45
lingkaran pertama mewakili makna tersendiri. Kemudian, lingkaran kedua melambangkan komitmen Toyota untuk memberi yang terbaik dan memuaskan
pelanggannya. Sedangkan lingkaran ketiga menggambarkan kemungkinan yang terbentang tanpa batas bagi tekhnologi dan Inovasi.
C. Struktur Organisasi Perusahaan
Setiap organisasi perusahaan mempunyai cita - cita dan berorientasi pada tujuannya. Hal ini tertuang kedalam struktur organisasi dimana dengan adanya
struktur organisasi tercipta pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tegas antara suatu bagian dengan bagian lainnya sehingga setiap anggota
mengetahui kedudukan. tugas dan tanggung jawabnya serta batas- batas wewenang masing-masing didalma pelaksanaan tugas sistem organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi. PT. Astra International - TSO cabang Sisingamangaraja Medan
menggunakan struktur organisasi garis yang sesuai dengan kondisi perusahaan tersebul yaitu:
1. Pembagian tugas dapat dibedakan secara tegas dan jelas.
2. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan pada bawahannya dalam
bidang pekerjaan yang sudah ditentukan berdasarkan spesialisasi tugas dimana spesialisasi tidak membuat personil hanya memikirkan tugasnya
saja namun saling bekerjasama untuk mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan.
3. Jenjang manajemen mempunyai wewenang mengemukakan pendapat dan
bertanggung jawab kepada jenjang manajemen yang membawahinya.
Universitas Sumatera Utara
46
D. Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi
Berikut ini akan penulis uraikan tugas dan tanggung jawab, serta wewenang bagian-bagian penting dalam struktur organisasi PT. Astra
International, Tbk – Toyota cabang Medan SM. Raja.
a. Kepala Cabang Branch Head
Tugas dan Tanggung jawab : 1.
Menentukan kebijaksanaan cabang sesuai dengan pedoman yang telah digariskan perusahaan.
2. Mengkoordinasi mengawasi dan bertanggung jawab atas pembinaan,
pengembangan serta kegiatan yang dilakukan cabang. 3.
Bertanggung jawab bersama dengan Kepala Departemen Administrasi Administration Department Head terhadap penghapusan piutang
untuk diajukan ke kantor pusat. 4.
Membuat kontrak atau perjanjian dengan perusahaan lain, 5.
Mengadakan rapat kerja antar seluruh kepala departemen. 6.
Merangkap sebagai Kepala Bagian Penjualan. 7.
Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan kendaraan, market share dan profit cabang.
b. Customer Relation
Tugas dari Customer Relation adalah sebagai pusat informasi perusahaan dan menangani hubungan perusahaan dengan pelanggan dimana customer relation
ini berdiri sendiri dan mempunyai tanggung jawab ini kepada Kepala Cabang.
Universitas Sumatera Utara
47
c. Departemen Penjualan
Departemen ini dipimpin oleh Sales Department Head atau sering disebut dengan Sales Manager Manager Penjualan. Pada saat ini Kepala Bagian
Penjualan PT AI - TSO cabang Sisingamangaraja dirangkap oleh Kepala Cabang dengan membawahi Sales Supervisor, yang dalam melaksanakan tugasnya
bertanggung jawab kepada Kepala Cabang. Sales Department ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1. Kepala Bagian Penjualan Sales Department Head
Tugas dari Sales Department Head adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab terhadap penjualan kendaraan, bagaimana mengusahakan
tercapainya target yang telah ditetapkan. b. Menganalisa pasar dan membuat ramalan penjualan.
c. Meningkatkan pemasaran di daerah penjualan.
2. Sales Supervisor
Tugas daripada Sales Supervisor adalah : a. Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual.
b. Menganalisa segmen pasar kemungkinan pangsa pasar. c. Memberikan arahan dan memotivasi para wiraniaga.
d. Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan ekspedisi.
3. Wiraniaga
Wiraniaga salesman adalah tenaga penjual yang melayani pelanggan diluar perusahaan untuk mendapatkan pelanggan, Adapun tugas dari seorang
wiraniaga adalah :
Universitas Sumatera Utara
48
a. Menjual kendaraan kepada pelanggan diluar lingkup counter PT. AI TSO AUTO 2000 cabang Sisingamangaraja Medan sesuai dengan target yang telah
ditetapkan oleh Kepala Cabang. b. Membina hubungan baik dengan pelanggan.
c. Mempromosikan kendaraan kepada pelanggan. d. Menjaga nama baik perusahaan kepada pelanggan.
4. Wiraniaga Sales Counter
Wiraniaga Counter Sales merupakan tenaga penjual yang bertanggung jawab untuk melayani pelanggan yang datang ke AUTO 2000. Tugas daripada
Counter Sales adalah : a. Menjual kendaraan kepada pelanggan di lingkungan PT. AI - ISO AUTO
2000 cabang Sisingamangaraja Medan sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh Kepala Cabang.
b. Membina hubungan baik dengan pelanggan.
d. Departemen Administrasi
Departemen Administrasi ini dipimpin oleh seorang Administration Head yang juga disebut Financial and Administration Manager Manager Administrasi
dan Keuangan. Didalam Departemen Administrasi terdiri atas beberapa unsur antara lain :
1. Kepala Administrasi Administration Head
Memimpin dan bertanggung jawab atas pelaksanaan yang menyangkut hal-hal administrasi perusahaan, khususnya dibidang jasa seperti keuangan,
investasi kantor dan personalia yang bertugas dan bertanggung jawab atas aparat dan kelancaran pelaksanaan kegiatan personalia yang rneliputi:
Universitas Sumatera Utara
49
a. Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan cabang, pemasukan dan pengeluaran, inventory dan administrasi cabang.
b. Mengawasi administrasi bengkel. c. Mengawasi administrasi spare part.
d. Mengawasi stock kendaraan. e. Membina bawahannya khususnya karyawan administrasi.
f. Mengelola personalia cabang kepegawaian.
