36 jawab tersebut disebut sebagai Creator-pembuat rekod arsip. Pada ICA-
AtoM data elemen yang mendeskripsi tentang hal ini menggunakan standar ICA ISAARCPF.
3. Archival Institution
Lembaga yang menyimpan, melestarikan, dan membuat akses informasi tentang material fisik dari arsip yang sedang dideskripsikan. Deskripsi
untuk lembaga arsip ini diatur juga dalam ISAAR akan tetapi ciri khusus sebagai tempat penyimpanan arsip, dengan karakretistik seperti jam
operasional, layanan peneliti, dan juga kontak informasi lembaga dideskripsikan dengan standar ISDIAH. Dengan begitu lembaga arsip
untuk penyimpanan ini menggunakan standar ISAAR namun untuk beberapa hal diatur dalam standar ISDIAH.
4.
Term Istilah dalam proses input data di organisasikan kedalam taksonomi yang
merupakan sebuah kontrol terhadap kosakata yang digunakan dalam sistem arsip contoh akses point: subjek, creator, level deskripsi.
2.4.3 SIKD dan SIKS sebagai Aplikasi Open Source dikembangkan ANRI
Perkembangan teknologi informasi saat ini sangatlah pesat, sehingga memberikan peran yang cukup baik dalam dunia pekerjaan khususnya. Dengan
semakin meningkatnya tuntutan dunia kerja akan kecepatan dan ketepatan melaksanakan pekerjaan, peran teknologi informasi yang ada saat ini memberikan
nilai yang cukup baik untuk hal itu. Seperti dalam dunia kerja kearsipan contohnya, peran kemajuan teknologi informasi telah sangat membantu arsiparis
dalam mengelola arsip-arsip yang dikelolanya. Peran komputer sebagai sarana teknologi informasi yang sedang berkembang
saat ini diperlukan karena kecepatan, ketepatan, daya tampung data yang besar, dan andal terutama untuk proses yang berulang-ulang. Berkaitan dengan hal itu,
komputer tidak berdiri sendiri dalam membantu pekerjaan seorang arsiparis dalam mengelola arsipnya, akan tetapi juga dibantu oleh beberapa perangkat lunak
software dan perangkat keras hardware.
37 Perangkat keras yang digunakan seperti PC, CD-ROM, Floppy Disk, dan lain-
lainnya, sedangkan perangkat lunak dapat berupa windows, server, aplikasi open source, dan lainnya. Berbicara mengenai aplikasi open source, aplikasi ini
merupakan bentuk kemajuan teknologi dalam kategori perangkat lunak yang sedang banyak dikembangkan oleh para ahlinya. Dalam bidang kearsipan, seperti
dalam bahasan sebelumnya telah disebutkan contoh aplikasi open source yang sedang berkembang dalam dunia internasional dan telah sesuai dengan standar
internasional pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi adalah ICA-AtoM. Sedangkan dibidang kearsipan di Indonesia, saat ini ada dua aplikasi open source
yang sedang dikembangkan oleh ANRI adalah SIKD dan SIKS. SIKD merupakan singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis.
SIKD merupakan sistem pengolahan arsip berbasis teknologi informasi yang dikembangkan oleh ANRI Arsip Nasional Republik Indonesia. Aplikasi ini
dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis. Aplikasi ini adalah web based
application dan bersifat multi user. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam aplikasi ini adalah PHP dan menggunakan MySQL. Surtikanti 2014
menyebutkan bahwa “Aplikasi SIKD memiliki fungsi-fungsi seperti pengaturan struktur organisasi dan pengguna, pengaturan klasifikasi keamanan dan akses,
pengaturan klasifikasi arsip, penetapan jadwal retensi arsip, pengaturan berkas, registrasi pemberkasan arsip, penggunaan seperti pencarian, check-in dan check-
out, pembuatan versi, dan peminjaman modul file tracker, dan penyusutan”. Kelompok pengguna SIKD terbagi menjadi tiga yaitu administrasi sistem,
administrator pengguna, dan pengguna umum. Selain itu, dalam SIKD juga
38 terdapat pemberitahuan apabila ada naskah masuk yang baru diterima dan yang
sudah dibaca atau belum. Namun, dalam SIKD belum ada riwayat peminjaman arsip. Sedangkan SIKS merupakan singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan
Statis.Aplikasi Pengolahan Arsip Statis berbasis Teknologi Informasi atau yang dikenal dengan nama SIKS ini adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk
menangani pengelolaan arsip Statis di lingkungan InstansiLembaga Perguruan Tinggi.
Taufik 2013 menyebutkan bahwa proses-proses pengelolaan arsip berdasarkan ISOTR 15849: Record Management adalah sebagai berikut:
1. Penentuan dokumen yang akan ‘dimasukkan’ ke dalam sistem
2. Penentuan berapa lama arsip harus disimpan
3. Registrasi
4. Klasifikasi klasifikasi arsip bussiness classification scheme dan
klasifikasi keamanan dan akses security and access class scheme 5.
Pengaksesan 6.
Pelacakan 7.
Penyusutan Taufik 2013 juga menyebutkan fungsionalitas dari aplikasi SIKD dan SIKS
adalah sebagai berikut: 1.
Fungsionalitas SIKD a.
Pengaturan Struktur Organisasi dan Pengguna b.
Pengaturan Klasifikasi Arsip c.
Pengaturan Berkas dan Jadwal Retensi Arsip d.
Registrasi Arsip e.
Penggunaan • Registrasi
• Pemberkasan • Disposisi
• Balas • Usulan
• Relasi • Tracking jejak arsip
• Pencarian • Penyusutan dan Pelaporan
39 2.
Fungsionalitas SIKS a.
Pengolahan b.
Penyimpanan c.
Preservasi d.
Dan layanan publik Berdasarkan uraian diatas telah jelas bahwa banyak saat ini aplikasi open
source yang dikembangkan khususnya dalam bidang kearsipan yang dapat membantu seorang arsiparis dalam mengelola arsip-arsip yang dikelolanya.
Dengan memanfaatkan aplikasi open source yang gratis setidaknya pekerjaan seorang arsiparis dalam mengelola maupun menemukan kembali arsipnya dalam
jumlah yang besar, tidak menjadi suatu masalah yang mendasar lagi dalam pengambilan sebuah keputusan maupun bahan pertimbangan. Pekerjaan arsiparis
menjadi lebih efektif dan efesien, dan juga instansi ataupun organisasi yang memanfaatkan aplikasi open source tersebut mendapatkan citra yang cukup baik
dalam hal kinerjanya.
41
BAB III METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik
satu variabel atau lebih independen tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan dengan variabel yang lain Sugiyono 1999, 11. Penelitian
deskriptif bertujuan untukmengumpulkan data atau informasi untuk disusun, dijelaskan dan dianalisis.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi. Dikatakan oleh Hadi Hadi 2004, 151 “sebagai metode ilmiah, observasi biasa
diartikan sebagai pengamatan dan pencatatan dengan sistematis atas fenomena- fenomena yang diteliti”. Pencatatan dilakukan dengan mengisi daftar ceklis yang
telah dibuat. Daftar ceklis adalah suatu daftar yang berisi nama-nama subyek dan factor-faktor yang hendak diteliti Hadi 2004, 170.
3.1 Lokasi Penelitian
