Latar Belakang Masalah Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada dasarnya keberadaan arsip tidak dapat dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan suatu organisasi. Dalam artian arsip tercipta sebagai akibat proses kegiatan yang dilaksanakan suatu organisasi. Amsyah 2003, 2 mengatakan “salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan seperti loket dan tempat pembayaran sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan”.Arsip yang tercipta tentu akan semakin bertambah banyak di setiap kegiatan yang ada pada suatu organisasi, sehingga diperlukan alat untuk temu kembali arsip. Temu kembali arsip adalah suatu cara untuk menemukan kembali sebuah arsip dalam suatu khazanah secara cepat dan tepat. Sarana penemuan kembali itu hendaknya bersifat “user friendly” artinya mudah digunakan oleh orang yang menggunakannya.Beranekaragamnya alat temu kembali yang ada saat ini,tentu membuat seorang arsiparis harus cermat memilih alat yang dibutuhkannya dalam penemuan kembali arsip.Alat atau sarana temu kembali arsip ada yang bersifat manual seperti buku,indeks kartu,folder lepas. Alat atau sarana temu kembali yang bersifat manual ini memiliki kelebihan, yaitu mudah digunakan oleh arsiparis yang belum mahir dalam menggunakan komputer. Namun kelemahannya adalah tidak dapat digunakan secara cepat dan tepat ketika dibutuhkan penemuan sebuah arsip dalam jumlah yang besar. 2 Selain itu ada juga alat temu balik yang berbasis komputer seperti database memiliki kelebihan dalam proses penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dalam waktu yang cepat. Kelebihan dari database yaitu seorang arsiparis dapat dengan cepat mengetahui dimana letak penyusunan arsip yang dicari dengan melihat database yang telah dirancang dengan input data berdasarkan letak atau tempat penyimpanannya. Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang Puskom UNP adalah salah satu unit pelayanan teknis yang ada di UNP. Puskom UNP pada awal berdirinya merupakan sebuah lembaga pengolahan data akademik. Pada tahun 1989, sebagai salah satu upaya untuk peningkatan kualitas dan layanan kepada civitas akademika UNP d.h IKIP Padang didirikan Komputer Akademik. Pada awal berdirinya, Komputer Akademik hanya melayani proses akademik seperti pengolahan mata kuliah, jadwal, dan pengolahan nilai. Sejalan dengan perkembangan, maka pada tahun 1995 dibentuk UPT. Pusat Komputer sebagai lembaga pengganti Kompak IKIP Padang. Saat ini Puskom UNP melayani hampir semua aspek yang terkait dengan teknologi informasi dan pemanfaatannya, termasuk pemanfaatan terhadap informasi dari arsip-arsip yang dikelola oleh Puskom UNP. KeberadaanPuskom UNP sebagai unit pelayanan teknis tentunya tidak terlepas dari arsip-arsip yang dikelolanya sebagai salah satu bentuk sumber informasi. Hal tersebut dilatarbelakangi oleh peranan Puskom sebagai suatu unit pelayanan teknis mulai dari memberikan pelayanan kepada mahasiswa,dosen,serta jajaran 3 petugasadministrasi yang ada di UNP terhadap layanan akses internet maupun akses informasi yang berkaitan dengan kampus UNP. Salah satu bentuk sumber informasi yang sering dicari adalah informasi dari arsip-arsip yang ada di Puskom UNP. Puskom UNP sebagai salah satu organisasi yang berperan sebagai unit pelayanan teknis yang ada di Universitas Negeri Padang juga memiliki beberapa arsip yang perlu dikelola dengan baik, agar dalam pencarian informasi yang terdapat dalam arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Arsip yang dikelola oleh Puskom UNP sering dibutuhkan informasi dari arsip-arsipnya untuk keperluan perorangan maupun organisasi lain yang ada di lingkungan UNP. Widodo 2009, 1.11 secara menyebutkan bahwa “berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis records dan arsip statis archieves”. Arsip yang sering digunakan atau dicari kembali di Puskom UNP adalah surat-surat yang dibagi kedalam dua jenis yaitu arsip yang bersifat umum general dan arsip yang bersifat rahasia private dengan total arsip yang ada di unit ini berjumlah 1014. Kedua jenis arsip tersebut terdiri dari surat izin pembukaan program studi, izin perpanjangan program studi, surat keputusan- keputusan SK rektor, dan berbagai macam nama arsip yang ada di unit ini. Dengan jumlah pegawai 11 orang pada unit ini, hanya 1 orang tenaga pengelola arsip yang bertugas mengelola arsip-arsip yang ada di unit ini. KantorPuskom UNP saat ini telah menggunakan alat temu kembali arsip dengan nama aplikasi Sistem Informasi Arsip SIA berbasis webdengan menggunakan aplikasi PHP MyAdminyang dirancang sendiri oleh tenaga ahli 4 komputer yang ada di unit ini dan mulai dioperasikan pada bulan februari tahun 2013. Dengan jumlah arsip yang ada sampai saat ini 1014 arsip, baru 842 arsip yang bersifat general maupun private, telah di entrikan ke dalam database aplikasi SIA. Aplikasi ini dirancang untuk membantu arsiparis dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat.Pengelolaan arsip yang dilakukan di KantorPuskom UNP dilakukan kedalam bentuk alih media penyimpanan arsip. Arsip-arsip yang masuk ke unit Puskom disimpan ke dalam pangkalan data atau databaseaplikasi SIA dengan cara me-scan setiap arsip yang masuk maupun tercipta sebelum arsip yang asli dalam bentuk kertas disimpan dalam lemari penyimpanan arsip atau filling cabinet. Perancanganaplikasi ini berawal dari ketidak efektifan sistem kerja arsiparis tersebut dalam menemukan arsip yang telah menumpuk dalam waktu yang cepat. Ketika sebuah arsip dipinjam atau diminta salinannya, arsiparis tersebut selalu meminta waktu untuk menemukan arsip itu terlebih dahulu. Dengan menggunakan sistem manualarsiparis tersebut mencarikan arsip yang diminta ke dalam lemari penyimpanan arsip yang telah menumpuk dengan membuka buku inventaris sebagai alat temu kembali untuk mengetahui dimana letak arsip yang telah disimpan. Sekarang dengan telahdigunakannya aplikasi SIAsebagaisistem temu kembali arsip, arsiparis dapat menemukan salinan arsip yang dibutuhkan dengan cepat. Akan tetapi dari hasil observasi awal yang dilakukan masih terdapat beberapa kekurangan dari aplikasi SIA ini, seperti informasi tentang keberadaan arsip asli tidak terdapat dalam sistem ini sebagai bentuk indikasinya yaitu letak 5 arsip asli yang dibutuhkan tidak diketahui berada di folder maupun filling cabinet nomor berapa. Kemudian hak akses terhadap arsip-arsip yang telah disimpan dalam database aplikasi ini belum dibatasi dengan baik sebagai bentuk indikasinya yaitu seperti semua pegawai yang ada di unit Puskom dapat melakukan akses terhadap arsip yang telah disimpan dalam database aplikasi SIA ini dengan bebas, karena aplikasi SIA terhubung dengan jaringan lokal di setiap unit komputer pegawai yang ada di unit ini. Padahal beberapa arsip yang ada di unit ini ada yang bersifat private rahasia dan hanya orang tertentu saja yang bisa memperoleh salinannya atau mengetahui informasinya. Untuk menyempurnakan fungsi dari aplikasi SIA, maka perlu dilakukan perbaikan terutama terhadap elemen-elemen data sistem informasi arsip yang ada pada aplikasi SIA yang sedang berjalan saat ini. Untuk mengatasi permasalahan pada aplikasi sistem temu kembali arsip Kantor Puskom maka perlu dilakukan evaluasi untuk menyempurnakan sistem ini. Kantor Puskom UNP belum pernah melakukan evaluasi terhadap sistem yang berjalan saat ini. Berdasarkan penjelasan tersebut, penulis perlu untuk melakukan penelitian tentang “Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi Arsip SIA Pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang”.

1.2 Rumusan Masalah