Komunikasi Organisasi HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
“Oleh karena kompleksnya urusan yang harus ditangani Kantor Kecamatan, maka perlu dilakukan komunikasi yang intensif dalam rangka distribusi kerja yang
efisien dan efektif.” Hasil Wawancara dengan dengan Ibu Yuspasar Hasbi, BA, Kepala Seksi
Pemerintahan Kecamatan Kebayakan Aceh Tengah
Menyangkut komunikasi organisasi eksternal antar lembaga pemerintah, maka ada beberapa instansi pemerintah yang memiliki komunikasi organisasi intensif
dengan Kantor Kecamatan Kebayakan. “Oleh karena sifat dan karakteristik Kantor Kecamatan sebagai organisasi
induk dari kantor-Kantor Kelurahan yang ada dibawahnya, maka komunikasi organisasi menjadi hal yang mutlak diperlukan.”
Hasil Wawancara dengan Bapak Armaja, S.Th.I, Staf Pegawai Kecamatan Kebayakan Aceh Tengah
“Komunikasi organisasi dalam hal pelayanan administrasi kependudukan dalam pengurusan Surat Keterangan Kelahiran dan Kematian dalam hal ini mencakup
koordinasi penyampaian data, laporan berkala, dan beberapa upaya koordinasi dalam hal pelaksanaan program dari pusat maupun daerah. Komunikasi dilakukan dengan
Kantor Kelurahan dan Kantor Dinas Pencatatan Sipil, serta beberapa lembaga lain untuk beberapa kegiatan insidentil”
Hasil Wawancara dengan dengan Ibu Ummi Sahra, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan Kebayakan Aceh Tengah
“Hubungan Kantor Kelurahan dan kecamatan lebih berdasarkan koordinasi tugas dan fungsi selaku organisasi pemerintah yang mempunyai tingkat interaksi
paling dekat dengan masyarakat” Hasil Wawancara dengan Ibu Siti Fatimah, Staf Pegawai Kecamatan Kebayakan
Aceh Tengah
Penulis lalu menanyakan apakah tidak ada bentuk komunikasi tatap muka sehubungan dengan pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan, salah satu
informan kunci memberikan penjelasan. “Pertemuan bersama baru akan dilakukan apabila ada kegiatan atau program
yang diperintahkan oleh Bupati ataupun instansi diatasnya sehubungan dengan administrasi kependudukan, misalnya saja Program Keluarga Berencana yang
dijalankan oleh Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional bersama Dinas Kesehatan, pihak kelurahan dan kecamatan berkoordinasi pula sehubungan dengan
penyiapan tinjauan lapangan dan penyajian data-data awal kependudukan.” Hasil Wawancara dengan dengan Ibu Sri Wahyuni, Kepala Sub Bagian Perencanaan
Kecamatan Kebayakan Aceh Tengah
Kerjasama dengan pihak terkait merupakan fungsi koordinasi yang lazim digunakan berbagai instansi dalam meningkatkan kapasitas serta kinerja organisasi
yang dipimpinnya. Adapun kerjasama yang terjadi sehubungan dengan pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan dalam pengurusan Surat Keterangan Kelahiran
dan Kematian adalah sebagai berikut. “Secara garis besar, ada 2 pihak yang harus kami koordinasikan sehubungan
dengan pelayanan administrasi kependudukan, yaitu Kantor Kelurahan yang berada di wilayah Kecamatan Kebayakan dan Dinas kependudukan Kabupaten Aceh
Tengah.”
“Kantor Kelurahan sebagai lembaga yang berada di bawah naungan kecamatan berfungsi untuk memberikan laporan. Dalam hal administrasi
kependudukan, harus ada laporan pertinggal bagi Kantor Kecamatan atas administrasi yang telah dilaksanakan di Kantor Kelurahan.”
“Secara fungsi dan tugas, apa yang kami kerjakan saat ini yaitu Surat Keterangan Kelahiran dan Kematian adalah dokumen pendukung dalam rangka
pengurusan Akte Kelahiran dan Kematian. Pihak kantor catatan sipil juga tidak akan memproses dokumen apabila tidak ada surat keterangan tersebut”
Hasil Wawancara dengan dengan Ibu Ummi Sahra, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan Kebayakan Aceh Tengah
Selain melakukan kerjasama dengan Kantor Kelurahan dan Catatan Sipil, Kantor Kecamatan juga melakukan beberapa kerjasama dengan lembaga lain, seperti
yang diungkapkan informan kunci berikut.
“Selain Kantor Kelurahan dan Dinas Kependudukan, kami juga melakukan kerjasama dengan lembaga atau instansi lain. Kerjasama ini lebih bersifat koordinatif
atau insidentil sehubungan pelaksanaan program dari pemerintah pusat yang harus dilaksanakan oleh pemerintah daerah. Misalnya saja kami baru saja melakukan
koordinasi dengan Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional BKKBN Provinsi Aceh dalam rangka mendukung program pemerintah dalam melaksanakan
Program Generasi Berancana, dan program Keluarga Berencana KB.” Hasil Wawancara dengan dengan Bapak Marguh Iriansyah, BA, Camat Kebayakan
Aceh Tengah
“Pihak Badan Pusat Statistik Kabupaten Aceh Tengah setiap tahunnya juga meminta data kependudukan kepada kami, begitu pula dengan Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Aceh Tengah.” Hasil Wawancara dengan dengan Ibu Armiati, S.Pd, Sekretaris Kecamatan
Kebayakan Aceh Tengah
Dari penjelasan diatas, maka diketahui bahwa pihak Kantor Kecamatan Kebayakan telah melaksanakan komunikasi organisasi sebagai dalam dua bentuk,
yaitu Komunikasi Organisasi Internal yaitu komunikasi antar personil dalam kantor Kecamatan Kebayakan dalam hal pelaksanaan pelayanan pengurusan Surat
Keterangan Kelahiran dan Kematian dan Komunikasi Organisasi Eksternal yaitu komunikasi organisasi antar lembaga pemerintah sehubungan dengan koordinasi
pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan serta tindak lanjut atas pelaksanaan program-program yang bersifat insidentil.
Dari prinsip komunikasi organisasi diperlukan dalam penerapan pelayanan sebagai bentuk penyampaian dan penerapan pelayanan secara jelas dan konsisten
kepada bawahan dan lembaga terkait lainnya agar pelaksanaan pelayanan dapat terwujud. Dalam hal ini, penyampaian informasi pelayanan kepada para bawahan
dalam bentuk pendelegasian wewenang, dan konsultasi pelayanan telah dilakukan
dengan cukup memadai sehingga tidak menimbulkan hambatan berarti dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.
Kantor Kecamatan Kebayakan telah melakukan berbagai kerjasama terkait pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan. Pihak yang memiliki hubungan
kerjasama langsung adalah Kantor Kelurahan dan Dinas Kependudukan Kabupaten Aceh Tengah dalam hal pelaporan data dan administrasi surat-menyurat. Sedangkan
untuk keperluan insidentil, pihak Kantor Kecamatan Kebayakan juga menjalin kerjasama dengan Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional BKKBN dan
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Aceh Tengah. Menurut pengamatan penulis, bahwa kerjasama yang dilakukan sehubungan dengan pelayanan administrasi
kependudukan telah dilaksanakan dengan seharusn