Unsur-Unsur Pengawasan Intern Pengawasan Intern 1. Pengertian dan Tujuan Pengawasan Intern

memformalkan kebijakan ke dalam bentuk pedoman, pasti dimungkinkan bagi perusahaan yang relatif kecil untuk mempunyai pegawai yang kompeten dan dapat dipercaya dengan alur wewenang yang jelas, prosedur otorisasi, pelaksanaan dan pencatatan transaksi yang pantas, dokumen, catatan dan laporan-laporan yang memadai, pengawasan fisik atas aktiva dan catatan serta pengecekan atas pelaksanaan sampai pada tingkat tertentu.

3. Unsur-Unsur Pengawasan Intern

Dalam mencapai tujuan-tujuan pengawasan intern dan mampu memberikan keyakinan yang memadai maka setiap pengawasan intern dalam perusahaan mempunyai beberapa unsur yang saling berhubungan. Struktur pengawasan intern mencakup tiga kategori dasar kebijakan dan prosedur yang dirancang serta diimplementasikan manajemen guna memberikan kepastian yang layak bahwa tujuan pengendaliannya akan tercapai. Menurut Loebbecke dan Arens 2004 : 293 bahwa unsur-unsur pengawasan intern, yang terdiri dari : a. Lingkungan pengawasan b. Sistem Akuntansi c. Prosedur pengawasan Dalam konsep dan pengertian pengawasan intern yang baru atau menurut COSO yang disampaikan oleh Boynton dan Kell 2006 : 259, terdapat lima unsur pengawasan intern. Kelima komponen tersebut menggambarkan gaya 18 Universitas Sumatera Utara menejemen menjalankan perusahaan dan mengatur ke dalam kegiatan atau proses manajemen. Komponen-komponen tersebut adalah : a. Control Environment b. Risk Assessment c. Information and Communication d. Control Activities

e. Monitoring

Kelima unsur tersebut dapat diterapkan dengan tingkat formalitas dan kekhususan implementasi yang berbeda berdasarkan pertimbangan logis dan praktis, tergantung jenis dan ukuran badan usaha. Suatu satuan usaha yang relatif lebih kecil misalnya, dapat memperlunak kelemahannya melalui pengembangan budaya yang memberikan penekanan atas integritas, nilai etika dan kompetensi. Penjelasan lebih lanjut dari ke lima unsur pengendalian intern tersebut di atas diuraikan berikut ini. Control Environment Lingkungan Pengawasan Lingkungan pengawasan nmenentukan sifat dari suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran anggotanya akan pentingnya pengawasan intern. Lingkungan pengawasan merupakan dasar yang dapat memberikan disiplin dan struktur bagi keseluruhan komponen pengawasan intern lainnya. Terdapat beberapa faktor yang membentuk lingkungan pengawasan suatu satuan usaha. Lingkungan pengawasan yang paling menonjol adalah gaya manajemen dalam menjalankan perusahaan. Lingkungan lain yang meliputi berbagai unsur yang dalam organisasi, antara lain disebutkan sebagai berikut : 19 Universitas Sumatera Utara 1 Integritas dan Nilai Etika Untuk menekankan pentingnya integritas dan nilai etika diantara karyawan suatu organisasi maka pemimpin dan manajemen tingkat atas harus dapat : - Menentukan sifat-sifat teladan yang senantiasa memperlihatkan integritas dan prilaku etika yang tinggi - Mengkomunikasikan ke seluruh karyawan secara lisan dan tulisan seluruh kebijakan dan tata tertib yang telah digariskan, sehingga diharapkan setiap karyawan dapat melapor jika terjadi pelanggaran yang mereka ketahui - Memberikan bimbingan moral dan mental kepada pegawai, mengurangi atau menghapus godaan-godaan yang merangsang pegawai melakukan tindakan yang tidak jujur, illegal dan tidak etis. 2 Komitmen Terhadap Kompetensi Untuk mencapai tujuan perusahaan maka diharapkan seluruh pegawai pada setiap tingkatan manajemen memiliki pengetahuan, keahlian, intelegensia, pelatihan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaannya dengan efektif dan efisien. 3 Dewan Komisaris dan Komite Audit Adanya dewan komisaris dan komite audit serta cara mereka dalam menjalankan kekuasaan dan tanggung jawab mempunyai dampak atas lingkungan pengawasan. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektifitas komite audit adalah independensinya, kualitas anggota-anggotanya dan ruang lingkup tugasnya. 