commit to user 18
4. Sistem Nomor
Yang dimaksud dengan sistem penyimpanan arsip dengan nomor yaitu arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka.
Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat. 5.
Sistem Wilayah Yaitu penyimpanan arsip berdasarkan pengelompokan wilayah tertentu.
Sedangkan untuk pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang sesuai dengan perusahaan atau organisasi yang bersangkutan,
yaitu:
a. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat Sentralisasi
Yaitu penyimpanan semua arsip aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan disimpan pada lokasi terpusat satu lokasi.
b. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi
Yaitu penyimpanan arsip aktif masing-masing unit kerja disimpan oleh unit kerja yang bersangkutan. Faktor yang mendukung
dipilihnya model ini adalah memudahkan dalam mengontrol, mempunyai akses yang sangat cepat.
c. Penyimpanan Desentralisasi Terkendali
Yaitu kombinasi antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan
dan memelihara
arsip aktif
yang diciptakannya,
namum pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat oleh unit
kearsipan. Dengan begitu konsistensi, keseragaman, dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.
4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip untuk sementara dari tempat penyimpanan arsip karena dibutuhkan oleh pihak lain. Karena
arsip itu tidak ada pada tempatnya, sehingga diperlukan pencatatan oleh petugas agar dapat diketahui dimana arsip tersebut berada, siapa yang
meminjam, kapan arsip itu dipinjam dan dikembalikan.
commit to user 19
Arsip dinamis aktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur ditentukan prosedur atau tata cara peminjamannya baik intuk keperluan
intern atupun ekstern organisasi perusahaan. Pencatatan tentang peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang
disebut bon pinjam atau lembar peminjaman arsip. Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 yang memiliki fungsi
masing-masing, yaitu: a.
Lembar peminjaman arsip I berwarna putih. Disimpan oleh penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi
sebagai bukti peminjaman arsip. b.
Lembar peminjaman arsip II berwarna hijau. Oleh penyimpan arsip diletakkan ditempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai
pengganti arsip yang dipinjam. c.
Lembar peminjaman arsip III berwarna biru. Disertakan pada pihak yang meminjam arsip.
Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat diperlukan suatu sistem atau tata cara. Oleh sebab itu penemuan
kembali arsip erat hubungannya dengan sistem penataan dan penyimpanan arsip tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanan
arsip, penemuan kembali arsip akan mengalami kesulitan. Dalam penyimpanan arsip tidak boleh dilakukan dengan
sembarangan karena arsip itu sangat penting keberadaannya sehingga diperlukan sistem yang baik dan benar dalam penyimpanan arsip
sehingga ketika dibutuhkan kembali dapat cepat ditemukan. Ada beberapa syarat yang harus ditaati agar penemuan kembali arsip dapat
terlaksana dengan baik, yaitu: a.
Kebutuhan pemakai arsip atau surat diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah untuk diingat.
b. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan,
maka disusunlah indeks sebagai tanda pengenal.
commit to user 20
c. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisiten dan mudah
diingat. d.
Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai.
e. Selanjutnya penemuaan kembali arsip harus didukung oleh personel
yang terlatih dalam bidang kearsipan dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja secara detail tentang
informasi. Ada beberapa faktor penunjang yang perlu diperhatikan dalam
memudahkan penemuan kembali arsip, yaitu : a.
Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyususn, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku
baik arsip yang bersifat kedinasan atau pribadi pimpinan. b.
Dalam menciptakan sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar ada beberapa faktor penunjang yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Kesederhanaan
Sistem penyimpanan yang dipilih harus mudah, sehingga dapat dimengerti tidak hanya satu orang saja tetapi juga pegawai yang
lain. 2.
Ketetapan menyimpan arsip Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan
penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. 3.
Memenuhi persyaratan ekonomis. Dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada
serta biaya yang tersedia. 4.
Menjamin keamanan Penyimpanan harus ditempat yang benar-benar aman. Arsip harus
terhindar dari kerusakan, pencurian kemusnahan dan harus aman dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain- lain.
5. Penempatan arsip
commit to user 21
Tempat penyimpanan arsip hendaknya pada tempat yang strategis sehingga mudah dicapai oleh semua unit.
6. Sistem yang digunakan harus fleksibel
Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan pada efisiensi kerja.
7. Petugas arsip
Petugas arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan. c.
Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan baik.
d. Mencatat dan menyimpan pidati atau peristiwa penting yang terjadi
setiap hari secara lengkap dengan tanggal kejadiannya agar dapat menjadi alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan
kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. e.
Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi dan mengajukan saran dalam
penyusutan dan pemusnahan bila perlu.
5. Penyusutan dan Pemindahan Arsip
