur dan catatan-catatan yang digunakan untuk menetapkan secara tepat dan teliti, jumlah gaji dan upah yang harus diterima oleh setiap karyawan, jumlah yang harus dipotong dari gaji dan upah itu untuk pajak pendapatan serta sisa gaji dan upah yang benar-benar dibayarkan kepada karyawan.

Pada sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dapat terjadi kecuranga n-kecurangan. Kecurangan ini dapat dilakukan dengan memasukkan nama-nama karyawan yang fiktif dalam daftar gaji dan upah atau membayar lebih kepada karyawan-karyawan yang ada dalam daftar gaji dan upah.

Tujuan sistem penggajian dan pengupahan adalah sebaga i berikut:14

a. Secara cepat dan tepat dapat diketahui berapa besarnya gaji atau upah yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan.

b. Menyelenggarakan catatan-catatan yang efesien dan teliti dari semua gaji dan upah, potonga n-potongan pajaknya dan potongan-potongan lainnya. c. Membayar gaji dan upah karyawan dengan cara yang memuaskan.

d. Menyusun secara tepat dan teliti semua laporan pajak pendapatan dan pajak upah yang dibutuhkan oleh inspeksi pajak.

e. Menetapakan dan menggunakan semua sistem pengecekan intern untuk mencegah kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan.

Sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatakan fungsi personalia, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Fungsi personalia bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan dari perusahaannya dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan HPP dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

1. Unit-unit Organisasi Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Unit- unit organisasi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah bagian kepegawaian, bagian pencatat waktu, bagian gaji dan upah, bagian utang, bagian kasa, bagian kartu persediaan dan bagian jurnal:15

a. Bagian kepegawaian

Bagian ini memegang fungsi personalia yang bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

b. Bagian pencatatan waktu

Bagian ini memegang fungsi pencatat waktu yang bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.

c. Bagian gaji dan upah

Bagian ini memegang fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang bertanggungjawab untuk menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Hasil hitungan ini dituangkan dalam daftar gaji dan upah, kemudian diserahkan pada fungsi pencatat utang untuk pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

d. Bagian utang

Bagian ini memegang fungsi pencatat utang dan menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

e. Bagian kasa

Bagian ini memegang fungsi pembayaran gaji dan upah yang bertanggungjawab mengisi cek guna membayar gaji dan upah serta menguangkan cek tersebut ke bank.

f. Bagian kartu persediaan

Bagian ini memegang fungsi pencatatan biaya yang dalam sistem penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya kedalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah serta kartu jam kerja untuk tenaga kerja langsung pabrik.

g. Bagian jurnal, buku besar dan laporan.

Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal dan bertanggungjawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.

2. Catatan Akuntansi dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah jurnal umum, kartu harga pokok, kartu biaya, kartu penghasilan karyawan:16

a. Jurnal umum

Jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja dalam tiap departemen dalam perusahaan. Contoh jurnal umum dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini.

Gambar 1 Jurnal Umum

JURNAL Halaman

Tgl. Keterangan Bukti Rek. Debit Kredit

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi

b. Kartu Harga Pokok

Kartu harga pokok digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikelurkan untuk pesanan tertentu. Contoh kartu harga pokok produk dapat dilihat pada gambar 2 dibawah ini.

Gambar 2 Kartu Harga Pokok Produk

KARTU HARGA POKOK

Nama Pemesan: No. Pesanan: Tgl Mulai:

Spesifikasi: Kuantitas: Tgl Selesai:

Biaya Bahan Baku Biaya Tenaga Kerja Biaya Overhead Pabrik Rekapitul

asi Biaya

Tgl No.BPPBG Jmlh.Rp. Tgl Jam Kerja Jmlh.

Rp.

Tgl Tarif Jmlh.

Rp.

BBB:__ BTK:__ BOP:__ Jumlh__ Hrg Pokok Per Satuan :_____

c. Kartu Biaya

Kartu biaya digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiap departem dalam perusahaan yang bersumber dari jurnal umum dan daftar gaji dan upah. Contoh kartu biaya dapat dilihat pada gambar 3 dibawah ini.

Gambar 3 Bukti Kas Keluar KARTU BIAYA

Lembar ke Nomor Rekening

Nama Rekening

Jumlah Biaya Menurut Anggaran

Tgl Keteranagan Nomor Bukti

Debit Kredit

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi

d. Kartu penghasilan Karyawan

Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongan yang diterima tiap karyawan, digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Contoh kartu penghasilan dapat dilihat pada gambar 4 dibawah ini.

Gambar 4 Kartu Penghasilan Karyawan KARTU PENGHASILAN KARYAWAN

Nama No. Induk Departemen Bagian

Penghasilan dan Potongan Januari Februari Maret April Desember Jumlah Total

Gaji/Upah biasa Gaji/Upah lembur

Jumlah gaji/upah

Potongan:

PPh pasal 21

Iuran organisasi karyawan Dana pensiun

Lain- lain

Jumlah potongan Gaji/upah bersih Tanda tangan penerimaan

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi

3. Dokumen pendukung sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengga jian dan pengupahan adalah dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, kartu jam hadir, kartu jam kerja,daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, surat pernyataan gaji dan upah, amplop gaji dan upah, dan bukti kas keluar:17

a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen ini biasanya digunakan oleh fungsi personalia, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan kefungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuat daftar gaji dan upah.

b. Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Bentuknya dapat berupa daftar hadir biasa dapat berupa kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu. Contoh formulir kartu jam hadir dapat dilihat pada gambar 5 dibawah ini.