2. Koordinator Administrasi
Tugas dari koordinator administrasi adalah : a. Memantau dan mengkoordinir segala kegiatan yang ada di administrasi dan
merupakan tenaga operasional untuk seluruh bidang dalam administrasi. b. Membantu setiap masalah yang terjadi di tiap bagian administrasi.
Didalam tubuh Koordinator Administrasi terdapat 4 bagian antara lain:
3. Penata Administrasi Unit
Penata Administrasi Unit Penata Administrasi terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1. Administrasi Unit Penjualan Tugas dari Administrasi Unit Penjualan adalah :
a. Membuat laporan penjualan, laporan stock, laporan penerimaan barang. b. Membuat faktur penjualan dan faktur pajak.
c. Mengevaluasi persyaratan kredit. d. Bertanggung jawab terhadap kelancaran administrasi kredit dan piutang.
e. Memantau piutang perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
50
f. Memberikan laporan ke pusat dan antar cabang menyangkut penjualan dan pembatalan stock dari pelanggan.
2. Register Police Tugas dari Register Police adalah bertanggung jawab atas pembuatan
Surat Tanda Nomor Kendaraan STNK, BPKB kendaraan baru yang telah terjual dari AUTO 2000.
3. Administrasi Gudang Unit Tugas dari Administrasi Gudang Unit adalah :
a. Bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran dan pemakaian barang unit.
b. Bertanggung jawab atas stock fisik kendaraan. 4. Administrasi Indirect
Adapun tugas dari Administrasi Indirect adalah mengkoordinasi penjuaian unit kendaraan baru ke sub dealer untuk daerah Sumatera Utara dan Aceh.
4. Penata Administrasi Service
Bagian - bagian yang ada pada Penata Administrasi Service yaitu : 1. Billing Service
Kegiatan Billing Service adalah pembuatan fakrur bengkel yang tugas - tugasnya sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab melaksanakan perhitungan biaya kerja ke pelanggan berdasarkan pekerjaan yang dilakukan dalam rangka perbaikan dan pemeliharaan
serta penawaran kendaraan di bengkel dan perhitungan suku cadang yang meliputi bahan material yang digunakan untuk perbaikan dan perawatan yang dilakukan
menurut ketentuan yang berlaku.
Universitas Sumatera Utara
51
b. Menandatangani kuitansi atau nota perhitungan atas dasar cara perhitungan yang telah ditentukan.
c. Kecermatan dalam pembuatan surat - surat tagihan atau isian pelengkap tagihan ke instansi pemerintah.
d. Melaksanakan administrasi unit pembelian bahan material atau administrasi utang sebagai administrasi piutang bengkel secara keseluruhan dan bertanggung
jawab kepada kepala administrasi. 2. Administrasi Service
Administrasi Service bertanggung jawab secara penuh kepada Kepala Administrasi dimana tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan kegiatan bengkel sesuai dengan pedoman dari Service Divisi Pusat.
b. Bertanggung jawab atas kegiatan bengkel dan spare part. c. Bertanggung jawab atas pencapaian target bengkel dan profit bengkel.
3. Collector Adapun tugas dari collector adalah menagih kepada pelanggan yang
melakukan service kendaraan dengan kredit. 4. Administrasi Gudang Bahan
Adapun tugas dari administrasi gudang bahan adalah mencatat seluruh pembukuan spare part yang ada di gudang bahan.
5. Penata Administrasi Part
Administrasi Part ini melaksanakan kegiatan administrasi untuk suku cadang yang meliputi penerimaan order dari pembeli, pencatatan suku cadang
yang keluar masuk baik dari luar maupun ke dalam gudang, dan kegiatan yang
Universitas Sumatera Utara
52
berhubungan dengan pemesanan suku cadang yang dibutuhkan oleh perusahaan,
serta pengurusan persediaan bahan -bahan setiap bulannya. 6. Penata Administrasi Umum
Terdiri dari beberapa bagian yang memiliki tanggung jawab dan fungsi masing - masing.
a. Kasir Melaksanakan dan bertanggung jawab atas kelancaran pemasukan dan
pengeluaran serta penyimpanan uang perusahaan secara terkendali meliputi: 1. Membuat dan mengesahkan bukti kas masuk dan kas keluar.
2. Melaksanakan setoran ke bank tunai maupun girocek berikut pembuatan dokumen - dokumen yang diperlukan.
3. Membuat girocek untuk pembayaranpengeluaran melalui bank. 4. Membuat laporan harian kas dan laporan saldo kas bulanan.
5. Mengatur jumlah uang yang ditransfer ke pusat, dengan mengatur kebutuhan cabang.
6. Mengkoordinasi collector dan aistribusi serta kontrcl syarat tagihan. b. Personalia
Adapun tugas personalia terdiri dari: 1. Memperhatikan kesejahteraan karyawan.
