Alih Media Arsip Defenisi Sistem Informasi Kearsipan

23

2.3.1 Alih Media Arsip

Perkembangan Teknologi Informasi seperti komputer saat ini, telah memberikan dampak yang cukup baik dalam membantu seorang arsiparis dalam melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsip yang dikelolanya. Arsip tercipta dari waktu ke waktu dengan jumlah yang terus meningkat, sehingga dibutuhkannya alat yang dapat membantu untuk mengatasi hal tersebut. Komputer merupakan contoh media yang dapat membantu seorang arsiparis dalam mengatasi jumlah arsip yang semakin meningkat dengan cara melakukan alih media arsip. Menurut Kusrianto 2010 bahwa semakin bertumbuh dan berkembangnya organisasi akan semakin bertambah dokumen yang dikelola, untuk mencari informasi dibutuhkan kecepatan dan ketepatan penemuan kembali, sehingga menjadi penting dokumen yang dikelola organisasi dialih mediakan kedalam bentuk digital database, dan bukan hanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali saja yang menjadi mudah, namun dengan komputerisasi penyimpanan dokumen akan memudahkan organisasi untuk melakukan penyusutan dokumen. Pemanfaatan teknologi komputer hanyalah sebagai alat bantu kecepatan penemuan kembali, tanpa perlu membongkar informasi kertas yang disimpan, sebagai gambaran ilustrasinya adalah sebagai berikut: 24 Gambar 2.2 Ilustrasi komputer sebagai media temu kembali Sumber:Kusrianto 2010 Dari ilustrasi gambar komputer sebagai media temu kembali tersebut dapat disimpulkan bahwa ketika arsip yang dalam bentuk media kertas semakin meningkat jumlahnya dan memerlukan banyak tempat untuk menyimpanannya, media komputer dapat dijadikan sebagai media penyimpanan yang mampu menyimpan informasi dari arsip-arsip tersebut dalam jumlah yang besar. Kusrianto 2010 juga menyebutkan bahwa banyak manfaat yang diperoleh terutama bagi dokumen yang terbarukan akan dapat terhindar dari in- efisiensi kerja, seperti: 1. Waktu untuk mencari dokumen 2. Tenaga yang terpakai untuk mengelola dokumen 3. Ruang yang dipergunakan untuk penyimpanan 4. Kertas, tinta dan peralatan arsip yang dibeli 5. Kesempatan peluang bisnis Dapat disimpulkan bahwa dengan melakukan pengelolaan dokumen atau arsip secara terpadu dan terinregrasi dengan perangkat komputer akan memberikan banyak kemudahan terutama efektivitas dan efesiensi kerja arsiparis. 25

2.3.2 Sistem Temu Kembali Arsip