commit to user 51
Setelah surat masuk dan surat keluar selesai dikelola, selanjutnya data dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan aplikasi
simardi. Sistem pengurusan surat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta semakin maju dengan ditunjang adanya aplikasi
simardi.
2. Tahap Penggunaan
Pada tahap ini dokumen yang sudah digunakan terkadang masih perlu digunakan sebagai informasi sehingga perlu dilakukan penataan berkas.
Setelah pengurusan surat selesai, selanjutnya dilakukan penataan berkas yaitu arsip surat masuk dan surat keluar dijadikan satu berdasarkan
permasalahannya masing- masing. Tahap- tahap penataan berkas di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu :
a. Dalam penataan berkas hal yang pertama dilakukan adalah
memisahkan arsip yang sedang dikelola dengan arsip yang akan dimusnahkan. Arsip yang tidak diperlukan antara lain amplop, blangko
kosong yang kemudian disisihkan untuk dimusnahkan. b.
Kemudian memeriksa apakah lampiran lengkap sesuai dengan yang tersebut dalam surat
c. Setelah memeriksa lampirannya kemudian menyisihkan salinan-
salinan yang rangkap untuk dimusnahkan apabila ada terdapat salinan yang rangkap
d. Selanjutnya menetukan kode dan indeks
e. Kemudian arsip-arsip yang sama dikelompokkan menjadi satu baik
kesamaan masalah, kesamaan jenis atau proses dalam satu kegiatan f.
Tahap berikutnya yaitu menentukan titel atau indeks berkas yaitu menetukan tanda pengenal berkas yang ditulis dalam Tab Folder
g.
Tahap yang terakhir adalah penempatan sekat dan
folder
serta disimpan dalam
filing cabinet.
Peralatan yang dibutukan dalam penataan arsip adalag sebagai berikut : a.
Folder sampul Arsip
commit to user 52
- Merupakan tempat wadah arsip
- Bentuk folder seperti map tanpa daun penutup pada sisinya
b. Guide sekat atau petunjuk
Guide merupakan lembar pemisah yang terbuat dari karton tebal dan merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompok yang satu dengan
kelompok yang lain, sesuai dengan pengelompokkan yang dipilih pada klasifikasi arsip.
c. Tab
- Tab adalah bagian menonjol berukuran kurang lebih 1x3 cm untuk
menempatkan kode dan indeks arsip -
Letak tab sesuai dengan tingkat kelompok klasifikasi yang dipilih, yaitu:
1 Sekat pertama dengan tab pada ujung kiri digunakan untuk
menyekat kelompok primer pokok masalah 2
Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih ke kanan digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder sub
masalah 3
Sekat ketiga untuk menyekat kelompok tersier sub- submasalah
d. Filling cabinet
Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal. Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua
sampai lima laci.
3. Tahap Penyimpanan Aktif