2. Membuat biaya transportasi, makan dan pajak karyawan. 3. Membuat laporan lembur karyawan.
c. Satpam Tugas dari satpam adalah :
Universitas Sumatera Utara
53
1. Mengawasi dan memeriksa kendaraan dan karyawan yang keluarmasuk perusahaan.
2. Bertugas menjaga keamanan, ketertiban dan kendaraan parkir di lingkungan perusahaan.
d. Cleaning Service Cleaning Service mempunyai tugas antara lain :
1. Merawat semua peralatan perusahaan. 2. Bertanggung jawab atas kebersihan lingkungan perusahaan.
e. Service Department Department Service ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1. Service Department Head Kepala Bengkel Kepala bengkel ini mempunyai tugas memimpin dan bertanggung jawab atas
pelaksanaan kegiatan dalam hal menyangkut pencapaian target untuk mendapatkan keuntungan dari kegiatan kerja bengkel. Kepala bengkel
bertanggung jawab secara penuh kepada Kepala Cabang. 2. . Asisten Kepala Bengkel
Asisten Kepala Bengkel adalah pengawas lapangan dan bengkel yang bertugas untuk melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan bengkel baik yang
dilakukan di workshop maupun yang dilapangan. Asisten kepala bengkel bertanggung jawab secara lini kepada Kepala Bengkel. Asisten Kepala Bengkel
membawahi beberapa bagian yaitu: a. . Foreman Pengontrol Tugas Bengkel
Foreman melakukan pengontrolan di Workshop atas perintah Supervisor Workshop, bertanggung jawab secara ini kepada asisten kepala bengkel.
Universitas Sumatera Utara
54
b. Service Advisor Bertugas menerima pelanggan yang datang ke bengkel untuk melaporkan
keadaan kendaraannya dan memberikan penjelasan yang memuaskan atas pertanyaan pelanggan yang akan memperbaiki untuk meiakukan perawatan.
Service Advisor bertanggung jawab kepada Supervisor Bengkel. c. Koordinator THS Toyota Home Service
Koordinator THS mempunyai tugas yaitu mengontrol mekanik dalam melakukan perbaikan kendaraan yang dilakukan langsung ke rurnah
pelanggan. Koordinator THS mempunyai bawahan yaitu mekanik THS yang bertanggung jawab atas perbaikan kendaraan pelanggan dan perbaikan itu
dilakukan langsung ke rumah pelanggan. d. PDI Pre Delivery Inspection
Tugasnya terdiri dari : 1. Bertanggung jawab terhadap stock kendaraan.
2. Memeriksa dan menyiapkan kendaraan yang akan disiapkan kepada pelanggan. e. Lubbing
Lubbing bertugas untuk bertanggung jawab tehadap persediaan bahan - bahan keperluan seperti : OH, BBM, dan lain - lain serta peralatan bengkel seperti:
kunci, dongkrak, Angel Driver. f. . Washing
Adapun tugas daripada bagian ini adalah bertanggung jawab terhadap kebersihan kendaraan, baik untuk kendaraan bengkel maupun kendaraan baru.
g. Valet Service Tugas Valet Service mengatur kendaraan yang akan di service.
Universitas Sumatera Utara
55
h. Service Plus Adapun tugas dan Service Plus adalah berhubungan dengan salon mobil,
yang mana mobil setelah di service harus dibersihkan agar kondisi mobil tersebut nyaman.
i. Instruktur Instruktur bertugas membimbing dan melatih mekanik.
f. Partman Partman bertugas untuk:
1. Bertanggung jawab terhadap administrasi spare part. 2. Bertanggung jawab terhadap stock spare part.
e. Jaringan Kegiatan Perusahaan
Auto 2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT
Astra International Tbk. Saat ini Auto 2000 adalah main dealer Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, Auto 2000 berhubungan dengan PT Toyota Astra Motor yang
menjadi agen tunggal pemegang merek ATPM Toyota. Auto 2000 adalah dealer resmi Toyota bersama 4 dealer resmi Toyota yang lain.
Auto 2000 berkembang pesat karena memberikan berbagai layanan yang sangat memudahkan bagi calon pembeli maupun pengguna Toyota. Dengan
slogan “ Urusan Toyota jadi mudah” Auto 2000 selalu mencoba menjadi yang terdepan dalam pelayanan. Produk-produk Auto 2000 yang inovatif seperti THS
toyota Home Service, Express Maintenannce service berkala hanya satu jam dan Express Body Paint Perbaikan body 3 planel dalam 8 jam saja Booking
service mencerminkan perhatian Auto 2000 yang tinggi kepada pelanggannya.
Universitas Sumatera Utara
56
f. Kinerja Kegiatan Terkini
Kinerja penjualan di awal-awal 2014 menunjukkan tren pertumbuhan yang signifikan. Toyota Indonesia terus menghadirkan jajaran produk yang lengkap dan
sesuai dengan kebutuhan pelanggan, memperluas jaringan penjualan secara nasional, serta memberikan pelayanan after sales terbaik, sebagai wujud apresiasi
atas kepercayaan dan kesetiaan para pelanggan selama ini.
g. Rencana Kegiatan Perusahaan
Sebagai salah satu distributor utama TAM Toyota Astra Motor . Auto 2000 juga mempersiapkan jaringan mengahadapi mobil murah dan ramah
lingkungan. Apalagi, segmen yang dibidik adalah middle low yang terbesar di daerah-daerah. Untuk jaringan, sampai akhir tahun bakal mencapai 10 yang
ditargetkan dengan capital expenditure capex atau belanja modal Rp.850 miliar. Tahun depan, anak usaha Astra International itu bakal membuka 10 sampai 12
cabang baru.
