laporan rekonsiliasi bank. Penyelewengan juga dapat dilakukan dengan tidak mencatat penerimaan kas, lalu menghalang-halangi pengiriman laporan
bulanan pernyataan piutang kepada pelanggan untuk menghindari keluhan pelanggan. Dengan cara demikian perkiraan saldo piutang pelanggan tidak
berubah, untuk menguranginya maka dibuat nota kredit atau penghapusan piutang.
8. Informasi dan Komunikasi Atas Piutang Usaha
Istilah informasi dan komunikasi sebelumnya dalam konsep yang lama dikenal sebagai komponen sistem akuntansi. Istilah informasi akuntansi dan
komunikasi memberikan cakupan yang lebih luas dari sistem akuntansi. Sistem akuntansi meliputi pengidentifikasian, penyusunan, analisa,
penggolongan, pencatatan dan pelaporan transaksi. Sistem akuntansi piutang usaha yang efektif harus memberikan keyakinan yang memadai bahwa
transaksi piutang usaha yang dicatat adalah : a.
Sah. Untuk membuktikan bahwa piutang usaha merupakan transaksi yang sah harus didukung oleh pencatatan dalam dokumen hal ini yaitu faktur
penjualan kredit, bukti kas masuk, memo kredit dan bukt i memorial b.
Telah diotorisasi. Dokumen pendukung transaksi piutang usaha baru dapat dikatakan sah apabila telah mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang. c.
Telah dicatat. Transaksi yang mempengaruhi piutang usaha harus dicatat dengan jelas dan benar sehingga dapat memberikan informasi untuk
pemerosesan selajutnya. 34
Universitas Sumatera Utara
d. Telah dinilai secara wajar. Penilaian atas transaksi piutang usaha telah
dilakukan secara wajar sesuai dengan keadaan atau kejadian yang sesungguhnya.
e. Telah digolongkan secara wajar. Transaksi yang dicatat benar-benar
merupakan transaksi yang mempengaruhi perubahan piutang usaha. Dan dalam pencatatannya harus digolongkan sesuai dengan perkiraan yang
berhubungan dengan piutang usaha. f.
Telah dicatat dalam periode yang seharusnya. Transaksi piutang usaha yang terjadi harus dicatat pada periode terjadinya transaksi tersebut.
g. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan
benar. Pencatatan transaksi piutang usaha tidak terlepas dari adanya buku pembantu. Setiap konsumen mempunyai catatan tersendiri dalam buku
pembantu sehingga memudahkan dalam hal memonitor perkembangan pembayaran masing-masing konsumen.
Mulyadi 2003 : 259 menyatakan bahwa informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah :
a. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur
b. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur
c. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.
Dalam akuntansi, secara periodik dihasilkan pernyataan piutang yang dikirimkan kepada setiap debitur. Pernyataan piutang merupakan unsur
pengawasan intern yang baik dalam pencatatan piutang. Dengan mengirimkan secara periodik penyataan piutang kepada para debitur, catatan piutang
Universitas Sumatera Utara
perusahaan diuji ketelitiannya dengan menggunakan tanggapan yang diterima dari debitur dari pengiriman pernyataan piutang tersebut. Disamping itu
pengiriman pernyataan piutang secara periodik kepada para debitur akan menimbulkan citra yang baik dimata debitur mengenai keandalan
pertanggungjawaban keuangan perusahaan. Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu
piutang adalah : a.
Faktur Penjualan. Dalam pencatatan piutang dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
Dokumen ini dilampiri oleh surat muat bill of lading dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi
penjualan kredit. b.
Bukti Kas Masuk. Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.
c. Memo Kredit. Dalam pencatatan piutang dokumen ini digunakan sebagai
dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan dan jika dilampiri dengan laporan penerimaan barang yang
dibuat oleh bagian penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat retur penjualan.
d. Bukti Memorial. Bukti Memorial adalah dokumen sumber untuk dasar
pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang.
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi 36
Universitas Sumatera Utara
penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi. Setelah transaksi piutang direkam ke formulir, pencatatan pertama sekali
dilakukan adalah dalam buku jurnal. Dibanding dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan di dalam jurnal biasanya lebih lengkap dan lebih rinci, serta
menurut urutan tanggal kejadian transaksi. Dalam sistem akuntansi piutang jurnal umum digunakan sebagi pencatatan pengurangan piutang sebagai akibat
transaksi-transaksi selain penagihan piutang seperti potongan harga, retur penjualan, dan penghapusan piutang. Pemecahan buku jurnal menjadi beberpa
jurnal akan mengurangi dan mempercepat kerja pemostingan ke buku besar, memungkinkan pekerjaan pencatatan transaksi ke dalam jurnal dilakukan oleh
beberapa orang sehingga mendukung aspek pemisahaan tugas dari pengawasan intern.
