45 dilatarbelakangi oleh peranan Puskom sebagai suatu unit pelayanan teknis mulai
dari memberikan pelayanan kepada mahasiswa,dosen,serta jajaran petugas administrasi yang ada di UNP terhadap layanan akses internet maupun akses
informasi yang berkaitan dengan kampus UNP. Pelayanan untuk memperoleh informasi dari arsip-arsip universitas yang dikelola di unit Puskom UNP
dilakukan dengan menggunakan aplikasi SIA Puskom sebagai medianya.
4.2 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Standar Aplikasi ICA- AtoM
Penelitian dilakukan untuk mengevaluasi aplikasi SIA Puskom UNP dengan menggunakan metode dokumentasi berupa daftar ceklis. Daftar ceklis
dibuat berdasarkan standar elemen data sistem informasi kearsipan yang ada pada aplikasi ICA-AtoM. Standar elemen data sistem informasi kearsipan berdasarkan
aplikasi ICA-AtoM terdiri dari 9 elemen utama yang menjadi tolak ukur dalam melakukan evaluasi terhadap aplikasi SIA Puskom UNP yang terdiri dari: elemen
deskripsi arsip, elemen pencipta arsip, elemen lembaga pemelihara arsip, elemen akses arsip, elemenistilah term, elemenfungsi function, elemen fitur digital
objek, elemen admin, dan elemen manage.
4.2.1 Elemen Deskripsi Arsip
Elemen deskripsi arsip berkaitan dengan: a bagian pernyataan identitas identity area, b bagian konteks context area, c bagian struktur dan isi
content and structure area, d bagian yang mengatur akses dan penggunaan condition of access and use area, e bagian yang menyangkut arsip secara
keseluruhan allied material area, f bagian catatan notes area, g bagian titik
46 akses access point, h bagian control deskripsi description control area, i
bagian hak-hak rights area, j bagian administrasi administration area.
Tabel 4.1 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Deskripsi Arsip sesuai Standar Aplikasi ICA-AtoM
No. Elemen
Indikator Jumlah yang
ada Jumlah yang
tidak ada
1. Bagian pernyataan identitas
6 5
1 2.
Bagian konteks 4
2 2
3. Bagian struktur dan isi
4 1
3 4.
Bagian yang mengatur akses dan penggunaan
5 1
4
5. Bagian yang menyangkut
arsip secara keseluruhan 4
4
6. Bagian catatan
1 1
7. Bagian titik akses
3 2
1 8.
Bagian kontrol deskripsi 10
3 7
9. Bagian hak-hak
6 2
4 10.
Bagian administrasi 2
2 Jumlah
45 1645 x 100
= 36 2945 x 100
= 64
Dari data yang ada pada tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah indikator dari elemen data yang ada pada aplikasi SIA Puskom berdasarkan
elemen deskripsi arsip yaitu: a Bagian pernyataan identitas memiliki jumlah
47 indikator 6, sedangkan yang ada pada aplikasi SIA hanya 5, b Bagian konteks
indikatornya berjumlah 4, dan yang ada pada aplikasi SIA hanya 2, c Bagian struktur dan isi indikatornya berjumlah 4, dan yang ada hanya 1, d Bagian yang
mengatur akses dan penggunaan indikatornya ada 5, dan yang ada hanya 1, e Bagian yang menyangkut arsip secara keseluruhan indikatornya ada 4, dan tidak
ada satu pun indikator ini yang ada pada aplikasi SIA Puskom UNP , f Bagian catatan indikatornya ada 1, dan yang 1 ini juga tidak ada dalam aplikasi SIA, g
Bagian titik akses indikatornya ada 3, dan pada aplikasi SIA hanya ada 2, h Bagian kontrol deskripsi indikatornya berjumlah 10, dan yang ada pada aplikasi
SIA hanya 3, i Bagian hak-hak indikatornya ada 6 jumlahnya, dan yang ada pada aplikasi SIA hanya 2, j Bagian administrasi jumlah indikatornya 2, dan tak ada
satu pun indicator ini terdapat pada aplikasi SIA Puskom UNP. Dari hasil daftar ceklis yang diperoleh dapat diinterpretasikan bahwa dari
jumlah keseluruhan indikator pada elemen deskripsi arsip sebanyak 45, hanya 36 indikator dari ke sepuluh elemen data berdasarkan deskripsi arsip yang ada
pada aplikasi SIA Puskom UNP. Sehingga masih banyak terdapat kekurangan pada elemen data berdasarkan deskripsi arsip. Diketahui 64 elemen data
berdasarkan deskripsi arsip tidak ada pada aplikasi SIA Puskom UNP. Hal tersebut menunjukkan bahwa lebih dari setengah elemen data berdasarkan
deskripsi arsip pada aplikasi SIA yang sesuai standar ICA-AtoM tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat menjadi acuan bagi kantor Puskom UNP untuk
melakukan pengembangan sistem terhadap elemen data arsip berdasarkan deskripsi arsip.
48 Berikut tampilan elemen deskripsi arsip pada aplikasi SIA Puskom UNP
Gambar 4.1 Deskripsi Arsip
4.2 Elemen Pencipta Arsip