20 Universitas Sumatera Utara 4 Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi Banyaknya karakteristik yang membentuk falsafah dan gaya operasi manajemen yang mempengaruhi dampak atas lingkungan pengawasan yang meliputi antara lain : - Pendekatan terhadap resiko bisnis yang dihadapi dan pemantauannya - Tindakan dan sikap terhadap laporan keuangan - Sikap terhadap fungsi pemerosesan informasi dan fungsi akuntansi serta personalia. 5 Struktur Organisasi dan Penetapan Wewenang dan Tanggungjawab Suatu struktur organisasi berperan atas kemampuan suatu satuan usaha untuk memenuhi tujuannya melalui penyediaan kerja yang sifatnya menyeluruh bagi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan monitoring aktifitas satuan usaha. Pengembangan struktur organisasi bagi suatu satuan usaha meliputi penentuan daerah kekuasaan kunci dan tanggung jawab, serta jalur pelaporan yang tepat. Penetapan wewenang dan tanggung jawab adalah perluasan dari pengembangan suatu struktur organisasi. Melalui penetapan wewenang dan tanggung jawab, setiap individu diharapkan mengetahui bagaimana tindakan-tindakan tiap individu saling berhubungan dan kepada siapa setiap individu bertanggungjawab. 6 Kebijakan dan Praktek Sumber Daya Manusia Suatu konsep dasar dari pengawasan intern yang disebutkan sebelumnya adalah pengawasan intern dijalankan oleh manusia. Kebijakan dan praktek 21 Universitas Sumatera Utara sunber daya manusia yang digunakan menetukan integritas, nilai etika dan kompetensi dari sumber daya manusia suatu organisasi. Risk Assessment Penilaian Resiko Setiap perusahaan menghadapi resiko, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Manajemen harus dapat mengidentifikasi dan kemudian mencegah berbagai resiko yang mengancam atau menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Boynton dan Kell 2006 : 262, mengatakan bahwa : “Risk assestment for financial reporting purposes is an entity’s identification, analysis and management of risk relevan to the preparation of financial statements that are fairly presented in conformity with generally accepted accounting principles”. Penilaian resiko meliputi identifikasi, analisis dan menajemen resiko suatu satuan usaha, yang relevan dengan tujuan perusahaan. Karena tujuan perusahaan adalah untuk menentukan bagaimana menangani resiko yang diidentifikasi, maka sepantasnya manajemen harus mengidentifikasi resiko- resiko tersebut dengan berhasil. Dalam beberapa kasus manajemen mungkin saja memutuskan untuk menerima suatu resiko tanpa menetukan atau mengembangkan pengawasan tertentu disebabkan oleh pertimbangan biaya dan lainnya. 22 Universitas Sumatera Utara Information and Communication Data dan informasi yang diperlukan harus diidentifikasi, dikumpulkan, dan dikomunikasikan ke berbagai pihak yang membutuhkannya tepat pada waktunya, sehingga dapat dipakai untuk menjalankan tugasnya. Informasi tidak hanya mengalir dari atas ke bawah, tetapi juga ke samping atau antar unit dalam organisasi. Setiap penerima harus menerima informasi dengan jelas sehingga mudah mengerti dan memahami isi informasi. Hal ini akan menjamin dipatuhinya kebijakan manajemen. Informasi juga harus disediakan untuk kepentingan pihak-pihak diluar perusahaan. Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pengawasan, menyangkut sistem akuntansi yang terdiri dari metode dan catatan-catatan yang telah ditetapkan untuk mengidentifikasi, menyusun, menganalisa, menggolongkan, mencatat, dan melaporkan transaksi satuan usaha serta memelihara pertanggungjawaban atas asset dan kewajiban terkait. Komunikasi menyangkut penyediaan suatu pemahaman yang jelas akan peran dan tanggung jawab individu yang berkenaan dengan pengawasan intern. Control Activities Aktifitas Pengawasan Boynton dan Kell dalam buku Modern Auditing menjelaskan mengenai aktifitas pengawasan sebagai berikut 2006 : 264 : Control activities are those polices and procedures that help ensure that management directivies are carried out. They help ensure that necessary actions are taken to address risks to achievement of the entity’s objectives. Control activities have various and applied at various organizational and functional levels. 