commit to user 45
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Tahap- tahap dalam manajemen arsip dinamis aktif adalah sebagai berikut:
1. Tahap Penciptaan
Di Kantor arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, tahap penciptaan dalam manajemen arsip dinamis aktif meliputi prosedur
pengurusan surat. Menurut Bpak Sri Wahyudi, S,SOS wawancara tanggal 20 februari 2012 selaku ketua Unit pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan bahwa: “Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta tehap
penciptaan meliputi pengurusan surat masuk dan surat keluar pada unit kearsipan dan unit pengolah dengan prosedur yang berbeda pada tiap
unitnya” Prosedur pengurusan surat dibagi menjadi 2 macam yaitu pengurusan
surat masuk dan pengurusan surat keluar.
a. Pengurusan Surat Masuk
1. Pengurusan Surat Masuk di Unit Kearsipan
a
Penerimaan Surat
1 Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu kemudian
dicatat dalam buku agenda surat masuk.
2 Bila menerima surat dari pos maka harus memeriksa
kebenaran alamat surat dan mengembalikannya apabila
terjadi kesalahan alamat yang tercantum pada surat.
3
Menggolongkan surat berdasarakan alamat yang dituju.
4
Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.
5 Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat
tersebut.
6 Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima
dibelakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia.
b
Pengarahan Surat
1 Mengarahkan surat kepada pimpinan instansi, bila berkaitan
dengan kebijakan.
commit to user 46
2 Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila
berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional.
c Penilaian Surat
Menentukan surat penting, surat rahasia atau surat biasa d
Pencatatan Surat 1
Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat pada lembar disposisi atau pengganti naskah dalam dua
rangkap. Lembar kedua dari lembar disposisi atau pengganti naskah dimasukkan ke dalam takah yang berkaitan dengan isi
surat tersebut. Takah adalah suatu map jepit berisi catatan kantor yang diedarkan oleh bagian administrasi kantor
kepada unitpihak yang mempunyai wewenang terhadap pengolahan catatan kantor yang bersangkutan. Lembar
pertama diambil dari lembar disposisi dan disertakan pula surat masuk. Sebelum didistribusikan, surat dicatat pada
peredaran naskah atau dicatat pada surat yang terdiri dari kolom-kolom yang berisi no. urut, no. agenda, no. takah,
kepada pihak mana surat tersebut ditujukan, kepada pihak mana surat tersebut diteruskan dan waktu surat tersebut
dikembalikan. 2
Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat dalam tiga rangkap dengan warna yang berbeda, misalnya : putih I,
hijau II, merah III. 3
Mencatat surat pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap.
4 Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat
dalam dua rangkap. Lembar pengantar berfungsi untuk mencatat surat masuk dan surat keluar baik itu yang bersifat
surat biasa ataupun surat rahasia. e
Penyimpanan Surat
commit to user 47
1 Surat masuk yang telah didistribusikan dan mendapatkan
tanggapan dari pengolah, dikembalikan kesekretariat dan dimasukkan de dalam takah sesuai dengan kode klasifikasi
arsip. 2
Bila surat masuk dikembalikan ke secretariat dengan disposisi untuk diteruskan ke pejabat lain, maka sebelum
naskah tersebut dikirim harus dicatat dulu dalam buku agenda surat masuk untuk kemudian dikirim kepada pejabat yang
bersangkutan. 3
Setelah surat tersebut ditanggapi kemudian dimasukkan ke dalam takah sesuai dengan kode klasifikasi arsip dan bila
suatu saat surat tersebut diperlukan maka pencarian kembali surat bisa dilihat dalam buku agenda surat masuk.
f Penyampaian Surat
1 Surat penting
- Menahan kartu kendali pertama sebagai pengganti buku
agenda. -
Menyampaikan surat beserta kartu kendali kedua dan ketiga pada tata usaha.
- Menerima kartu kendali kedua setelah di paraf sebagai
tanda terima. 2
Surat biasa -
Menyampaikan surat beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha.
- Menerima lembar pengantar kedua setelah paraf sebagai
tanda terima. 3
Surat rahasia -
Menyampaikan surat dalam kedaan tertutup beserta dua lembar pengantar kepada tat usaha.
- Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf sebagai
tanda terima.
commit to user 48
- Pemeberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola
klasifikasi yang telah ditetapkan. -
Mencatat surat penting pada kartu kendali tiga rangkap. -
Mencatat surat dan surat rahasiapada lembar pengantar kedua dua rangkap.
2. Pengurusan Surat Masuk di Unit Pengolah