Universitas Sumatera Utara
57
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Peranan Sistem Informasi Manajemen SIM dalam pengambilan keputusan di sebuah perusahaan PT Astra International, Tbk – Toyota
cabang SM Raja Medan
Pengambilan keputusan adalah aspek paling penting dari kegiatan manajemen. Pada sub bab ini menjelaskan pengambilan keputusan merupakan
kegiatan sentral dari manajemen, yang merupakan kunci kepemimpinan atau inti kepemimpinan. Bahkan pengambilan keputusan adalah kegiatan yang paling
penting dari semua kegiatan karena di dalamnya manajer terlibat, dan itu merupakan pertanggungjawaban utama dari semua administrator melalui suatu
proses tempat keputusan-keputusan dibuat dan dilaksanakan. Dari hasil wawancara beberapa informan pada perusahaan, yang dibagi ke
dalam beberapa kelompok diantaranya, karyawan, manager hingga direktur utama. Hasil wawancara dengan informan yaitu bagian HRD bapak Rizki 4 April
2016 ketika ditanya mengenai proses pengambilan keputusan di perusahaan berpendapat bahwa;
Di perusahaan ini, kekuasaan tertinggi dalam pengambilan keputusan berada di rapat umum pemegang saham
yang pelaksanaanya dipertanggungjawabkan oleh direktur utama. Namun terkadang keputusan juga
bisa secara tiba – tiba sesuai kebutuhan perusahaan. Hal itu dibuat sebagai respons terhadap masalah-masalah unik, yang jarang dijumpai, dan yang tidak
Universitas Sumatera Utara
58
dapat didefenisikan secara tepat dan cakupannya meliputi keputusan stratejik, Butuh keputusan segera.
Hal itu juga dibenarkan oleh karyawan bidang teknisi Afifuddin dalam wawancara 4 April 2016 mengatakan bawah;
Dalam pengambilan keputusan diperusahaan tidak harus serta merta dirapatkan dahulu apalagi bersifat hal teknis, karena kami semua karyawan sudah memiliki
berbagai aturan dan masing- masing pekerjaan yang sudah terspesialisasi untuk bekerja, namun ketika menyangkut perusahaan dan kepentingan perusahaan
apalagi karyawan, biasanya perusahaan melakukan rapat umum melalui arahan Manager. Dan biasanya Manager meminta masukan dari karyawan atau HRD
terlebih dahulu baru diambil keputusan bersama. Kedekatan antara manager dan karyawan juga sangat baik, sehingga kami percaya saja apa yang diperintahkan
untuk menjalankan pekerjaan itu tanpa harus melalui proses rapat segala dalam mengambil keputusan.
Informasi mengenai kaitan peran SIM dalam proses pengambilan keputusan pada perusahaan ini juga dijelaskan oleh Manager administrasi unit
bapak Adril dalam wawancara pada 4 April 2016 perusahaan yang menjelaskan bahwa;
Secara singkat bahwa pada dasarnya ada dua jenis keputusan diperusahaan ini yaitu, pertama, keputusan terprogram, dibuat sebagai respon terhadap masalah-
masalah organisasi yang repetitive atau yang sudah baku. Banyak masalah dalam organisasi yang terjadi berulang-ulang, yang sudah biasa, tempat para manajer
biasa memberi informasi yang jelas, Keputusan ini sifatnya rutin misalnya keputusan operasional, taktis jenis ini lebih sering disebut sebagai keputusan
Universitas Sumatera Utara
59
rutin.Cakupannya meliputi keputusan operasional dan keputusan taktis. Semua keputusan yang saya keluarkan sudah baku, dan itu hanya tinggal dijalankan oleh
karyawan saja. Terkait Sistem Iinformasi Manajemen, hanya sebatas memberi informasi bukan bagi saya untuk menjadikan pertimbangan dalam pengambilan
keputusan. Karena biasanya para manajer saya yang akan memberikan kejelasan persoalan yang ada melalui analisis fisik walaupun analisis sistem komputer juga
sangat membantu bagi saya dalam pengambilan keputusan. Yang Kedua, keputusan tak terprogram dibuat sebagai respons terhadap masalah-masalah
unik, yang jarang dijumpai, dan yang tidak dapat didefenisikan secara tepat. Mengenai bentuk keputusan yang diambil dari perusahaan ini juga
dijelaskan oleh manager yitu bapak adril dalam wawancara pada 4 April 2016 perusahaan yang menjelaskan bahwa;
Saya paham kalau berbicara proses pengambilan, penyimpanan, pengolahan dan penyajian data merupakan proses yang dengan sangat mudah dilakukan teknologi
informasi dengan mudah dan cepat melalui Sistem Informasi Manajemen. Dengan demikian dapat dibayangkan apabila data perusahaan disimpan hanya dalam
bentuk fisik, namun di perusahaan ini dalam pengambilan keputusan tidak sepenuhnya tergantung pada informasi yang tersedia di komputer juga dari
bentuk fisik bagaimanapun perlu dibuktikan dilapangan juga.
1. Implementasi Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen pada perusahaan merupakan suatu keputusan yang mana merupakan kewenangan seorang pemimpin untuk selalu berkoordinasi
dan mengkomunikasikan dengan para karyawan khususnya staff sehingga bisa mencapai tujuan yang diinginkan. Komunikasi anatar karyawan sangatlah penting
Universitas Sumatera Utara
60
karena dengan komunikasi pemahaman terhadap prosedur pelaksana Sistem Informasi Manajemen tersebut bisa berjalan dengan tujuan organisasi.