23 Universitas Sumatera Utara Kegiatan pengawasan pengawasan meliputi penerapan berbagai prosedur untuk menjamin dipatuhinya kebijakan manajemen. Kegiatan pengawasan harus dilenggrakan diseluruh organisasi, dari tingkat yang paling atas sampai tingkat yang paling bawah. Kegiatan pengawasan ini dapat berupa persetujuan, pemverifikasian, pengesahan, penyesuaian dan penelahaan kerja, kegiatan pengamanan aktiva dan pemisahan tugas. Aktivitas pengawasan adalah merupakan kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk membantu memastikan bahwa kebijaksanaan manajemen telah dijalankan. Aktivitas pengawasan membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil dalam menghadapi resiko sehubungan dengan pencapaian tujuan usaha. Bentuk-bentuk pengawasan yang sering dilakukan adalah : 1. Pengawasan pemerosesan informasi 2. Pemisahan tugas yang memadai 3. Pengawasan fisik atas kekayaan dan catatan 4. Reviws atau telaah kinerja. Penjelasan mengenai masing-masing aktifitas pengawasan diuraikan berikut ini. 1 Pengawasan pemerosesan informasi Pengawasan pemerosesan informasi merupakan pengawasan yang ditujuakan terhadap resiko yang berkaitan dengan otorisasi kelengkapan dan keakuratan transaksi. Pengawasan-pengawasan yang berkaitan dengan 24 Universitas Sumatera Utara pemerosesan transaksi sering dikelompokkan sebagai berikut : otorisasi yang tepat, dokumen dan catatan, serta pengecekan independent. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang yang menyetujui transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam orgaisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otrisasi atas terlaksanannya transaksi. Dokumen menyediakan bukti atas transaksi yang terjadi yang berisi informasi mengenai nilai, waktu dan sifat transaksi. Dokumen yang ditanda tangani dan dicap semestinya juga memberikan suatu dasar bagi penentuan tanggung jawab dalam melaksanakan dan mencatat transaksi. Dokumen dengan nomor seri urut tercetak prenumbered sangat berguna dalam memelihara pertanggungjawaban dan pengawasan. Pemberian nomor seri tercetak tersebut membantu memastikan semua transaksi yang telah dicatat dan bahwa tidak ada transaksi dicatat lebih dari satu kali. Bila penomoran masih berlaku, semua dokumen-dokumen yang tidak berlaku lagi harus ditahan. Dokumentasi yang lengkap dan dapat dimengerti membantu pengawasan dalam beberapa syarat yaitu menginterpretasikan kebijakan secara tepat, memvisualisasi hubungan antar fungsi organisasi, dan menjamin prosedur akan diikuti dengan lebih cermat, konsisten dan efisien. Pengawasan independent meliputi verifikasi atau pembuktian tentang pekerjaan yang sebelumnya dilaksanakan oleh bagian yang lain dan penilaian yang semestinya atas jumlah yang dicatat. Pengecekan 25 Universitas Sumatera Utara independent secara manual dapat dilakukan setiap hari atas semua transaksi ataupun sebagian transaksi. Pengecekan indepanden dilakukan untuk memastikan bahwa setiap transaksi sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Struktur pengawasan intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual dalam akuntansinya lebih dititik beratkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut. Jika perusahaan telah menggunakan sistem komputerisasi sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer. Struktur pengawasan intern dalam perusahaan yang mengolah data akuntansinya dengan komputer tidak berbeda, baik tujuan pokok maupun unsur pokoknya, dengan pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual. Menurut Mulyadi 2003 : 183, bahwa pengawasan intern dalam lingkungan pengolahan data elektronik dibagi menjadi 2 dua yaitu : a Pengawasan