Gambar 5 Kartu Jam Hadir KARTU HADIR

No.________

Nama:_______________________Periode ______________________ Jam biasa: ______________ Tarif : ____________ Jml.___________ Jam lembur: ____________ Tarif : ____________Jml. ___________ Jlm. Penghasilan : __________ Potongan :

Pph psl.21 : _______________ Utang :_______________ Lain- lain :_______________

Jml. Potongan : ___________________ Jumlah yang harus dibayar : ________________________________

M __ __ __ __ __ __ __ __ K __ __ __ __ __ __ __ __ M __ __ __ __ __ __ __ __ K __ __ __ __ __ __ __ __ M __ __ __ __ __ __ __ __ K __ __ __ __ __ __ __ __ M __ __ __ __ __ __ __ __ K __ __ __ __ __ __ __ __ M __ __ __ __ __ __ __ __ K ___ ___ __ __ __ __ __ __ M ___ ___ __ __ __ __ ___ __ K ___ ___ __ __ __ __ __ __ Sumber : Mulyadi, Sistem Akuntansi

c. Kartu jam kerja

Dokumen ini untuk mencatat waktu tenaga kerja langsung pabrik dalam mengerjakan pekerjaan. Kartu jam kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah, sebelum kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir sebelum digunakan untuk dasar distribusi biaya upah langsung kepada tiap jenis produk atau pesanan. Contoh kartu jam kerja dapat dilihat pada gambar 6 dibawah ini.

Gambar 6 Kartu Jam Kerja KARTU JAM KERJA

Box Potongan Box Potongan

Nama Jam

kerja Waktu

Tgl. No.

Kartu Jam Kerja

Nama barang No.

Order

Jumlah potongan barang

Mandor Kepala Bagian Total

jam kerja

d. Daftar gaji dan daftar upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran organisasi karyawan, dan sebagainya. Contoh daftar gaji dan upah dapat dilihat pada gambar 7 dan 8 dibawah ini.

Gambar 7 Daftar Gaji DAFTAR GAJI BULAN______________

Tarif gaji Nama karyawan Nomor induk Jml hari kerja Jml jam

lembur Jumlah per

Gaji biasa Gaji lembur Total gaji 1 2 3 4 5

Potongan Gaji Karyawan PPh Pasal 21 Iuran org.

karyawan

Dana pensiun

Koperasi Lain-lain Jumlah potongan Gaji bersih 1 2 3 4 5 Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi

Gambar 8 Daftar Upah

DAFTAR UPAH UNTUK MINGGU YANG BERAKHIR

Tarif upah Hari dan jml kerja

Nama kary. Nomor induk Jml jam kerja biasa Jml jam lembur

Jumlah Per

Upah biasa 1 2 3 4 5

Potongan upah karyawan Upah lembur Total upah PPh Psl.21

Dana pensiun Koperasi Lain-lain Jml potongan Upah bersih 1 2 3 4 Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi

e. Rekap daftar gaji dan daftar upah

Dalam perusahaan yang produksinya berdasar pesanan, rekap daftar upah digunakan untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja dilakukan oleh fungsi pencatat biaya dengan dasar daftar gaji dan upah. Contoh rekap daftar gaji dan upah dapat dilihat pada gambar 9 dibawah ini.

Gambar 9

Rekapitulasi gaji dan upah

REKAPITULASI GAJI BULANAN

Potongan gaji karyawan Departemen/Bagian Gaji

Biasa Gaji Lembur PPh Pasal 21 Iuran org. Karyawan Dana pensiun Lain- lain Gaji bersih 1 2 3 4 5 6 7

REKAPITULASI UPAH MINGGU YANG BERAKHIR TGL._______ Potongana upah karyawan Departemen/ Bagian Upah Biasa Upah Lembur PPh Pasal 21 Iuran org. karyawan Dana pensiun Lain-lain Upah bersih 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi

f. Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. Catatan ini berisi rincian gaji dan upah yang diterima tiap karyawan serta berbagai potongan yang menjadi beban tiap karyawan. Contoh surat pernyataan gaji dan upah dapat dilihat pada gambar 10 dibawah ini.

Gambar 10

Surat Pernyataan Gaji dan Upah

PT. Eliona Sari Jln. Sawa CT 8/94 Yogyakarta

SURAT PERNYATAAN GAJI DAN UPAH BULAN/MINGGU_______________

Nama: ____________________________________________ No. Induk Karyawan: ____________________________________________ Departemen: ___________________________________________ Bagian: ___________________________________________ Gaji/upah biasa Rp__________ Gaji/upah lembur Rp__________ ________________ _____________ ________________ _____________ Jumlah gaji/upah bruto Rp___________ Potongan:

Pph Pasal 21 Rp __________ Iuran org. Karyawan ____________ Dana pensiun ____________ Lain- lain ____________ __________ ____________ __________ ____________

Jumlah potongan _________________ _________________ Gaji/upah bersih Rp. _______________ ______________ Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi

g. Amplop gaji dan upah

Untuk menyerahkan gaji dan upah karyawan digunakan amplop. Halaman muka berisi informasi mengenai nama, nomor identifikasi dan jumlah bersih gaji karyawan dalam bulan tertentu.

h. Bukti kas keluar

Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi pencatat utang kepada fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Contoh bukti kas keluar dapat dilihat pada gambar 11 dibawah ini.

