commit to user 13
demikian dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi. Sebagaimana terkandung dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
5. Pengertian Manajemen Arsip
Manajemen arsip adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip dengan cara-cara tertentu untuk memudahkan kembali arsip yang
dibutuhkan kembali. Manajemen arsip dapat diartikan sebagai sistem pengelolaan arsip yang melibatkan informasi, orang, peralatan, uang
sehingga arsip selalu siap ketika diperlukan dengan waktu yang cepat, tepat dan untuk orang yang berhak. ANRI, 2005:88.
Menurut Lundgren and Lundgren manajemen arsip dinamis meliputi perencanaan, penempatan staff, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan terhadap arsip dan keseluruhan proses yang berkaitan dengan arsip. Manajemen arsip pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip.
Dalam pengertian lain Robek, Brown dan Maedke menyatakan bahwa manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan
ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan oleh prganisasi. Dari dua pengertian ini, dapat disimpulkan bahawa manajemen arsip dinamis
adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. ANRI, 2005:10
Untuk mencapai tujuan manajemen arsip, maka perusahaan harus mengetahui siklus hidup arsip. Menurut Ida Niraida, SE 2008:93 pada
umumnya setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup, yaitu sebagai berikut :
a. Tahap penciptaan
Pada tahap ini dokumen diciptakan dibuat, lalu digunakan sebagai media penyampaian informasi atau dasar dalam
pengambilan keputusan. Pada tahap ini dokumen belum dapat dikategorikan sebagai arsip
commit to user 14
b. Tahap penggunaan
Meskipun dokumen telah selesai digunakan, dokumen masih diperlukan untuk waktu yang akan datang. Pada tahap ini
dokumen dapat dikategorikan sebagai arsip. c.
Tahap penyimpanan aktif Arsip yang masih sering digunakan dalam berbagai kegiatan
perusahaan atau instansi disimpan di tempat penyimpanan dengan status aktif.
d. Tahap pemindahan menjadi penyimpanan inaktif
Meskipun arsip sudah tidak diperlukan dalam kegiatan perusahaan, tetapi masih perlu disimpan apabila sewaktu-waktu
ada kebutuhan yang relevan dengan kegiatan saat ini. Arsip tersebut kemudian dipindahkan menjadi arsip inaktif.
e. Tahap pemusnahan atau pemindahan menjadi arsip historis
Arsip dimusnahkan apabila arsip tersebut sudah tidak berguna lagi bagi perusahaan. Dengan pertimbangan dan alasan tertentu
arsip yang tidak terpakai tetap disimpan sebagai arsip kuno, misalnya karena alasan historis.
Kelima tahapan ini hendaknya dilalui oleh setiap jenis arsip. Bila salah astu atau beberapa tahap di atas kurang mendapat penanganan yang
serius tidak efektif, maka manajajemen kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif pula.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen arsip dalam pengertian luas tidak hanya menyangkut bagaimana cara menyimpan arsip
dengan baik tetapi juga mencakup hal-hal yang lebih signifikan mulai dari penciptaan sampai pemusnahan arsip.
Pengelolaan arsip yang baik dan benar digunakan sebagai sarana temu balik, penentuan nilai guna arsip, serta untuk pelaksanaan penemuan
kembali arsip.
commit to user 15
6. Fungsi Arsip
