Medan adalah adanya komunikasi yang efektif antara setiap lapisan mulai dari Kepala Cabang sampai kepada level jabatan yang paling
rendah. Kedekatan setiap pihak yeng terlibat dalam organisasi perusahaan menyebabkan efektinya setiap penyampaian kebijakan dan
tata tertib baik secara lisan maupun tulisan.
d. Aktifitas Pengawasan 1. Pengawasan Pemerosesan Informasi
Karena pemerosesan data PT. Bussan Auto Finance Cabang Medan telah melakukan dengan sistem komputerisasi maka perusahaan
menjalankan pengawasan umum dan pengawasan aplikasi. Program aplikasi yang digunakan merupakan program yang diterima dari kantor
pusat. Dan masing-masing bagian mempunyai sub menu program aplikasi. Tiap bagian telah diberi otorisasi untuk melakukan
pemasukan data dari dokumen-dokumen yang telah diotorisasi. Coordinator user trainer melakukan penyimpanan data back up
data setiap hari dan melakukan pengiriman data kekantor pusat setiap sore hari.
2. Pemisahan Tugas
Adanya struktur organisasi dalam perusahaan menunjukkan adanya pemisahan tugas antara departemen yang ada dalam perusahaan
tersebut. Dalam hal ini PT. Bussan Auto Finance memperlihatkan pemisahan tugas dalam pelaksanaan transaksi operasional perusahaan
Universitas Sumatera Utara
sehari-hari. Tidak ada rangkap jabatan yang dilaksanakan oleh satu orang.
Khusunya untuk transaksi piutang, PT. Bussan Auto Finance Cabang Medan telah membuat pemisahan tugas berdasarkan struktur
organisasi. Dalam hal pemberian persetujuan pembiayaan tidak diberikan ke bagian marketing melainkan diserahkan ke komite kredit
yang beranggotakan Marketing Executive, AR Controller, dan Operation Head. Wewenang yang diberikan kepada komite kredit
dimaksudkan agar kredit yang dikucurkan telah memenuhi persyaratan.
Demikian juga untuk transaksi penagihan dan pencatatan hasil penagihan. Tugas kolektor untuk menagih piutang dan hasil penagihan
akan disetor ke kasir. Selanjutnya salinan kwitansi penerimaan uang bon kuning diserahkan oleh kasir ke bagian akuntansi. Untuk diinput.
Karena pemerosesan piutang pada PT. Bussan Auto Finance Cabang Medan telah menggunakan program komputer maka tugas pencatatan
kartu piutang tidak lagi dilakukan oleh manusia. Bagian piutang tinggal melaksanakan fungsi pemeriksaan apakah piutang telah tertagih
dan mencocokkan dengan pemasukan data oleh bagian akuntansi berdasarkan laporan realisasi tagihan dengan daftar laporan arus kas
bank harian yang dibuat oleh bagian akuntansi. 71
Universitas Sumatera Utara
Dan untuk memastikan bahwa semua hasil penerimaan telah disetor ke bank maka bagian keuangan akan mencocokkan dengan
laporan bank yang diterima setiap harinya.
3. Pengawasan Fisik
Dalam rangka melindungi dan mengamankan dokumen dan catatan yang berhubungan dengan piutang serta terhadap piutang dan kas
tersebut, maka perusahaan menyimpan semua arsip yang terkait dalam suatu lemari khusus terutama Bukti Kepemilikan Kendaraan Bermotor
yang merupakan jaminan uang hasil penerimaan yang belum sempat disetor ke bank akan disimpan di brankas yang kuncinya dipegang oleh
kasir dan Treasury. Perusahaan juga mengantisipasi semua kemungkinan negatif yang
dapat menimpa semua asset perusahaan sehingga perusahaan mengasuransikan setiap asset perusahaan termasuk seluruh karyawan,
dokumen dan catatan, dan fisik kas itu sendiri. Untuk meminimalkan resiko yang kemungkinan terjadi pada kolektor yaitu terjadinya
pencurian hasil tagihan pada saat perjalanan maka uang hasil penagihan selama perjalanan kolektor diasuransikan.
Semua penerimaan kas segera disetorkan ke bank untuk menghindari pencurian kas. Dengan dibukanya rekening Koran di bank
berarti perusahaan menggunakan jasa pihak ketiga dalam menyimpan kas. Prinsip yang mendasari kebijakan ini adalah bahwa penumpukan
Universitas Sumatera Utara
kas di tangan perusahaan akan merangsang karyawan untuk melakukan pencurian dan penyelewengan penggunaan dana kas dan menghindari
kemungkinan kebakaran. Dalam hal pembukaan rekening Koran PT. Bussan Auto Finance Cabang Medan membedakan rekening bank
untuk penerimaan kasbank dengan pengeluaran kas bank.
4. Review Kinerja
