Struktur organisasi akan mempengaruhi pelaksanaan pengawasan piutang. Struktur organisasi harus disusun sebaik mungkin agar dalam hal ini
penagihan piutang kelak tidak bermasalah. Adanya pemisahan bagian penjualan dengan bagian kredit menunjukkan dan pembagian tugas sangat
menentukan baik buruknya pengawasan intern terhadap piutang usaha. Adanya pemisahan departemen penjualan dnegan departemen kredit
menunjukkan bahwa pengawasan intern yang baik. Demikian juga adanya bagian khusus penagihan. Kedudukan kasir yang dipisahkan dari bagian
accounting akan mengurangi tingkat penyelewengan yang kemungkinan dapat terjadi.
Salah satu penyebab kelemahan utama dan kendala pengawasan intern adalah faktor kemanusiaan. Artinya bahwa yang melaksanakan pengawasan
intern adalah orang-orang yang mempunyai keterbatasan sebagai manusia biasa. Jadi masalah mutu dan mental karyawan sangatlah penting adalam
pelaksanaan pengawasan intern piutang. Tanggung jawab dan wewenang yang diberikan kepada karyawan haruslah seimbang dengan kemampuan karyawan
tersebut. Hal ini akan mendukung kesehatan praktek dilapangan.
7. Penetapan Resiko Atas Piutang Usaha
Penetapan resiko yang mungkin terjadi dalam piutang merupakan hal yang sangat penting dalam membentuk dan menjalankan suatu pengawasan intern
piutang yang efektif. Resiko tersebut bias berasal dari dalam dan dari luar perusahaan. Resiko akan timbul jika karyawan tidak dilatih atau diawasi
Universitas Sumatera Utara
sepenuhnya, lalai, ceroboh, lelah ataupun disebabkan karena karyawan ingin menggelapkan piutang. Resiko juga bisa timbul apabila elemen pemerosesan
transaksi piutang tidak dirancang dengan baik, jika tanggung jawab organisasional dilimpahkan dengan tidak tepat, atau karena manajer menerima
informasi yang tidak akurat atau tidak lengkap. Setelah Titik pengawasan, perusahaan perlu menentukan alat pengawasan
dan arah pengamanan agar mencakup seluruh titik pengawasan. Pengawasan dan arah pengamanan yang baik akan mengurang resiko sampai tingkat yang
dapat diterima. Joseph W. Wilkinson mengatakan bahwa resiko-resiko yang mungkin terjadi terhadap piutang antara lain 1992 : 163 :
a. Piutang tidak tertagih
b. Retur penjualan yang berlebihan atau tidak selayaknya
c. Kesalahan penghitungan pada saldo perkiraan piutang pelanggan serta
faktur dan laporan yang dikirim ke pelanggan d.
Penghapusan saldo perkiraan pelanggan yang tidak semestinya e.
Pelanggan yang tidak puas atau malah memutuskan hubungan dengan perusahaan.
Dalam penerimaan kas dari penagihan piutang, resiko pennyelewengan yang terkenal adalah lapping, yaitu menutupi penggelapan penerimaan kas
dari seorang pelanggan dengan penerimaan kas berikutnya dari seorang pelanggan lainnya. Proses ini terus berlajut sampai pada karyawan yang
bersangkutan dapat menutupi penggelapan tersebut dari kantong sendiri atau dengan cara lain. Lapping ini bisa terjadi karena tidak adanya pemisahaan
tugas yang jelas. Banyak penyelewengan yang lebih keras lagi adalah dengan tetap mencatat penerimaan kas dari piutang tetapi tidak melakukan penyetoran
ke bank. Lalu karyawan tersebut menutupinya dengan cara memanipulasi 33
Universitas Sumatera Utara
laporan rekonsiliasi bank. Penyelewengan juga dapat dilakukan dengan tidak mencatat penerimaan kas, lalu menghalang-halangi pengiriman laporan
bulanan pernyataan piutang kepada pelanggan untuk menghindari keluhan pelanggan. Dengan cara demikian perkiraan saldo piutang pelanggan tidak
berubah, untuk menguranginya maka dibuat nota kredit atau penghapusan piutang.
8. Informasi dan Komunikasi Atas Piutang Usaha
