commit to user 15
6. Fungsi Arsip
Peranan arsip sangatlah penting bagi sebuah organisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga
keberadaan arsip tersebut benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat membantu dalam penyelesaian pekerjaan personil yang ada pada
organisasi gtersebut. Arsip mempunyai 4 fungsi, yaitu :
a. Fungsi Informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila dibutuhkan.
b. Fungsi Yuridis
Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
c. Fungsi Sejarah
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang.
d. Fungsi Ilmu Pengetahuan
Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan sebagai penambahan pengetahuan.
Fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu
dalam membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif atau arsip inaktif.
Hal ini dilakukan karena tempat penyimpan yang berbeda antara arsip aktif dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur dapat membantu
dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat.
7. Jenis Arsip
Menurut Suraja Yohannes 2006:35 dalam Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, jenis arsip dibedakan sebagai berikut :
a. Arsip Aktif Dinamis Aktif
Arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolah dari suatu organisasi atau
kantor.
commit to user 16
b. Arsip Inaktif Dinamis Inaktif
Arsip yang tidak lagi digunakan secara terus-menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi.
c. Arsip Dinamis
Arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
d. Arsip Statis
Arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kengasaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan
pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
B. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
Kategori