17 kearsipan ini harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu
menggerakkan instansinya untuk mencapai arahtujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya Abubakar 1997, 1.
2.2.1 Arsip Perguruan Tinggi
Universitasperguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan tinggi yang menjadi pusat pengajaran, penelitian, pengembangan iptek dan pengabdian
masyarakat. Menurut UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 6 ayat 4 disebutkan bahwa “penyelenggara kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung
jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi”. Arsip yang dihasilkan perguruan tinggi merupakan informasi terekam
atas pelaksanaan fungsi dan tugas perguruan tinggi sebagai lembaga pendidikan, riset, dan pengabdian mayarakat Taufik 2011.
Sebagai salah satu bentuk organisasi yang juga menciptakan arsip disetiap kegiatannya, Perguruan Tinggi juga memiliki beberapa contoh arsip yang perlu
dikelola dengan baik diantaranya yaitu Barthos 2007, 159: 1
Surat Dinas 2
Nota Dinas 3
Memorandum 4
Surat Pengantar 5
Surat Kawat 6
Surat Edaran 7
Surat Undangan 8
Surat Keputusan 9
Instruksi 10
Surat Tugas 11
Pengumuman Maher dalam Handayani, 32 menyatakan bahwa “Arsip perguruan tinggi
terdiri dari arsip yang memuat informasi tentang kebijakan, personalia,
18 kepemilikan dan sarana prasarana. Arsip-arsip tersebut merupakan peninggalan
dokumentasi dari suatu institusi pendidikan tinggi yang dilestarikan dan diolah sehingga dapat diakses oleh penggunanya dengan mudah”.
Demikianlah beberapa contoh arsip-arsip Perguruan Tinggi yang perlu dikelola dengan baik untuk memudahkan dalam temu kembali ketika dibutuhkan
demi membantu kegiatan organisasi kedepannya, apakah itu sebagai bahan pertimbangan maupun pedoman dalam mengambil keputusan. Masih banyak
contoh-contoh arsip Perguruan Tinggi yang perlu dikelola dengan baik, dari beberapa contoh arsip Perguruan Tinggi yang telah disebutkan diatas cukup
mewakili betapa perlunya dilakukan pengelolaan arsip dengan baik agar komunikasi maupun kegiatan organisasi berjalan secara efektif dan efisien.
2.2.2 Peranan Kearsipan Perguruan Tinggi
Begitu pentingnya keberadaan unit kearsipan di setiap lembaga menunjukkan bahwa informasi yang memiliki nilai berkelanjutan continuing
value itu perlu diselamatkan dan dilestarikan untuk dapat dimanfaatkan bagi kepentingan masyarakat luas. Menurut TR.Schelenberg dalam Widodo 2009,
5.8, secara garis besar ada beberapa alasan penting didirikannya lembaga kearsipan yaitu:
1. Kebutuhan praktis dari efesiensi kepemerintahan yang semakin maju, yang
menuntut penyimpanan terhadap arsip. 2.
Pertimbangan budaya, lembaga kearsipan merupakan salah satu di antara banyak jenis sumber-sumber informasi kebudayaan dan hal ini merupakan
tanggung jawab pemerintah untuk melestarikan kebudayaan bangsanya. 3.
Kesadaran pribadi, merasa prihatin akan kehancuran suatu masyarakat lama sehingga dirasakan perlu untuk menyimpan arsip-arsip masyarakat
lama untuk dijadikan dasar hubungan sosial maupun dasar perlindungan hak-hak feodal dan hak-hak istimewa.
19 4.
Bersifat resmi kedinasan, setiap arsip yang diciptakan pemerintah senantiasa dibutuhkan oleh pemerintah untuk pekerjaannya, baik untuk
arrsip yang paling tua maupun yang baru, kesemuanya merupakan rekam jejak kegiatan pemerintah.
Taufik 2011 menyebutkan bahwa tujuan dari dibentuknya unit kearsipan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:
1. Untuk menilai, menyimpan, mengolah, menyajikan dan merawat arsip
yang bernilai guna tinggi untuk kepentingan internal perguruan tinggi dan untuk kepentingan publik
2. Untuk menyediakan fasilitas yang memadai bagi kegiatan retensi dan
preservasi arsip 3.
Menyediakan pelayanan informasi yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan perguruan tinggi
4. Memberikan pelayanan penelitian dengan penyediaan bahan berupa
khazanah arsip yang dibutuhkan 5.
Menyebarluaskan pengetahuan dan pemahaman dari tujuan, program, dan sasaran perguruan tinggi serta kemungkinan pengembangannya
6. Memfasilitasi kegiatan kearsipan perguruan tinggi secara efisien
7. Menyediakan sumber informasi untuk memacu teknik pembelajaran dan
pengajaran yang lebih kreatif. Sedangkan Barthos 2007, 2 juga menerangkan bahwa “kearsipan
mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan
pengendalian setepat-tepatnya”. Perguruan tinggi merupakan contoh lembaga yang menghasilkan arsip dari
waktu ke waktu, maka perlu mendirikan sebuah unit kearsipan. Arsip merupakan bukti dari kegiatan kelembagaan yang telah direkam ke dalam berbagai bentuk
media penyimpanan. Dan tidak hanya itu, karena arsip yang tercipta dari kegiatan organisasi tersebut memiliki nilai berkelanjutan continuoing value, maka
diperlukan sebuah sistem kerja pengelolaan arsip yang baik. Dengan kemajuan
20 teknologi informasi yang ada saat ini tentunya sistem pengelolaan arsip tersebut
dapat di implementasikan ke dalam sebuah sistem informasi kearsipan.
2.3 Defenisi Sistem Informasi Kearsipan