Berbagai literatur menyebutkan beberapa aspek atau faktor yang menunjang sebuah sistem informasi diantara aspek perencanaan, aspek
kelengkapan fasilitas, aspek implementasi, aspek efektifitas pemanfaatan. Dari beberapa aspek tersebut akan dijabarkan melalui petikan wawancar berikut:
a. Aspek Perencanaan
Hasil wawancara dengan informan yaitu bagian ketika ditanya mengenai perencanaan awal ketika dibuatnya sistem informasi dan manajemen perusahaan
berpendapat. Oleh Bapak Taufik mengatakan diawal, perusahaan sudah memberikan
intruksi pemakaian sesuai dengan standard operasional perusahaan kepada seluruh karyawan. Namun, Pendesain perancang sistem; Mendesain sistem
pengolahan berlandaskan komputer untuk menyajikan informasi yang diperincikan analis informasi perusahaan tidak terlalu memikirkannya,
perusahaan juga terlihat begitu memerlukan kemampuan teknis yang lebih tinggi dibandingkan analis informasi seperti bisa mengkhususkan diri dalam bidang
seperti komunikasi data. Padahal di awal sudah ada SDM sebagai Pembuat program pemeliharaan dalam penyediaan informasi itu sepertinya sekarang
sudah sangat berjalan Sistem dan sangat diperlukan juga dengan aadanya kemampuan komputer kerja lebih terbantu. Bagi saya juga sama Bapak Danzo
sehingga dalam menyelenggarakan pemeliharaan perubahan dan perbaikan atas program yang ada sudah sepenuhnya berjalan dengan baik. Apalagi soal
Administrator pangkalan data yang mencatat dan mengawasi pangkalan data
Universitas Sumatera Utara
61
perusahaan. Ditambah Operator computer, Mengoperasikan peralatan computer, Pengawas Control clerk dimana Mencatat pengawasan informasi dan meneliti
review pelaksanaan prosedur pengawasan juga kesemuanya di awal perencanaan sudah disiapkan SDM nya, namun hingga sekarang sistem itu
termanfaatkan dengan baik, dan mungkin begitu ada manfaatnya bagi saya pribadi. Hasil Wawancara, 4 April 2016.
b. Aspek Kelengkapan Fasilitas
Hasil wawancara dengan informan yaitu Bapak Ronald ketika ditanya mengenai Software dan kelengkapan fasilitas maupun data yang merupakan
komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi berpendapat :
“Dengan adanya Sistem informasi manajemen pada perusahaan ini, hal itu sangat mendukung kinerja dan kelengkapan untuk membuat sistem itu bukanlah
hal yang sulit bagi perusahaan seperti komputernya, sumber daya manusianya, namun, Sistem Informasi Manajemen bagi perusahaan apalagi bidang kami
begitu besar andilnya bagi kami karena hampir semua pekerjaan kami perlu ketelitian dan keseriusan kami sendiri, dan dibantu dengan menggunakan alat
lain, walaupun perusahan bukan perusahaan yang menggunakan mesin robot. Tapi, Sistem Informasi Manajemen itu sendiri lebih diutamakan oleh Manajer
dalam upaya menunjang informasi terkait kondisi perkembangan pasokan maupun penjualan produk saja, selain itu personalia para karyawan juga
tercantum” Hasil Wawancara pada 4 April 2016.
Universitas Sumatera Utara
62
Jika dilihat dari sisi sumber manusia dalam pengelolaan informasi, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi
dan sebagainya dalam wawancara dengan salah seorang karyawan yakni Manager administrasi dan keuangan Taufik mengatakan bahwa;
“Dalam menjalankan operasional sistem informasi perusahaan sudah terstruktur dengan baik, karyawan yang ditugaskan memiliki kecakapan yang baik untuk
mengoperasionalkannya. Perusahaan juga selalu membuat sistem informasi manajemen yang lebih maju, tidak hanya berisi tentang perusahaan saja, namun
juga seputar perusahaan lain kami bekerja berdasarkan standar operasional yang sudah ditetapkan perusahaan, pimpinan juga dalam mengambil keputusan
jarang melihat sebuah data base yang terhimpun dalam komputer itu, dan sepertinya data dalam komputer itu harus selalu update. hasil wawancara pada
4 April 2016.
c. Aspek Efektifitas Pemanfaatan
Hasil wawancara dengan informan yaitu karyawan bidang unit yakni bapak Afifuddin 4 April 2016, ketika ditanya mengenai sejauh apa efektifitas
pemanfaatan SIM perusahaan berpendapat : Pasti kalau ditanya beberapa orang saja bagi kami, para pengguna terhadap
sistem informasi dan staff dari sistem informasi, SIM itu dalam tingkat penggunaannya relatif tinggi apalagi kepuasan para pengguna terhadap system.