Setelah pencatatan pada buku jurnal, maka secara periodik dilakukan pemindahan dari buku jurnal ke buku besar. Buku besar digunakan untuk
menyortir dan meringkas informasi piutang yang telah dicatat dalam buku jurnal. Dalam sistem akuntansi piutang diperlukan suatu buku besar piutang
sebagai buku pembantu piutang. Buku besar piutang terdiri dari kartu piutang yang disusun menurut nama debitur perusahaan, dan digunakan sebagai
sumber penyusunan pernyataan piutang, untuk mencatat transaksimutasi piutang setiap debitur. Dengan digunakannya buku besar piutang, maka
perkiraan piutang pada buku besar umum merupakan perkiraaan pengendali. Artinya saldo perkiraan piutang di buku besar umum harus sama dengan total
saldo buku besar piutang. 37
Universitas Sumatera Utara
Dengan sistem pencatatan piutang dengan menggunakan sistem komputer harus memperhatikan pengawasan umum general control dan pengawsan
aplikasi application control. Dalam sistem komputer piutang usaha, program komputer dapat dirancang untuk membuat faktur penjualan sekaligus
merupakan jurnal atas transaksi penjualan kredit yang menimbulkan piutang usaha. Jika order penjualan telah diterima, maka fungsi penjualan akan
memberikan masukan ke dalam komputer untuk dapat memutakhirkan update arsip induk piutang usaha yang sekaligus menghasilkan dokumen
faktur penjualan. Di sini terlihat bahwa fungsi operasi dan fungsi akuntansi digabung dalam sistem kompuer.
Untuk menciptakan pengawasan intern dalam lingkungan pengolahan data piutang usaha maka perlu diadakan pemisahan fungsi perencanaan sistem dan
penyusunan program piutang usaha, fungsi operasi pengolahan data piutang usaha serta fungsi penyimpangan program kepustakaan. Pengawasan terhadap
operasi komputer atas transaksi piutang usaha antara lain akses terhadap program yang berhubungan dengan transaksi piutang usaha hanya diberikan
kepada karyawan yang berkompeten. Pengawasan aplikasi piutang usaha mempunyai tujuan yaitu :
a. Menjamin bahwa semua transaksi piutang usaha yang telah diotorisasi
telah diproses sekali saja secara lengkap b.
Menjamin bahwa data transaski piutang usaha lengkap dan teliti c.
Menjamin bahwa pengolahan data transaksi piutang usaha benar dan sesuai dengan keadaan.
Universitas Sumatera Utara
Dalam pengawasan aplikasi piutang usaha harus ada teknik yang digunakan dalam mendeteksi apakah transaksi piutang usaha telah diotorisasi
oleh yang berwenang. Contoh data sumber yang memerlukan otorisasi sebelum diproses oleh komputer adalah syarat kredit, potongan harga, tarif
komisi dan lain-lain. Dalam lingkungan pengolahan data piutang usaha secara komputer, dokumen sumber yang digunakan seperti faktur penjualan, bukti
kas masuk, atau memo kredit masih banyak digunakan. Oleh karena itu diperlukan pengawasan sebelum dokumen tersebut dikonversi ke dalam
bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. Cara-cara yang ditempuh untuk mengawasi penyiapan data sumber piutangusaha antara lain :
a. Perancangan formulir yang berhubungan dengan piutang usaha untuk
mendorong perekaman data secara teliti ke dalam komputer b.
Pemeriksaan terhadap dokumen sumber oleh karyawan untuk mendeteksi kesalahan eja, penulisan kode yang tidak sah, penulisan jumlah yang tidak
masuk akal, dan data lain yang tidak semestinya c.
Jika dokumen sumber dihilangkan dalam sistem pengolahan data komputerisasi atau digunakan formulir yang tidak memungkinkan
pemeriksaan oleh manusia, pengawasan terhadap penyiapan data sumber dilakukan sedemikian rupa untuk mencegah akses dan penggunaan
peralatan yang dipakai untuk mencatat, mengirimkan data, agar dapat dihindari penggunaan tanpa ijin atau penggunaan tidak semestinya.
Universitas Sumatera Utara
9. Aktifitas dan Prosedur Pengawasan Piutang Usaha
