commit to user 21
Tempat penyimpanan arsip hendaknya pada tempat yang strategis sehingga mudah dicapai oleh semua unit.
6. Sistem yang digunakan harus fleksibel
Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan pada efisiensi kerja.
7. Petugas arsip
Petugas arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan. c.
Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan baik.
d. Mencatat dan menyimpan pidati atau peristiwa penting yang terjadi
setiap hari secara lengkap dengan tanggal kejadiannya agar dapat menjadi alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan
kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. e.
Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi dan mengajukan saran dalam
penyusutan dan pemusnahan bila perlu.
5. Penyusutan dan Pemindahan Arsip
1. Penyusutan
Penyusustan arsip yang telah mencapai masa inaktif merupakan bagian dari pengelolaan arsip aktif. Kegiatan penyusutan
yang dimaksud yaitu untuk mengurangi arsip yang tidak bernilai guna dan memindahkan arsip yang telah masa inaktif ke pusat arsip
inaktif. Dalam penyusustan arsip ini terkandung kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang
layak dipindahkan. Kelancaran dalam proses penyusutan arsip bergantung pada
ketertiban tata kearsipan dinamis secara menyeluruh. Arsip harus sudah terorganisir secara logis dan sistematis sesuai dengan masing-
masing jenis dab tipe arsip. Selain itu, masing-masing jenis berkas
commit to user 22
telah ditetapkan jangka simpannya yang dituangkan dalam jadwal retensi arsip.
2. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip aktif ke arsip inaktif karena sudah jarang sekali digunakan dalam
kegiatan administrasi sehari- hari. Pemindahan arsip juga dapat diartikan sebagai kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah
mencapai jangka waktu tertentu ketempat lain. Sehingga filing cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan
sehari-hari dapat digunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.
6. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
1. Menurut ANRI 2005:7 pemeliharaan arsip harus dijaga
keamanannya, baik dari segi kualitas, kuantitas maupun dari segi informalitas, pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan
cara : a.
Pengaturan Ruangan Ruang penyimpanan hendaknya harus dijaga agar tetap kering,
terang, terdapat ventilasi, terhindar dari air, api atau kemungkinan serangan serangga.
b. Pemeliharaan
Penyimpanan Arsip disimpan ditempat yang terbuka rak-rak lemari arsip. Penyimpanan arsip dalam rak-rak atau lemari
arsip diatur secara renggang agar tetap ada udara diantara berkas-berkas yang disimpan.
c. Tindakan Preventif Merupakan tindakan menjaga dari terjadinya kerusakan arsip
dengan cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan atau minuman ke-ruang tempat
penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan sisa-sisa makanan atau minuman menyebabkan masuknya serangga hewan lain
kedalam ruangan tempat arsip disimpan. Demikian juga
commit to user 23
petugas atau siapapun tidak diperbolehkan merokok didalam ruangan, selain asapnya dapat menyebabkan kerusakan kertas,
menyalakan api
untuk menghidupkan
rokok dapat
membahayakan arsip. Disamping tindakan tertentu untuk mengamankan arsip dapat juga dipasang tabung pemadan
kebakaran. d. Tempat arsip
Tempat arsip sebaiknya terbuat dari logam, kalau tempat arsip dari kayu, maka harus dipilih kayu yang berkualitas missal:
kayu jati. Jadi dengan tempat penyimpanan yang baik, kerusakan arsip dapat dicegah sedini mungkin.
e. Kebersihan Menjaga arsip agar tetap utuh dilakukan dengan cara menjaga
kebersihannya, missal dengan peralatan yang sederhana seperti kemoceng.
2. Menurut Basir Barthos, 1990 : 50-56 perawatan arsip Secara fisik
semua arsip harus dirawat dari segi kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal maupun eksternal.
a. Faktor
Internal
1 Kertas Berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip men
jadi penyebab pencepatan rusaknya arsip. Maka kertas Yang digunakan harus dengan kertas yang berkualitas baik.
2 Tinta Adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna
yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan huruf, angka diatas kertas.
Hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai berikut :
a pergunakanlah jenis tinta yang kualitas baik tidak mudah luntur.
commit to user 24
b Ada beberapa jenis tinta, antara lain tinta karbon dan tinta yang dibuat dari pohon oak.
3 Pasta atau lem Dipergunakan
sebagai perekat,
bahan baku
Yang dipergunakan
lem ada beberapa macam yaitu : a Lem yang terbuat dari tepung sagu, gandum, atau
beras. b Lem yang terkuat dari getah arab atau
cellulose
tape dan sejenisnya
c Perekat sintetis terutama
polvem acecat
b. Faktor
Eksternal
kerusakan akibat serangan dari luar antara lain : 1 Kelembaban udara
2 Udara yang terlalu kering, 3 Sinar matahari.
4 Kekotoran udara. 5 Debu.
6 Jamur 7 Rayap
8 Ngengat
7. Kendala – Kendala Dalam Pengelolaan Arsip