Selain itu pada tingkat seberapa sistem dapat memenuhi tujuan-tujuan yang spesifik, sebagaimana dicerminkan oleh peningkatan kinerja organisasi dan
pengambilan keputusan dari penggunaan system hal ini tidak berjalan dengan semestinya, kami bekerja juga dengan kemampuan sendiri dan bantuan dengan
Universitas Sumatera Utara
63
komputer, apalagi ketika kerja kami berkaitan dengan hal paling spesifik. Efektifitas informasi ini sangat memberikan informasi perusahaan kami, data
karyawan dan lain –lain, bukan soal informasi apa yang terjadi dengan perusahaan kami. Semua keputusan juga berada di dalam rapat umum bukan
masing – masing manager atau karyawan. Pendapat di atas sejalan apa yang diungkapkan juga oleh karyawan bagian
Administrasi bapak Eko Setiawan “Kalau dilihat dari SDM, perusahaan sangat cukup mampu untuk mengelola
sistem informasi manajemen itu, tapi bagi saya khususnya Sistem Informasi Manajemen itu sangat ada gunanya, makanya SDM yang ditempatkan pada
bagian informasi tersebut lumayan terlalu banyak, dan dimana kerja mereka mengelola data base dalam komputer, informasi karyawan, data keluar masuk
barang, dan hasil penjualan, barang keluar juga sehingga selebihnya sangat dimanfaatkan lagi. SIM terhubung dengan proses monitoring surat, arus keluar
masuk surat maupun distribusi surat. Meskipun dalam SIM terdapat satu menu yaitu Persuratan, namun persuratan yang masuk tetap melalui Bagian Umum
Administrasi saja, dan kemudian di input ke dalam SIM kami. Tapi Sim tentu bagi pimpinan kami, mungkin saja sangat berguna” hasil wawancara pada 4 April
2016 Hasil wawancara dengan informan yaitu bagian karyawan Yodi 4 April
2016 ketika ditanya mengenai pemahaman dan efektifitas informasi tentang sistem informasi dan manajemen perusahaan berpendapat :
“Pemahaman dan informasi tentang kebijakan sistem informasi dan manajemen pada perusahaan saya kira, pemahaman tentang informasi tersebut pasti
Universitas Sumatera Utara
64
memahaminya. Persoalannya adalah hampir seluruh bidang pekerjaan apabila didiskripsikan job deskripsi masing-masing karyawan, pembagian tugas secara
spesifik sebetulnya SIM penting karena tingkat kepatuhan meraka sebetulnya ada alur dan tahapan yang runtut yang harus dikerjakan oleh manusia sehingga
mampu dipermudah alat mesin apalagi komputer. Sistem Informasi Manajemen itu tidak hanya penting bagi pimpinan kami, seperti jumlah pemasokan barang
maupun hasil penjualan produk dalam setiap tahunnya Hasil Wawancara pada 4 April 2016.
Hal ini menunjukkan bahwa keseluruhan fitur dalam SIM perusahaan tersebut bisa termanfaatkan dengan baik. Berbagai kendala menjadi biasanya
dikarenakan kurang sempurnanya pemanfaatan SIM sesuai yang diharapkan. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan manager Adril , 4 April
2016, diperoleh informasi bahwa kendala utamanya adalah; ”Yang pertama, kami memang sangat memanfaatkan fitur Sistem Informasi
Manajemen dalam komputer itu, kami lebih banyak menggunakan dan mempelajari dari hal yang bentuknya fisik untuk kemudian diinput kedalam
komputer. Sebab kami bekerja sesuai prosedur yang sudah baku dan itu bisa dikerjakan oleh manusia dan dibantu atas ketelitian komputer. Yang kedua,
Sistem informasi yang kami gunakan mengenai fitur data sejarah perusahaan kami, nama–nama karyawan kami, peraturan kami, kalau lebih spesifik mengenai
perusahaan juga kami cantumkan. Artinya semuanya berpengaruh akan keberadaan dan penggunaan SIM terhadap penataan arsip yang berbentuk fisik,
sebelum dan setelah digunakannya SIM media penyimpanan arsip fisik juga dimasing-masing BagianUnit tetap seperti semula. Bagaimanapun kami tetap
Universitas Sumatera Utara
65
menggunakan arsip fisik sebagai barang nyata. Berbicara efisiensi waktu, memang prinsip SIM merupakan kunci utama dalam optimalisasi pemanfaatan
database elektronik. Selain itu SIM membuat Kualitas data dapat diandalkan karena pemberian nomor-nomor daftar isian dilakukan oleh sistem secara
otomatis. Apalagi kami juga kalau rapat pengambilan keputusan kami mengalami kemajuan, musyawarah maupun terkadang keputusan tidak hanya berada
ditangan saya.”
Tabel 4.1 Daftar Sarana dan Prasarana
NO JENIS SARANA DAN PRASARANA
JUMLAH
1. Tanah
1 lokasi 2.
Gedung kantor 1 unit
3. Kendaraan roda empat
8 unit 4.
Kendaraan roda dua 1 unit
5. Laptop Komputer
100 unit 6.
Lemari Kayu 4 unit
7. Rak Besi
40 unit 8.
Lemari Besi 20 unit
9. Kursi putar
80 unit 10.
Kursi staf 80 unit
11. Kursi tamusofa Panjang
40 unit 12.
Meja kasir 2 unit
13. Meja pajang
100 unit 14
Meja komputer 100 unit
15. Berangkas
5 unit 16.
Whiteboard 6 unit
17. Printer
100 unit 18.
TV 29” 12 unit
19. Mesin Faximile
2 unit 20.
Infokus 3 unit
Universitas Sumatera Utara
66
Gambar 4.1
Universitas Sumatera Utara
67
Universitas Sumatera Utara
68
Universitas Sumatera Utara
69
BAB V PEMBAHASAN
A. Deskripsi Sistem Informasi Manajemen PT Astra International,Tbk- Toyota
Berdasarkan misi perusahan yakni; Menjadi Dealer Toyota terbaik dan paling handal di Indonesia melalui proses kerja berkelas dunia”, Untuk
mendukung kegiatan operasionalnya PT Astra Internasional memerlukan personalia yang cakap, terampil dan terlatih. Oleh karena itu salah satu wujud
pengembangan kegiatan operasional tersebut terlihat dalam pengolahan data dan informasi Pt Astra internasional,Tbk-toyota pembangunan Sistem informasi dan
manajemen yang mencakup berbagai kegiatan, yang salah satunya adalah penyusunan basis data sebagai bahan perencanaan untuk meningkatkan pola
pemasaran dan komitmen pengembangan pemasaran.
Menurut Edhy Sutanta mengatakan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen dikembangkan untuk melayani kebutuhan – kebutuhan informasi setiap unit
fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Isi informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing – masing unit fungsional yang ada.
Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan
manajemen. Dengan demikian suatu Sistem Informasi Manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses – proses berikut:
Universitas Sumatera Utara
70
1. Proses perencanaan
Suatu rencana merupakan suatu arah tindakan yang telah ditetapkan lebih dahulu. Rencana menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan
– kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana pada suatu organisasi adalah tergantung pada individu – individu yang menjadikan
organisasi tersebut. Sehingga tujuan tersebut dapat berubah akibat perubahan individu – individu dalam organisasi, atau karena pengaruh – pengaruh dari luar
misal adanya hambatan-hambatan atau tantangan persaingan. Dalam suatu organisasi setiap tingkatan manajemen mempunyai
kebutuhan – kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. Sistem informasi manajemen yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan
tersebut. Perkembangan teknologi informasi dan komputer yang pesat saat ini, telah memberikan dukungan yang besar pada pemenuhan kebutuhan – kebutuhan
informasi bagi para pengambil keputusan dan pemakai lainnya. Dalam tingkat perencanaan dan pengendalian operasional, komputer mampu melaksanakan
hampir semua kegiatan yang ada. Hal ini dikarenakan sebagian kegiatannya dapat distrukturkan dengan jelas dan rinci. Sistem pengolahan data transaksi
transaction processing systemTPS merupakan contoh aplikasi yang banyak dijumpai hampir pada setiap organisasi. Proses perencanaan akan memerlukan
suatu model perencanan, data masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana.
Sistem Informasi Manajemen yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data – data. Data – data disajikan untuk
pengembangan model – model dan sebagai masukannya. Sebagai contoh, data
Universitas Sumatera Utara
71
historis penjualan dapat dianalisis untuk pengembangan model yang menunjukkan pola musiman dalam model. Pola tersebut juga dapat digunakan untuk peramalan
penjualan untuk memperkirakan jumlah penjualan masa mendatang. Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan
memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi. Dengan simulasi dapat dikemukakan jawaban – jawaban untuk berbagai kemungkinan penggunaan model
kondisi variabel masukan yang berubah – ubah. Selanjutnya hasil yang diperoleh dapat diteliti tingkat keakuratannya. Untuk itu sejumlah kombinasi nilai untuk
variabel masukan dapat dipakai dalam perncanaan berdasar uji coba dan penilaian – penilaian.
Kutipan wawancara dari bapak Taufik selaku karyawan di bagian Administrsi Unit PT. Astra mengatakan :
perusahaan sudah memberikan intruksi pemakaian sesuai dengan standard operasional perusahaan kepada seluruh karyawan. Namun, Pendesain
perancang sistem; Mendesain sistem pengolahan berlandaskan komputer untuk menyajikan informasi yang diperincikan analis informasi perusahaan tidak
terlalu memikirkannya, perusahaan juga terlihat begitu memerlukan kemampuan teknis yang lebih tinggi dibandingkan analis informasi seperti bisa
mengkhususkan diri dalam bidang seperti komunikasi data. Padahal di awal sudah ada SDM sebagai Pembuat program pemeliharaan dalam penyediaan
informasi itu sepertinya sekarang sudah sangat berjalan dan mempermudah pekerjaan.
Universitas Sumatera Utara
72
2. Proses pengendalian
Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan. Masing- masing fungsi organisatoris memerlukan pengendalian untuk menilai prestasi yang dihasilkan dalam pengendalian. Diperlukan suatu ukuran
prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia. Prestasi dapat dinyatakan menurut ukuran sebagai Unit masukan, kegiatan, dan keluaran yang dihasilkan.
dengan kutipan wawancara terhadap Bapak Danzo selaku karyawan di Departemen Administrasi Unit mengatakan :
“Bagi saya dalam menyelenggarakan pemeliharaan perubahan dan perbaikan atas program yang ada tidak sepenuhnya berjalan dengan baik. Apalagi soal
Administrator pangkalan data yang mencatat dan mengawasi pangkalan data perusahaan yang sangat membantu pekerjaan. Ditambah Operator computer,
Mengoperasikan peralatan computer, Pengawas Control clerk dimana Mencatat pengawasan informasi dan meneliti review pelaksanaan prosedur pengawasan
juga kesemuanya di awal perencanaan sudah disiapkan SDM nya, sehingga sekarang sistem itu sangat termanfaatkan dengan baik, dan mungkin begitu ada
manfaatnya bagi saya pribadi” Hasil Wawancara, 4 April 2016. Laporan evaluasi atau prestasi yang diberikan kepada pimpinan pada tahap
evaluasi menggambarkan suatu perbandingan antara prestasi nyata dengan prestasi yang direncanakan laporan evaluasi atau prestasi disusun dari kegiatan –
kegiatan lampau yang telah dikerjakan. Dan jika laporan tersebut digunakan sebagai dasar tindakan dimasa mendatang, maka disebut sebagai laporan
Universitas Sumatera Utara
73
pengendalian. Berikut kutipan wawancara dari ibu Dara Yani selaku karyawan di bidang administrasi unit:
“untuk lebih memperhatikan kualitas pengendalian Sistem Informasi Manajemen disini suatu informasi keputusan yang diambil itu harus efektif.
Karena Kualitas dam pengendalian informasi itu kan saling mempengaruhi. Biasanya hal yang menentukan itu ada 3 yaitu relevan, akurat dan tepat waktu”
Hasil Wawancara 4 april 2016.
