7. Ketidakmampuan konsumen membayar konsumen. Apabila
konsumen telah menunggak lebih dari 3 bulan maka bagian bagian Remedial akan melakukan pendekatan persuasif kepada konsumen
yang menunggak. Apabila jalan ini tidak berhasil tindakan penarikan fisik seperti sepeda motor Yamaha. Untuk sepeda motor
Yamaha tarikan maka akan ditawarkan kepada konsumen untuk melakukan pelunasan terhadap piutangnya. Bila konsumen juga
tidak sanggup maka barang jaminan akan dijual dan dilakukan perhitungan perlunasan.
8. Persekongkolan antara konsumen yang menunggak dengan bagian
Remedial. Untuk mengantisipasi resiko ini adalah tugas bagian internal auditor dan bagian piutang untuk memastikan mengapa
bagian Remedial tidak berhasil melakukan penarikan. Untuk kasus- kasus khusus maka PT. Bussan Auto Finance akan menyewa debt
collector untuk menyelesaikan masalah dengan konsumen yang membandel.
c. Informasi dan Komunikasi
Sesuai dengan jenis perusahaan yaitu perusahaan pembiayaan perusahaan maka informasi yang dominan yang dihasilkan oleh
PT. Bussan Auto Finance adalah informasi pemberian kredit dan piutang. Transaksi terjadi akan dicatat pada masing-masing kantor baik
Universitas Sumatera Utara
itu kantor cabang, ataupun perwakilan dengan bantuan komputer. Informasi yang dicatat merupakan informasi yang terintegrasi.
Pemerosesan transaksi, data dan informasi telah dilakukan dengan on line system. Masing-masing kantor cabang memperoleh program
aplikasi dari kantor pusat yang mana tiap cabang tidak dibenarkan melakukan perubahan terhadap master file. Karena tiap perubahan atas
program akan mengakibatkan data yang dimasukkan oleh cabang bersangkutan tidak akan dapat dibaca oelh program kantor pusat.
Orang yang bertanggung jawab terhadap keamanan program ini dalah data coordinator user trainer. Dalam hal pemerosesan data, tiap
kepala bagian diberi otorisasi melakukan perubahan atas data yang sudah diinput ke dalam komputer. Data-data yang sudah iinput ke
dalam komputer masih belum terekam ke file kantor pusat sebelum bagian data coordinator user trainer melakukan transfer data pada
sore hari. Perubahan atas data yang sudah ditransfer ke kantor pusat tidak bisa dilakukan tanpa ada permintaan oleh Branch Manager yang
telah diotorisasi oleh kantor pusat. Pemerosesan transaksi pertama kali dilakukan oleh bagian kredit.
Dalam hal ini fungsi bagian kredit dalam memasukkan data mempunyai peran yang sangat penting, karena data yang dimasukkan
merupakan data dasar untuk pemerosesan selanjutnya. Bila informasi yang dimasukkan salah maka hal ini akan mempengaruhi data dan
informasi pada pemerosesan dibagian piutang ataupun akuntansi. 67
Universitas Sumatera Utara
Bila transaksi pertama sekali adalah kontrak pembiayaan. Setiap kontrak pembiayaan yang sudah diotorisasi akan diproses sehingga
menjadi piutang. Tiap konsumen akan diberi nomor kontrak. Selanjutnya nomor kontrak inilah yang akan dipakai sebagai kata kunci
dalam melakukan proses transaksi baik itu dalam pembayaran uang muka maupun pembayaran angsuran. Pemberian nomor kontrak ini
akan menghindari kesalahan apabila terdapat lebih dari 1 satu nama konsumen yang sama.
Dalam proses pencatatan piutang dan penerimaan kas dikenal bukti-bukti transaksi sebagi berikut :
1. Kontrak Pembelian. Dokumen ini merupakan tanda bahwa telah
terjadi suatu pembiayaan. Pengisian data ini dilakukan oleh bagian kredit. Data yang sudah terekam akan otomatis menimbulkan
jurnal piutang. 2.
Laporan Hasil Pembiayaan. Laporan ini akan mencatat berapa banyak pembiayaan yang sudah dilaksanakan. Laporan ini dapat
dilihat setiap saat tanpa harus melakukan pencetakan. 3.
Bon Kuning Kwitansi untuk pencatatan transaksi penerimaan uang
4. Bon Hijau untuk pencatatan transaksi pengeluaran uang
5. Laporan Kas dan Bank harian. Laporan ini mencatat penerimaan
dan pengeluaran kas dan bank setiap harinya. Khusus untuk 68
Universitas Sumatera Utara
laporan bankakan dilaksanakan Laporan Bank Rekonsisliasi bila terdapat perbedaan antara saldo bank dengan catatan perusahaan.
6. Kartu Piutang. Tiap-tiap konsumen akan mempunyai kartu piutang.
Dari laporan ini dapat dilihat historis pembayaran angsuran oleh konsumen.
7. Laporan Umur Piutang. Laoran ini digunakan untuk melihat
proporsi dan kesehatan dari piutang sendiri. Dari berbagai laporan-laporan tersebut pihak manajemen
PT. Bussan Auto Finance dapat melakukan berbagai macam tindakan. Informasi yang dihasilkan oleh laporan akan mempermudah melihat
kinerja perusahaan dari waktu ke waktu. Misalnya, dari laporan umur piutang pihak manajemen dapat melihat bagaimana kondisi dari
piutang mereka. Seberapa besar piutang yang telah melewati umur piutang. Dari informasi yang dihasilkan pihak manajemen berharap
akan tercipta komunikasi yang baik antar karyawan. Komunikasi antara bagian piutang dengan bagian remedial misalnya. Dari laporan
umur piutang maka bagian piutang dapat meminta bagian remedial untuk bertindak melakukan penagihan atau penarikan.
Komunikasi dalam perusahaan meliputi pemberian keyakinan kepada setiap karyawan yang terlibat agar menyadari bahwa apa yang
mereka lakukan sangat mempengaruhi dan berhubungan dengan kegiatan ke dalam dan keluar perusahaan. Hal lain yang penting yang
menyangkut komunikasi pada PT. Bussan Auto Finance Cabang 69
Universitas Sumatera Utara
Medan adalah adanya komunikasi yang efektif antara setiap lapisan mulai dari Kepala Cabang sampai kepada level jabatan yang paling
rendah. Kedekatan setiap pihak yeng terlibat dalam organisasi perusahaan menyebabkan efektinya setiap penyampaian kebijakan dan
tata tertib baik secara lisan maupun tulisan.
d. Aktifitas Pengawasan 1. Pengawasan Pemerosesan Informasi
