26 dengan baik juga. Dengan kesimpulan bahwa sistem penataan yang manual telah
terbentuk maka penemuan kembali dengan sistem komputerisasi juga akan menjadi baik.
Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa, sistem temu kembali arsip berbasis komputer yang dirancang oleh seseorang juga harus dikondisikan
dengan sistem manual. Dengan kata lain, sistem penemuan secara manual menjadi pedoman ketika sebuah sistem temu kembali berbasis komputer dirancang. Mulai
dari sistem penataan, pengklasifikasian, sampai ke sistem penyimpanan yang manual harus disesuaikan kedalam sistem yang dirancang ke dalam media
komputer.
2.3.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI
Dalam membuat sebuah sistem informasi kearsipan yang bertujuan untuk membantu mempermudah dalam suatu pekerjaan seorang arsiparis, tentu harus
ada standar yang digunakan. Berikut ini adalah standar elemen data sebuah sistem informasi kearsipan yang dikeluarkan oleh ANRI dalam Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia No. 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan
Nasional yaitu: 1.
Elemen data yang bersifat keharusan meliputi nomor arsip, kode klasifikasi, pencipta arsip, uraian informasi, kurun waktu, jumlah,
keterangan, nama pengelola, jenis naskah, tingkat perkembangan, judul, klasifikasi akses, klasifikasi keamanan, kategori arsip, media arsip, bahasa
dan tulisan, fungsi, nama berkas, judul berkas, status, status berkas dan tanggal berkas.
2. Elemen data yang bersifat opsional untuk kebutuhan aplikasi yang
digunakan meliputi nama aplikasi, retensi aktif, dan retensi inaktif.
27 3.
Elemen data yang bersifat opsional untuk pengembangan aplikasi pengelolaan arsip dinamis atau statis meliputi nama petugas registrasi,
tingkat urgensi, penerimapengirim, jabatan unit pengolah, dan nama pimpinan unit pengolah.
4. Elemen data untuk pengelolaan arsip statis meliputi riwayat administratif,
riwayat kearsipan, sumber akuisisi atau penyerahan langsung, informasi jadwal retensi, penambahan, sistem penataan, ketentuan akses, ketentuan
reproduksi, karakteristik fisik, sarana temu balik, keberadaan lokasi arsip asli, keberadaan lokasi arsip salinan, arsip terkait, publikasi, catatan
arsiparis, peraturan-peraturan, dan waktu deskripsi.
5. Elemen data untuk membangun basis data pencipta arsip meliputi tipe
pencipta, nama resmi pencipta, nama resmi lain pencipta, format nama baku, nama lain, kode organisasi pencipta, tanggal keberadaan pencipta,
riwayat pencipta, wilayah yuridiksi, status hukum, fungsi, mandat sumber wewenang, struktur internal, konteks umum, kode unik pencipta, kategori
keterkaitan, deskripsi keterkaitan, tanggal keterkaitan, kode unik deskripsi nama pencipta arsip, nama institusi penerbit daftar nama pencipta arsip,
peraturan atau konvensi, status, tingkat kerincian, tanggal pembuatan, revisi, penghapusan, bahasa dan tulisan, sumber, penjelasan mengenai
pemeliharaan.
6. Elemen data deskripsi fungsi meliputi tipe fungsi, peristilahan resmi
fungsi, klasifikasi, tanggal fungsi, deskripsi fungsi, riwayat fungsi, dasar fungsi.
7. Elemen data deskripsi lembaga kearsipan meliputi kode unik lembaga
kearsipan, nama lembaga kearsipan, nama lain resminya, alamat, nomor telepon, faks, email, petugas yang dapat dihubungi, informasi mengenai
khasanah, sarana temu balik, waktu layanan, ketentuan berkaitan dengan akses dan penggunaan arsip, aksesibilitas, layanan reproduksi, dan area
publik.
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis untuk
Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional ini juga disebutkan bahwa beberapa referensi yang menjadi rujukan penyusunan standar ini selain
UU No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan adalah standar yang dikeluarkan oleh the International Council on Archieves ICA, meliputi:
1. ISAD G General International Standart Archieval Description, Second
Edition, 1999 2.
ISAAR CPF International Standart Archival Authority Record For Corporate Bodies, Person, and Families, Second Edition, 2003
28 3.
ISDF International Standart for Describing Functions, First Edition, 2007
4. ISDIAH International Standart for Describing Institutions with Archival
Holdings, First Edition, 2008 Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No 21 Tahun
2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional juga disebutkan bahwa,
dengan adanya standar elemen data arsip ini diharapkan: 1.
terjaminnya pendeskripsian arsip yang konsisten, sesuai dan jelas; 2.
memudahkan temu balik dan pertukaran informasi tentang arsip; 3.
memungkinkan penggunaan data bersama; 4.
memungkinkan integrasi deskripsi dari berbagai lokasi ke dalam satu sistem informasi yang terpadu.
2.4 Pengertian Aplikasi Open Source