Gambar 11 Bukti kas keluar

PT Rimendi

Jln. Sawa CT. 8/94 BUKTI KAS KELUAR Yogyakarta

No. BKK: 678908 Dibayarkan No. Cek : ______ Kepada Tgl. Di-

Bayar : _____

Tgl No. Rekening Keterangan

Total Potongan % Bersih Penjelasan

Diperiksa Disetujui Diisi oleh Tgl

Sumber: Mulyadi, Sistem akuntansi

4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan

Jaringan yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan adalah prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur distribusi biaya dan gaji, prosedur pembuatan kas keluar, prosedur pembayaran gaji:18

a. Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir

2) Prosedur pembuatan daftar gaji 3) Prosedur distribusi biaya gaji

4) Prosedur pembuatan bukti kas keluar 5) Prosedur pembayaran gaji

b. Sistem pengupahan terdiri atas jaringan prosedur: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir

2) Prosedur pencatatan waktu kerja 3) Prosedur pembuatan daftar upah 4) Prosedur distribusi biaya upah 5) Prosedur pembuatan bukti kas keluar 6) Prosedur pembayaran upah

Uraian dan penjelasan dari masing- masing prosedur adalah sebagai berikut:

1) Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu hadir dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir bisa menggunakan daftar hadir biasa atau clock card. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.

2) Prosedur pencatatan wktu kerja

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja difungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk yang menikmati jasa karyawan tersebut. 3) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah

Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuat daftar

gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir.

4) Prosedur distribusi biaya gaji dan upah

Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan pada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Hal ini dimaksudkan untuk pengawasan biaya dan perhitungan harga pokok produk.

5) Prosedur pembuatan bukti kas keluar

Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal tertentu untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen diisi oleh fungsi pencatatan utang, setelah fungsi ini melakukan ferifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.

6) Prosedur pembayaran gaji dan upah

Prosedur ini melibatkan fungsi pencatat utang dan fungsi pembayaran gaji dan upah. Fungsi pencatatan utang membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi pembayaran gaji dan upah untuk menuliskan cek guna pembayaran gaji dan upah. Kemudian cek tersebut diuangkan dibank dan selanjutnya dimasukkan dalam amplop gaji dan upah.

Menurut Mulyadi, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dikatakan baik apabila memenuhi elemen-elemen sistem pengendalian intern sebagai berikut:19

a. Adanya struktur organisasi yang menunjukkan tanggung jawab

fungsional secara tegas.

b. Adanya sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik.

c. Adanya praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap bagian organisasi.

d. Mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya.

5. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Menurut Mulyadi, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan mempunyai bagan alir yang terdiri dari:20

a. Bagan alir sistem akuntansi penggajian: 1) Bagian pencatatan waktu

Bagian ini bertugas untuk mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam kartu jam hadir, membuat daftar hadir karyawan atas dasar kartu jam hadir, dan menyerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir kebagian gaji dan upah.

2) Bagian gaji dan upah

Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Menerima daftar gaji dilampiri dengan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu.

19 _{Ibit., hal. 390.} 20 _{Ibit., hal. 395.}

b) Membuat daftar gaji atas dasar surat keputusan mengenai catatan atau tarif upah karyawan, dan berbagai surat keputusan lain yang dikeluarkan oleh bagian kepegawaian dan daftar hadir dari bagian pencatat waktu.

c) Membuat rekapitulasi gaji tiap departemen dan membuat surat pemberitahuan gaji untuk tiap karyawan.

d) Mencatat penghasilan karyawan dalam waktu penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar gaji.

e) Mengirimkan daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang.

f) Menerima bukti kas keluar lembar ke-3 dilampiri daftar gaji lembar ke-2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa.

g) Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji menurut tanggal. h) Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut abjad

nama karyawan. 3) Bagian utang

Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Menerima daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan upah.

c) Mencatat bukti kas keluar dalam register kas keluar. Jurnal yang dibuat dalam register bukti kas keluar adalah sebagai berikut:

Gaji dan upah Rp xx Bukti kas keluar yang akan dibayar Rp xx d) Mendistribusikan kas keluar dan dokumen pendukungnya

sebagai berikut: lembar ke-1 dan ke-3 diserahkan kebagian kasa, dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1 dan ke-2, rekap daftar gaji lembar ke-2, surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan. Lembar ke-2 diserahkan kebagian jurnal, buku besar dan laporan dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke-1.

e) Menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dari bagian kasa, dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1, dan rekap gaji lembar ke-2. Semua dokumen tersebut telah dicap lunas oleh bagian kasa setelah pembagian gaji selesai dilakukan.

f) Mencatat no cek yang tercantum dalam bukti kas keluar lembar ke-1 ke dalam register bukti kas keluar.

g) Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-1 kebagian jurnal, buku besar dan laporan dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1 dan rekap daftar gaji lembar ke-2.

4) Bagian kasa

Bagian kasa mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-3 dari bagian utang, dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1 dan ke-2, rekap daftar gaji lembar ke-2, surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan.

b) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam daftar gaji, memintakan tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang.

c) Menguangkan cek ke bank.

d) Memasukkan uang gaji dan surat pemberitahuan gaji kedalam amplop gaji tiap-tiap karyawan.

e) Membagikan amplop gaji kepada karyawan yang berhak. f) Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dari

karyawan pada kartu penghasilan karyawan.

g) Membubukan cap lunas pada bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-3, daftar gaji lembar ke-1 dan lembar ke-2, rekap daftar gaji lembar ke-2.

h) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: lembar ke-1 diserahkan ke bagian utang, dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1 dengan rekap daftar gaji lembar ke-2. lembar ke-3 diserahkan ke bagian gaji dan upah dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-2 dan kartu pengahasilan karyawan.

