8 Berdasarkan beberapa defenisi mengenai arsip tersebut dapat disimpulkan
bahwa arsip merupakan suatu bukti otentik dari hasil kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi pemerintahan maupun swasta yang perlu dikelola
dengan baik. Hal ini berkaitan dengan fungsi arsip di masa yang akan datang sebagai bukti maupun bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
2.1.1 Kegunaan dan Pembagian Arsip
Arsip tidak hanya sebagai sebatas bukti maupun bahan pertimbangan bagi suatu organisasi pemerintahan maupun swasta, akan tetapi arsip juga memiliki
kegunaan lainnya bagi suatu organisasi seperti yang disebutkan oleh Taufik 2011 berikut ini:
1. Arsip sebagai darah kehidupan organisasi
2. Arsip sebagai tulang punggung organisasi
3. Arsip sebagai manajemen perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan
4. Arsip sebagai sumber utama untuk pengambilan keputusan, penelitian dan
lain-lain 5.
Arsip sebagai bukti akuntabilitass kinerja organisasi dan aparatur 6.
Arsip sebagai memori organisasi 7.
Arsip sebagai aset penting organisasi 8.
Arsip sebagai identitas organisasi 9.
Dan arsip sebagai bukti sejarah. Berdasarkan poin-poin yang telah dituliskan sebelumnya tentang kegunaan
arsip, perlu diketahui bahwa kriteria suatu naskahdokumen dinyatakan sebagai arsip apabila memiliki Taufik 2011:
1. Isi
Merupakan suatu bagian dalam sebuah arsip yang berisi data, fakta atau pesan yang dikomunikasikan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi
organisasi.
2. Konteks
Merupakan bagian dari sebuah arsip yang memiliki lingkup administratif yang meliputi pelaku, dasar otoritas, fungsi kegiatan dan transaksi, lingkup
teknologi, dan lingkup sistem pengelolaan.
9 3.
Struktur Merupakan bagian dari sebuah arsip yang berupa lingkup media, format
fisik, dan format intelektual. Selanjutnya, berdasarkan kegunaan dari arsip yang telah disebutkan, arsip
dapat dibagi ke dalam dua kelompok yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Barthos 2007, 4, arsip dinamis dan arsip statis adalah:
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dilihat dari
kegunaannya dibedakan atas:
a. Arsip aktif
Adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih
dikelola oleh unit pengolah.
b. Arsip inaktif
Adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-
hari serta dikelola oleh pusat arsip.
Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
Mustari 2009, 4 mengatakan bahwa defenisi dari arsip dinamis dan arsip statis yaitu:
Arsip dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan langsung di dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan
pemerintahan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung di dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sementara arsip statis tidak lagi
dipergunakan di dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi pencipta tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.
Menurut Sulistyo-Basuki 2003, 12 “arsip dinamis merupakan dokumen
yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan sedangkan arsip statis merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis,
10 administratif, hukum, dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam
kegiatan sehari-hari”. Berdasarkan uraian sebelumnya tentang kegunaan arsip, kriteria arsip, dan
pembagian arsip dapat disimpulkan bahwa sebuah dokumen dikatakan sebagai arsip apabila memiliki isi, konteks, dan struktur yang mana arsip tersebut
nantinya memiliki nilai kegunaan tersendiri bagi suatu organisasi. Tidak hanya itu arsip juga dibagi kedalam dua jenis arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Kedua jenis arsip tersebut merupakan arsip yang sama-sama perlu dikelola dengan baik. Kedua jenis arsip tersebut memiliki nilai yang berkelanjutandimasa yang
akan datang, sehingga perlu dikelola dengan baik.
2.1.2 Siklus Hidup Arsip
