13 penyimpanan arsip, Sulistyo-Basuki 2003, 193 juga mengatakan bahwa pada
sistem pencitraan, ruang penyimpanan merupakan hal yang perlu dipertimbangkan dengan baik karena memerlukan tempat yang luas karena citra
memerlukan tempat yang lebih banyak dari pada dokumen yang diolah dengan pengolah kata, apabila citra disertai dengan gambar, maka ruang yang diperlukan
500 kali kali ruang biasa walaupun sudah dimampatkan compressed tetap saja membutuhkan ruang 50 kali dokumen biasa.
Uraian di atas telah menjelaskan secara tidak langsung bahwa penyimpanan arsip merupakan suatu hal yang harus di pikirkan baik-baik.Hal ini
merujuk kepada tempat penyimpanan yang dibutuhkan apakah itu dari segi medianya maupun besar daya tampungnya. Salah satu manfaat dari berbagai alat
penyimpanan informasi yang sarat teknologi ialah penghematan biaya penyimpanan, terutama karena tempat yang diperlukan tidak lagi merupakan
ruangan yang besar Siagian 2000, 18. Tempat penyimpanan juga mempengaruhi dalam kemudahan proses temu kembali ketika arsip tersebut berada dalam jumlah
yang besar.
2.1.5 Temu Kembali Arsip
Arsip yang telah disimpan pada berbagai bentuk media penyimpanan suatu waktu juga dibutuhkan kembali, apakah itu untuk pengambilan keputusan atau
kepentingan lainnya oleh sebuah organisasi. Agar arsip-arsip dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan, terpelihara, dan
terawat dengan baik sehingga tidak mudah rusak dan hilang, maka pengurusan
14 atau pengaturan arsip itu hendaknya mempergunakan suatu sistem Wursanto
1991,20. Penemuan kembali arsip berawal dari proses peminjaman arsip ketika
dibutuhkan oleh organisasi atau perorangan yang membutuhkannya. Ketepatan dan kecepatan proses temu kembali arsip yang dibutuhkan tergantung dari sistem
pengelolaan yang dilakukan baik dari segi sistem penataan, sistem penyimpanan, dan sistem temu kembali yang telah digunakan.
Martono 1994, 67mengatakan, tentang ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip akan sangat bergantung dari beberapa hal
sebagaimana berikut ini: 1.
Kejelasan materi yang diminta oleh pengguna. 2.
Ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan dalam pemberkasan jenis-jenis arsip.
3. Ketepatan dan kemantapan sistem indeks baik sistem manual maupun
mekanik. 4.
Ketepatan dan kemantapan sistem klassifikasi. 5.
Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai.
Sulistyo-Basuki 2003, 144 juga mengatakan kinerja temu balik arsip diukur dengan dua ukuran yaitu perolehan recall dan ketepatan precision yang
mana ukuran diperoleh dengan mengetahui jumlah dokumen relevan yang ditemubaliknya dengan jumlah dokumen relevan yang ada seluruhnya di
pangkalan data, yang mana perolehan tersebut pada hakekatnya mengukur seberapa jauh keberhasilan sistem temu balik dalam menemu balik dokumen
dalam sebuah pangkalan data.
15 Sedarmayanti 2003, 79 menyebutkan, beberapa faktor yang menunjang dan
perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah:
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun,
menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya
diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain adalah: • Kesederhanaan
• Ketepatan menyimpan arsip • Memenuhi persyaratan ekonomis
• Menjamin keamanan • Penempatan arsip
• Sistem yang digunakan harus fleksibel • Petugas arsip yang perlu memahami bidang kearsipan.
3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman
arsip dengan sebaik-baiknya. 4.
Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjaddi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu
untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami
seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.
Penjelasan diatas telah membuktikan bahwa, penemuan kembali arsip sangatlah penting diperhatikan terutama dalam segi sistem maupun alat yang
digunakan. Sistem temu kembali arsip yang baik akan membantu arsiparis dalam menemukan arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Selain itu, dengan
adanya sistem temu kembali arsip yang baik akan memberikan pencitraan yang baik terhadap organisasi yang bersangkutan, dan mengurangi hambatan dalam
pencapaian tujuan dalam kerja khususnya dalam mendapatkan informasi dari arsip-arsip yang dimiliki.
16
2.2 Tata Kearsipan Perguruan Tinggi