5) Bagian jurnal, buku besar dan laporan Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Menerima bukti kas keluar lembar ke-2 dari bagian utang dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke-1.

b) Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam jurnal umum. Jurnal yang dibuat sebagai berikut:

Biaya overhead pabrik sesungguhnya Rpxx Biaya administrasi dan umum Rpxx Biaya pemasaran Rpxx

Gaji dan upah Rpxx

c) Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke-1 ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya. d) Menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dari bagian utang

dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1 dan rekap daftar gaji lembar ke-2.

e) Mencatat bukti kas keluar lembar ke-1 dalam register cek. Jurnal yang dibuat sebagai berikut:

Bukti kas keluar yang akan dibayar Rpxx Kas Rpxx

f) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1 dan rekap daftar gaji lembar ke-2 menurut nomor urut bukti kas keluar.

6) Bagian kartu persediaan dan kartu biaya Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Menerima bukti kas keluar lembar ke-2 dari bagian jurnal, buku besar dan laporan dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1.

b) Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya.

c) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-2 dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke-1 menurut nomor urut bukti kas keluar.

b. Bagan alir sistem akuntansi pengupahan 1) Bagian pencatat waktu

Bagian ini mempunyai tugas yang sama dengan tugas bagian pencatat waktu pada sistem penggajian yaitu mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam kartu jam hadir, membuat daftar hadir karyawan atas dasar kartu jam hadir dan menyerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir ke bagian gaji dan upah.

2) Bagian produksi

Bagian ini mempunyai tugas mencatat waktu kerja tiap tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk ke dalam kartu jam kerja, membuat daftar jam kerja karyawan atas dasar kartu jam kerja, menyerahkan daftar jam kerja dilampiri dengan kartu jam kerja ke bagian gaji dan upah.

3) Bagian gaji dan upah

Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu.

b) Menerima daftar jam kerja dilampiri dengan kartu jam kerja dari bagian produksi.

c) Membandingkan jam hadir dan jam tenaga kerja langsung. d) Membuat daftar upah (2 lembar) berdasarkan surat keputusan

mengenai catatan atau tarif upah karyawan dan berbagai surat keputusan lain yang dikeluarkan oleh bagian kepegawaian serta menerima daftar hadir dari bagian pencatat waktu.

e) Membuat rekapitulasi uapah tiap departemen dan tiap produk (2 lembar) serta membuat pemberitahuan upah untuk tiap karyawan.

f) Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar upah.

g) Mengirimkan daftar upah (2 lembar), rekap daftar upah (2 lembar), surat pemberitahuan upah dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang.

h) Menerima bukti kas keluar lembar ke-3 dilampiri dengan daftar upah lembar ke-2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa.

i) Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar upah menurut tanggal.

j) Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut abjad nama karyawan.

4) Bagian utang

Bagian utang mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Menerima daftar upah (2 lembar), rekap daftar upah (2 lembar), surat pemberitahuan upah, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan upah.

b) Membuat bukti kas keluar (2 lembar) atas dasar daftar upah. c) Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.

Jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut:

Gaji dan upah Rpxx Bukti kas keluar yang akan dibayar Rpxx d) Mendistribusikan bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya

sebagai berikut: lembar ke-1 dan ke-3 diserahkan kebagian kasa dilampiri dengan daftar upah lembar ke-1 dan ke-2, rekap daftar upah lembar ke-2, surat pemberitahuan upah dan kartu penghasilan karyawan. Lembar ke-2 diserahkan kebagian jurnal, buku besar dan laporan dilampiri rekap daftar upah lembar ke-1.

e) Menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dari bagian kasa dilampiri dengan daftar upah lembar ke-1 dan rekap daftar

upah lembar ke-2. Semua dokumen dicap lunas oleh bagian kasa setelah pembayaran upah usai dilaksanakan.

f) Mencatat nomor cek yang tercantum dalam bukti kas keluar lembar ke-1 dalam register kas keluar.

g) Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-1 kebagian jurnal, buku besar dan laporan rekap daftar upah lembar ke-2.

5) Bagian kasa

Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-3 dari bagian utang, dilampiri dengan daftar upah lembar ke-1 dan ke-2, rekap daftar upah lembar ke-2, surat pemberitahuan upah dan kartu penghasilan karyawan.

b) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam daftar upah, dan memintahkan tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang (misalnya dari Direktur keuangan).

c) Menguangkan cek ke bank.

d) Memasukkan uang upah dan surat pemberitahuan upah

kedalam amplop upah tiap-tiap karyawan.

e) Membagikan amplop upah (yang didalamnya terdapat uang upah dan surat pemberitahuan upah) kepada karyawan yang berhak.

f) Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan upah dari karyawan pada kartu penghasilan karyawan.

g) Membubukan cap lunas pada bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-3, daftar upah lembar ke-1 dan ke-2, rekap daftar upah lembar ke-2.

h) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: lembar ke-1 diserahkan kebagian utang, dilampiri dengan daftar uaph lembar ke-1 dan rekap daftar upah lembar ke-2. Lembar ke-3 diserahkan kebagian gaji dan upah dilampiri dengan daftar upah lembar ke-2 dan kartu penghasilan karyawan.