Umum General Control b Pengawasan Aplikasi Aplication Control Uraian mengenai kedua jenis pengawasan intern tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : Pengawasan Umum General Control Pengawasan umum merupakan standar dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melaksanakan fungsinya. Dalam lingkungan pengolahan Universitas Sumatera Utara data elektronik, pengawasan umum meliputi dokumentasi sistem, prosedur pengembangan dan perubahan sistem, dan metode operasi fasilitas pengolahan data. Pengawasan Aplikasi Aplication Control Pengawasan aplikasi berhubungan dengan tugas-tugas khusus yang dilakukan oleh electronic data processing. Fungsi dari pengawasan aplikasi ini adalah untuk memberi jaminan yang cukup bahwa pencatatan, pemerosesan, dan pelaporan data sudah dilaksanakan dengan benar. Pengawasan aplikasi dapat diterapkan dengan berbagai macam cara dalam prosedur dan catatan-catatan. 2 Pemisahan tugas yang memadai Prisip dasar pemisahan tugas adalah adanya pemisahan yang tegas antara fungsi operasi, penyimpangan dan pencatatan. Dasar premikirannya adalah satu bagian tidak boleh menguasai catatan akuntansi yang berhubungan dengan kegiatannya. Pemisahaan tugas tidak mengakibatkan pekerjaan dari seorang individu secara otomatis memberikan pengecekan silang atas pekerjaan pihak lain. Dalam hubungan ini dapat dilihat bahwa pengecekan independent senantiasa merupakan pemisahan tugas, namun pemisahan tugas tidak selalu merupakan pengecekan independent. Pemisahan tugas harus sedemikian rupa disusun untuk menghasilkan internal check atau pengecekan independen. Universitas Sumatera Utara Pemisahan tugas meliputi pemastian bahwa individu-individu dapat melaksanakan tugasnya dengan semestinya. Empat bentuk pemisahan tugas yang mendukung pengawasan intern adalah : a Tanggungjawab untuk melaksanakan suatu transaksi, mencatat, dan menyimpan asset hasil transaksi seharusnya ditugaskan kepada individu atau bagian yang berbeda b Langkah-langkah yang berbeda yang terlibat di dalam pelaksanaan suatu transaksi harus ditugaskan kepada individu atau bagian yang berbeda Artinya tidak boleh ada satu individu atau bagian yang melaksanakan semua prosedur transakasi dengan lengkap, setiap langkah harus dilakukan oleh bagian yang berbeda. Hal ini akan menciptakan internal check antar bagian fungsi c Tanggungjawab untuk operasi akuntansi tertentu harus dipisahkan d Dalam hal perusahaan menjalankan sistem pemerosessan data secara elektronik seharusnya ada pemisahan tugas yang tepat antara bagian pemerosesan data secara elektronik dengan bagian pengguna atau pemakainya. 3 Pengawasan fisik atas kekayaan dan catatan Pengawasan fisik atas kekayaan dan catatan menyangkut pembatasan dua tipe akses terhadap asset dan catatan yang penting, yaitu akses langsung dan tidak langsung. Pengawasan terutama berhubungan dengan peralatan 28 Universitas Sumatera Utara pengaman, peralatan mekanis dan elektronis dalam melaksanakan transaksi 4 Reviws atau telaah kinerja Tujuan utama review kinerja adalah untuk menilaik kinerja yang direview. Dengan menghubungkan data yang dilaporkan dengan manajemen anggaran, manajemen akan dapat mendeteksi tanda-tanda atau contoh- contoh dimana terdapat resiko yang lebih tinggi akan penyimpangan telah terjadi. Monitoring Pemantauan Monitoring merupakan suatu proses menilai kualitas pelaksanaan pengawasaan intern sepanjang waktu. Monitoring meliputi penilaian oleh pegawai berwenang yang telah ditunjuk untuk mendesain dan mengendalikan operasi secara tepat waktu dalam menentukan apakah pengawasan intern dijalankan sesuai dengan yang diharapkan, dan apakah perlu untuk merubah pengawasan intern seperlunya untuk menyesuaikannya dengan perubahan kondisi. Masalah-masalah pengawasan intern dapat menjadi perhatian karena adanya keluhan-keluhan yang diterima dari pelanggan atau pihak luar perusahaan. 29 Universitas Sumatera Utara

D. Pengawasan Intern Piutang Usaha