commit to user 27
arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki. Yang dapat dijadikan narasumber dalam pengamatan ini adalah :
- Bagian Pengelola Arsip kersipan
- Bagian Tata Usaha pengolah
b. Sumber tertulis
Sumber tertulis biasanya merupakan bahan tertulis yang berhubungan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam pengamatan ini
yang dapat digunakan sebagai sumber data adalah : -
Dokumen atau bukti pengelolaan arsip dan informasi tentang berbagai macam kegiatan di instansi terkait.
- Sumber buku : yaitu dengan cara mencari buku-buku yang berisi
tentang masalah yang dihadapi. Selain itu juga untuk mendukung kelengkapan data yang dibutuhkan yang bersifat teoritis.
c. Peristiwa atau kejadian
Data atau informasi yang dikumpulkan dari peristiwa dan aktivitas sebagai sumber data yang berkaitan dengan penelitiannya. Dari
pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena peneliti melihat
secara langsung. Penulis cenderung memilih informan yang dapat dipercaya dan dianggap mengetahui serta memahami permasalahan
yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data.
4. Tehnik Pengamatan
a. Observasi
Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, lokasi,
benda, serta rekaman gambar. Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan langsung di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta.
commit to user 28
b. Dokumentasi yaitu mendokumentasikan data-data yang diambil dan
diperoleh dibidang kearsipan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta.
c. Wawancara
Wawancara yaitu tehnik pengumpulan data untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui komunikasi langsung dan
berhadapan langsung dengan responden yang dapat memberikan keterangan. Dalam hal ini wawancara bersifat terbuka dan lentur serta
tidak ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan berulang pada informan yang sama.
5. Tehnik Analisis Data
Menurut H.B Sutopo 2006 : 115 Tehnik analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah tehnik data deskripsi kualitatif yaitu secara khusus
kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap unit datanya, yang bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan
data dan memproses akhir. 4 tahapan dalam analisis data, yaitu :
a.
Pengumpulan data
Pengumpulan data dilakukan penulis sebelum pengamatan, ketika melakukan pengamatan dan di akhir penulis melakukan pengamatan.
b.
Reduksi data
Reduksi data adalah proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan abstraksi dari semua jenis informasi yang tertulis lengkap dalam
catatan lapangan. c.
Sajian data
Sajian data adalah suatu organisasi informasi deskripsi dalam bentuk narasi lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan
pengamatan dapat dilakukan dan disusun berdasarkan poko-pokok yang terdapat dalam reduksi data dan disajikan dengan menggunakan
kalimat bahasa yang sistematis. d.
Penarikan kesimpulan dan verifikasi
commit to user 29
Kesimpulan merupakan tahap akhir, yaitu kesimpulan jawaban dari pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan
”what” dan ”how” dari pengamatan tersebut. Sedangkan verifikasi merupakan
aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat.
Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung
sehingga membentuk interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi siklus penting dalam penulisan laporan. Agar analisa yang didapat
cukup memuaskan, keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang
proses pengamatan dan dilakukan berulang kali.
Gambar 2. Model Analisis Interaktif
Sumber : H.B Sutopo,2006:117
Pengumpulan data
Reduksi data Sajian data
Penarikan kesimpulan verifikasi
1 2
3
commit to user 30
BAB III DESKRIPSI LOKASI
A. Lokasi Pengamatan
Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57129 Telp. 0271 643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta yang sekarang ini sebelumnya bertempat di Jalan Kolonel Sutarto No. 174 A yang sekarang ini digunakan sebagai depo tempat
untuk menyimpan arsip, karena ada perbaikan maka Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dipindahkan tempat di Jalan Kepatihan
No. 3 Surakarta. Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor : 6 Tahun
2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah dipimpin
oleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah
Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun setelah ada keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan
organsasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintah Kota Surakarta menjadi pola maksimal.
30