6) Bagian jurnal, buku besar dan laporan

Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Menerima bukti kas keluar lembar ke-2 dari bagian utang dilampiri dengan rekap daftar upah lembar ke-1.

b) Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam jurnal umum. Jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut:

Barang dalam proses- biaya tenaga kerja langsung Rp xx

BOPS Rp xx Biaya administrasi umum Rp xx Biaya pemasaran Rp xx Gaji dan upah Rp xx

c) Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-2 dan rekap daftar upah lembar ke-1 kebagian kartu persediaan dan kartu biaya.

d) Menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dari bagian utang dilampiri dengan daftar upah lembar ke-1 rekap daftar upah lembar ke-2.

e) Mencatat bukti kas keluar lembar ke-1 ke dalam register cek. Jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut:

Bukti kas keluar yang akan dibayar Rp xx Kas Rp xx f) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 dilampiri dengan

daftar upah lembar ke-1 dan rekap daftar uaph lembar ke-2 menurut nomor urut bukti kas keluar.

7) Bagian kartu persediaan dan kartu biaya

Bagian ini mempunyai kegiatan yang sama dengan kegiatan pada sistem penggajian, tetapi rekap daftar upah sebelum diarsipkan terlebih dahulu dicatat dalam kartu harga pokok produk.

Gambar 12 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian

BAGIAN PENCATAT WAKTU BAGIAN GAJI DAN UPAH

Keterangan:

KJH = Kartu Jam Hadir RDG = Rekap Daftar Gaji SPG = Surat Pernyataan Gaji DG = Daftar Gaji

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, 1993

MULAI MENCATAT JAM HADIR KARYAWAN KARTU JAM HADIR MEMBUAT DAFTAR HADIR KJH DAFTAR HADIR KARYAWAN 1 1 KJH DAFTAR HADIR T MEMBUAT REKAP GAJI SPG 2 RDG 1

2 DAFTAR GAJI KARTU PENGHASILAN KARYAWAN 2 KARTU PENGHASILAN KARYAWAN 7

DAFTAR GAJI 2 BUKTI KAS 3 KELUAR

T TA

Lanjutan Gambar 12 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian

BAGIAN JURNAL, BUKU BESAR DAN LAPORAN BAGIAN KARTU PERSEDIAAN DAN KARTU BIAYA

Keterangan:

RDG = Rekap Daftar Gaji

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, 1993

RDG 1 3

BUKTI KAS 2 KELUAR

JURNAL

UMUM 5

9

RDG 2 Daftar Gaji 1 BUKTI KAS 1 KELUAR

N

SELESAI REGISTER

CEK

5

RDG 1 BUKTI KAS 2 KELUAR

KARTU BIAYA

Lanjutan Gambar 12 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian

BAGIAN KASSA

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, 1993

KARTU PENGHASILAN KARYAWAN 4

SPG RDG 2

2 DAFTAR GAJI 1

3 BUKTI KAS 1 KELUAR

MENGISI CEK DAN MEMINTAKAN TANDA TANGAN

ATAS CEK

MEMBAYARKAN GAJI KPD KARY. &

MEMINTA TANDA TANGAN ATAS KARTU PENGHASILAN KARYAWAN 5 KARTU PENGHASILAN KARYAWAN 4 SPG RDG 2

2 DAFTAR GAJI 1

3 BUKTI KAS 1 KELUAR

DIMASUKKAN KE DALAM AMPLOP GAJI BERSAMA DENGAN PEMASUKAN UANG GAJI

6 7

6

6

Gambar 13 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan

BAGIAN PENCATATAN WAKTU BAGIAN-BAGIAN DI BAWAH DEPARTEMEN PRODUKSI

Keterangan:

KJH = Kartu Jam Hadir KJK = Kartu Jam Kerja

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, 1993

MULAI

MENCATAT JAM HADIR

KARTU JAM HADIR

MEMBUAT DAFTAR

HADIR

KJH

DAFTAR HADIR KARYAWAN

1

MULAI

MENCATAT JAM KERJA

KARTU JAM KERJA

MEMBUAT DAFTAR JAM KERJA

KJK DAFTAR JAM

KERJA KARYAWAN

Lanjutan Gambar 13 Bagan alir Sistem Akuntansi Pengupahan DAFTAR GAJI DAN UPAH

Keterangan:

KJH = Kartu Jam Hadi 1

KJH DAFTAR HADIR

KARYAWAN

1

KJH

DAFTAR HADIR KARYAWAN

MEMBANDINGKAN DAFTAR HADIR &

DAFTAR JAM KERJA KARYAWAN

MEMBUAT DAFTAR

UPAH

MEMBUAT REKAP DAFTAR UPAH &

SURAT PEMBERITAHUAN

UPAH

SPU 2 RDU 1

2 1 DAFTAR UPAH

KARTU PENGHASILAN

KARYAWAN

3

KARTU PENGHASILAN

KARYAWAN 3

DAFTAR UPAH 2 BUKTI KAS 3 KELUAR

T A

Lanjutan Gambar 13 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan

BAGIAN UTANG

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, 1993

KARTU PENGHASILAN KARYAWAN KARTU PENGHASILAN KARYAWAN SURAT PEMBERITAHUAN 2 RDU 1

2 DAFTAR UPAH 1

3 2 BUKTI KAS 1 KELUAR 3 SURAT PEMBERITAHUAN UPAH 2 RDU 1

2 DAFTAR UPAH 1

MEMBUAT BUKTI KAS KELUAR 4 5 8

RDU 2 DAFTAR UPAH 1 BUKTI KAS 1 KELUAR 10 REGISTER BUKTI KAS KELUAR 7 Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar

Lanjutan Gambar 13 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan

BAGIAN JURNAL, BUKU BESAR, DAN LAPORAN BAGIAN KARTU PERSEDIAAN

DAN BIAYA

Keterangan:

RDU = Rekap Daftar Upah

DU = Daftar Upah

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, 1993

3

RDG 1 BUKTI KAS 2 KELUAR

JURNAL

UMUM 9

8

RDG 1 DAFTAR GAJI 1 BUKTI KAS 1 KELUAR

REGISTER CEK

N

SELESAI

9

RDG 1 BUKTI KAS 2 KELUAR

KARTU

BIAYA N

10 5

Lanjutan Gambar 13 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan BAGIAN KASA

Keterangan:

KJH = Kartu Jam Hadir KJK = Kartu Jam Kerja RDU = Kartu Daftar Upah

SPU = Surat Pemberitahuan Upah

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, 1993

Dimasukkan ke dalam amplop upah bersama dengan pemasukan uang upah KARTU PENGHASILAN KARYAWAN 5 SURAT PEMBERITAHUAN RDU 2

2 DAFTAR UPAH 1

3 BUKTI KAS 1 KELUAR MENGISI CEK DAN MEMINTA TANDA TANGAN ATAS CEK MENGUANGKAN CEK KE BANK DAN

MEMASUKKAN UANG KE AMPLOP

UPAH

MEMBAYAR UPAH KEPADA KARY. & MEMINTA TANDA TANGAN ATAS KARTU PENGHASILAN KARYAWAN MEMBUBUHKAN CAP LUNAS PADA BUK KAS KELUAR &

DOKUMEN PENDUKUNG 7 7 KARTU PENGHASILAN KARYAWAN SURAT PEMBERITAHUAN GAJI

RDU 2 2 DAFTAR UPAH 1

3 BUKTI KAS 3 KELUAR

8 9

4 ₆

6

Lanjutan Gambar 12 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian BAGIAN UTANG

Keterangan:

SPG = Surat Pemberitahuan Gaji RDG = Rekap Daftar Gaji KJH = Kartu Jam Hadir

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, 1993

KARTU PENGHASILAN

KARYAWAN 2

K A R T U P E N G H A S I L A N K A R Y A W A N

SPG 2 RDG 1

2 DAFTAR GAJI 1

MEMBUAT BUKTI KAS

KELUAR

S P G 2 RDG 1

2 DAFTAR GAJI 1

3 2 BUKTI KAS 1 KELUAR

3 4

6

RDG 2 DAFTAR GAJI 1

BUKTI KAS KELUAR 8 REGISTER BUKTI KAS KELUAR

M E N C A T A T N O M E R CEK PADA REGISTER

BUKU KAS KELUAR

7

9

3

C. Pengujian Kepatuhan

Pengujian kepatuhan adalah pengujian untuk mengetahui efektivitas sistem pengendalian intern. Pengujian efektivitas sistem pengendalian intern sistem akuntansi dapat dilakukan dengan menggunakan metode statistcal sampling maupun judgment sampling. Metode pertama digunakan apabila probabilitas dari sampel yang akan dipakai dapat mewakili kondisi populasinya dan metode kedua adalah sebaliknya. Metode judgment sampling

tidak menggunakan sampel secara statistic atau tidak memenuhi kedua kriteria utama dari sampel statistic, yaitu bahwa sampel tersebut harus mempunyai probabilitas/kesempatan yang sama untuk dipilih sebagai sampel (misalanya dengan memilih sampel tersebut secara acak/random) dan sampel tersebut dievaluasi secara matematis. Satatistical sampling dibagi menjadi dua kategori besar, yaitu attribute atau proporsional sampling dan variabel atau

quantitative sampling. Variabel sampling umumnya dipakai dalam pengujian nilai uang/kuantitatif dalam keseimbangan rekening.

Didalam penelitian ini statistical sampling yang digunakan adalah attribute sampling. Ada tiga metode dalam attribute sampling, yaitu:

1. Fixed Sampling-Size attribute sampling

Model pengambilan sampel ini digunakan jika diperkirakan akan dijumpai beberapa kesalahan (penyimpangan). Model ini merupakan model yang paling banyak digunakan dalam pemeriksaan akuntan dan bertujuan untuk memperkirakan persentase terjadinya mutu tertentu dalam populasi.

2. Stop-or-go-sampling

Model pengambilan sampel ini digunakan jika yakin bahwa kesalahan yang pengambilan sampel yang terlalu banyak, yaitu dengan menghentikan diperkirakan dalam populasi sangatlah kecil. Metode ini mencegah terjadinya pengujian sedini mungkin.

3. Discovery sampling

Model ini digunakan apabila tingkat kesalahan yang diperkirakan dalam populasi sangatlah rendah (mendekati nol). Tujuan model ini adalah untuk menemukan kecurangan, pelanggaran serius dari elemen sistem pengendalian intern dan ketidakberesan yang lain.

Salah satu metode yang digunakan untuk pengujian efektivitas sistem pengendalian intern sistem akuntansi dalam attribute sampling adalah metode Stop-or-go sampling. Adapun prosedur dalam Stop-or-go sampling adalah sebagai berikut:

a. Menentukan tingkat keandalan atau reliability level (R%) dan tingkat kesalahan maksimum yang masih dapat diterima atau desiret upper

precision limit (DUPL). Ada tiga tingkat keandalan atau realibility level, yaitu 90%, 95%, dan 75% dan DPUL mulai dari 10% sampai dengan 1%.

b. Menentukan besarnya sampel pertama (sampel minimum) yang harus diambil dengan bantuan tabel besarnya sampel minimum untuk pengujian kepatuhan atau minimum sampel size tabel of compliane testing (zero expected occurrences).

c. Membuat tabel pengambilan keputusan atau stop-or-go decision tabel. Setelah ditentukan besarnya sampel minimum, langkah selanjutnya membuat tabel keputusan stop-or-go decision. Dalam tabel stop-or-go decision tersebut akan diambil sampel sampai empat kali.

