14
berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing – masing komponen.
5. Mempunyai masukan, masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala
sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.
6. Mempunyai pengolahan, pengolah merupakan komponen sistem yang
mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.
7. Mempunyai keluaran, keluaran merupakan komponen sistem yang berupa
berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
8. Mempunyai sasaran dan tujuan, setiap komponen dalam sistem perlu dijaga
agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran dan sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk
jangka waktu relatif pendek. 9.
Mempunyai kendali, setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing – masing.
10. Mempunyai umpan balik, umpan balik diperlukan oleh bagian kendali sistem
untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya kedalam kondisi normal.
b. Informasi
Menurut Sutanta 2003 : 9 Data dan informasi dapat didefenisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian – kejadian atau fakta – fakta yang
dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang
Universitas Sumatera Utara
15
menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Data dapat berupa catatan – catatan dalam kertas, buku atau tersimpan sebagai file dalam basis data. Data akan
menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data. Oleh karenanya, suatu data belum dapat berbicara banyak sebelum di olah lebih lanjut. Contoh data adalah
catatan identitas pegawai, catatan transaksi pembelian, catatan transasksi penjualan dan lain – lain.
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi benyuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh
informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut
menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah informasi bagi setiap elemen akan
berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Berdasarkan pendapat Giffin 2002:227-228, bentuk informasi yang bermanfaat adalah
sebagai berikut : 1.
Akurasi, informasi masih menyediakan refleksi realita yang valid dan dapat
dipercaya.
2. Tepat waktu, informasi tersedia tepat pada saat pemimpin membutuhkannya
untuk membuat keputusan 3.
Kelengkapan, informasi harus lengkap dan jika kurang lengkap maka cenderung akan mendapatkan gambaran realita yang tidak akurat.
Universitas Sumatera Utara
16
Relevansi, informasi harus relevan agar berguna bagi organisasi. Relevansi seperti halnya ketepatan waktu, ditentukan oleh kebutuhan Dan situasi organisasi.
Adapun menurut Sutanta 2003 : 11 Fungsi informasi terdiri dari: 1.
Menambah pengetahuan Informasi akan menmbah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat
digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.
2. Mengurangi ketidakpastian
Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga kemungkinan keraguan pada
saat pengambilan keputusan. 3.
Mengurangi resiko kegagalan Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat
diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dpat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.
4. Mengurangi keanekaragaman
Informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil telah terarah.
5. Memberi standar, aturan- aturan, ukuran – ukuran, dan keputusan – keputusan
yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan. Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan
yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasar informasi yang diperoleh.
Universitas Sumatera Utara
17
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menetukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut:
1. Kemudahan dalam memperoleh
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah.
2. Sifat luas dan kelengkapannya
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkupcakupan yang luas dan lengkap.
3. Ketelitian
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggiakurat.
4. Kecocokan dengan pengguna
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
5. Ketepatan waktu
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat.
6. Kejelasan
Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
7. Fleksibilitas
Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. 8.
Dapat dibuktikan
Universitas Sumatera Utara
18
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya.
9. Tidak ada prasangka
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
10. Dapat diukur
Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.
c. Manajemen
