commit to user 34
melaksanakan tugas dipimpin seorang Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris
Daerah. Tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang
kearsipan dan perpustakaan.
2. Fungsi
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor
b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
c. Pengelolaan dan pelayanan arsip
d. Pengelolaan perpustakaan
e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan
f. Penyelenggaraan sosialisasi
g. Pembinaan jabatan fungsional
E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta
Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan derah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi
secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung
jawab dalam suatu organisasi. Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota
Surakarta NOMOR 6 Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka ditetapkan Peratutan Walikota tentang Penjabaran Tugas
Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi kantor Arsip dan Perpustakaan
commit to user 35
Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut :
Gambar 3.1 : Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
kepa
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 2010
KEPALA
JABATAN FUNGSIONAL SUB BAGIAN
TATA USAHA
STAF STAF
STAF PUSTAKAWAN
PUSTAKAWAN
SEKSI PENGELOLAAN
ARSIP SEKSI
PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
SEKSI PELAYANAN
PERPUSTAKAAN STAF
STAF STAF
STAF STAF
STAF
STAF STAF
STAF
commit to user 36
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing- masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : a.
Kepala Kantor Tugas pokok :
Melaksanakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan dan perpustakaan. Uraian Tugas :
1. Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan kantor sesuai
dengan program pembangunan daerah Propeda. 2.
Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas masing- masing agar tercapainya pemerataan tugas.
3. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi
penyimpangan. 4.
Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
5. Menilai hasil kerja secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.
b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Tugas Pokok : Melaksanakan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan sesuai
dengan kebijakan tekhnis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. Uraian Tugas :
1. Menyusun program dan rincian kerja Sub Bagian Tata Usaha
berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. 2.
Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas.
3. Mengelola administrasi surat-menyurat, peralatan dan perlengkapan
kantor, rumah tangga, perjalanan dinas, dokumentasi dan perpustakaan serta hubungan masyarakat dan protokol.
commit to user 37
4. Mengelola administrasi kepegawaian meliputi pengangkatan, kenaikan
pangkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji berkala dan tunjangan serta presensi atau daftar hadir pegawai.
5. Mengkoordinasi administrasi keuangan, anggaran rutin dan
pembangunan serta melakukan pengawasan laporan adminitrasi keuangan bendahara rutin dan pembangunan dengan membubuhkan
paraf. c.
Seksi Pengelolaan Arsip Tugas Pokok :
Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang
ditetapkan oleh Kepala Kantor. Uraian Tugas :
1. Menyusun program dan rincian kerja Seksi Pengelola Arsip
berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. 2.
Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta melaksanakan penyusutan arsip.
3. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.
4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. 5.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. d.
Seksi Pengelolaan Perpustakaan Tugas Pokok :
Melaksanakan pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kenijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
Uraian Tugas : 1.
Menyusun program dan rincian kerja Seksi Pengelola Perpustakaan berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
commit to user 38
2. Mengumpulkan data dan bahan untuk pengadaan bahan pustaka.
3. Melaksanakan pengadaan bahan pustaka dengan cara yang telah
ditentukan. 4.
Melaksanakan pengelolaan bahan pustaka meliputi inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi,
shelving
dan
filing
. 5.
Melaksanakan pemeliharaan bahan pustaka e.
Seksi Pelayanan Perpustakaan Tugas Pokok :
Melaksanakan pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakaian dan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai
dengan kebijakan teknis yang diterapkan oleh Kepala Kantor.
Uraian Tugas : 1.
Menyusun program dan rincian kerja Seksi Pelayanan Perpustakaan berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
2. Melaksanakan pelayanan sirkulasi dan referensi.
3. Melaksanakan pelayanan pendidikan pemakai dan penyebarluasan
informasi. 4.
Menyiapkan pelaksanaan bimbingan teknis serta pendidikan dan pelatihan perpustakaan.
5. Melaksanakan pembinaan koleksi rutin dan berkala
stock opname
Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :
a. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang yang ditetapkan oleh Walikota.
commit to user 39
b. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya
memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi perencanaanm pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan
sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing. c.
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip
koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertical maupun horizontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan
Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing.
d. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggung jawab
dalam memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing.
e. Kepal Kantor, Kpala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti dan
mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan masing- masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya.
f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan
laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi laindi lingkungan kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan
Kepala Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakansebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjutdan dijadikan bahan untuk memberikan
petunjuk kepada bawahan. h.
Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal tersebut Kepala
Subbagian Tata Usaha menyusun laporan berkala Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekda.
Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi :
commit to user 40
a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. b.
Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat fungsional dilingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang
berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip
