25
2.3.2 Sistem Temu Kembali Arsip
Amsyah 2003, 222 mengatakan “untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang besar, baik yang baru
tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat membantu”. Komputer dapat dijadikan sebagai sebuah sistem temu balik
informasi atau arsip yang efektif dan efesien. Sistem temu balik adalah suatu proses kegiatan di dalam manajemen kearsipan untuk mencari dan menemukan
kembali fisik dan informasi arsip melalui suatu sistem dengan cara-cara tertentu. Menurut Mirmani 2011, 6.32 ada 4 komponen yang perlu diperhatikan dalam
sistem temu balik informasi yaitu: 1.
Kebutuhan informasi dari pengguuna 2.
Dokumen atau informasi yang tersedia 3.
Kata indeks yang berasal dari kebutuhan pemakai atau pengguna yang tersedia,
4. Mediatory atau intermediatory, yaitu mekanisme kerja penelusuran dan
penemuan informasi. Mirmani 2011, 6.32 juga menyebutkan bahwa pada hakikatnya dalam proses
penelusuran informasi ada beberapa kegiatan: 1.
Pendekatan pemakai dalam penggunaan kata indeks query. 2.
Klasifikasi kata indeks dan cakupannya. 3.
Pemilihan database yang tepat berkas atau seri arsip yang tepat 4.
Perumusan kata indeks yang tepat 5.
Pemilihan sarana operator. 6.
Penyajian hasil openelusuran yang terseleksi 7.
Penyerahan hasil penelusuran hasil tersebut dalam bentuk informasi dan fisik arsip.
Kemudian dikatakan juga oleh Abubakar 1997, 32 bahwa saat ini penggunaan komputer sebagai media otomatisasi untuk penemuan kembali surat
dengan cepat dan tepat semakin meningkat, akan tetapi sistem komputer tidak dapat berfungsi dengan baik jika filerecord yang secara manual tidak tertata
26 dengan baik juga. Dengan kesimpulan bahwa sistem penataan yang manual telah
terbentuk maka penemuan kembali dengan sistem komputerisasi juga akan menjadi baik.
Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa, sistem temu kembali arsip berbasis komputer yang dirancang oleh seseorang juga harus dikondisikan
dengan sistem manual. Dengan kata lain, sistem penemuan secara manual menjadi pedoman ketika sebuah sistem temu kembali berbasis komputer dirancang. Mulai
dari sistem penataan, pengklasifikasian, sampai ke sistem penyimpanan yang manual harus disesuaikan kedalam sistem yang dirancang ke dalam media
komputer.
2.3.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI
Kategori