Menurut Mulyadi, rumus yang digunakan sebagai berikut:

Confidence level factor at desiret realibility level for occurance

DUPL= 

Sampel size

Convidence level factor at desiret realibility level for Upper occuraces observes

Sampel size= 

Desiret upper precision limit (DUPL)

Tabel 1

Besarnya Sampel Minimum Untuk Pengujian Kepatuhan (Zero Expected Occurrences Table)

Sampel size based on confidence levels Acceptabel upper

Precision limit 90% 95% 97%

10% 9 8 7 6 5 4 3 2 1 24 27 30 35 40 48 60 80 120 240 30 34 38 43 50 60 75 100 150 300 37 42 47 53 62 74 93 124 185 370 Sumber: Mulyadi, Pemeriksaan akuntansi

Tabel 2

Pengambilan Keputusan (Stop-Or-Go Decision Tabel)

Langkah ke- Besarnya sampel komulatif Berhenti jika kesalahan komulatif yang terjadi sama dengan Lanjut kelangkah berikutnya jika kesalahan yang terjadi sama dengan Lanjut kelangkah 5 jika kesalahan paling tidak sebesar 1 2 3 4 60 96 126 156 0 1 2 3 1 2 3 4 4 4 4 4 Sumber: Mulyadi, Pemeriksaan akuntansi

Tabel 3

Atribut Sampling Table for dDetermining Stop-or-go Sample Size and Upper Precision Limit Population Occurrence Rate Based Sample Result

Confidence levels Number

Of occurance 90% 95% 97,5%

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 2.4 3.9 5.4 6.7 8.0 9.3 10.5 11.8 13.0 14.3 15.5 16.7 18.0 19.0 20.2 21.4 3.0 4.8 6.3 7.8 9.2 10.6 11.9 13.2 14.5 16.0 17.0 18.3 19.5 21.0 22.0 23.4 3.7 5.6 7.3 8.8 10.3 11.7 13.1 14.5 16.8 17.1 18.4 19.7 21.0 22.3 23.5 24.7

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 22.5 23.3 25.0 26.0 27.1 28.3 29.3 30.5 31.4 32.7 34.0 36.0 36.1 37.2 38.4 39.1 40.3 41.5 42.7 43.8 45.0 46.1 47.2 48.3 49.4 50.5 51.5 52.5 54.0 55.0 56.0 57.0 58.0 59.0 60.4 61.5 24.3 26.0 27.0 28.0 29.0 30.0 31.5 32.6 33.8 35.0 36.1 37.3 38.5 39.6 40.7 42.0 43.0 44.1 45.3 46.4 47.6 48.7 49.8 51.0 52.0 53.2 54.5 55.5 56.6 57.7 59.0 60.0 51.1 62.2 63.3 64.5 26.0 27.3 28.5 29.6 31.0 32.0 33.3 34.6 35.7 37.0 38.1 39.4 40.5 41.7 42.9 44.0 45.1 46.3 47.5 48.8 49.9 51.0 52.1 53.4 54.5 55.6 56.8 58.0 59.0 60.3 61.1 62.6 63.7 64.8 65.0 67.0 Sumber: Mulyadi, Pemeriksaan akuntansi

Langkah- langkah penyusunan tabel stop-or-go decision adalah sebagai berikut:

Langkah 1: Jika dari pemeriksaan terhadap 60 sampel dimana tingkat kepercayaan atau R% = 95% dan DUPL = 5%, tingkat kesalahan 0 adalah 3 maka

AUPL =

60 3

= 5%

maka AUPL = DUPL dan pengambilan sampel dihentikan serta diambil kesimpulan bahwa elemen sistem pengendalian intern yang diperiksa adalah efektif.

Langkah 2: Jika pemeriksaan terhadap 60 sampel dimana tingkat kepercayaan atau R% = 95% dan DUPL = 5%, tingkat kesalahan 1 adalah 4,8 maka:

AUPL =

60 8 , 4

= 8%

maka AUPL > DUPL maka perlu diambil sampel tambahan

sebesar =

% 5

8 , 4

= 96

jika dari 96 sampel ditemukan tingkat kesalahan 1 maka

AUPL =

96 8 , 4

= 5%

maka AUPL = DUPL dan pengambilan sampel dihentikan serta diambil kesimpulan bahwa elemen sistem pengendalian intern yang diperiksa adalah efektif.

Langkah 3: Jika pemeriksaan terhadap 96 sampel dimana tingkat kepercayaan atau R% = 95% dan DUPL = 5%, tingkat kesalahan 2 adalah 6,3 maka

AUPL=

96 3 , 6

= 6,56 %

maka AUPL > DUP L maka perlu diambil sampel tambahan

sebesar = % 5 3 , 6 = 126

Langkah 4: Jika dari pemeriksaan terhadap 126 sampel dimana tingkat kepercayaan atau R% = 95% dan DUPL = 5% tingkat kesalahan 3 maka

AUPL = 126 8 , 7 = 6%

maka AUPL > DUPL maka perlu diambil sampel tambahan sebesar = % 5 8 , 4 = 156

Jika dari 156 sampel diman tingkat kepercayaan atau R% = 95% dan DUPL = 5%, tingkat kesalahan 3 maka

AUPL = 156 8 , 7 = 15%

maka AUPL = DUPL dan pengambilan sampel dihentikan serta diambil kesimpulan bahwa elemen sistem pengendalian intern yang diperiksa adalah efektif.

