Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

commit to user 1

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan administrasi sehari- hari tidak lepas dari proses penciptaan arsip, karena arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan pada lembaga atau instansi tersebut. Secara umum catatan tersebut berupa naskah atau dokumen ataupun sesuatu informasi yang berupa rekaman. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam perjalanan hidup suatu organisasi, oleh karena itu untuk menjaga keawetan daur hidup sebuah arsip dari tahap penciptaannya, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, sangat diperlukan sebuah system yang baik dan benar untuk menangani arsip. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat dan dokumen- dokumen inilah yang selanjutnya disebut kerasipan. Dijelaskan dalam Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 2 tentang kearsipan memberikan rumusan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip pada kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan , pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Dengan demikian arsip diperlukan untuk membantu dalam pengambilan keputusan atau kebijakan oleh pemimpin instansi tersebut. Kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen- dokumen secara sistimatis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen- dokumen tersebut dapat cepat ditemukan. Sedangkan arsip adalah kumpulan warkat yang dikumpulkan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan dengan cepat. 1 commit to user 2 Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara. Arsip dinamis ini berada pada lembaga pemerintah ataupun lembaga swata karena arsip dinamis dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan adminitrasi sehari- hari. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan sebuah instansi pemerintah yang salah satu lembaga teknis daerah kota Surakarta yang mempunyai tugas pokok membantu dalam penyelenggaraan pemerintah daerah khususnya di bidang kerasipan. Dimana pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintah daerah dan pengelolaan kersipan merupakan tantangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk meningkatkan kinerja maupun kualitas manajemen arsip pemerintah kota Surakarta. Arsip disimpan karena mempunyai kepentingan bagi lembaga, instansi atau organisasi baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang. Dari hari ke hari surat- surat yang masuk dan keluar pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta semakin banyak, surat- surat tersebut sangat perlu dikelola sebaik mungkin karena masih diperlukan keberadaannya. Karena yang dikelola bukan hanya arsip dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, terkadang arsip aktif yang dibutuhkan tidak cepat ditemukan, dikarenakan manajemen arsip aktif yang belum baik dan benar. Sulitnya mencari surat atau informasi yang dubutuhkan dapat berpengaruh pada pengambilan keputusan oleh pimpinan. Karena banyaknya surat yang keluar masuk serta intensitas penggunaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, dalam pengurusan surat masuk atau keluar terkadang tidak sesuai dengan prosedur yang seharusnya. Seperti tidak dicatatnya surat masuk pada agenda surat masuk tetapi langsung dicatatkan pada kartu kendali. Selain itu arsip yang commit to user 3 harusnya sudah dipindahkan ke inaktif tidak segera dipindahkan sehingga terjadi penumpukan arsip. Akibat dari tidak sesuai prosedur atau ada prosedur yang terlewat, pencatatan dan penyimpanan arsip aktif juga tidak dapat dilakukan secara maksimal. Sehingga arsip aktif yang intensitas penggunaannya masih tinggi tidak mudah ditemukan. Demi mendukung kelancaran semua kegiatan yang menyangkut administrasi kerasipan, peran arsip pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sangat penting. Maka dari itu penulis mencoba untuk meneliti bagaimana system pengelolaan arsip dinamis aktif yang baik dan benar di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk mengambil judul sebagai berikut: “MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”.

B. Rumusan Masalah