commit to user 54
“ Penemuan kembali arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan pola kartu kendali untuk
menemukan arsip-arsip yang dibutuhkan. Dengan cara menentukan pokok
masalah kemudian berdasarkan kode klasifikasi arsip.” Arsip-arsip yang dibutuhkan kembali bias dicari dan ditemukan
kembali dengan menggunakan kartu kendalli. Tahap penemuan kembali arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta antara lain
sebagai berikut : a.
Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari b.
Mencari kartu kendali arsip berdasarkan pokok masalah c.
Setelah kartu kendali ditemukan dan sesuai dengan klasifikasi arsip yang dibutuhkan atau ingin ditemukan, kemudian mencari arsip
berdasarkan kode yang terdapat pada kartu kendali d.
Kemudian mengambil arsip dari
filling cabinet
e. Setelah arsip selesai digunakan, arsip dan kartu kendali yang diambil
kemudian dikembalikan dan ditata kembali pada tempat semula agar arsip-arsip dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila
dibutuhkan.
4. Tahap Pemindahan Menjadi Penyimpanan Inaktif
Proses terakhir dari pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah pemindahan arsip.
Pemindahan arsip adalah memindahkan arsip-arsip dinamis yang masa aktifnya sudah habis dan masuk ke dalam kategori arsip dinamis inaktif.
Proses pemindahan arsip dilakukan dari unit kerasipan pada unit kerja ke pusat arsip untuk dapat diproses lebih lanjut.
Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih kurang tempat untuk menyimpan arsip. Hal ini menyebabkan penumpukan
arsip yang akan dipindahkan. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan masih sederhana sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam
pengerjaannya.
commit to user 55
Bapak Sri Wahyudi, S, Sos wawancara tanggal 20 februari 2012 selaku arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Kota
Surakarta, mengungkapkan bahwa : “ Proses terakhir dari pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu memindahkan arsip yang masa aktifnya sudah habis. Akan tetapi kurangnya tempat penyimpanan arsip
terjadi banyak penumpukan arsip yang belum dipimdahkan”
5. Tahap Pemusnahan atau Pemindahan Menjadi Arsip Historis
Tahap ini merupakan tahap pengelolaan arsip dinamis inaktif. Dimana arsip sudah sangat jarang digunakan dan juga sudah dipilah-pilah
antara arsip musnah, arsip permanen dan arsip dinilai kembali. Penulis melakukan pengamatan dan penelitian mengenai manajemen arsip dinamis
aktif , sehingga penulis tidak melakukan pengamatan pada tahap ini.
3. Analisa Jumlah Arsip dan Penerimaan Arsip Dinamis Aktif di
Kantor Arsip dan Perpuatakaan Daerah Kota Surakarta
Menurut Ibu Meilani wawancara tanggal 22 februari 2012 selaku staff Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta mengungkapkan bahwa : “ Jumlah arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta dari tahun ke tahun trus mengalami peningkatan, hal ini cukup merepotkan staff pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta karena SDM pengelola arsip masih sedikit. Tidak
sebanding dengan jumlah arsip sinamis aktif yang trus bertambah.” Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan tentang manajemen
arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk mengetahui data-data berdasarkan teori, peraturan-
peraturan maupun pendapat responden bahwa arsip yang berada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta selain arsip dinamis aktif
juga terdapat arsip tekstual dan non tekstual. Hal tersebut dapat dilihat pada table dibawah ini :
commit to user 56
Tabel 4.1 : Jumlah Arsip Dinamis Aktif Pemerintah Kota Surakarta Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
NO TAHUN
JUMLAH ARSIP
TEKSTUAL NON TEKSTUAL
KASET FOTO
1.
2.
3. 2009
2010
2011 1.247 Berkas
1.435 Berkas
1.673 Berkas -
-
- 6 Lembar
8 Lembar
9 Lembar
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Keterangan Tabel :
Pada tahun 2009 jumlah arsip tekstual aktif yang berasal dari sekretariat daerah sebanyak 1.247 berkas dan yang non tekstual yang
berupa foto sebanyak 6 lembar, kemudian pada tahun 2010 jumlah arsip tekstual yang berasal dari DISPORA yang aktif sebanyak 1.435 berkas dan
yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 8 lembar, sedangkan pada tahun 2011 jumlah arsip tekstual yang berasal dari DEPENDA yang aktif
sebanyak 1.673 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 9 lembar.
Jadi jumlah arsip dinamis aktif pada tahun 2009, 2010, 2011 arsip tekstual sebanyak 4.355 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto
sebanyak 23 Lembar.
commit to user 57
Table 4.2 : Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
NO TAHUN
JUMLAH ARSIP
TEKSTUAL NON TEKSTUAL
KASET FOTO
1.
2.
3. 2009
2010
2011 24 ML
29 ML
33 ML -
-
- 325 Lb
-
-
JUMLAH 86 ML
- 325 Lb
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Dari penjelasan data di atas dapat terlihat bahwa pengelolaan arsip
dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum ditangani secara maksimal. Dapat terlihat bahwa arsip yang
terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum ditangani semua, serta belum semua unit pengolah menyerahkan arsip
dinamis aktif ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta sudah sesuai dengan prosedur yang benar, hanya saja dalam pelaksanaannya kurang maksimal. Dalam hal pengurusan dan
penataan berkas tidak dapat dilakukan secara maksimal karena terbatasnya tempat dan sumber daya yang dapat mengelola arsip.
Dari table-tabel diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai dengan prosedur yang benar, sudah dikelola dengan baik, hanya saja kurang maksimal. Seperti yang
commit to user 58
diungkapkan Bapak Sri Wahyudi, S,Sos wawancara tanggal 25 februari 2012 selaku arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta
bahwa : “ Pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta ini semua sudah dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan, akan tetapi hasil yang diperoleh belum
maksimal. Dapat dilihat dari arsip yang belum dikelola secara penuh karena keterbatasan tempat dan pengelola arsip.”
4. Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
