10 administratif, hukum, dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam
kegiatan sehari-hari”. Berdasarkan uraian sebelumnya tentang kegunaan arsip, kriteria arsip, dan
pembagian arsip dapat disimpulkan bahwa sebuah dokumen dikatakan sebagai arsip apabila memiliki isi, konteks, dan struktur yang mana arsip tersebut
nantinya memiliki nilai kegunaan tersendiri bagi suatu organisasi. Tidak hanya itu arsip juga dibagi kedalam dua jenis arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Kedua jenis arsip tersebut merupakan arsip yang sama-sama perlu dikelola dengan baik. Kedua jenis arsip tersebut memiliki nilai yang berkelanjutandimasa yang
akan datang, sehingga perlu dikelola dengan baik.
2.1.2 Siklus Hidup Arsip
Kegiatan yang terjadi dilingkungan kerja organisasi pemerintah maupun swasta dimemorikan kedalam sebuah dokumen atau arsip. Arsip yang dijadikan
sebagai memori atau bukti kegiatan akan mengalami sebuah siklus kehidupan mulai dari terciptanya sampai pemusnahannya. Arsip sebagai bukti dari kegiatan
yang dilakukan setiap organisasi, seiring dengan perjalanan waktu tentu jumlah arsipnya semakin meningkat. Sehingga arsip-arsip tersebut perlu ditindak lanjuti
agar arsip tersebut dapat berfungsi secara efektif dan efesien ketika jumlahnya semkain meningkat.
Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai, dengan
menggunakan potensi yang ada secara maksimal Sedarmayanti 2003, 14.
11 Bentuk tindak lanjut terhadap arsip dapat dilihat dari siklus kehidupan
arsip life cycle of records berikut ini:
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip Sumber: Mirmani 2011
2.1.3 Penataan Arsip
Penataan arsip merupakan suatu bagian kegiatan penting dalam bidang kearsipan, karena dengan adanya penataan arsip yang baik, pendayagunaan
terhadap arsip tersebut dapat dilakukan dengan cepat ketika dibutuhkan. Widodo 2009, 3.26 dalam bukunya mengatakan bahwa penataan arsip merupakan
pengaturan informasi dan fisik arsip untuk membantu dalam penemuan kembali serta pengendalian fisik dan informasi arsip, apabila masih diperlukan oleh
lembaga pencipta arsip dan dengan tujuan untuk menyelamatkan dan memanfaatkan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut.
Dalam terminologi kearsipan nasional yang terdapat dalam buku Widodo 2009, 3.27 juga disebutkan bahwa penataan arsip adalah tindakan dan prosedur
yang dilalui dalam pengaturan arsip dalam sebuah sarana kearsipan, yang diawali dengan pengelolaan aspek fisik yang dilakukan setelah arsip tersebut
Penciptaan
Surat menyurat, Formulir, Laporan, Gambar, Duplikat,
Microforms, Pengolahan dari komputer
Penyusutan
Penyimpanan arsip inaktif, dan Archieves
Distribusi
Internal dan eksternal
Penggunaan
Pengambilan keputusan, Dokumentasi, Referensi,
Persyaratan hukum
Pemeliharaan
Pemberkasan, Pencarian Temu kembali,
Pemindahan
12 dideskripsikan sesuai dengan ketentuan teknis yang berlaku, hal ini akan berkaitan
langsung dengan kemudahan dalam proses temu kembali ketika melakukan identifikasi terhadap arsip yang telah melewati proses penataan.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa proses penataan arsip merupakan bagian dari proses pengarsipan yang memiliki hubungan dengan
proses penemuan kembali arsip ketika diperlukan. Kesimpulan yang bisa disampaikan adalah dengan dilakukannya penataan arsip yang baik tentu secara
tidak langsung akan memberikan kemudahan dalam proses temu kembali reatrival arsip ketika dibutuhkan.
2.1.4 Penyimpanan Arsip