3. Proses pengambilan keputusan
Dukungan Sistem Informasi Manajemen pada proses pengambilan keputusan ada tiga tahapan yaitu:
1. Penelusuran untuk pemahamn masalah, terdiri atas a.
Usaha penyelidikan lingkungan yang b.
Pengakuan adanya masalah 2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha:
a. Penemuan alternatif – alternatif pemecahan masalah b. Pengembangan alternatif – alternatif pemecahan masalah analisis arah
tindakan yang mungkin 3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah
a. Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaanya Dalam beberapa tulisan pada majalah populer ada yang menyatakan
bahwa komputer akan membuat keputusan, namun sebenarnya keputusan hanya akan dibuat oleh manusia, komputer akan hanya membantu memberikan
dukungan dengan memberikan data – data informasi – informasi yang diperlukan oleh pembuat keputusan. Kontroversial ini dapat dipahami, yaitu karena ada
Universitas Sumatera Utara
74
sebagian keputusan yang dapat diprogramkan dan ada sebagian lain yang tidak dapat diprogramkan.
Pembuatan keputusan yang terprogram dapat sepenuhnya dilakukan oleh komputer karena aturan – aturannya dapat dikodekan dengan terinci dan jelas.
Sedangkan keputusan tidak terprogram hanya dapat dilakukan oleh manusia. Ciri – ciri keputusan yang dapat diprogramkan dan yang tidak dapat diprogramkan
pada hakekatnya terdapat 3 unsur dalam pembuatan keputusan yaitu : 1.
Data 2.
Model atau prosedur keputusan 3.
Pembuat keputusan Pembuat keputusan dapat diperbaiki dengan dukungan data yang lebih
baik, Model keputusan yang lebih baik, dan pembuat keputusan yang lebih terampil dan berpengalaman.
Wawancara karyawan bidang teknisi Afifuddin dalam wawancara 4 April 2016 mengatakan bahwa;
“Dalam pengambilan keputusan diperusahaan tidak harus serta merta dirapatkan dahulu apalagi bersifat hal teknis, karena kami semua karyawan sudah memiliki
berbagai aturan dan masing- masing pekerjaan yang sudah terspesialisasi untuk bekerja, namun ketika menyangkut perusahaan dan kepentingan perusahaan
apalagi karyawan, biasanya perusahaan melakukan rapat umum melalui arahan direktur utama. Dan biasanya direktur utama meminta masukan dari karyawan
atau manager terlebih dahulu baru diambil keputusan bersama. Kedekatan antara direktur utama dan karyawan juga sangat baik, sehingga kami percaya
saja apa yang diperintahkan untuk menjalankan pekerjaan itu tanpa harus
Universitas Sumatera Utara
75
melalui proses rapat segala dalam mengambil keputusan”hasil wawancara 4 april 2016
B. Penerapan Sistem Komputerisasi Data PT Astra International, Tbk- Toyota Cabang Sisingamangaraja
Data yang tersimpan di perusahaan merupakan data yang diperoleh dan diolah melalui proses yang rumit dan panjang mengikuti aturan yang tertuang
pada Standar Prosedur Opersional Perusahaan. Pembaruan data selalu dilakukan apabila terjadi perubahan. Karena yang sifatnya yang sangat dinamis,maka data
perusahaan mempunyai tingkat pengambilan retrievel danpembaruan up dated yang cukup tinggi. Di satu sisi membutuhkan kecepatandengan standar yang
sudah ditetapkan dalam menarikmengambil data, di sisilain akan membutuhkan persyaratan dalam penyimpanan data storage yangdapat mendukung proses
pengambilan data tersebut. Proses pengambilan, penyimpanan, pengolahan dan penyajian data
merupakan proses yang dengan sangat mudah dilakukan teknologi informasi dengan mudah dan cepat. Dengan demikian dapat dibayangkan apabila data
perusahaan disimpan dalam suatu penyimpanan yang berbasis teknologi informasidatabase, sedangkan pengolahan dilakukan dengan kecanggihan
aplikasi perangkat lunak, semua proses pelayanan data pertanahan dapat dilakukan secara cepat dan tepat.
Kemajuan teknologi merupakan salah satu cara untuk mengakses basis data embentuk terwujudnya perusahaan yang berbasis elektronik. Salah satu usaha
untuk mengotimalkan tugas-tugas perusahaan dengan memanfaatkan kemajuan
Universitas Sumatera Utara
76
teknologi informasi adalah pengembangan komputerisasi data pemasokan barang, inventarisir maupun pemasaran produk. Beberapa keuntungan dalam pelaksanaan
komputerisasi data antara lain : 1.
Transparansi, karena pegawai dapat memperoleh informasi secara langsung.
2. Efisiensi waktu, prinsip one captured multi used merupakan kunci
utama dalam optimalisasi pemanfaatan database elektronik. 3.
Kualitas data dapat diandalkan karena pemberian nomor-nomor Daftar Isian dilakukan oleh sistem secara otomatis.
4. Sistem Informasi yang memungkinkan para pengambil keputusanuntuk
dapat memperoleh dan menganalisa data sehingga menghasilkaninformasi yang terintegrasi.
Menurut hasil wawancara dari Ibu Darayani Hasil Wawancara 4 April 2016
“Penerapan Sistem Komputerisasi Data disini menggunakan TDMS yang artinya Toyota Dealer Sistem Management dan tidak ada pemgerjaan data yang
dilakukan secara manual. Semua sudah dilakukan secara komputerisas, Prosedur tahap pengerjaan datanya juga sesuai dengan ketentuan sistem komputerisasi
yang sudah ditetapkan perusahaan”
Universitas Sumatera Utara
77
BAB VI PENUTUP
A. Kesimpulan