Jika dari pemeriksaan dari 156 sampel dimana tingkat kepercayaan atau R% = 95% dan DUPL = 5% tingkat kesalahan 4 maka

AUPL =

156 2 , 9

= 5,89 %

maka AUPL > DUPL maka diambil kesimpulan bahwa elemen sistem pengendalian intern yang diperiksa tidak dapat dipercaya/tidak efektif dan jika AUPL < DUPL yang ditentukan maka sistem pengendalian internnya dikatakan efektif.

d. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap sampel

Efektivitas unsur sistem pengendalian intern sangat ditentukan oleh keadaan dan situasi yang diciptakan oleh lingkungan pengendalian itu sendiri. Lingkungan mencerminkan sikap dan tindakan dari dewan komisaris, manajemen, pemilik dan pihak lain mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. Ada 4 unsur dalam lingkungan pengendalian, yaitu: filosofi dan gaya operasi, berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksa, metode pengendalian manajemen, dan kesadaran pengendalian.

D. Penelitian Terdahulu

1. Penelitian yang perna dilakukan oleh Elisabet Retnawulandari (91234039), mengenai sistem akuntansi penggajian yang studi kasusnya pada Hotel I nternasional Yogya. Dalam penelitian ini terdapat tujuan yaitu untuk mengetahui baik tidaknya sistem akuntansi penggajian pada Hotel Internasional Yogya. Dalam penelitian ini penulis menggunakan teknik analisis data dengan mendeskripsikan data sistem akuntansi penggajian

dan membandingkan pelaksanaan sistem akuntansi penggajian dengan teori yang ada untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan pelaksanaan sistem auntansi penggajian perusahaan tersebut. Populasi dari penelitian ini adalah bukti kas keluar, daftar gaji, dan laporan bulanan presensi karyawan. Atribut yang digunakan yaitu adanya kelengkapan dokumen pendukung, adanya kelengkapan otorisasi setiap dokumen. Teknik pengumpulan datanya yaitu melalui interview, dokumentasi, observasi, dan kuisioner. Kesimpulan dari penelitian yaitu bahwa sistem akuntansi penggajian dan struktur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian Hotel Internasional Yogya sudah efektif.

2. Penelitian yang perna dilakukan oleh Antonius Doso Edi Prijanto (92234073), mengenai sistem akuntansi penggajian studi kasus pada Perum Pegadaian Cabang Ngupasan dan Kanda VII Yogyakarta. Tuj uan penelitian yaitu untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan SPI penggajian pada Perum Pegadaian Cabang Ngupasan sudah baik dan sudah efektif. Atribut dari penelitian ini adalah adanya kesesuaian informasi antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lain yaitu KHJ, Daftar gaji, Surat pernyataan gaji,Rekap daftar gaji, BKK dan kelengkapan pada setiap dokumen. Teknik pengumpulan data interview, observasi, dokumentasi dan kuisioner. Kesimpulan dari penelitian ini yaitu bahwa secara umum sistem akuntansi penggajian pada Perum Pegadaian Cabang Ngupasan dan KANDA VII Yogyakarta sudah baik dan SPI penggajian sudah efektif.

3. Penelitian yang perna dilakukan oleh Floriberta Wihasti (90234007), mengenai sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. Studi kasus pada PT Budi Manunggal Yogyakarta. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui sistem akuntansi penggajian dan pengupahan PT Budi Manunggal dapat dilaksanakan secara efektif. Adapun atribut yang akan diperiksa adalah adanya kelengkapan dokumen ya ng menyangkut pembuatan mutasi kas, daftar gaji dan daftar upah dan adanya kesesuaian informasi antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lain dalam penggajian dan pengupahan dan adanya bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji dan upah. Teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, dokumentasi dan kuisioner. Kesimpulan dari penelitian yaitu bahwa secara keseluruhan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT Budi Manunggal dapat dilaksanakan secara efektif dengan catatan perlu adanya beberapa perbaikan.

E. Hipotesis

1. Sistem akuntansi penggajian pada PERCETAKAN KANISIUS sudah

baik.

2. Sistem pengendalian intern akuntansi penggajian PERCETAKAN

KANISIUS sudah efektif.

3. Sistem akuntansi pengupahan pada PERCETAKAN KANISIUS sudah

baik.

4. Sistem pengendalian intern akuntansi pengupahan PERCETAKAN

66

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian ini dilakuakan dengan cara studi kasus, yaitu penelitian yang dilakukan terhadap objek tertentu sehingga kesimpulan dari hasil penelitian hanya berlaku pada objek tersebut.

B. Tempat dan waktu penelitian

1. Tempat penelitian : PERCETAKAN KANISIUS, YOGYAKARTA

2. Waktu penelitian : 13 September 2006

C. Subjek Penelitian

1. Bagian kepegawaian 2. Bagian pencatatan waktu 3. Bagian gaji dan upah 4. Bagian utang

5. Bagian kasa

6. Bagian kartu persediaan dan kartu biaya 7. Bagian jurnal, buku besar, dan laporan